لقد واجه كل مدير مشروع ذلك العميل الوحيد الذي لا يستطيع ببساطة التركيز على ما يفترض أن يفعله. هذا يمكن أن يجعل الحياة صعبة للغاية على كل فرد في فريق المشروع ، وخاصة مديري المشاريع الذين يعتمدون على ملاحظات العملاء للمضي قدما في المشروع.
هؤلاء هم العملاء الذين لا يردون ببساطة على رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اتخاذ إجراء ، أو الذين لا يتواجدون أبدًا في مكاتبهم عند الاتصال. وغني عن القول ، يمكن أن يصبح الأمر محبطًا للغاية.
فكيف تتعامل مع هؤلاء العملاء المرهقين دون أن تكون متعاليًا ودون أن تفقد صبرك؟
ضع التوقعات والأولويات مباشرة من البداية الخطوة الأولى والأكثر أهمية هي التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة في المشروع على نفس الطول الموجي عندما يتعلق الأمر بالأولويات. على غرار كتاب ستيفن كوفي “7 عادات للأشخاص الناجحين للغاية” ، حيث يشجع على وضع “الأشياء الأولى أولاً” يبدو بسيطًا ، ولكن عندما لا يعمل أصحاب المصلحة الداخليون وأصحاب المصلحة من العملاء بشكل متوازٍ مع بعضهم البعض ، يصبح الأمر بالغ الأهمية.
في بداية المشروع ، اجتمع مع عميلك المرهق وتأكد من أن كلاكما يعرف بالضبط ما هي الأهداف قصيرة المدى ومتوسطة المدى وطويلة المدى. سيسمح لك ذلك بتقسيم العمل بين مواردك بشكل مناسب من البداية ، بدلاً من التخبط في وقت لاحق. ارفق هذه المناقشة بجدول زمني واضح للمشروع ، يشير إلى المعالم الرئيسية.
جدولة اجتماعات الحالة الأسبوعية لا يهم أين أنت إذا لم تكن في نفس المدينة (أو حتى البلد) مثل عميلك المشغول ، فقد جعلت التكنولوجيا الحديثة الاجتماعات المجدولة بانتظام سهلة الإنجاز. بغض النظر عن الدورة التدريبية التي يتلقاها المشروع ومقدار المدخلات المطلوبة من العميل ، فمن الأهمية بمكان أن تُعقد الاجتماعات مع العميل على أساس متكرر في وقت محدد.
في حين أن الاجتماعات الأسبوعية عادة ما تكون كافية ، فإن المشاريع التي تتطلب مدخلات متكررة قد تشهد حاجة أكبر للتفاعل مع العملاء ؛ خاصة خلال المرحلة الأولى من المشروع. تأكد من أن عميلك على دراية جيدة بالاجتماعات المتكررة عبر التذكيرات المجدولة ، خاصة إذا كنت تفعل ذلك عن بُعد. بعد فترة قصيرة ، ستصبح هذه الاجتماعات نقطة اتصال متوقعة حيث يمكنك جذب انتباه أصحاب المصلحة من العملاء.
المتابعة عبر الهاتف للإبلاغ عن مجالات التقدم الحرجة عند إرسال تقرير مرحلي يحتوي على معلومات مهمة (مطلوب إجراء أم لا) ، فمن الأهمية بمكان أن تتابع مع عميلك المشغول عبر الهاتف. في كثير من الأحيان ، تكون فرص قيام العميل بقراءة التقرير ضئيلة ، ويمكن استخدام مكالمة هاتفية للمتابعة للإشارة إلى أي علامات حمراء أو مناطق تتطلب اتخاذ إجراء. لا تتصل فقط لتسأل عما إذا كان قد تم استلام التقرير – فقط اتصل لغرض ما.
احصل على نقطة اتصال عميل بديلة في كثير من الأحيان ، لا يجب أن يكون صاحب المصلحة العميل الذي تتعامل معه والمشغول جدًا للتعامل مع مشروعك هو نقطة الاتصال الأساسية لديك. في الواقع ، إذا كان مشروعك ببساطة لا يمكن أن يتقدم ، فمن المناسب تمامًا أن تطلب نقطة اتصال عميل بديلة لمعالجة “التفاصيل” ، مع إبقاء صاحب المصلحة الأساسي للعميل في الحلقة المتعلقة بتقدم المشروع. إن التأكد من أن لديك صاحب مصلحة عميل “احتياطي” يمكنك الاتصال به عندما تصبح الأمور محمومة بعض الشيء ، أو عندما لا يمكنك ببساطة الوصول إلى هذا العميل المرهق ، يمكن أن يكون نعمة توفير للمشروع. من المهم أن يكون خيارك الثاني هو شخص لديه سلطة اتخاذ القرار. ضع في اعتبارك أن هذا النوع من النهج يتطلب لباقة كبيرة لتجنب الإساءة إلى صاحب المصلحة الأساسي للعميل.
الصبر والمثابرة أمر أساسي إن التعامل مع صاحب مصلحة العميل الأساسي الذي يكون دائمًا مشغولًا جدًا بحيث لا يستطيع التركيز على المهمة التي يقوم بها قد يكون محبطًا بشكل لا يصدق. يعد التحلي بالهدوء والصبر أمرًا أساسيًا ، حتى لو كان ذلك يعني أنك دائمًا الشخص الذي يتعين عليه المتابعة وسحب كل الخيوط. بصفتك مدير مشروع ، تقع على عاتقك مسؤولية إدارة المواقف الصعبة.
يمكن أن تكون إدارة المشروع صعبة ، ولكنها مجزية في نفس الوقت. من خلال التعامل مع العملاء الصعبين ، لن تشعر فقط بالرضا ، بل ستكتسب الخبرة بسرعة أكبر. مفتاح أي مشروع هو التواصل الواضح والموجز. يحتاج الأشخاص المشغولون جدًا عن التركيز إلى القليل من التغذية بالملعقة والدفع في الاتجاه الصحيح. من المهم أن تتذكر أنه (عادةً) لا يمثل انعكاسًا على العمل الذي يقوم به فريقك.
