يُشار إلى الأفراد الذين قد تكون لهم مصالح راسخة في نتائج مشروعك باسم أصحاب المصلحة. أعضاء فريق المشروع ومدراء المشروع والمدراء التنفيذيين ورعاة المشروع والعملاء والمستخدمين النهائيين كلها أمثلة على أنواع عديدة من أصحاب المصلحة. يُشار إلى الأفراد الذين سيتأثرون بمشروعك طوال عمره الافتراضي باسم أصحاب المصلحة. يمكن أن تؤثر القرارات التي يتخذونها بشكل مباشر على نتائج المسعى. عند العمل معًا في مشروع ما، فإن ممارسة الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة والحفاظ على قنوات الاتصال متاحة أمر ضروري. قبل أن نتعمق في الأنواع المختلفة لأصحاب المصلحة في إدارة المشاريع، من الضروري فهم دور أصحاب المصلحة في نجاح المشروع.
أهمية أصحاب المصلحة في المشاريع
لنفترض أن مدير المشروع فشل في مراعاة متطلبات أحد أصحاب المصلحة. في هذه الحالة، قد يؤدي ذلك إلى خسائر مالية كبيرة وتأخير شديد في إنجاز المشروع، من بين الآثار السلبية المحتملة الأخرى. لنفترض أن مدير المشروع يحتاج إلى موارد محددة لتنفيذ المشروع وفقًا لخطته. إذا نجح مدير المشروع في التعامل مع توقعات مدير الموارد البشرية بنجاح، فإن مدير الموارد البشرية سيقدم لمدير المشروع مستوى معين من المساعدة غير المباشرة. ومن ناحية أخرى، يخاطر مدير المشروع بالحصول على تأثير عكسي إذا لم يتعامل مع توقعات مدير الموارد البشرية بشكل كافٍ.
بالإضافة إلى ذلك، ولضمان تحقيق النتيجة المرجوة، يكون مدير المشروع مسؤولاً عن إدارة تأثير جميع أصحاب المصلحة في المشروع على متطلبات المشروع. مدير المشروع مسؤول عن تحقيق التوازن بين احتياجات المشروع ومصالح المشاركين في المشروع.
ما هي إدارة أصحاب المصلحة؟
بعد مناقشة دور أصحاب المصلحة، لا بد من مناقشة أهمية إدارة أصحاب المصلحة. لا شك أن إدارة أصحاب المصلحة هي عنصر أساسي لنجاح الجهود التعاونية للمشروع. تتطلب إدارة أصحاب المصلحة إقامة علاقات إيجابية معهم جميعًا وفهم كيفية مساهمة كل طرف في النجاح الشامل للمشروع. يجب ألا ينسى مدير المشروع هذا الأمر أبدًا: قد تقدم معرفة أصحاب المصلحة من تجاربهم ومبادراتهم وإنجازاتهم السابقة اقتراحات للحدود أو المتطلبات. ومن ناحية أخرى، فإن الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة قد تساعد مدير المشروع أيضًا في التعرف على المخاطر والتهديدات المحتملة المرتبطة بالمشروع.
يمكننا مناقشة تصنيف أصحاب المصلحة. يمكن تصنيف أصحاب المصلحة إلى أنواع مختلفة: أصحاب المصلحة داخل المنظمة وأصحاب المصلحة الخارجيين أصحاب المصلحة المباشرين أو غير المباشرين أصحاب المصلحة الأساسيين وأصحاب المصلحة الثانويين.
ستشرح هذه المقالة أنواع أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع بمزيد من التفصيل.
أصحاب المصلحة داخل المنظمة وأصحاب المصلحة الخارجيين
يعتبر أعضاء المنظمة من أصحاب المصلحة الداخليين. يؤثر المشروع عليهم بشكل مباشر نتيجة لكونهم موظفين لدى المنظمة التي تشرف عليه. وقد يشمل هؤلاء المستثمرين والعاملين والمالكين وأعضاء مجلس الإدارة ومديري المشاريع الجارية والأطراف الأخرى ذات الصلة. على سبيل المثال، الموظفون هم الأطراف التي تعتمد على الوظائف وأمن تلك الوظائف. لديهم حصص مباشرة في المنظمة لأنها تساعدهم مالياً وتوفر لهم مزايا أخرى.
وبالمثل، المستثمرون هم الأطراف المهتمة بالاستفادة من هذا المشروع. يمكن أن يكونوا أصحاب أسهم ومدينين في نفس الوقت. فهم يريدون الاستفادة من الأموال التي استثمروها في الشركة.
أصحاب المصلحة الخارجيين
الأفراد من خارج المنظمة الذين سيؤثر المشروع بشكل مباشر أو غير مباشر على أصحاب المصلحة الخارجيين. فهم يتأثرون بعمل المنظمة، لكن المنظمة نفسها لا توظفهم. يمكن أن يندرج الموردون والعملاء والدائنون والعملاء والوسطاء والمنافسون والمجتمع والحكومة وغيرهم ضمن هذه الفئة. على سبيل المثال، العملاء هم أصحاب المصلحة الذين يريدون التأكد من أن المشروع لا يؤثر سلبًا على صحتهم وسلامتهم ونموهم الاقتصادي. يمكن للشركات والمؤسسات المحلية أن تؤثر بشكل كبير على عدد الوظائف التي يتم إنشاؤها، ومقدار الأموال التي يتم إنفاقها، وجوانب أخرى من الاقتصاد بمجرد موقعها أو مشاركتها في المشاريع المحلية. وبالمثل، فإن البائعين والموردين هم أصحاب المصلحة الذين يرتبط دخلهم بالمشروع لأنهم هم الذين يقدمون السلع والخدمات للشركة المسؤولة عن المشروع. إذا نجحت المبادرة، فسيؤدي ذلك إلى زيادة الأعمال التجارية.
أصحاب المصلحة المباشرين أو غير المباشرين
أي فرد أو منظمة لديها القدرة على التأثير على القرارات التي سيتبعها فريق المشروع. يشارك أصحاب المصلحة المباشرون في الأنشطة التي يقوم بها الفريق ولديهم القدرة على التأثير على الاتجاه العام للمشروع. يعد الموظفون ومديروهم ومالكو المنتج أمثلة على أصحاب المصلحة المباشرين.
أصحاب المصلحة غير المباشرين
يُطلق على الأفراد أو المنظمات الذين يهتمون بنتائج المشروع أكثر من اهتمامهم بكيفية تنفيذه اسم أصحاب المصلحة غير المباشرين. وهؤلاء يشملون كلاً من عملائك ومورديك. حتى لو لم يكونوا مشاركين في أنشطتك، إلا أن لديهم مصلحة خاصة في إنجازاتك (أو فشلك).
أصحاب المصلحة الرئيسيين والثانويين.
أصحاب المصلحة الرئيسيون هم الأفراد أو المجموعات الذين سيتأثرون بشكل كبير بمشروعك إيجاباً أو سلباً. ويشمل ذلك جميع موظفيك وعملائك ومديريك ومورديك وشركاء العمل الآخرين.
أصحاب المصلحة الثانويين
أصحاب المصلحة الثانويين هم الأشخاص والمنظمات غير المتأثرين مباشرةً بمبادرتك. ومن الصعب تحديدهم أكثر صعوبة من أصحاب المصلحة المهمين. عند التخطيط، لا تقوم فرق المشروع عادةً بتضمين أصحاب المصلحة الثانويين لأنهم غالبًا لا يؤثرون على تنفيذ المشروع وعملياته حتى يصبحوا مشاركين بنشاط ويجاهروا بآرائهم. وعندما يحدث ذلك، يمكن أن يكون تأثيرهم هائلاً. وتعد الحكومات والنقابات العمالية ومنظمات المناصرة أمثلة على أصحاب المصلحة الثانويين.
في هذه المرحلة، تكون الأدوار المختلفة التي يلعبها أصحاب المصلحة في نجاح المشروع ضرورية أيضًا. يتألف أصحاب المصلحة في المنظمة من كل شخص داخل المنظمة ملزم بتقديم الخدمات المطلوبة له. ونتيجة لذلك، لا يمكن للمؤسسة أن تعمل بدون أصحاب المصلحة فيها. سيتمكن القائمون على خدمات تكنولوجيا المعلومات من تحديد أدوار ومسؤوليات المنظمات الداعمة والعمليات وإدارة الواجهات بين الأدوار والوظائف إذا فهموا الأطراف العديدة المهتمة بخدمات تكنولوجيا المعلومات.
علاوة على ذلك، يعد تحديد الأولويات أحد أهم مكونات إدارة المشروع. إدارة أصحاب المصلحة ليست استثناءً.
كما يمكن لمدير المشروع توفير علامات مختلفة لتحديد أولويات كل صاحب مصلحة بناءً على تأثيره وأهميته بالنسبة للمشروع. يمكن أن تساعد هذه البيانات المدير في تحديد من يجب إعطاؤه الأولوية وتحليل طلبات التغيير التي تؤثر على نطاق المشروع وجدوله الزمني وموارده. يجب أن يقوم المدير بجمع معلومات عن الأشخاص المهمين والمنظمات التي تم تحديدها وأولوياتهم وتوقعاتهم وكيف سيؤثر المشروع على تلك المجالات. يجب مناقشة المخاوف والمخاوف.
الوظائف الرئيسية التي يقوم بها أصحاب المصلحة:
وضع الخدمة موضع التنفيذ: تتمثل إحدى مسؤوليات إدارة محفظة الخدمات في إشراك أصحاب المصلحة المعنيين في تحديد الخدمة وتقييمها.
وضع الخدمة موضع التنفيذ: إن إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم على وضع الخدمة موضع التنفيذ هو عنصر حاسم في المشروع يجب أن يتم تنفيذه طوال فترة تشغيل الخدمة. من خلال تنفيذ هذه الخطوات، سيتم إشراك أصحاب المصلحة في تطوير الخدمة.
مراقبة الخدمات وإدارة النظام: ستؤثر الأنشطة بشكل مباشر على الأطراف المعنية. وللحصول على أفضل النتائج من المشروع، من الضروري فهم اهتمامات أصحاب المصلحة وكيفية استخدامهم للخدمات. من خلال المراقبة، يمكننا ضمان حصول كل من إدارة مستوى الخدمة وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات والعميل على بيانات سريعة.
أخيرًا، يجب إدراك أن التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية. يجب أن يكون مدير المشروع على دراية بطريقة التواصل وأفضل وقت للتواصل (في حالة وجود فريق افتراضي) مع كل من أصحاب المصلحة الذين تم تحديدهم. قد يتم تقليل صعوبات التواصل بشكل كبير إذا تمت معالجة شكل التقرير بدقة. ونتيجة لذلك، يحتاج مدير المشروع إلى أن يكون على دراية بالتنسيق الذي يطلبه أصحاب المصلحة لقراءة التقارير المرحلية وتقارير حالة المهام وتقارير الاتجاهات وغيرها من التقارير المماثلة. يمكن أن يساعد استخدام طرق إعداد التقارير هذه في تقليل عدد الخلافات التي تنشأ.
الخلاصة :
يعتبر الأشخاص المتأثرون بالمشروع أو المهتمون به من أصحاب المصلحة. وقد يكونون داخليين أو خارجيين؛ وقد يكون لهم تأثير مباشر أو غير مباشر؛ وقد يكونون أساسيين أو ثانويين؛ وهكذا. ويحتاج مدير المشروع إلى إدارة أصحاب المصلحة هؤلاء بفعالية وتلبية توقعاتهم للمشروع قبل أن يتمكن من تنفيذه بنجاح. إذا فشل مدير المشروع في القيام بذلك، فقد تتعرض سلامة مشروعه للخطر. يجب تقييم توقعات أصحاب المصلحة في المشروع بانتظام من قبل مدير المشروع لضمان تلبية متطلبات المشروع. في هذه الأثناء، يكون المدير مسؤولاً عن إدارة توقعات أصحاب المصلحة مع تتبع تواريخ مراحلهم الرئيسية، وتخطيط الجودة، وميزانية التكلفة، وخطوط الأساس للأداء. إذا كان مدير المشروع قادرًا على التعامل مع كل ذلك، فإن المشروع الذي يعمل عليه سيكون مثاليًا. إذا تمكنوا من إدارة توقعات أصحاب المصلحة بفعالية، فسيوفرون الوقت والمال على حد سواء. SPOTO للحصول على تدريب شامل في إدارة المشاريع، مما يضمن لك أن تكون مجهزًا للتعامل مع توقعات أصحاب المصلحة بفعالية وتحسين نجاح المشروع
فهم أنواع أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع
About the Author
