أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو في المقام الأول بسبب قضايا النطاق. من الضروري أن تحتاج جميع المشاريع إلى خطة إدارة النطاق. في غياب خطة إدارة النطاق ، يميل أصحاب المصلحة في المشروع إلى افتراض أن المشروع لصالحهم و سيؤدي هذا إلى نتائج غير متوقعة ، والهدف الرئيسي لمدير المشروع هو التأكد من أن المشروع يعمل بسلاسة ، وللقيام بذلك ، يجب عليه / عليها إنشاء وتحديد نطاق المشروع بشكل جيد
تعريف خطة إدارة النطاق
خطة إدارة النطاق هي مجموعة العمليات المستخدمة للتأكد من أن المشروع يتضمن جميع المهام المطلوبة لإكمال المشروع مع استبعاد جميع الأعمال / المهام خارج النطاق. والغرض الأساسي من خطة إدارة النطاق هو تحديد كيف سيتم شرح نطاق المشروع وتطويره / هيكلته والتحقق منه.
العمليات المطلوبة لإنشاء “خطة إدارة النطاق” هي كما يلي:
مدخلات خطة إدارة النطاق
ميثاق المشروع يتم استخدام ميثاق المشروع الذي يحدد بيان الأهداف في المشروع ، مثل تحديد أهداف المشروع والأدوار والمسؤوليات وتحديد أصحاب المصلحة لتوفير إطار عمل المشروع المطلوب لتخطيط عملية إدارة النطاق. يوفر ميثاق المشروع وصفًا عالي المستوى للمشروع وخصائص المنتج من بيان عمل المشروع.
خطة إدارة المشروع تُستخدم الخطط الفرعية المدرجة ضمن خطة إدارة المشروع لإنشاء خطة إدارة النطاق وستؤثر على النهج المتبع لتخطيط وإدارة نطاق المشروع. تعمل خطة إدارة المشروع كخط أساس يصف أهمية إنشاء خطة إدارة النطاق لمشروع ما دون دمج المبادئ التوجيهية والأساليب المفيدة لتحقيق مخرجات المشروع ، فإن المشروع سوف يتعثر في طريق مسدود. خطة إدارة الجودة يمكن أن تتأثر إدارة المشروع ونطاق المنتج بشكل أساسي بكيفية تنفيذ سياسة الجودة والمنهجيات والمعايير الخاصة بالمنظمة في المشروع. وصف دورة حياة المشروع إن دورة حياة المشروع ليست سوى العملية التي تصف المراحل أو المراحل التي مر بها المشروع بدءًا من مرحلة البدء إلى مرحلة إغلاق المشروع. نهج التنمية يعرّف نهج التطوير ويحدد ما إذا كان مدير المشروع سيطبق نهج التطوير المتدرج أو التكراري أو التكيفي أو الرشيق أو الهجين أم لا.
العوامل البيئية للمؤسسة تعتبر العوامل البيئية للمؤسسة مدخلات في معظم عمليات التخطيط ، وفي ظل الإطار البيئي البيئي ، يمكن تعزيز خيارات إدارة المشروع أو تقييدها مما يؤدي إلى نتيجة إيجابية أو عكسية. ثقافة المنظمة في كثير من الأحيان يمكن الحكم على نتيجة المشروع بناءً على ثقافة المنظمة. إذا كانت المنظمة تعمل في ظل ثقافة عمل منتجة ، فإن المشروع لديه فرص كبيرة لتحقيق الهدف المنشود من خلال تنفيذ إدارة نطاق واضحة. على العكس من ذلك ، إذا كانت هناك ثقافة عمل مختلطة أو غير فعالة ، فإن فرص نجاح المشروع تكون ضئيلة بغض النظر عن خطة إدارة النطاق المناسبة. بنية تحتية تلعب البنية التحتية دورًا أساسيًا في تحديد نجاح تنفيذ خطة إدارة النطاق للمشروع. والسبب هو أن المرافق الحالية والمعدات المستخدمة في المؤسسة يجب أن تكون ذات معايير عالية لتلبية التوقعات المحددة في خطة إدارة المشروع من خلال أصحاب المصلحة: إذا تحرك مدير المشروع إلى الأمام مع بنية تحتية غير كافية ، فقد يؤدي ذلك إلى إنتاج مخرجات دون المعايير المطلوبة. إدارة شؤون الموظفين استنادًا إلى السياسات والمبادئ التوجيهية الإدارية الموجودة في المؤسسة ، يمكن لمدير المشروع تحديد أداء خطة إدارة النطاق. على سبيل المثال ، عندما يكون لدى الشركة سياسات توظيف واستبقاء مناسبة للاحتفاظ بالموظفين المؤهلين جيدًا والمدربين ، والذين لديهم خبرة عند تنفيذ المشروع ومراقبته وإغلاقه ، لا بد من إدراك أهمية خطة إدارة النطاق والاستفادة منها بأعلى قدراتها. وبالمثل ، إذا كان لديها موظفين ، أو عديمي الخبرة أو غير مدربين جيدًا ، فسيؤدي ذلك إلى خسائر جسيمة على أداء المشروع. شروط السوق يعتبر مفهوم ظروف السوق أيضًا جانبًا حيويًا يحدد خطة إدارة النطاق ، حيث يتيح لمدير المشروع معرفة منافسيه في السوق ، ومعدل نمو السوق ، وكذلك شدة القدرة التنافسية الموجودة في السوق الحالية. فقط عندما يتم أخذ كل هذه الأمور في الاعتبار ، هل يمكن لمدير المشروع تحديد وتنفيذ خطة إدارة نطاق فعالة.
أصول العملية التنظيمية يتم تصنيف أصول العمليات التنظيمية إلى نوعين ، وهما ؛ العمليات والإجراءات السمات الأساسية للعمليات والإجراءات هي - البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. يرث المشروع الناجح دائمًا هذه الإجراءات والعمليات ، لأنها ضرورية لتتبع جميع الإجراءات التي تتم خلال دورة حياة المشروع وبالتالي ، يجب على مدير المشروع أثناء تنفيذ خطة إدارة النطاق مراعاة هذه الجوانب الهامة. قاعدة المعرفة المؤسسية تتضمن قاعدة المعرفة المؤسسية معلومات تستند إلى الميزات التالية لتحديد وصياغة خطة إدارة النطاق. قواعد معرفة إدارة التكوين - يوفر معلومات حول معايير المنظمة وسياساتها وإجراءاتها ووثائق المشروع. قواعد البيانات المالية - توفر معلومات عن الميزانيات المخصصة وتجاوزات التكلفة والتكاليف المتكبدة وساعات العمل. المعلومات التاريخية والدروس المستفادة قواعد المعرفة - يوفر معلومات عن سجلات ووثائق المشروع ، ومعلومات إغلاق المشروع ، كما سيعرض عملية اختيار المشروع وأداء المشروع الذي شوهد خلال المشاريع السابقة. قواعد بيانات إدارة المشكلات والعيوب - توفير معلومات حول المشكلات والعيوب التي حدثت أثناء تنفيذ المشروع السابق وكذلك مشاركة نتائج الإجراءات المتخذة لمعالجة هذه المشكلات. قواعد بيانات قياس العملية - توفير معلومات عن الأساليب والأدوات المستخدمة لقياس أداء المشروع السابق لمقارنتها بالمشروع المنفذ لتقييم أدائها. ملفات المشروع من المشاريع السابقة - جمع البيانات القيمة لملفات المشروع السابقة - من النطاق والتكلفة والوقت وخطوط الأساس للأداء التي تم فرضها للمشروع السابق. ستسمح جميع المعلومات المقدمة أعلاه لمدير المشروع بإنشاء خطة إدارة نطاق فعالة.
أدوات وتقنيات خطة إدارة النطاق
حكم خبير للتأكد من أن مدير المشروع يضع خطة فعالة لإدارة النطاق ، يجب عليه / عليها جمع المدخلات من الخبراء المعنيين وأصحاب المصلحة فيما يتعلق بالرؤى القيمة التي يرغبون في أن ينفذها مدير المشروع في الخطة. ستوفر هذه العملية تفاصيل دقيقة حول كيفية التعامل مع العقبات والقضايا في حالة ظهورها ، حيث يقوم أيضًا بجمع التفاصيل من المهنيين الذين تم تدريبهم على تطوير خطط إدارة النطاق. تحليل البيانات تتضمن تقنية تحليل البيانات التي يمكن استخدامها لخطة إدارة النطاق - طرقًا مختلفة لجمع متطلبات المشروع ، ووضع نطاق المشروع والمنتج ، وإنشاء المنتج ، والتحقق من نطاق المشروع ، وأخيراً التحكم في نطاق المشروع. الاجتماعات الاجتماع الذي يضم حاضرين مثل مديري المشروع وراعي المشروع وأعضاء فريق المشروع المختارين وأصحاب المصلحة المختارين سيناقشون الجوانب المطلوبة لتحديد خطة إدارة النطاق.
مخرجات خطة إدارة النطاق
خطة إدارة النطاق تعد خطة إدارة النطاق أحد مكونات خطة إدارة المشروع أو البرنامج التي تصف كيفية تحديد النطاق وتطويره ومراقبته والتحكم فيه والتحقق منه. تعد خطة إدارة النطاق مدخلاً هامًا في عملية تطوير خطة إدارة المشروع والأخرى عمليات إدارة النطاق. تعد خطة إدارة النطاق أحد المدخلات الرئيسية في عملية تطوير إدارة المشروع ، حيث إنها مكون من مكونات خطة إدارة المشروع التي تصف كيفية تحديد النطاق وتطويره ومراقبته والتحكم فيه والتحقق منه. تشمل مكونات خطة إدارة النطاق ما يلي: عملية إعداد بيان تفصيلي لنطاق المشروع العملية التي تسمح بإنشاء WBS من بيان نطاق المشروع التفصيلي العملية التي تحدد كيفية الحفاظ على WBS والموافقة عليها العملية التي توضح كيفية الحصول على القبول الرسمي لمخرجات المشروع المكتملة سيتم توثيق عملية التحكم في طلبات التغييرات على بيان نطاق المشروع التفصيلي. بناءً على احتياجات المشروع ، يمكن أن تكون خطة إدارة النطاق مؤطرة على نطاق واسع أو مفصلة للغاية أو يمكن أن تكون إما رسمية أو غير رسمية. خطة إدارة المتطلبات عملية توضح كيفية تحليل متطلبات المشروع وتوثيقها وإدارتها ، ويختار بحق العلاقة الأكثر فعالية للمشروع ويوثق النهج في خطة إدارة المتطلبات. تركز المكونات الرئيسية لخطة إدارة المتطلبات على: كيف يتم تخطيط الأنشطة المطلوبة وتعقبها والإبلاغ عنها. كيف سيتم بدء التغييرات على المنتج. الإجراءات المطلوبة لتحليل التأثيرات ، والطرق المستخدمة لتتبع والإبلاغ عن القضايا. الحصول على تفاصيل مستويات التفويض المطلوبة للموافقة على التغييرات التي تم إجراؤها. الشروط المطلوبة لترتيب العمليات المنفذة. التركيز على سبب وكيفية استخدام مقاييس المنتج. بنية التتبع لتعكس سمات المتطلبات التي سيتم التقاطها في مصفوفة التتبع.
تعد خطة إدارة النطاق أداة إدارة ممتازة تُستخدم للتعامل الفعال مع الخطوط الأساسية والأنشطة الأساسية للمشروع والتكيف معها لضمان توافقها مع المبادئ التوجيهية المتفق عليها لتحقيق الأهداف المطلوبة.
