استكشاف الخصائص الرئيسية للمشاريع الناجحة

في مجال الأعمال التجارية والإدارة، يعد فهم مفهوم المشروع وخصائصه المميزة أمرًا أساسيًا لتحقيق نتائج ناجحة. يلخص المشروع في جوهره سلسلة منظمة من المهام لتحقيق هدف متفق عليه مسبقًا ضمن إطار زمني محدد. ومع ذلك، تكمن وراء هذا التعريف الأساسي اختلافات وخصائص مختلفة تميز المشاريع عن العمليات الروتينية. إن الخوض في خصائص المشروع يسلط الضوء على تعقيده وتفرده ومخاطره المتأصلة، مما يشكل الاستراتيجيات والنهج التي يستخدمها مديرو المشاريع لتجاوز هذه التحديات بفعالية. دعونا نستكشف جوهر المشاريع ونكشف النقاب عن سماتها المميزة بمزيد من التفصيل.
ما هو المشروع؟
المشروع هو سلسلة من المهام التي يجب إنجازها لتحقيق نتيجة محددة. إنه جهد مخطط ومنظم بعناية ومصمم لتحقيق أهداف محددة ضمن إطار زمني محدد. تختلف المشاريع عن العمليات الروتينية لأن لها بداية ونهاية واضحة وتهدف إلى تحقيق هدف محدد.
اقرأ المزيد حولما هو المشروع
فهم جوهر المشاريع: الخصائص والصفات
طبيعة المشروع إيجابية. يأمل أي مدير مشروع أن تتحقق أهداف المشروع وأن يعود المنتج النهائي بالنفع على الشركة أو الشخص. تختلف المشاريع من حيث الحجم والمجال والأهداف والهيكل والمخرجات. ومع ذلك، يجب أن يمر كل مشروع، كبيرًا كان أو صغيرًا، بدورة حياة مخططة مسبقًا من البداية إلى النهاية.
فيما يلي الخصائص السبع للمشروع.
1. المشاريع مقيدة بقيود زمنية
المشاريع، كما رأينا، هي مشاريع عابرة بطبيعتها. ويشير ذلك إلى أن جميع المشاريع لها تواريخ بداية ونهاية واضحة لمفهوم فكرة المشروع والتخطيط له وتنفيذه وتسليمه. يكتمل المشروع بعد تحقيق أهداف المشروع. تكون المشاريع مقيدة بقيود النطاق والجودة والتكلفة، بالإضافة إلى القيود الزمنية. ونتيجة لذلك، يتم تحديد أهداف المشروع ضمن قيود الموارد المتاحة.
وقد تم إيقاف المشاريع في بعض الأحيان قبل الموعد المحدد لإنجازها أو قبل تحقيق أهدافها. وغالباً ما يحدث ذلك عندما يتضح أن المشروع لم يعد مجدياً.
2. المشاريع لها غرض
المشروع، وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، هو مجموعة من الموارد البشرية وغير البشرية المستخدمة في مسعى مؤقت لتحقيق هدف محدد.
تبدأ المشاريع لتحقيق أهداف معينة باستخدام الموارد المتاحة. ويكتمل المشروع بعد تحقيق هدفه. ويتم تسجيل الاستنتاجات التي يتم الحصول عليها منه للرجوع إليها في المستقبل. يتم إجراء الرصد والتقييم مع تقدم المشروع خلال المراحل المحددة للتحقق من تحقيق غرض المشروع وأهدافه.
3. تمر المشاريع بدورة حياة لتحقيق أهدافها
تصور دورة حياة المشروع المراحل العديدة التي يمر بها المشروع من البداية إلى النهاية. بشكل عام، تمر جميع المشاريع بأربع مراحل، أي البدء والتخطيط والتنفيذ والإنجاز.
يجب أن يكون للمراحل المختلفة من المشروع موارد مخصصة لها مسبقًا، تمامًا كما أن المشاريع مقيدة بالموارد المتاحة. قد تختلف احتياجات المشروع مما يؤثر على الموارد المخصصة له. ونتيجة لذلك، يجب على مديري المشاريع ضمان مرونة المشروع بما يكفي لاستيعاب التغييرات مع الحفاظ على استدامته.
بالإضافة إلى ذلك، يتم تخصيص جزء من الموارد لكل مرحلة من مراحل المشروع خصيصًا للمراقبة والتقييم.
4. كل مشروع فريد من نوعه
المشاريع مؤقتة ويتم تنفيذها لتقديم خدمة أو نتيجة فريدة من نوعها للمشروع. تختلف المشاريع عن بعضها البعض من حيث غرضها وأهدافها وموقعها وهيكلها ومواردها وأنشطتها وجوانب المشروع الأخرى.
5. المشاريع هي وسائل للمغامرة في المجهول
ينطوي كل مشروع على قدر معين من المخاطرة وعدم اليقين. لأنه لا يوجد شيء معروف عن نتيجة الإجراءات حتى يتم تنفيذها فعليًا طوال دورة حياة المشروع. ونتيجة لذلك، تعتمد معظم البرامج على توقعات النتائج. ومع ذلك، تختلف درجة المخاطر من مشروع إلى آخر. ويتم تحديد ذلك من خلال مدى نجاح تخطيط المشروع وتوجيهه خلال مراحل دورة حياة المشروع، بالإضافة إلى الموارد المتاحة ومجموعة الأدوات المستخدمة لإكمال المشروع.
6. التعاون المشترك بين الإدارات مطلوب للمشاريع
تحتاج المشاريع إلى تعاون فرق من الأشخاص من العديد من الإدارات ذات المواهب المختلفة، وتهدف أدوار ومسؤوليات مدير المشروع إلى تسهيل تحقيق هدف أو حل مشترك من خلال التنسيق والقيادة الفعالة. التعاون له الكثير من المزايا في إدارة المشاريع لأنه يجمع بين الأفكار والمهارات والمعرفة المهمة.
7. كيان واحد هو المشروع
قد يجمع المشروع الواحد بين مجموعة واسعة من المواهب والمسؤوليات والأدوار والمشاركين وحتى التخصصات، ومع ذلك يظل كيانًا واحدًا. وذلك لأن جميع هذه العناصر تعمل معًا لتحقيق أهداف المشروع.
دورة حياة المشروع
هناك خمس مراحل أساسية تشكل عملية المشروع. وبالنظر إلى مقدار الوقت والجهد المطلوبين لإعداد مشروع كامل، فمن الأجدى تقسيمه إلى مراحل من أجل تنفيذ ومراقبة أكثر كفاءة. وتنظم دورة حياة المشروع أنشطة المشروع وموارده في تسلسل منطقي لتحقيق أقصى قدر من الاستفادة من الموارد وتحقيق أفضل النتائج الممكنة
كل مرحلة من مراحل المشروع سيكون لها هدف مميز سيشمل: قائمة بالمهام التي يجب إنجازها خلال الفترة. أعضاء الفريق ومسؤولياتهم المنجزات المتوقعة للمشروع الموارد المخصصة لمرحلة معينة من مراحل المشروع إرشادات لقياس الأداء
المراحل المختلفة التي ينطوي عليها المشروع هي:
1. بدء المشروع
عادة ما يبدأ المشروع استجابة لفرصة تحتاج إلى التحقيق أو مشكلة تحتاج إلى معالجة. يجب أن يكون قد تم الانتهاء من تحليل التكلفة والعائد بحلول ذلك الوقت. إن إجراء دراسة الجدوى وتحديد مخرجات المشروع وتحديد الأطراف المعنية كلها جزء من تحليل التكلفة والعائد.
يصبح ميثاق المشروع أهم وثيقة في هذه المرحلة لأنه يحدد الخطوط العريضة: رؤية الشركة والغرض من المشروع أهداف المشروع والقيمة التي سيقدمها للشركة قائمة بجميع المشاركين في المشروع. المنجزات المستهدفة للمشروع الميزانية ونطاق المشروع المخاطر المحتملة
يتم تنفيذ المشروع رسميًا وتشكيل فرق المشروع وبدء التخطيط بعد التحقق من صحة جميع هذه العناصر وقبول المشروع.
2. تخطيط المشروع
يجب أن يستوعب مدير المشروع احتياجات المشروع وأهدافه خلال مرحلة التخطيط. تعتبر خطوة التخطيط هي الأهم لكل مشروع لأنها تؤثر على المخاطر والنتائج. تخطيط المشروع
يتم إنشاؤه لتقديم مسار لجميع أصحاب المصلحة في المشروع. فهو يضع جميع الأنشطة والمهام والتواريخ والمسؤوليات والتكاليف والمعالم الرئيسية والمخرجات وغيرها من التبعيات التي يجب الوفاء بها لإكمال المشروع بفعالية.
تعد خطة المشروع ضرورية خلال مراحل تنفيذ المشروع ومراقبته وإغلاقه لأنها لا تحدد أهداف المشروع وغاياته فحسب، بل تحدد أيضًا “كيفية” و “من يفعل ماذا” أثناء التنفيذ.
أثناء عملية التخطيط، يتم إنشاء الأوراق التالية: بيان الغرض هيكل تقسيم العمل (WBS) خطة تقسيم العمل (WBS) خطة مشروعك الجدول الزمني للمشروع إدارة طلبات التغيير خطة التواصل خطة جودة المشروع استراتيجية القبول
3. تنفيذ المشروع
تخطيط المشروع وتنفيذه هما مرحلتان حاسمتان في تحقيق أهداف المشروع. مع اكتمال التنفيذ الفعلي للمشروع، غالبًا ما تكون مرحلة التنفيذ هي الأطول وتستغرق معظم الموارد. ويصبح التحكم في موارد المشروع وتتبع تقدم المشروع والحفاظ على التواصل الواضح بين جميع أصحاب المصلحة أمرًا بالغ الأهمية في هذا الوقت.
من أجل تنفيذ المسؤوليات المحددة وفقًا لخطة المشروع، يقوم فريق المشروع باستخدام WBS والجدول الزمني للمشروع. بالإضافة إلى ذلك، يتم عقد اجتماعات منتظمة للفريق للإبلاغ عن تقدم المشروع ومراجعة انحرافات المشروع والتعامل مع طلبات التغيير ومراجعة خطة المشروع حسب الحاجة.
ومن خلال تقارير الحالة، يضمن مدير المشروع التأكد من إطلاع جميع أصحاب المصلحة باستمرار على التقدم المحرز في المشروع. يكون المشروع جاهزًا للإغلاق بعد اكتمال المخرجات وتسليم المنتج النهائي وموافقة العميل عليه وفقًا لمعايير القبول
4. المراقبة والتحكم
على الرغم من أن الرصد والتحكم يهدفان إلى التحقق من عملية إدارة المشروع بأكملها، إلا أنهما أكثر فائدة خلال مرحلة التنفيذ. يتم تنفيذ المراقبة والتحكم للتحقق من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح ويبقى ضمن المعايير المحددة. وتقل المخاطر عندما يسير المشروع كما هو متوقع.
ومن المثالي أن تتم مقارنة الأداء الفعلي للمشروع بالمقارنة مع الأداء المتوقع، مع اتباع مسار العمل اللازم إذا كان هناك اختلاف.
5. اكتمال المشروع
بعد أن يحقق المشروع أهدافه، يتم إعداد المنتج للإصدار والتسليم إلى العميل، ويتم إغلاقه. يجتمع مدير المشروع وفرق العمل في اجتماع ختامي لمراجعة أحداث المشروع والأفكار التي تم التوصل إليها، وهو ما يُعرف أيضًا بمرحلة المتابعة. وسيقومون بمراجعة دورة الحياة الكاملة من أجل استخلاص الدروس والدروس المستفادة وتحديد نقاط القوة ومجالات التطوير، وتسجيل هذه النتائج إلى جانب بيانات المشروع الأخرى للرجوع إليها في المستقبل
في بعض الأحيان، بسبب الفشل، يتم إغلاق المشروع قبل اكتماله. يُعتبر المشروع ناجحًا عندما يتم الانتهاء منه في الوقت المحدد والميزانية المحددة والنتائج المرجوة منه.
فيما يلي سبعة مؤشرات لنجاح المشروع: إنجاز المشروع في الوقت المحدد أو قبل الموعد المحدد إنجاز المشروع المحدد وفقاً للجدول الزمني وفي حدود الأموال المخصصة. يلبي أو يفوق توقعات أصحاب المصلحة تم التعامل مع المخاوف الناشئة على الفور استفاد المستخدم من الملاحظات الإيجابية من فريق تنفيذ المشروع حول كيفية تنفيذ المشروع.
الخاتمة
تجسد المشاريع الإيجابية في سعيها لتحقيق الأهداف وإفادة الأفراد أو المؤسسات. وعلى الرغم من خصائصها المتنوعة، فإن جميع المشاريع تتبع دورة حياة مخططة مسبقًا من البداية إلى الاكتمال. وفي نهاية المطاف، يُقاس نجاح المشروع من خلال دعم الجداول الزمنية والميزانيات، وتلبية توقعات أصحاب المصلحة، والحل السريع للمشاكل، وردود الفعل الإيجابية للمستخدمين، وإظهار التنفيذ الفعال لأهداف المشروع. إدارة المشاريع متنوعة ومعقدة ومثيرة في نفس الوقت. إنها خيار مهني مُرضٍ ومُرضٍ. تقدم SPOTO تدريبًا على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ® لتعزيز مهاراتك وآفاقك المهنية في هذا المجال الديناميكي.