ما هو مخطط جانت في إدارة المشاريع؟

مخطط جانت عبارة عن أداة لإدارة المشروع توضح العمل المنجز على مدار فترة زمنية بالنسبة للوقت المخطط له في الأسبوع. يمكن أن يشتمل مخطط جانت على بداية ونهاية المهام، ومراحل الإنجاز، والتبعيات بين المهام، والمكلفين بالمهام، وغير ذلك الكثير.
تسمح المخططات بتسجيل تقدم العمال في مهمة ما، مما يسمح للمشرف بمعرفة ما إذا كانت تتوافق مع جداول الإنتاج متأخرة أو متقدمة أو على المسار الصحيح. لقد أحدثت مخططات جانت ثورة في إدارة المشاريع وهي واحدة من أكثر الأدوات استخدامًا على نطاق واسع.
ما هو مخطط جانت؟
مخطط جانت هو أداة لإدارة المشروع تعرض العمل المنجز على مدار الوقت بالنسبة للوقت المخطط له في الأسبوع. يتكون المخطط من قسمين: الجانب الأيسر يحدد قائمة بالمهام، بينما يعرض الجانب الأيمن الجدول الزمني مع أشرطة مجدولة بشكل صحيح تصور العمل الكلي.
التواريخ والجدول الزمني
يتضمن مخطط جانت تواريخ بداية ونهاية المهام، وهي واحدة من أهم الميزات. يتم استخدامه في التقويم لوضع المشروع في منظوره الصحيح. يستخدم المحترفون مخططات جانت لمساعدتك على تطوير فهم مرئي لما يجب القيام به وفي أي أيام. يعمل التقويم كجدول زمني متدفق، حيث يتم توثيق كل مرحلة من مراحل المشروع بناءً على الأيام المتوقعة المطلوبة لإنجازها.
ابتكر هنري جانت مخطط جانت في أوائل القرن العشرين، والذي يركز على تحسين تخطيط المشروع وجدولته وتتبع العمل المنجز الموضح مقارنة بالعمل المخطط له.
ويستخدم مدير المشروع وأعضاء الفريق مخططات جانت لتخطيط المشاريع وإنشاء جدول زمني للمشروع في الإدارة وتخصيص الموارد وتتبع التقدم المحرز باستخدام أداة واحدة لإدارة المشروع.
المهام: عند إدخال كل مرحلة وعنصر مهم، سيتم تنظيم كل مهمة بشكل صحيح في التقويم، في حين يتيح لك مخطط جانت رؤية كل شيء في مكان واحد وتقييم ما يتطلبه إنجازه.
الأشرطة: إحدى السمات المميزة لمخطط جانت هي الأشرطة. يحتوي كل شريط على المهام، ويمتد وفقًا لعدد الأيام التي سيستغرقها إنجازها. يتم تسمية كل تاريخ بشكل صحيح، وتدل الأشرطة على كل تاريخ.
الأسهم والتبعيات: يعرض مخطط جانت كل مهمة باللونين الأبيض والأسود. يجب إكمال كل مهمة في نفس الوقت أو قبل المهمة التالية. تتضمن الأسهم والمدخلات التبعيات للمساعدة في تخطيط استراتيجية ناجحة.
التتبع: يعد تتبع تقدم المشروع أمرًا حيويًا لنجاحه. ويستخدم مخطط جانت التظليل للدلالة على حالة المهمة حيث يجمع بين التواريخ وميزات الجدول الزمني، مما يسمح للمديرين برؤية الصورة الكاملة وتفسير ما إذا كانوا في الموعد المحدد.
المعالم المحققة: يحتوي مخطط جانت على العديد من اللحظات الكبيرة والمعايير التي تخبر المدير ما إذا كان المشروع يسير بنجاح أم لا. يستخدم مخطط جانت الماس أو رمزًا مشابهًا لعرض هذه المهام كدلالة مهمة على صحة المشروع. يتطلب إكمال المشروع مجموع المهام الصغيرة، لكن المعالم البارزة هي الخط المجزي الذي يهدف كل محترف إلى تجاوزه.
أعضاء الفريق المسؤولون: يعرف مديرو المشاريع الجيدون أهمية إسناد العمل للأفراد وجعلهم مسؤولين عن العمل. يتيح مخطط جانت للمهنيين تحديد من سيقوم بإكمال المهام وإضافة ملاحظات أخرى ذات صلة.
فوائد استخدام مخططات جانت لتخطيط المشاريع وتتبعها
تُستخدم مخططات جانت على نطاق واسع في إدارة المشاريع لعرض جداول المشروع والمهام والتبعيات الأخرى.
لقد أوجزنا فوائد استخدام مخططات جانت لأغراض تخطيط المشروع وتتبعه تصور المشروع
توفر مخططات جانت تمثيلًا مرئيًا للجدول الزمني للمشروع والمهام والتبعيات، مما يسهل على أصحاب المصلحة في المشروع فهم تقدم المشروع في لمحة سريعة. تعزيز التواصل والتعاون
مخططات جانت هي أداة التواصل الأكثر أهمية لفرق المشروع وأصحاب المصلحة. فهي تساعد في تسهيل المناقشات حول الجداول الزمنية للمشروع وأولوياته والتقدم المحرز فيه وتساعد الجميع على تحقيق الأهداف المشتركة للمشروع. تصبح إدارة الفريق أسهل.
يصبح الأمر أكثر فعالية عندما تقوم بتعيين الأدوار والتوقعات والأهداف نحو إدارة الفريق. يتمتع الفريق بإمكانية الوصول المناسب إلى مخطط جانت، مما يسهل على الفريق القيام بأدوارهم وواجباتهم المتوقعة. إدارة الجدول الزمني
تتيح لك مخططات جانت إدارة الجداول الزمنية للمشروع بسهولة من خلال تعديل مدد المهام والتبعيات والمواعيد النهائية. يساعد ذلك على تحسين جداول المشروع وضمان إنجازه في الوقت المناسب. تخصيص الموارد
تمكّنك مخططات جانت من تخصيص الموارد بفعالية من خلال تصور مدى توفر الموارد وعبء العمل عبر المهام المختلفة وأعضاء الفريق. إدارة حالة المشروع بشفافية
الوضوح والتواصل يعنيان كل شيء في عمليات عمل الفريق. عندما يكون المشروع مرئيًا على المخطط، فإنه يساعد الجميع على البقاء على نفس الصفحة.
دليل تفصيلي حول كيفية إنشاء مخطط جانت وتفسيره خطوة بخطوة
يتضمن إنشاء مخطط جانت وتفسيره سلسلة من الخطوات. دعنا نفهمها بالتفصيل.
الخطوة 1- تحديد المهام
ابدأ بإدراج جميع المهام المطلوبة لإكمال المشروع، والتي تتضمن تقسيمها إلى مهام صغيرة يمكن إدارتها ويمكن إسنادها إلى أفراد أو فرق عمل فردية.
الخطوة 2- أضف مدة المهمة
قدّر مدة المهمة اللازمة لإكمال كل مهمة. واعتمادًا على قابلية المشروع وتعقيده، يمكن أن تكون المدة بالساعات أو الأيام أو الأسابيع أو الأشهر.
الخطوة 3- تسلسل المهام
يساعد في تحديد تسلسل المهام التي يجب إكمالها أولاً وتحديد أي تبعيات بين المهام، مثل ضرورة إكمال إحدى المهام قبل البدء في مهمة أخرى.
الخطوة 4- إنشاء جدول زمني
ارسم خطًا زمنيًا أفقيًا يعرض مدة المشروع. يمكن أن يكون الجدول الزمني بالأيام أو الأسابيع أو الأشهر.
الخطوة 5- أضف المهام إلى المخطط
ابدأ برسم كل مهمة على المخطط الزمني وفقاً لتواريخ بدايتها ونهايتها. يتم تمثيل المهام كأشرطة على المخطط، حيث يشير طول كل شريط إلى مدته.
الخطوة 6- أضف المعالم الرئيسية
تحديد المعالم الرئيسية في المشروع، مثل بدء المشروع أو إكمال النواتج الرئيسية أو المواعيد النهائية للمشروع. تُعد إضافة هذه المعالم إلى مخططات جانت بمثابة نقاط مميزة على الجدول الزمني.
الخطوة 7- إضافة التبعيات
بعد إضافة أو جدولة المهام والمعالم، ركز الآن على التمرير فوق المهمة، وانقر على المنطقة التي تظهر فيها.
الخطوة 8- تعيين الموارد
إذا لزم الأمر، ابدأ بتخصيص الموارد، مثل أعضاء الفريق والمعدات، لكل مهمة. هذا يساعد في تخصيص الموارد وإدارة عبء العمل.
الخطوة 9- تحديث التقدم المحرز
مع تقدم المشروع، ركز على تحديث مخطط جانت لأنه يعكس التقدم الفعلي للمهام. ابدأ بتعديل أشرطة المهام، والتي تُظهر ما تم إنجازه وما لا يزال معلقًا.
الخطوة 10- تفسير المخطط البياني
تحليل مخطط جانت لفهم حالة المشروع والتقدم المحرز. يعرض المخطط التأخيرات أو العقبات أو العقبات الحرجة التي يمكن أن تؤثر بسهولة على الجدول الزمني للمشروع.
الخطوة 11- التحليل والتعديل
استخدم مخطط جانت كأداة تواصل لإبلاغ أصحاب المصلحة بتقدم المشروع. إذا لزم الأمر، قم بتعديل الجدول الزمني والموارد لمعالجة أي مشكلات حددتها من خلال المخطط.
الخطوة 12- المراقبة والصيانة
قم بمراقبة مخطط جانت باستمرار طوال دورة حياة المشروع، ثم ركز على تحديث المهام بمجرد اكتمالها، بدءًا من إضافة مهام جديدة أو تغيير أولوياتها.
أفضل الممارسات لاستخدام مخطط جانت
عندما تبدأ الفرق في استخدام مخططات جانت، فإنها تواجه بعض التحديات الرئيسية. يمكن أن تؤدي هذه التحديات إلى سوء تواصل كبير وسوء توزيع الموارد وتأخيرات كبيرة في المشروع.
يسمح استخدام مخططات جانت البيانية للمستخدم بالالتزام بأفضل الممارسات وإدارة المشروع بفعالية من خلال اتباع هذه الممارسات، مثل التخطيط قبل الإنشاء
قبل إنشاء مخطط جانت، قم بإنشاء خطة مشروع واضحة المعالم تتضمن تحديد المهام ومدتها وتبعياتها. اجعلها بسيطة
احتفظ بمخطط جانت دون إضافة المزيد من التفاصيل، ولكن ركز على تضمين المهام المهمة والمراحل الرئيسية والتبعيات للحفاظ على الوضوح وسهولة القراءة. ترميز المهام بالألوان
تمثل الألوان المختلفة الأنواع المختلفة من المهام أو فئات المهام. ابدأ باستخدام لون واحد للمهام الحرجة، ولون آخر للمهام غير الحرجة، ولون مختلف للمراحل الرئيسية. تضمين المعالم الرئيسية
حدد معالم المشروع على مخطط جانت لعرض التواريخ والإنجازات الرئيسية، حيث يساعدك ذلك على تتبع التقدم المحرز. تقديم تحديثات منتظمة
حافظ على تحديث مخطط جانت بانتظام من خلال إضافة تقدم المهام والجداول الزمنية والتبعيات. إبلاغ التغييرات
إذا تغيرت خطة المشروع أو مخطط جانت، قم بإبلاغ أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق بهذا التغيير على الفور. المراجعة بانتظام
ابدأ بمراجعة مخطط جانت بانتظام مع فريق المشروع لتقييم التقدم المحرز وتحديد المخاطر وتعديل الخطة وفقًا لذلك.
الخاتمة
قد يكون تطوير وتنفيذ مخطط جانت في إدارة المشاريع أمرًا صعبًا للغاية إذا لم تكن لديك المعرفة المناسبة حول هذا الموضوع. يوفر تدريب وشهادة Simplaxis لإدارة المشاريع فهماً متعمقاً للمخططات البيانية وكيفية تنفيذها في المشاريع لمراقبتها بفعالية.
تساعدك الشهادة على تطوير المهارات اللازمة لمعالجة العقبات أو أي اختناقات يمكن أن تؤثر على نمو المشروع. تتضمن الدورة التدريبية جميع المهارات التي يمكن أن تساعدنا على تحسين قدراتنا في إدارة المشاريع وتجعلك خبيراً في هذا المجال.