تبسيط المشاريع من خلال قائمة مراجعة مشتريات المشاريع الخاصة بنا

تُعد الإدارة الفعالة لمشتريات المشاريع أمرًا ضروريًا للمؤسسات التي تسعى للحصول على السلع والخدمات بفعالية، مما يضمن نجاح المشروع. يستكشف هذا الدليل الشامل تعقيدات مشتريات المشاريع، بدءاً من صياغة استراتيجيات الشراء وحتى إبرام العقود. يمكن للمؤسسات التعامل مع تعقيدات التماس العطاءات وتقييم العروض وإدارة العقود من خلال اتباع قائمة مراجعة منظمة للمشتريات. ومن خلال التخطيط والتنفيذ الدقيقين، يمكن الحد من المخاطر وتحسين العلاقات مع الموردين وتحقيق أهداف المشروع بسلاسة. انضم إلينا بينما نتعمق في الخطوات الأساسية لإدارة مشتريات المشاريع، ونقدم رؤى حول أفضل الممارسات والاستراتيجيات لتحقيق النجاح
تشمل دورة القائمة المرجعية لمشتريات المشروع جميع عمليات الشراء بدءًا من القرار الأول للحصول على المواد أو الخدمات وحتى دفع الفواتير وإغلاق العقد.
1. وضع استراتيجية الشراء
يقوم موظفو المشتريات بوضع خطة تغطي المكونات التالية كلما تم اتخاذ قرار شراء أو الاستعانة بمصادر خارجية لشراء السلع أو الخدمات طلبات تقديم العروض وطلبات تقديم العروض (طلبات تقديم العروض) تطوير وتحليل طلبات تقديم العروض وطلبات تقديم العروض وتقييم الشراكة توقيع الشروط التعاقدية ومنح العقد للأطراف المعنية إدارة الجودة والأداء في الوقت المناسب تتبع التغييرات في العقد إكمال العقد
استناداً إلى مدى تطور البرنامج، قد تستغرق هذه الإجراءات وقتاً طويلاً لإتمامها. كما يتم تضمين المراحل التالية في الجدول الزمني المخطط للبرنامج: سيتم تسليم المواد والآلات في الوقت المحدد، وسيتم الانتهاء من العمل المقرر في الأيام المحددة في خطة المشروع. ستحتاج أنشطة المشتريات التي تطيل أمد البرنامج أو تضعه على مسار غير مستقر إلى تركيز إضافي.
2. اختيار استراتيجية التعاقد
في معظم الحالات، يكون الخبراء الفنيون هم الذين يقدمون بيان العمل الذي سيتم تفويضه. يتم تناول الأسئلة ذات الصلة من خلال البيانات التي يجمعها الفريق التنفيذي للبرنامج: عليك أن تأخذ بعين الاعتبار ما إذا كنت تتعامل مع سوق أو شيء فريد من نوعه. هل يجب إنشاء بائع أو موزع أو رابط تعاون؟ استخدم طلب عرض الأسعار أو طلب تقديم العروض أو الاتصال الشخصي للاتصال بموزع أو مقاول أو شريك محتمل. من المهم تحديد حدود العمل. من المهم معرفة ما هي المخاطر ومن المسؤول عنها. ما مدى انجراف عملية شراء الخدمات أو السلع على المسار الرئيسي للجدول الزمني الأساسي، وما مدى تأثير ذلك على خط الأساس للجدول الزمني؟ ما مدى أهمية حساب السعر مقدمًا؟
تستخدم مجموعة المشتريات الإجابات على هذه الأسئلة لمعرفة كيفية الحصول على الأصول، والأسئلة الأخرى لتحديد نوع الصفقة الأكثر فائدة.
عند اتخاذ قرار بشأن آلية الشراء، فإن فهم من سيتحمل أكبر قدر من المسؤولية أمر بالغ الأهمية. ويحدد الطاقم مستوى حزمة العمل لتخفيف المخاطر ونقل تلك المخاوف إلى المطور. وغالبًا ما تكون إدارة تقلبات الخطة هدف مدير المشروع لأنه يتمتع بخبرة أو قيادة أكبر في العملية المفوضة.
3. طلب العطاءات
استدراج العروض هو عملية طلب العروض من الأطراف المهتمة وتزويدهم بالتفاصيل اللازمة. الأنواع الشائعة من طلبات تقديم العروض هي طلبات تقديم العروض وطلبات تقديم العروض. واستناداً إلى الظروف، تسعى القيادة العليا إلى التعاون وبناء التعاون بطرق متنوعة.
4. مقدمو العروض المؤهلون
الأطراف المهتمة هم أولئك القادرون على توريد السلع أو أداء الخدمات اللازمة للإنجاز. وغالبًا ما تتوفر قائمة مرجعية للبائعين الذين لديهم سجل حافل في توريد السلع بما يرضي الشركة الأم لاستخدامها في المشاريع الأبسط. يقوم فريق المشروع بإعداد قائمة بالبائعين المحتملين والموافقة عليهم لتقديم عروض للمهام الموكلة إليهم في المبادرات التي لا توجد قوائم بائعين حالية. يوضع مقدمو العروض الذين يستوفون المتطلبات في قائمة ويتم إبلاغهم بموعد طرح العقد للمناقصة.
يعتمد تأهيل البائعين على مدى كفاءتهم للقيام بالمهمة بطريقة تلبي أهداف المشروع وتظهر الأمان الاقتصادي. يعد تحقيق معايير الإتقان والالتزام بالجدول الزمني للمهمة عنصرين مهمين لإنجاز العمل. خلال أوقات المساعي التجارية المرتفعة، يجد العديد من موردي الخدمات أنفسهم مثقلين بالأعباء ويضطرون إلى توسيع قدراتهم.
من الواضح أن المتقدمين للإدراج في قوائم العروض يجب أن يكونوا سليمين من الناحية المالية. يجب الحصول على التفاصيل التالية عن مقدمي العروض: تقييمات الصحة المالية التي تحمل العلامة التجارية D&B ودرجات الملف الائتماني المتوقعة التي وضعتها D&B بعض أشكال الإيداعات المفتوحة مثل الدعاوى القضائية والامتيازات والأحكام وملفات UCC (القانون التجاري العالمي)، وهي بيانات تقارير خارجية رسمية تستند إلى القانون التجاري الموحد. مستندات البنك وخلفية الشركة
5. طلب تقديم العروض
أهم اعتبار في طلب تقديم العروض هو السعر. يتم تحديد المنتجات أو الأنشطة بشكل جيد ويمكن الحصول عليها من مختلف مقدمي الخدمات. ومن المرجح أن يتم منح الصفقة لمقدم الطلب الأقل سعراً والذي يمكنه تلبية متطلبات البرنامج من حيث الكفاءة والجدول الزمني.
6. طلب تقديم العروض (RFP)
يدرس طلب تقديم العروض التكلفة، ولكنه يأخذ في الاعتبار أيضًا أداء العمل والقيود الزمنية. قد يتكبد مقدم الطلب تكاليف كبيرة أثناء الاستجابة لطلب تقديم العروض. وهذا يعني أنه يجب على طاقم العمل عدم إصدار طلب تقديم العروض لشركة غير مؤهلة للمشاركة في عملية تنافسية.
7. تقييم العطاءات
بالنسبة للأصناف والعمليات الأساسية، تميل العروض المقدمة لطلبات تقديم العروض إلى حد كبير لصالح السعر. وفي الغالبية العظمى من الحالات، تتم تسوية الاتفاقية على أساس أرخص تكلفة إجمالية. سيتم تضمين أي رسوم نقل أو لوجستيات ومطالبات الضمان والحلول المماثلة ذات القيمة المضافة في الميزانية النهائية للعمل.
إن عملية تقييم العروض الخاصة بطلب تقديم العروض معقدة للغاية. يتم النظر في كل من أسعار مقدم العرض والخبرة الفنية لمقدم العرض. يجب أن يضم فريق العمل أفرادًا قادرين على فهم الجوانب التحليلية لخيارات العروض المختلفة والقيمة التي يجلبها كل عرض للمؤسسة. من الشائع أن يقوم فريقان منفصلان بفحص وتصنيف الجوانب التنظيمية والأكاديمية للعطاء للمشاريع الأكثر تعقيدًا. وبمجرد حساب التقييمين، يمكن لمدير المشروع اختيار العرض الفائز.
8. العقود التي يتم منحها
تتم مناقشة كل عرض وبند اتفاقية مع أحد مسؤولي الشركة بعد اختيار العرض الأفضل من قبل مجموعة التطوير، وذلك بعد أن يتم اختيار العرض الأفضل من قبل مجموعة التطوير. ومن الممارسات الشائعة أن تتم مراجعة مقدمي الاتفاقيات والموافقة عليها قبل البدء في العمل، على سبيل المثال، اتفاقيات طباعة المستندات. يجب دراسة الأهداف، والعوائق المحتملة لبلوغ تلك الأهداف، والجدول الزمني للمشروع، والمواعيد النهائية المهمة، ونظم تسوية النزاعات وتحسين سير العمل بدقة في المشاريع الأكثر تعقيدًا.
9. إدارة العقود
يحدد نوع الاتفاقية مستوى الجهد والمعرفة اللازمين لإتمامها. ويكون الشخص المسؤول عن اتفاقيات البائعين مسؤولاً عن وضع المواصفات التفصيلية وتطبيقها. ومن خلال التحقق مما إذا كان مقدمو العطاءات الذين يقترحون العمل مؤهلين وقادرين على إنجازه في الموعد المحدد، يستطيع المشرف على اتفاقيات الموردين تقديم المساعدة والمشورة حسب الحاجة. يكون مدير علاقات التعاون مسؤولاً عن ضمان توافق أهداف وعمليات التعاون. هناك حاجة إلى مواهب ومقادير مختلفة من الالتزام لكل طريقة.
تعطي قيادة البرنامج الأولوية للعناصر التي يستغرق شراؤها مدة طويلة. وتشمل البنود التي تستغرق وقتًا طويلاً الآلات المصممة والمصممة خصيصًا لتناسب المؤسسة، وبرنامج لتدريب أحدث الموظفين، وما إلى ذلك. يستغرق تصنيع واستكمال مثل هذه الأشياء مدة تصل إلى عام أو أكثر. يجب على طاقم العمل تحديد هذه البنود مقدمًا في عملية الاستحواذ حتى يتمكنوا من البدء في أنشطة الشراء بأسرع وقت ممكن.
بعد توقيع الصفقة مباشرةً، يقوم طاقم المهمة بتقييم إنتاجية المقاول ومشاركته في الأداء العام للمبادرة. وغالبًا ما يقدم المقاولون سلعًا وخدمات عالية الجودة لتلبية متطلبات الأداء والالتزام بالجدول الزمني المحدد. سيفشل بعض المقاولين حتمًا في تلبية توقعات المشروع. في بعض الحالات، قد يستخدم مديرو المشاريع الاتفاقية لحثهم على تحسين إنتاجيتهم أو فرض غرامات عليهم لتحفيزهم. وسيعمل مديرو مشاريع آخرون مع المقاول لتطوير استراتيجيات مبتكرة لزيادة الأداء وتحقيق أهداف المشروع. تسمح إدارة العقود بكلتا الطريقتين للتعامل مع المقاولين ذوي الأداء غير الجيد، ويجب على فريق إدارة المشروع أن يقرر أي من الطريقتين لديه أفضل فرصة للنجاح في كل ظرف.
إن مراقبة فعالية المقاولين في المشروع لا تقل أهمية عن مراقبة إنتاجية طاقم العمل ككل.
10. التعجيل والخدمات اللوجستية
يجب توفير الآلات والمواد المشتراة للعملية وأرشفتها وتخزينها وربما تأمينها. ويشار إلى هذا القطاع من الخبرة باسم الخدمات اللوجستية. يمكن لطاقم العمل أو طلب تقديم العروض أو طلب تقديم العروض أن يكون مسؤولاً عن الإجراءات العملية. يدير موظفو المشتريات العملية الجمركية للعناصر المشتراة للعقود. في المؤسسات الأقصر، تقوم الشركة الأم عموماً بالوظيفة اللوجستية. وفي الشركات الأكبر حجماً، غالباً ما يتم تفويض هذه المسؤوليات إلى مقدمي الخدمات اللوجستية. أما الخبرة اللوجستية المكتسبة من المبادرات الأكبر حجماً والأكثر تعقيداً فيتم الاستعانة بها من قبل قسم المشتريات.
ومن الشائع أن يعتمد نشاط البرنامج على الحصول على أصول للمبادرة. ويؤثر توافر بعض الأصناف على الجدول الزمني للبرنامج، ويجب شراء بعض المواد بشكل أسرع من المتوقع. تحتوي عقود السلع الأساسية طويلة الأجل على جدول زمني للمشروع، ومن المتوقع أن يبرر المقاولون من الباطن كيف سيحافظون على البرنامج على المسار الصحيح.
راجع أيضًا:البرنامج مقابل المشروع
الخاتمة
من الممكن التحضير لتوريد العناصر الرئيسية في المشاريع الكبيرة والمعقدة بمجرد الحاجة إليها في البرنامج. بعد ذلك، يجتمع فريق المشتريات مع المقاول من الباطن لمناقشة أفضل الطرق لتسريع إنتاج وتوزيع الآلات والبضائع. عادةً ما تضع الاتفاقيات قيمة عالية على إنتاج وتوريد التكنولوجيا للوفاء بالموعد النهائي للبرنامج. ومن الممكن أن يبحث قسم العمليات في البرنامج عن طرق لتقليل مدة الرحلة أيضاً. تقدم SPOTO حلولاً مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات المشتريات المحددة للمشاريع الكبيرة والمعقدة، مما يسهل التعاون السلس بين أصحاب المصلحة ويزيد من نجاح المشروع إلى أقصى حد. مع SPOTO، يمكن للمؤسسات أن تتعامل بثقة مع تعقيدات إدارة المشتريات، مما يضمن تحقيق أهداف المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.