إدارة المشاريع مقابل إدارة العمليات: الاختلافات الرئيسية

في المشهد الواسع للإدارة التنظيمية، تقف إدارة المشاريع وإدارة العمليات كمجالين متميزين ولكنهما مترابطان بشكل معقد. وعلى الرغم من أن كلاهما يبحران في مجال تحقيق النتائج المرجوة، إلا أن الفروق الدقيقة في نهجيهما غالبًا ما تؤدي إلى طرح أسئلة حول الاختلافات والتقاطعات بينهما.
في هذا الاستكشاف، نلقي نظرة على مجالي إدارة المشاريع وإدارة العمليات، ونكشف عن تعقيداتهما ونلقي الضوء على أوجه التباين الأساسية بينهما. ويهدف هذا الخطاب إلى توضيح هذه المجالات المحورية في الأعمال التجارية الحديثة، بدءًا من تحديد الخصائص الأساسية لكل منهما إلى تشريح التداخل بين أدوارهما الإدارية
وعلى الرغم من أن تعريف إدارة المشاريع وإدارة العمليات كطريقين منفصلين يؤديان في النهاية إلى نفس الوجهة قد يكون تشبيهًا مناسبًا، إلا أنه سيظهر قلق منطقي بشأن الاختلافات بين المسارين.
فإدارة المشاريع وإدارة العمليات متشابكان ومترابطان بشكل كبير. ومع ذلك، فإن مستوى التداخل والتقاطع بينهما يعتمد بشكل كبير على الطريقة التي يتم بها إدراك الأشياء ويختلف بناءً على كيفية توصيف الأشياء.
ما هي إدارة المشاريع؟
تتعامل إدارة المشروع مع بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة نطاق المشروع فيما يتعلق بالوقت والتكلفة والجودة. وتُعرف أيضًا بأنها تحقيق الأهداف من خلال عمليات مصورة. في إدارة المشاريع، تكون مسؤولاً عن فئة من المهام من البداية وحتى الإغلاق، بما في ذلك تخصيص الموارد وتقسيمها، وحدوث المخاطر والتخفيف من حدتها، وتحقيق مخرجات ملموسة تعود بالنفع على جميع أصحاب المصلحة المعنيين.
الخصائص الرئيسية لإدارة المشاريع: محددة زمنياً: يتم تحديد بداية ونهاية المشاريع بوضوح، وبالتالي يكون النطاق هو القيد الرئيسي. مدفوعة بالنتائج: يتم إنشاء المشاريع وإدارتها حول معايير يجب الالتزام بها. متعددة التخصصات: يتم تسليم معظم المشاريع من خلال مدخلات العديد من الوحدات التنظيمية.
ما هي إدارة العمليات؟
تركز إدارة العمليات على إدارة العمليات التي يتم تنفيذها يومياً في المؤسسة المسؤولة عن توفير السلع والخدمات. ويتعلق الأمر أكثر بتعزيز فعالية العمليات وضمان تحويل الموارد من المواد والعمالة إلى منتج نهائي. تركز إدارة العمليات على تخطيط أنظمة عمليات الإنتاج والتحكم فيها وتحسينها بحيث تتم إدارة المؤسسة بكفاءة وربحية.
الخصائص الرئيسية لإدارة العمليات:
مراقبة الإنتاج والتخطيط: مسؤولة عن ضمان تحقيق أهداف الإنتاج وكفاءة الموارد والوقت.
مراقبة التكاليف: ينطوي ذلك على تتبع النفقات والإيرادات بفعالية من حيث التكلفة للحفاظ على ربحية الشركة.
الإدارة اللينة: تستهدف الإدارة اللينة كفاءة التكلفة ونمو الإنتاجية من خلال القضاء على أوجه القصور التشغيلية. على سبيل المثال، توظف معظم عمليات إعادة هندسة العمليات سداسية سيجما.
التمييز بين المشاريع والعمليات في إدارة المشاريع
وفقًا لمور، في حين أن المشاريع بالمعنى الأوسع تركز المشاريع في المقام الأول على المنجزات، فإن العمليات من ناحية أخرى تهتم إلى حد كبير بإجراءات إنتاج المنجزات على نطاق واسع. في دراسة أجراها كواك وأنباري، والتي بحثت في البحوث المتعلقة بإدارة المشاريع من وجهة نظر ارتباطها بتخصصات الإدارة الأخرى، تبين أنه عندما يقوم الأكاديميون والممارسون بتقييم مقدار التفاعل بين المجالين، فإن درجة الارتباط بين بحوث إدارة المشاريع وبحوث العمليات تأتي في المرتبة الثانية بين أهم المجالات/التخصصات المرتبطة بإدارة المشاريع.
ويصف معهد إدارة المشاريع إدارة المشاريع بأنها تطبيق أدوات ومعارف ومهارات واستراتيجيات متنوعة على عمليات المشروع من أجل تحقيق متطلبات المشروع المعني. يوصف المشروع في هذا السياق بأنه نشاط يتم تنفيذه لمدة قصيرة لتطوير نتيجة فريدة من نوعها (منتج أو خدمة).
فهم إدارة العمليات: مقارنة مع إدارة المشاريع.
على النقيض من ذلك، يُنظر إلى العمليات، من منظور عام واسع، على أنها سلسلة من الأنشطة المترابطة التي تولد خدمة أو منتجًا. وتعرّف إدارة العمليات، وفقًا لهيزر ورندر، بأنها سلسلة من الإجراءات التي تحوّل المدخلات إلى مخرجات مرغوبة بحيث تحقق قيمة في شكل سلع وخدمات يتم توليدها. تنطبق تخصصات إدارة العمليات على كلٍ من توفير الخدمات، مثل المدارس أو المستشفيات (في مجال التعليم والصحة)، وإنتاج السلع، مثل المصانع.
وسنقوم هنا بتوضيح أوجه التشابه والاختلاف بين إدارة المشاريع وإدارة العمليات.
الخصائص: الاختلافات بين المشاريع والعمليات
يتم التمييز بين المشاريع والعمليات في المقام الأول بناءً على خصائصها. لذلك، من الأهمية بمكان دراسة خصائص كل منهما لفهم الاختلافات بينهما.
ووفقًا لفريزانكو وأنجلبرجر، فإن الخصائص الرئيسية للمشروع هي كما يلي
المدة القصيرة والثابتة: المشاريع ذات المدة القصيرة نسبيًا، مع تحديد تاريخ بداية ونهاية محدد بوضوح.
ميزانية محددة وثابتة: بشكل عام، يتم إعداد ميزانية محددة بدقة وثابتة لكامل مدة المشروع. ويتكون هذا بشكل عام من بعض البنود المحددة مسبقًا.
التوظيف قصير الأجل: نظرًا لأن المشروع له مدة قصيرة وثابتة، يتم تعيين موظفين له على أساس مؤقت.
من ناحية أخرى، تتمثل الخصائص الرئيسية للعمليات فيما يلي:
مدة طويلة دون تواريخ ثابتة: العمليات لها عمل طويل الأجل وربما غير محدد المدة ومستمر مع احتمال عدم وجود تاريخ بدء وانتهاء محدد مسبقًا,
الميزانية الدورية: في حالة العمليات، يتم وضع ميزانية طويلة الأجل مع تحديد النفقات بشكل جزئي أو تقريبي فقط. تعمل العمليات على ميزانية دورية وإدارة التكاليف.
التوظيف طويل الأجل: في حالة العمليات، يتم تخصيص الموظفين بشكل عام بشكل دائم لفترة طويلة.
في ضوء الخصائص المذكورة أعلاه لكل من المشروع مقابل العمليات، يمكن تلخيص الفرق بين المشروع والعمليات من حيث المدة والتفاصيل في وضع الميزانية وكذلك من حيث التوظيف.
فيما يلي جدول لتوضيح أكثر في فهم الخصائص.
اقرأ المزيد:أفضل 15 خاصية من خصائص مدير المشروع الجيد
سنقوم هنا بتوضيح أوجه التشابه والاختلاف بين إدارة المشاريع وإدارة العمليات.
أوجه التشابه بين إدارة المشاريع وإدارة العمليات يقوم الأشخاص بتنفيذ كل من المشاريع والعمليات. يجب تخطيط كل من المشاريع والعمليات وتنفيذها ومراقبتها. لكل من المشاريع والعمليات قيود على الموارد في شكل وقت ومال وأشخاص وما إلى ذلك. هناك حالات تتداخل فيها المسؤوليات الملقاة على عاتق إدارة المشاريع مع تلك الملقاة على عاتق إدارة العمليات. تغيير عملية ما: عندما يكون من الضروري إجراء تغيير كبير في عمليات الشركة، فغالبًا ما تتم إدارته كمشروع. وبمجرد اكتمال المشروع، تركز العمليات على صيانة وتشغيل ودعم سلع أو خدمات المشروع. إغلاق المشروع: خلال مرحلة إغلاق المشروع، يجب على مديري المشاريع ومديري العمليات التعاون بشكل وثيق لتحويل المسؤولية عن أي صيانة وعمليات مستمرة تتعلق بناتج المشروع.
الاختلافات بين إدارة المشروع وإدارة العمليات
التداخل بين مدراء المشاريع ومدراء العمليات.
لنرى المجالات الأربعة أعلاه على النحو التالي:
1. تخطيط الميزانية
هناك فرق شاسع في مسؤوليات إعداد الميزانية بين مدير العمليات ومدير المشروع. فالمسؤوليات التي يتولاها مدير العمليات تكون أكثر تفصيلاً وتفصيلاً في هذا الصدد، حيث أنه مسؤول في المقام الأول عن ميزانية القسم إلى جانب النفقات المرتبطة بإدارة قسم معين. يستلزم تولي مسؤولية هذا النوع من الميزانية مجموعة متنوعة من المهام، مثل تقييم التدفقات الخارجة للإدارة في شكل نفقات ومدفوعات.
يكون مديرو العمليات مسؤولين عن أجور الموظفين واستحقاقاتهم، وصيانة مباني المكاتب، وغيرها من الخدمات لضمان فعالية القسم. وينطوي ذلك أيضًا على حالات مثل الحالات التي يتم فيها إصدار فواتير للموظفين إلى الإدارات الأخرى التي تدفع مقابل الخدمات المقدمة داخلها.
من ناحية أخرى، يكون مدير المشروع مسؤولاً وحده عن ميزانية المشروع الذي يعمل عليه خلال الفترة الزمنية المعنية. تتضمن ميزانية المشروع في المقام الأول تكاليف مثل العمالة وشراء المواد الخام والنفقات التشغيلية.
بصرف النظر عن النفقات، قد تتضمن ميزانية المشروع الدخل، إذا كان من الممكن كسب أي أموال أثناء تشغيل المشروع. وفي هذه الحالة، عادةً ما يتم احتسابها على أنها فائدة للمشروع.
2. تخطيط الجدول الزمني
بما أنه يتعين على كل من مدير العمليات ومدير المشروع القيام بتخطيط الجدول الزمني، فهناك تداخل في هذا الصدد. ومع ذلك، كما هو الحال في بقية المجالات الثلاثة، تختلف الطريقة التي يتم بها الاضطلاع بهذه الوظيفة بشكل كبير هنا. ففيما يتعلق بتخطيط الجدول الزمني، في حين أن مدير العمليات مسؤول عن الإشراف على الإدارة اليومية، فإن مدير المشروع مسؤول في المقام الأول عن الجدول الزمني للمشروع.
إن دور مدير العمليات هو تصميم الجداول الزمنية للموظفين وإدارتها وتنفيذها، بالإضافة إلى مراقبتها لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
وتتمثل مسؤولية مدير المشروع في ضمان التزام المشروع بالجدول الزمني المحدد مسبقًا وإنجازه دون تأخير. ويتطلب تخطيط الجدول الزمني في هذا الجانب وضع تواريخ التسليم، وتخطيط الجداول الزمنية، ومراقبة/تتبع التقدم المحرز مقابل التنبؤ، وذلك باستخدام أدوات واقعية لإدارة المشروع بشكل عام لضمان بقاء جميع الأنشطة على المسار المخطط والمتصور.
3. إدارة الموظفين
يشارك مدير المشروع في إدارة الموظفين بدرجة أقل بكثير من مدير العمليات. فمدراء العمليات مسؤولون عن النمو والأداء العام لموظفي الشركة.
وغالبًا ما يكونون مسؤولين عن توظيف الأقسام، وتعيين الموظفين الجدد، وتخصيص الموظفين للمشاريع (وهو ما يستلزم فهم مواصفات مهاراتهم ومتطلبات تطويرهم)، وتنسيق عملياتهم.
وإذا لزم الأمر، قد يساعدون قسم الموارد البشرية من خلال قبول أو رفض طلبات الإجازات أو العطلات، والتعامل مع حالات الغياب المرضية، والوفاء بالتزامات الموارد البشرية الأخرى. كما أنهم مسؤولون أيضاً عن الإشراف على أداء كل ما لا يتعلق بالمشاريع – جميع مهام العمل الاعتيادية واليومية التي تساعد القسم على الاستمرار في العمل. علاوة على ذلك، يجب على مديري العمليات تعزيز وتسهيل التواصل الجيد بين الموظفين وفريق الإدارة.
وبشكل مميز تمامًا، لا يشارك مدير المشروع في مسؤوليات التوظيف، وبدلاً من ذلك يشرف على أداء فريق المشروع في مبادرات محددة.
وفي ظروف أخرى، قد يفتقرون إلى القدرة على فعل أي شيء حيال الأداء السيئ بخلاف إبلاغ إدارة الفريق بذلك. وعندها سيكون الأمر متروكًا لمدير عمليات ذلك العضو في الفريق للتعامل مع مشكلة الأداء.
4. تطوير المهارات
إحدى المهام المهمة التي يتم تعيين مديري العمليات لإدارتها هي تطوير مهارات الموظفين. وبالتالي، حتى في هذا الجانب، فإن مسؤولية مدراء المشاريع محدودة مقارنة بمسؤولية مدراء العمليات.
يخطط مديرو العمليات عادةً لأنشطة تطوير مهارات الموظفين، مثل التدريب والتوجيه والإرشاد، ويوافقون على منح الموظفين إجازات للدراسة للحصول على شهادات مهنية أو غيرها من الطرق المرتبطة بالدور الوظيفي. كما أنهم يضعون أهدافًا سنوية للموظفين في بداية العام، ثم يعملون على تحقيق خطة النمو على مدار العام.
وبشكل مميز تمامًا، لا يتحمل مديرو المشاريع مسؤولية توفير التدريب إلا إذا احتاج شخص ما إلى مزيد من المساعدة من أجل تنفيذ أنشطة المشروع بكفاءة.
وبالتالي، يمكننا أن نستنتج أنه على الرغم من أن إدارة المشاريع وإدارة العمليات متكاملتان، إلا أن مديري العمليات ومديري المشاريع لديهم مجموعات متميزة تمامًا من المهام. فمدير العمليات يعفي مدير العمليات مدير المشروع من العديد من المسؤوليات الإدارية الهامة المتعلقة بالعمليات مما يساعد مديري المشاريع على التركيز بالكامل على إنجاز المشروع بنجاح.
راجع أيضًا:صفات مدير المشروع الناجح
الخاتمة:
في الختام، فإن التفاعل الديناميكي بين إدارة المشاريع وإدارة العمليات يؤكد على دورهما الأساسي في تحقيق النجاح المؤسسي. وفي حين أنهما يشتركان في بعض القواسم المشتركة، مثل الحاجة إلى التخطيط وإدارة الموارد، إلا أن الفروق بينهما حيوية بنفس القدر لفهم وظائف كل منهما.
ويوفر الوصف بين إدارة المشاريع وإدارة العمليات توضيحًا لتركيزهما الأساسي وطبيعة أنشطتهما ومدتها ومسؤولياتهما. تسلط هذه الاختلافات الضوء على الحاجة إلى مجموعات مهارات وأساليب متميزة لإدارة المشاريع مقابل الإشراف على العمليات.
نحن في “سبوتو” ندرك أهمية كل من إدارة المشاريع وإدارة العمليات في تعزيز الكفاءة وتقديم القيمة لعملائنا. تلبي برامجنا التدريبية الشاملة احتياجات المهنيين الذين يسعون إلى تعزيز مهاراتهم في كلا المجالين، مما يضمن قدرتهم على التعامل بفعالية مع تعقيدات بيئات الأعمال الحديثة.
انضم إلى “سبوتو” اليوم لرفع كفاءتك في دورات إدارة المشاريع وإدارة العمليات وانطلق في طريقك نحو التميز المؤسسي.