استكشاف إدارة التغيير وخطواته الأساسية

إن جميع المؤسسات اليوم تقريبًا في حالة مستمرة من الاستجابة للاقتصادات العالمية والمحلية، وبيئة الأعمال الخارجية سريعة التطور، والتقدم التكنولوجي المتزايد. وهذا يعني أن – أنظمة وعمليات واستراتيجيات مكان العمل يجب أن تتغير وتتطور دائمًا لضمان بقاء الأعمال قادرة على المنافسة وملائمة.
لا يمكن إنكار أن التغيير أمر حتمي في أي مجال من مجالات الأعمال. إذا فشل العمل التجاري في التحرك مع الوقت ولم يسعى دائمًا إلى النمو والتحسين، سيبدأ العمل التجاري في الركود وأحيانًا سيبدأ في الاندثار. ومع ذلك، يجب أن يكون معلومًا أيضًا أن من الطبيعة البشرية مقاومة التغييرات التنظيمية، وفكرة جعل الأشخاص يؤدون مهام جديدة قد تؤدي إلى إحداث فوضى داخل الشركة. وهنا يأتي دور عملية إدارة التغيير، والتي ستساعدك في تنفيذ التغييرات التي تريدها في عملك بنجاح وسلاسة.
ما هي إدارة التغيير؟
إدارة التغيير هي نوع من العمليات التي يمكن تعريفها على أنها الأساليب والطرق التي تقوم الشركة من خلالها بتنفيذ ووصف التغيير في كل من إجراءاتها الخارجية والداخلية. وتشمل هذه الإجراءات دعم الموظفين وإعدادهم للتغيير، ومراقبة إجراءات ما قبل التغيير وما بعد التغيير لضمان نجاح تنفيذه، وتحديد الخطوات الأساسية للتغيير.
لا ينبغي أن يكون من المفاجئ معرفة أن التغييرات الكبيرة في المؤسسة يمكن أن تكون صعبة حقًا في التعامل معها. تتطلب مثل هذه التغييرات تعاونًا مناسبًا وقد تشمل أيضًا كيانات مستقلة داخل المؤسسات. ومع ذلك، عندما تضع نهجًا منظمًا لتنفيذ التغيير، يمكن أن يحدث انتقال سلس دون أي اضطرابات كبيرة.
بشكل عام، تفشل معظم التغييرات بسبب أخطاء أو أسباب بشرية. وهذا هو السبب في أن التواصل الفعال هو أحد العوامل الرئيسية لتنفيذ أسلوب إدارة التغيير السليم. يجب على جميع الأفراد المشاركين في العملية فهم الخطوات المختلفة والإشراف على النتائج بعد التغيير.
مستويات إدارة التغيير
إدارة التغيير الفردي
تساعد على إدارة التغيير لدى الفرد حتى يتمكن من النمو في حياته مع تحقيق الأهداف المحددة.
إدارة تغيير المشروع
الخطط والاستراتيجيات المطلوبة لضمان تحقيق مشروع معين للنتيجة المرجوة منه.
إدارة التغيير التنظيمي
هي العملية التي تقوم من خلالها المؤسسات بإجراء تحولات مثل إدخال أساليب تنظيمية جديدة، أو تغيير التسلسل الهرمي التنظيمي، أو حتى عند دمج برنامج نظام جديد.
لماذا تعتبر إدارة التغيير ضرورية؟
إن وضع خطة مناسبة لإدارة التغيير يمكن أن يضمن الانتقال السلس للتغيير التنظيمي. ولكن، لا جدوى من فرض التغييرات التنظيمية إذا لم تكن هناك خطط محكمة بشأن عملية المراقبة والتنفيذ والإبلاغ عن نجاح التغيير. ونتيجة لذلك، لا بد أن يحدث الفشل.
وبالتالي، وبغض النظر عن نوع التغيير الذي تخطط لإحداثه، فإن عملية إدارة التغيير ستوفر لك تحكمًا أكبر في الرحلة بأكملها – من البداية إلى النهاية.
في موضوع اليوم، سنناقش إجراءات إدارة التغيير المؤسسي.
ما هي خطوات عملية إدارة التغيير؟
فيما يلي الخطوات الحاسمة في إجراءات إدارة التغيير:
1. تحديد مجالات التحسين
نظرًا لأن معظم التغييرات تحدث لتحسين منتج أو عملية أو نتيجة معينة، فمن الأهمية بمكان التركيز أولاً وتحديد الهدف أو الهدف. تتضمن هذه العملية أيضًا تحديد الأفراد والموارد اللازمة لتسهيل العملية برمتها.
عندما تعرف هدفك، سيساعدك ذلك على إنشاء أساس ثابت لسهولة ووضوح العملية وتنفيذها بنجاح.
2. تقديم خطة تغيير الأعمال المناسبة أو تقرير مناسب لأصحاب المصلحة
في المؤسسة، هناك طبقات متعددة من أصحاب المصلحة. وتشمل هذه الطبقات الإدارة العليا التي تساعد في تمويل وتوجيه العملية برمتها. نظرًا لأن كل صاحب مصلحة يميل إلى أن يكون لديه تجارب وتوقعات مختلفة، يجب أن يكون الإجماع العام لصالح التغيير. هذا لأنه إذا لم يكن أصحاب المصلحة مقتنعين بالتغيير، فسيكون من الصعب تنفيذ العملية برمتها. وبالتالي، فإن هذه الخطوة ضرورية.
3. مرحلة التخطيط
في هذه الخطوة، يجب عليك إنشاء خارطة طريق كاملة تساعد في تحديد نقطة البداية والمسار الذي يجب اتباعه والوجهة النهائية. علاوة على ذلك، يجب أيضًا تضمين تقدير التكاليف والموارد.
يتضمن أحد الجوانب الحاسمة لمرحلة التخطيط إنشاء إجراء متعدد الخطوات بدلاً من الاعتماد على التغييرات غير المخطط لها والمفاجئة. وبالتالي، من الضروري تحديد الحوافز، والأهداف (التي يمكن قياسها)، والقياسات التي سيتم استخدامها، والتحليل.
4. توفير الموارد واستخدام البيانات للتقييم الصحيح
عندما يتعلق الأمر بمرحلة التخطيط، فإن التمويل وتحديد الموارد هما بعض الجوانب الحاسمة التي يجب مراعاتها. يمكن أن تشمل هذه العناصر الحصول على المعدات، وإنشاء البنية التحتية المناسبة، وتنظيم أنظمة البرمجيات. علاوة على ذلك، ستكون هناك حاجة أيضًا إلى أدوات إضافية لإعادة التدريب وإعادة التعليم وإعادة النظر في الممارسات والأولويات.
إذا كان وضوح الإبلاغ عن العمليات شفافًا، فإنه يساعد في تعزيز توزيع الحوافز في الوقت المناسب وبشكل سليم، ويعزز التواصل، ويساعد في قياس الإنجازات والإنجازات.
5. التواصل السليم
التواصل هو الكلمة الرئيسية التي تميل إلى العمل في جميع مراحل ممارسة إدارة التغيير. التخطيط، والتحديد، والتنفيذ، والإعداد – كلها تعتمد على التواصل الجيد. من خلال توفير خطوط اتصال مفتوحة ونظيفة للتواصل طوال الرحلة بأكملها، يمكن تنفيذ عملية إدارة التغيير بنجاح.
راجع أيضًا:نصائح لإدارة التغيير الناجحة
يتم تعريف “التواصل” في هذا المنهج بالتواصل ثنائي الاتجاه إلى جانب تعزيز الشفافية. في نهاية المطاف، ستساعد سبل التواصل هذه في الإشادة بالأشياء التي تعمل والتنفيس عن الإحباط فيما يتعلق بالجوانب التي لا تعمل كما هو متوقع. وبالتالي، يمكن إجراء تغييرات على العناصر التي لا تعمل بسلاسة.
6. إدارة ومراقبة العقبات
إحدى نتائج إدارة التغيير هي مقاومة التغيير، والتي يمكن أن تهدد بسهولة نجاح المشروع بأكمله. الخوف من المجهول هو ما يخلق المقاومة. تنشأ المقاومة أيضًا بسبب المخاطر المختلفة المرتبطة بالتغيير، مثل مخاطر الاستثمار والمخاطر المالية وما إلى ذلك.
ومع ذلك، فإن توقع المخاطر وتخفيفها باستخدام الأدوات والقيادة المناسبة سيساعد في خلق عملية تغيير سلسة. يجب ألا تتجنب التعامل مع مثل هذه العقبات، على افتراض أنها ستعتني بنفسها. بدلاً من ذلك، عليك أن تكون استباقيًا في منهجيتك. استمع إلى الملاحظات التي تتلقاها ثم اتخذ قرارات مستنيرة من أجل مصلحة المؤسسة. حاول دائمًا اختيار حلول جديدة وافعل كل ما بوسعك لإزالة العوائق.
7. الاحتفال بالإنجازات
أحد الجوانب الأساسية لأي مشروع هو الاعتراف بالتغييرات التنظيمية بنجاح. عندما يتم تنفيذ عملية إدارة التغيير، من الضروري معرفة مدى النجاح الذي حققه الأفراد والفريق في عملية إدارة التغيير. سيساعد هذا الاعتراف في اعتماد نهج مختلف إذا لم ينجح النهج السابق على النحو المنشود.
بالنسبة لأي شركة أو عمل تجاري، البيانات هي القوة. فكلما زادت البيانات لديك، كلما تمكنت من اتخاذ قرارات أفضل. لا تكتفي بتتبع الإنجازات فحسب، بل ابحث أيضًا عن الاتجاهات المثيرة للاهتمام التي تحدث بين الإنجازات. سيساعد مثل هذا الإجراء في دفع الجميع في الاتجاه الصحيح.
8. التحسين المستمر
قد يكون من الصعب تنفيذ التغيير، ولكن يجب أن تعرف أيضًا أنه إجراء مستمر. يجب تعديل الاستراتيجيات طوال المشروع بأكمله لتتناسب مع النتائج. لهذا السبب قد تكون هناك حاجة إلى المراجعة والمراجعة المناسبة لإجراء إدارة التغيير إذا كانت بعض جوانب التغيير لا تعمل بسلاسة كما ينبغي. علاوة على ذلك، فإن التحليل السليم للمشاكل سيساعد على تحسين المسار الحالي لمسار أفضل بكثير. ضع في اعتبارك دائمًا أنه لا توجد خطة واحدة تناسب الجميع ولا توجد مشكلة في قبول أن خطة إدارة التغيير السابقة تحتاج إلى بعض التعديل. ففي النهاية، يمكن أن يساعدك هذا التعديل في التنفيذ الناجح.
وبالتالي، يجب اتباع مبادئ التحسين المستمر. يمكن أن تكون بعض التحسينات سهلة وصغيرة التنفيذ، ولكن من ناحية أخرى، يمكن أن يكون للتحسينات الأخرى تأثير أكبر على الشركة. بغض النظر عن النتيجة، يجب تطبيق المبادئ الأساسية دائمًا.
ما هي فوائد إدارة التغيير؟
باستخدام إدارة التغيير ستتمكن من تحقيق مجموعة الأهداف التالية مكافحة مقاومة التغيير بشكل صحيح وضع أهداف مثالية للتغييرات وبالتالي مراقبة التقدم المحرز إنشاء تقنيات لتنفيذ التغيير التنظيمي بكفاءة تحقيق التوازن وكذلك معالجة مختلف عناصر التغيير مثل العمليات والأشخاص والتكنولوجيا وما إلى ذلك.
تعرّف على المزيد حول:فوائد إدارة التغيير
الخلاصة:
على مدى العقدين الماضيين، ازدادت الوتيرة الإجمالية للتكنولوجيا الجديدة والتغيير بشكل كبير، وهو ما يمكن إظهاره من خلال قانون مور. وحتى كتابة هذا الدليل، فإن جميع الشركات التي تبلغ قيمتها السوقية تريليون دولار في جميع أنحاء العالم يقل عمرها عن 60 عامًا. وبالتالي، يمكن ملاحظة أن اتجاه الشركات القيّمة التي تمتد لعدة أجيال أو قرون قد انتهى. وبالتالي، تواجه الشركات في الوقت الحاضر ضغوطًا أكبر بكثير للتكيف باستمرار مع التغيير.
لذلك، إذا كنت صاحب عمل، يجب عليك إدارة توقعاتك وفقًا لذلك. إن عملية إدارة التغيير الجيدة ستساعد شركتك على الانتقال إلى أداء شيء مختلف وتعزيز شريان الحياة في مؤسستك. للحصول على تدريب شامل على إدارة التغيير، سجّل في الدورة التدريبية التي تقدمها سبوتو. زوّد نفسك بالمهارات اللازمة لاجتياز التحولات التنظيمية بفعالية وقيادة التغيير الإيجابي داخل شركتك.