كشف الغموض: ما هو “زحف النطاق” في المشاريع؟

قد يكون الأمر محبطًا لمدير المشروع عندما يشهد انحسارًا مؤلمًا وبطيئًا في أداء مشروع كان سليمًا حتى الآن. يعرف معظم مديري المشاريع أن هذا يحدث للعديد من المشاريع السليمة بسبب وحش يسمى زحف النطاق. قبل فهم ماهية زحف النطاق في إدارة المشاريع، من الأفضل أن نفهم أنه شيء مخيف يمكن أن يحدث لأي مشروع. وفي المقابل، يمكن أن يؤدي ذلك إلى خفض مستوى الرضا، مما يجعل القيمة المتوقعة للمشروع غير قابلة للتحقيق. يشعر العديد من مديري المشاريع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة بالإحباط من زحف النطاق. لذا، فإنهم يحافظون على إحكام الأمور قدر الإمكان لتجنب زحف النطاق من الإضرار بمشاريعهم.
زحف النطاق – المعنى:
ما هو زحف النطاق؟ وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، من المهم فهم النطاق أولاً. بعد ذلك ، سيجد مدير المشروع المحتمل أنه من السهل فهم زحف النطاق في إدارة المشروع وآثاره.
النطاق:
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، فإن نطاق المشروع ليس سوى مدى ما سينتج عنه. كما يحدد النطاق أيضًا العمل المطلوب لإنتاجه. يُشار إلى الأول بنطاق المنتج، بينما يُطلق على الثاني نطاق المشروع. وبعبارة أخرى، فإن النطاق هو مجموع المنتجات والخدمات والنتائج التي يتم إنتاجها في المشروع. بشكل عام، يتم توثيقه بمساعدة بيان النطاق وهيكل تقسيم العمل أو WBS. ويمضي المشروع قدماً بمجرد موافقة الجهات الراعية للمشروع على بيان النطاق.
زحف النطاق:
في معظم الحالات، يحدث زحف النطاق عندما يحاول فريق المشروع إضافة ميزات أو وظائف جديدة لتلبية متطلبات جديدة. يحدث زحف النطاق عندما يتجاوز الفريق النطاق المتفق عليه. وبعبارة أخرى، يحدث زحف النطاق عندما تتم إضافة وظائف أو ميزات أو ميزات إلى نطاق المشروع دون معالجة آثار الإضافة على الموارد والتكاليف والوقت ودون موافقة العملاء. ومع ذلك، لا يمكن تجنب التغيير في المشاريع. لذلك، فإن إمكانية حدوث زحف النطاق أمر لا مفر منه أيضًا. وهذا هو السبب في أن إتقان زحف النطاق ليس بالمهمة السهلة.
من هذا البيان، لا داعي لفهم أن إضافة عمل أو وظيفة إلى المشروع أمر غير مرغوب فيه. كما أنه لا يعني أن زحف النطاق يحدث عندما يكون هناك تغيير في متطلبات المشروع. الفكرة هنا هي أنه يحدث عندما لا تتم الموافقة على التغييرات. عندما تتم الموافقة على توسيع النطاق، فهذا لا يعني أن المشروع يخضع لزحف النطاق.
الآثار السلبية لزحف النطاق:
بالإضافة إلى فهم ماهية زحف النطاق في إدارة المشروع، من المهم بنفس القدر فهم الآثار السلبية لزحف النطاق. بصفتك مدير مشروع عندما تكون على دراية بآثاره، يمكنك اتخاذ الخطوات الممكنة لمنعه من الزحف إلى مشروعك.
بطبيعة الحال، لا يمكنك تجنب التغييرات عندما يبدأ مشروعك. ومع ذلك فإن التغييرات غير المنضبطة تؤدي إلى تأخيرات في إنجاز المشروع، وبالتالي تؤدي إلى زحف النطاق. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي التغييرات على نتائج المشروع التي طلبها العملاء ولم يتم توثيقها وإضافتها إلى النطاق المحدّث للمشروع في الإدارة إلى إخراج المشروع بسرعة من سيطرة مدير المشروع.
يمكنك فهم آثار زحف النطاق بشكل أفضل من خلال مثال. في عام 2008، بدأت هيئة الإذاعة البريطانية (بي بي سي) في الانتقال إلى الإعلام الرقمي. وتهدف هذه الخطوة إلى تحديث أساليب الإنتاج والأرشفة الإعلامية للشركة بمساعدة أنظمة إدارة أصول الوسائط والإنتاج الإعلامي. وقد أدى هذا التغيير إلى توسيع نطاق المشروع، مما كلف بي بي سي خسارة كبيرة بلغت 100 مليون جنيه إسترليني. وبصرف النظر عن الخسارة المالية، تؤدي هذه الخطوة أيضًا إلى عدم رضا المستخدمين من رجال الأعمال.
يمكن أن يؤدي زحف النطاق إلى آثار سيئة أخرى مثل تلك المذكورة أدناه: ضعف تحديد أولويات الميزات عدم كفاءة مديري المشروع عدم وجود أطر زمنية ومواعيد نهائية غير واقعية عملية مراقبة التغيير غير موجودة وغير مرنة التغييرات والمحادثات غير المعتمدة وغير الموثقة بين أصحاب المصلحة ضعف التواصل بين أعضاء الفريق ومديري المشروع والعملاء وأصحاب المصلحة وثيقة بدء المشروع غير واضحة وغامضة دون بيان نطاق المشروع المحدد بشكل صحيح.
الآثار الأخرى لزحف النطاق:
الرياضيات الكامنة وراء زحف النطاق بسيطة. تؤدي إضافة النطاق إلى زيادة حجم العمل المطلوب إنجازه، مما يؤدي إلى زيادة التكلفة، وبالتالي إجبار النطاق الآخر على خفض أولوياته. ونتيجة لذلك، تم تمديد الجداول الزمنية للمشروع، مما يتطلب موظفين إضافيين ويقلل من جودة المشروع النهائي.
قيود الموارد:
عندما يتجاوز نطاق المشروع ما كان مخططًا له، فإن أول رد فعل لمعظم مديري المشاريع هو توجيه موارد إضافية نحو المشروع. وفي المقابل، ستبدأ المنظمة في مواجهة قيود الموارد. ونتيجة لذلك، تتأثر المشاريع الأخرى في المنظمة أيضًا. لذلك، ستنخفض الإنتاجية الإجمالية للمنظمة وستزداد النفقات العامة. لذا، فإن قيود الموارد هي أحد آثار زحف النطاق.
الدوران:
عندما تنحرف المشاريع بسرعة، فإنها تحتاج إلى دوران وإنهاك. بالطبع، يمكن لمدير المشروع النظر إلى تكلفة الدوران الموثقة جيدًا للمشاريع الناجحة السابقة للحصول على فكرة. ومع ذلك، اعتمادًا على توقيت المشروع، قد لا تكون هذه التكلفة شفافة تمامًا في الميزانية. ومع ذلك، فإنها تأتي كنتيجة مباشرة.
الآثار المترتبة على العلاقات العامة:
إلى جانب الآثار التي تمت مناقشتها أعلاه، يمكن أن يؤدي زحف النطاق أيضًا إلى كوابيس العلاقات العامة للمؤسسات الاستشارية. ونتيجة لذلك، هناك فرصة لفشل العلاقة مع العميل وضعف رضا الشركات، مما قد يكون له تأثير سيء على المستقبل العام للأعمال التجارية.
يمكن أن تكلف آثار زحف النطاق المنظمة بأكملها بشكل كبير. نعم ، بصرف النظر عن التأثير على المشروع المحدد ، يمكن أن يؤثر أيضًا على الأداء الصحي العام للأعمال. لذلك، يصبح من المهم لمدير المشروع اتخاذ خطوات أساسية لتجنب زحف النطاق.
نصائح لتجنب زحف النطاق:
يشعر العديد من مديري المشاريع أنه من غير الممكن تجنب أو منع التغييرات في المشروع. ونتيجة لذلك، يعتقدون أن زحف النطاق سيحدث بالتأكيد. في الواقع، لن تؤدي التغييرات الموثقة جيدًا إلى زحف النطاق في المشروع. لذلك، كلما تم إجراء أي تغيير على نطاق المشروع، يجب أن ينعكس ذلك في بيان النطاق. يمكن تجنب زحف النطاق عندما يفكر جميع أعضاء الفريق ويتفقون عليه بشكل موحد. فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في تجنب زحف النطاق في أي مشروع. ستساعد هذه النصائح مديري المشاريع على اتخاذ الإجراءات المناسبة لتجنب زحف النطاق:
تقسيم المشروع:
يمكنك تجنب زحف النطاق عندما يجب إجراء التغيير المطلوب على مجموعات عمل أصغر. لذا، فإن تقسيم المشروع إلى مجموعات أصغر أفضل من إبقائه كمجموعة كاملة. يجب أن يكون لكل مشروع فرعي موعد نهائي محدد.
إنشاء بيان مفصل وواضح لنطاق المشروع في بداية المشروع: من الممكن تجنب زحف النطاق عندما يكون بيان النطاق الذي تقوم بإعداده في بداية المشروع واضحًا ومفصلاً مع تضمينه ما يلي ما هي الأهداف المحددة للمشروع؟ ما هي المخرجات وأوصافها؟ تفاصيل المهام التي سيتم إنجازها ومالكيها المناسبين والتبعيات الموعد النهائي لكل ناتج ونقاط التحقق والمعالم الرئيسية للمشروع التكلفة المرتبطة بكل مرحلة من مراحل المشروع وكل ناتج نقاط الاتصال ومن له الحق في طلب إجراء تغيير في المشروع.
خطة قوية لإدارة التغيير:
التغيير أمر لا مفر منه في أي مشروع أثناء تقدمه إلى الأمام. وهذا ينطبق بشكل خاص إذا كان المشروع مشروعاً طويل الأجل. لذا، قبل بدء المشروع، من الأفضل أن يكون لديك خطة واضحة إذا حدث تغيير على الإطلاق. يجب إعداد خطة إدارة التغيير من خلال تضمين المعلومات الواردة أدناه: كيف سيتصرف فريقك بشأن طلبات التغيير وكيف سيتم قياس هذه الطلبات ومراقبتها؟ عملية للتأكد من تأثير التغيير على نطاق المشروع الحالي وميزانيته وجدوله الزمني. إجراء للحكم على أولوية كل طلب بناءً على سلطة صاحب المصلحة وتأثير الأعمال ومدى إلحاحه. نظام للعمل كمكان لسجل موحد لجميع طلبات التغيير مع أسماء الأشخاص الذين قدموا هذه الطلبات. نظام لتسجيل التأثير المتوقع من التغيير والحالة في الوقت الفعلي. إجراء لمراقبة الإجراءات المتخذة بشأن طلبات التغيير ومعالجة التأخيرات قبل أن تتحول إلى مشاكل أكبر. خطة للإبلاغ عن حالة طلبات التغيير مع أصحاب المصلحة المعنيين. عملية دورات منتظمة للتغذية الراجعة مع أصحاب المصلحة منذ بداية المشروع بحيث يمكن تفادي التغذية الراجعة في اللحظة الأخيرة.
الخلاصة:
إن فهم الطبيعة الخبيثة لزحف النطاق يمكّن مديري المشاريع من اتخاذ إجراءات استباقية. من خلال توقع التغييرات المحتملة ووضع خطط شاملة في وقت مبكر من دورة حياة المشروع، يمكن للفرق أن تخفف بشكل فعال من مخاطر زحف النطاق. ومن خلال اتخاذ تدابير استباقية، مثل بيانات نطاق المشروع التفصيلية وبروتوكولات إدارة التغيير القوية، تُمكِّن SPOTO المؤسسات من التعامل مع تعقيدات المشروع بثقة ودقة. وبالاستفادة من خبرات وموارد “سبوتو”، يمكن لفرق المشروع معالجة المتطلبات المتطورة بشكل استباقي، مما يضمن نجاح المشروع مع تجنب مخاطر زحف النطاق.