عزز إنتاجية الفريق من خلال أفضل ممارسات الاجتماعات الاحتياطية

اكتسب إطار Scrum Framework شعبية في السنوات الأخيرة لأنه أحد أسهل أطر العمل الرشيقة التي يمكن تطبيقها في المنظمات التي ترغب في البدء بأساليب Agile. في البداية، قد تبدو تعليمات وأساليب تقنيات Scrum سهلة الفهم، ولكن مع تجربة المنظمات لأساليب معينة، قد تكون هناك عقبات قد تواجهها. أحد الأجزاء المهمة لتطوير المنتجات باستخدام أساليب Scrum هو إجراء أحداث Scrum. تساعد هذه الأحداث المطورين على التخطيط لكيفية تطوير المنتج وتساعد الفريق أيضًا على التواصل مع بعضهم البعض بكفاءة. تعد أحداث سبرينت للتخطيط، والمراجعة، واستعراض سبرينت بأثر رجعي، و سبرينت ريتروسبكت، و سكرم اليومي هي أحداث سكرم الرئيسية التي تدفع عملية تطوير المنتج إلى الأمام.
على الرغم من أن كل حدث من هذه الأحداث على نفس القدر من الأهمية، إلا أن اجتماعات الوقوف اليومية هي الأحداث التي تساعد على بناء التواصل بين أعضاء الفريق وتساعدهم على فهم جدول أعمالهم لهذا اليوم. بالنسبة للمحترفين الذين يبدأون في البداية، قد يكون التخطيط لأحداث سكروم صعبًا للغاية. ومع ذلك، فإن التخطيط لـ Scrum اليومي هو أيضًا تحدٍ يجب على Scrum Master مواجهته. يجب على المرء أن يكون على دراية بالتغييرات التي أجراها تحالف Scrum Alliance، والذي تم إصدار دليل Scrum. للحصول على تنظيم فعال لسكروم اليومي في فريق Scrum، يجب على المرء اتباع دليل Scrum وتنفيذ أفضل الممارسات لاجتماعات الوقوف اليومية. يسلط هذا المقال الضوء على أفضل الممارسات لاجتماع الاستعداد، والتي يمكن لكل فريق سكروم اتباعها للحصول على جلسة مثمرة ومثمرة تؤدي إلى تطوير وتسليم منتج فعال.
ما هو اجتماع الوقوف اليومي؟
اجتماع الوقوف اليومي أو Daily Stand up أو Daily Scrum هو اجتماع قصير يحدث في بداية اليوم، مما يساعد الفريق على التوافق وحل المشكلات بسرعة. ويسمى أيضًا بالاجتماع اليومي، أو النداء الصباحي أو المزامنة السريعة أو الاجتماع الرشيق اليومي، إلخ. عادةً ما يكون اجتماع سكروم اليومي عبارة عن حدث مدته 15 دقيقة يجتمع فيه مطورو فريق سكروم ويناقشون حالة عملهم في المشروع. يجتمع المطورون في نفس المكان وفي نفس الوقت لتقليل التعقيد. في الفرق ذاتية التنظيم التي لديها خبرة في التعامل مع تطوير المنتجات، يتم إجراء سكروم اليومي بدون أي سيد سكروم أو مالك المنتج. وبالمثل، تتطلب الفرق الجديدة وجود سيد سكروم ومالك المنتج اللذين يعملان معًا على العناصر الموجودة في Sprint Backlog ويشاركان مع المطورين في فعالية سكروم اليومية. الفرق الرئيسي بين فعاليات سكروم الأخرى وفعاليات سكروم اليومية هو أن الفعاليات الأخرى تقام لفترة أطول مع مشاركة وجمهور أكبر. ومع ذلك، فإن فعالية Daily Scrum تتمحور حول إنهاء الاجتماعات بشكل أسرع والعودة إلى تطوير المنتج. الغرض الرئيسي من اجتماع سكروم اليومي هو تقييم وتقدير ما تم إنجازه من أعمال نحو هدف سبرينت وتكييف تراكمات سبرينت حسب الضرورة.
أفضل ممارسات اجتماع الاستعداد اليومي
اعتاد مطورو فريق سكروم على الإجابة عن ثلاثة أسئلة: ماذا أكملت بالأمس؟ ما هي المهام التي ستكملها اليوم؟ ما هي العوائق التي تواجهها حاليًا؟ ومع ذلك، ذكر دليل Scrum أن الأسئلة الثلاثة لا يمكن أن تعالج مشاكل جميع المطورين بشكل كامل، نظرًا لضيق الوقت المخصص للاجتماع. وبالتالي، ألغى Scrum Alliance جميع الأسئلة المطروحة من قبل وذكر أن فريق Scrum يمكن أن يكون لديه أي هيكل وتقنيات يشعر أنها الأفضل لفريقه. الهدف الرئيسي لسكروم اليومي هو التركيز على التقدم المحرز نحو هدف السباق وإنتاج خطة قابلة للتنفيذ لليوم التالي من العمل. وهذا يساعد فريق التطوير على التركيز وتحسين الإدارة الذاتية. فيما يلي بعض أفضل ممارسات الوقوف اليومي لسكروم التي ستساعد فريقك على استخدام الوقت بفعالية في الوقوف اليومي والتقدم نحو هدف السباق.
لا ترتاح كثيرًا
يجب أن تؤخذ الاستعدادات اليومية بشكل حرفي لأن الناس غالبًا ما يشعرون بالراحة أكثر من اللازم عندما تعقد الاجتماعات في الجلوس. إذا أتيحت لك الفرصة للاجتماع بالفريق كل يوم، يُنصح بأن يقف الفريق بأكمله أثناء الاجتماعات حتى تنتهي بشكل أسرع ولا يتم إطالة الوقت يومياً. ومع ذلك، في حالات العمل من المنزل والفرق الموزعة، يُنصح سيد سكروم أن يكون الجميع على متن الطائرة ولا توجد اضطرابات في التطبيق الذي يستخدمه الفريق لعقد مؤتمرات الفيديو. يجب على سيد سكروم أن يحدد وقت الاجتماع ويضمن عدم إضاعة الكثير من الوقت في الاستماع إلى شخص واحد فقط. ومن ثم، فإن الهدف الرئيسي من هذه الممارسة هو التأكد من أن الأشخاص لا يشعرون بالراحة أثناء هذه الاجتماعات ويضيعون وقتًا طويلاً في مناقشة مواضيع غير ذات صلة.
جدولة الاجتماعات بطريقة متكررة
بغض النظر عن وتيرة اجتماع الفريق، سواء كان كل يوم أو أيام متناوبة، يجب على الفريق أن يقرر المكان والوقت الذي يشعر فيه الجميع بالراحة ويمكنهم حضور الجلسة. إذا كان الفريق يعمل في مكان فعلي، فإن غرفة الاجتماعات أو القاعة ستكون مكاناً جيداً لعقد الاجتماع. ومع ذلك، في الاجتماعات الافتراضية، يجب تحديد وقت الاجتماع بدقة حتى يكون الجميع مستعدًا للانضمام إلى الاجتماع في الوقت المحدد. يجب أن يتم الاتفاق على الوقت من قبل جميع أعضاء الفريق لأن أي شخص يتغيب عن الجلسة لن تكون جلسة مثمرة. هناك نصيحة قياسية تتمثل في إجراء عمليات الوقوف اليومية أول شيء في الصباح حتى يمكن التخطيط لليوم بأكمله وفقًا لذلك. ومع ذلك، يجب على رئيس Scrum Master أو أعضاء الفريق أيضًا مراعاة الأشخاص الذين يعملون من مناطق زمنية مختلفة وتحديد موعد الاجتماع في وقت مريح للجميع.
اجعل الاجتماع قصيرًا
تم التأكيد على هذه النقطة عدة مرات حيث ينصح دليل سكروم بأن يتم عقد اجتماع سكروم اليومي في غضون 15 دقيقة. وبالتالي، يجب على أعضاء الفريق تحضير النقاط التي يريدون مشاركتها حول مهامهم وأن يكونوا جاهزين قبل بدء الاجتماع. عندما يتحدث أعضاء الفريق دون تحضير، قد يخسرون بعض النقاط ويقضون وقتًا أطول في التفكير فيها أثناء سكروم اليومي. من الجيد دائمًا تخصيص وقت متساوٍ لكل عضو من أعضاء فريق سكروم حتى يحصل الجميع على وقت متساوٍ لنقل حالة المشروع. قد يحتفظ شخص ما بمؤقت، وقد تكون مدة الاجتماع أقصر أو أطول بناءً على حجم فريق سكروم.
وجود قيادة واضحة للاجتماع
بدون قائد، قد تكون الاجتماعات عشوائية وغامضة، مما يضيع وقت الجميع. وبالتالي، من الجيد دائمًا أن يكون هناك شخص مسؤول يحلل ما يقوله المطورون ويضمن أن كل ما يحدث في الاجتماع مثمر. ليس من الضروري أن يكون هذا الشخص دائمًا هو Scrum Master، فقد يكون أحد أصحاب المصلحة أو مدير المشروع أو رئيس القسم الذي يمكن أن يدير اجتماع سكروم اليومي. الهدف الرئيسي من وجود قائد هو تحسين المشاركة واكتساب وجهات نظر مختلفة حول المشروع. عندما يحصل الجميع على فرصة لقيادة الجلسات، سيكونون أكثر استثمارًا في الاجتماعات وسيساعدون الفريق على تحقيق هدف السباق.
يجب تحديد أهداف الاجتماع.
قبل تحديث دليل Scrum، اعتاد فريق Scrum على الإجابة عن ثلاثة أسئلة تتعلق بمشروعهم، وهو ما كان يعطي كل فرد في الفريق. ومع ذلك، لوحظ أنه لا يمكن لجميع الفرق عقد الاجتماعات باستخدام الأسئلة الثلاثة فقط. يمكن إضافة المزيد من النقاط الهامة إلى الاجتماع. وبالتالي، ينص دليل سكروم على أنه يمكن لفريق سكروم اتباع أي أساليب وتقنيات لمساعدة أعضاء الفريق على التعبير عن حالة عملهم خلال اجتماع سكروم اليومي. يجب أن يتناول الاجتماع النقاط المهمة فقط للمطورين، وإذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من المناقشة، يجب أن يجتمع فريق سكروم ويناقش المشكلة بعد اجتماع سكروم اليومي.
تجنب المناقشات غير المرغوب فيها وغير ذات الصلة
حتى لو كان الفريق مثمرًا ومركزًا، فقد يناقشون مواضيع لا علاقة لها بتطوير المنتج ويضيعون الوقت في الجلسة اليومية. تقع على عاتق قائد الاجتماع مسؤولية الحفاظ على تركيز الاجتماع على تطوير المنتج. يمكن القيام بذلك بعدة طرق، مثل نشر المواضيع التي لا تتعلق بالقناة المشتركة حيث يمكن للأفراد مناقشتها بعد الاجتماع. يمكن أيضًا تكليف أحد أعضاء الفريق بإجراء اجتماع منفصل لمناقشة الموضوع غير ذي الصلة بحيث لا يتم تناوله في اجتماع سكروم اليومي.
تدوين ملاحظات الاجتماع
يمكن لشخص آخر غير قائد الفريق تدوين الملاحظات حول التقدم المحرز من قبل جميع الأعضاء، مما قد يكون مفيدًا لجميع الحاضرين في الاجتماع وحتى أولئك الذين لم يتمكنوا من الحضور. يساعد ذلك الفريق على معرفة مهام الآخرين وربما توقع ما إذا كانت مرتبطة بمهامهم أيضًا. يمكن مشاركة هذه الملاحظات على منصة مشتركة كل يوم بحيث يكون لدى الجميع ملاحظة مكتوبة عن الجلسة، والتي يمكن الرجوع إليها أثناء التخطيط ليومهم.
قراءات أخرى:
الخاتمة
عندما تتبع الفرق هذه الممارسات، فإنها تصبح منضبطة وفعالة، مما يؤدي إلى اجتماعات الوقوف المثمرة، ويبني فريق سكروم فعال. تستفيد الفرق بشكل كبير من الجلسات القصيرة والمركزة التي تساعد الأعضاء في مواءمة مهامهم وتخطي العقبات وتحقيق أهدافهم. يتم إنشاء بيئة مثمرة حيث يتعاون الأعضاء، ويتم بناء مكان للإبداع وحل المشكلات في مساحة المكتب. وتتمثل الفائدة الرئيسية لسكروم اليومي في أنه يحسن التواصل بين أعضاء الفريق، ويحدد أي عقبات في عملية التطوير، ويعزز اتخاذ القرارات السريعة. وهذا يلغي الحاجة إلى عقد اجتماعات أخرى، مما يوفر الكثير من الوقت للمطورين. إن اجتماع سكروم اليومي هو فترة وجيزة يلتقي فيها المطورون مع بعضهم البعض؛ ومع ذلك، إذا واجهوا أي مشاكل، فغالبًا ما يجتمعون عدة مرات على مدار اليوم ويناقشون مخاوفهم بعمق. وبالتالي، يعد سكروم اليومي ضروريًا لأعضاء الفريق لتخطيط أهدافهم في السباق وتعديل مهامهم وفقًا للتقدم والأداء. نحن في سبوتو نؤمن بقوة ممارسات سكروم الفعالة في تعزيز الإنتاجية والابتكار. انضم إلينا لتعزيز أداء فريقك من خلال برامجنا التدريبية المتخصصة!