فك رموز إدارة موارد المشروع: استراتيجيات النجاح

أنت بحاجة إلى موارد لإكمال أي عمل تريد إنجازه. هذا هو الحال مع كل مشروع. يحتاج أي مشروع إلى أنواع مختلفة من الموارد لإكماله وتسليمه بنجاح. تساهم الموارد بشكل كبير في إنجاز المشروع بنجاح. لا تقتصر إدارة المشروع على إدارة المهام المطلوبة لإنجازه. تتضمن الإدارة الفعالة للمشروع أيضًا إدارة الموارد بكفاءة. لذا، أصبحت إدارة الموارد أحد أهم جوانب إدارة المشروع. إذا اتبع فريق إدارة المشروع أفضل ممارسات إدارة الموارد، يمكن أن يحدث فرقًا حقيقيًا في المشروع.
يمكن أن تؤثر طريقة تخطيط الموارد وتنظيمها وإدارتها بشكل كبير على نجاح المشروع. لذلك، أصبحت إدارة الموارد جزءًا لا يتجزأ من إدارة المشروع. قد يؤدي إهمال هذا الجزء من إدارة المشروع إلى حدوث تأخيرات أو سهو مكلف. لذلك، من المهم أن يفهم فريق إدارة المشروع بوضوح أهمية ومفهوم إدارة الموارد. ولكن قبل أن نتحدث عن إدارة موارد المشروع، دعنا أولاً نرى ما هو المورد وما هي الموارد المطلوبة عادةً للمشروع.
ما هو المورد؟
يمكن تعريف مورد المشروع على أنه أي شيء أو شخص يمكن التخطيط له أو حجزه لإكمال المشروع. قد تختلف أنواع الموارد المطلوبة للمشروع حسب نوع المشروع والصناعة. وتتمثل ميزة تخطيط الموارد وإدارتها في استخدامها بفعالية وكفاءة وفي الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وهذا يساعد في تحسين أداء فريق المشروع. إن تعظيم أداء الفريق هو أحد أهم أهداف أي قائد.
أنواع الموارد المستخدمة في المشاريع
إن الركائز الثلاث الأساسية الضرورية للتنفيذ الناجح لأي مشروع هي الأشخاص والعمليات والتكنولوجيا، أو بعبارة أخرى، الإنسان والمادة والآلة. لذا، لإنجاز مشروع ما، تحتاج إلى أشخاص يحتاجون إلى مواد أو مدخلات لتنفيذ مهامهم، وتتحول التكنولوجيا أو الآلة إلى عمليات لإنجاز هذه المهام. وهناك حاجة إلى مكان لتنفيذ أنشطة المشروع. بشكل عام، يمكن تقسيم الموارد إلى أنواع بشرية وغير بشرية على مستوى المؤسسة. سنلقي نظرة على كل منها.
الموارد البشرية:
الموارد البشرية هم الأشخاص اللازمون للقيام بالعمل الفعلي للمشروع والأنشطة المادية للمشروع. هؤلاء هم موظفو المؤسسة (سواء بدوام كامل أو جزئي) وقد يشملون أيضًا بعض الموظفين المتعاقدين. وهم يؤدون المهام الموكلة إليهم. يتمتع هؤلاء الموظفون والعاملون بمهارات ومعارف مختلفة مطلوبة لتنفيذ المشروع. يمكننا القول بأمان أن الموارد البشرية تشكل العمود الفقري لأي مشروع.
التمويل:
وهذا، كما نعلم جميعاً، هو بمثابة نفَس للمشروع. لا يمكن لأي مشروع أن يمضي قدماً دون دعم مالي كافٍ. فالموارد المطلوبة للمشروع يمكن شراؤها بالمال فقط. لذا، فهو أحد أهم الموارد اللازمة للمشروع.
المواد:
تتكون المواد من الأشياء المستهلكة لإنتاج المنتج النهائي. بالطبع، ستختلف المواد المستهلكة من مشروع لآخر. سيحتاج مشروع تطوير البرمجيات إلى مواد تختلف عن تلك التي يحتاجها مشروع بناء الآلات. لكن المواد هي المدخلات التي من شأنها توليد الناتج النهائي.
الأدوات والمعدات:
هذا هو الجزء الخاص بالآلات من الموارد اللازمة لإكمال المشروع بنجاح. يمكن أن تكون المعدات والأدوات نوعين: ملموسة وغير ملموسة. ستشمل المعدات الملموسة المصنع والآلات وما إلى ذلك، في حين أن المعدات غير الملموسة ستشمل البرمجيات والعمليات والأساليب. مرة أخرى، ستتغير الأدوات والمعدات المطلوبة وفقًا للمشروع والمنظمة.
المرافق:
وأخيراً، يحتاج المشروع إلى مكان لتنفيذه. يمكن أن يكون أرضاً أو غرفة أو مكتباً أو مكاناً آخر، ولكن يجب تخصيص مكان مخصص لأنشطة المشروع التي سيتم تنفيذها. يجب التأكد من أن المساحة كافية لاستيعاب جميع الأشخاص والمواد والآلات وأن أنشطة المشروع يمكن تنفيذها بشكل مريح.
بعد أن تعرفنا على موارد المشروع المختلفة، دعونا الآن نناقش إدارة موارد المشروع.
إدارة موارد المشروع:
إدارة موارد المشروع هي وظيفة رئيسية في إدارة المشروع. وهي ذلك الجزء من عملية إدارة المشروع الذي يحدد ويخطط وينظم ويراقب الموارد المطلوبة لتنفيذ المشروع وتسليمه بنجاح. وهي عبارة عن مجموعة من العمليات المتكاملة التي يستطيع مدير المشروع من خلالها تحديد الموارد وشرائها وتخصيصها. في المشاريع الصغيرة، يتم تكليف مدير المشروع بإدارة الموارد. ومع ذلك، في المشاريع الكبيرة، قد يتم تعيين مدير موارد منفصل للتنسيق مع مدير المشروع من أجل التدفق السلس للموارد. تتضمن إدارة موارد المشروع إدارة الموارد الداخلية والخارجية على حد سواء. يتعين على مديري المشاريع إدارة الموارد من بداية المشروع حتى اكتماله. ولهذا، قد يحتاجون إلى بعض أدوات وتقنيات إدارة الموارد.
يتم بناء إدارة موارد المشروع والخطط والعمليات لإدارة الموارد بفعالية. هذا ضروري للتوزيع الفعال للموارد المتاحة. بلغة بسيطة، تتعلق إدارة موارد المشروع بالحصول على أفضل النتائج من موارد مؤسستك. وللحصول على أفضل استفادة منها، يصبح من الضروري تتبع ومراقبة أداء كل مورد مع تقدم المشروع. وهذا يوضح بوضوح من يقوم بماذا وكيف يتم استخدام الموارد. وبهذه الطريقة، يمكن لمدير المشروع اتخاذ تدابير استباقية لتحسين الاستخدام الاستراتيجي للموارد. يساعد هذا أيضًا في تحديد الموارد غير المستغلة بشكل كافٍ بحيث يمكن إعادة تخصيصها إلى أماكن مناسبة. من خلال إدارة موارد المشروع، يمكن لمدير المشروع معرفة ما إذا كانت الموارد المتاحة كافية لإكمال المشروع وكيف وأين يمكن تخفيض تكلفة المشروع. لذا، فإن إدارة موارد المشروع هي عملية مستمرة تبدأ من مرحلة تخطيط المشروع وتستمر حتى نهاية المشروع. من خلال اتباع نهج استباقي وتطبيق الحل الصحيح، يمكن لمدير المشروع اتخاذ تدابير وقائية للتحرك بسلاسة نحو أهداف المشروع.
والآن بعد أن عرفنا ما هي إدارة موارد المشروع، سنلقي نظرة على العمليات المتعلقة بها.
عمليات إدارة موارد المشروع
كتاب المعرفة لإدارة المشاريع (PMBOK) هو الأكثر استخدامًا على نطاق واسع من قبل المتخصصين في إدارة المشاريع على مستوى العالم. يحتوي على تعبير شامل لإدارة موارد المشروع. وفقًا لذلك، هناك ست عمليات لإدارة موارد المشروع. سنناقش كل واحدة منها واحدة تلو الأخرى. عمليات إدارة موارد المشروع الست هي:
تخطيط إدارة الموارد:
أول شيء هو تحديد نوع الموارد المطلوبة وعددها لتحقيق المخرجات في المشروع. ولكن حتى قبل ذلك، تحتاج إلى فهم المشروع. ما هي مخرجاته؟ ما هي المخرجات المتوقعة؟ ما نوع المهارات والكفاءات المطلوبة؟ ما هو الإطار الزمني؟ ما هي المراحل الرئيسية؟ ما هي التبعيات؟ يجب الإجابة على كل هذه الأسئلة وفهمها قبل تحديد الموارد. إلى جانب ذلك، يجب أن تستمع إلى جميع توقعات أصحاب المصلحة. يجب أن تحاول أيضًا محاولة قراءة ما بين السطور لأن أصحاب المصلحة قد لا يعبرون عما يريدونه بشكل واضح. بمجرد تقييم جميع المتطلبات، يصبح من السهل تحديد نوع الموارد اللازمة لإكمال المشروع بنجاح. سيكون لبعضها مهارات محددة مرتبطة بها، وقد يكون للبعض الآخر متطلبات خاصة بالحجم. الآن، يمكنك تحديد الموارد اللازمة للمشروع بوضوح. وعادةً ما تكون خطة إدارة موارد المشروع أحد مكونات الخطة العامة للمشروع.
تقدير موارد النشاط:
الآن بعد أن حددت مواردك، يمكنك أن تصبح أكثر تحديدًا. يجب دائمًا تقدير الاحتياجات من الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع في مرحلة التخطيط. كما قلنا سابقًا، يتم تصنيف الموارد على أساس النوع والكمية. يتم أيضًا مراعاة عوامل أخرى، مثل التوافر والجودة التي يمكن أن تؤثر على تكلفة المشروع في الإدارة أو الجدول الزمني. لذلك، يتم في هذه المرحلة تقدير الموارد البشرية، والمواد، والمعدات، والأدوات والتقنيات، والمرافق، واللوازم المطلوبة لإنجاز المشروع. وتستخدم ثلاث طرق رئيسية للتقدير بالتزامن مع التقدير من أسفل إلى أعلى ومن أعلى إلى أسفل. وهي التناظرية والبارامترية وثلاثية النقاط. وهذا يساعد في التنفيذ الفعال للمشروع. بعد تقدير الموارد المطلوبة، يتم تخصيص هذه الموارد.
الحصول على الموارد:
بعد تقدير الموارد وتخصيصها بناءً على مهام المشروع وبدء مرحلة تنفيذ المشروع، حان الوقت للحصول على الموارد المطلوبة كما هو محدد في خطة موارد المشروع. لذا، قرر كيف ومتى ستحصل على هذه الموارد. لهذا الغرض، راجع الجدول الزمني للمشروع لمعرفة متى ستكون هناك حاجة إلى الموارد. يتم إخطار قسم المشتريات في المشروع ويقوم بشراء المعدات والأدوات والمواد وما إلى ذلك المطلوبة للمشروع. يتم تنفيذ خطة مشتريات منفصلة، وهي عنصر آخر من عناصر خطة إدارة المشروع، ويقوم فريق المشتريات بشراء الموارد اللازمة. وفي الوقت نفسه، يتم تعيين القوى العاملة اللازمة للعمل في المشروع. ويمكن القيام بذلك داخليًا وخارجيًا. قد يكون هناك أشخاص في المؤسسة يتمتعون بالمهارات المطلوبة للعمل في المشروع، وقد يبحث بعضهم عن دور جديد. وبناءً على مدى ملاءمتهم للوظيفة، قد يتم نقلهم للعمل في المشروع. أما التوظيف الخارجي فيعني الإعلان عن الوظائف وشغلها بمرشحين من خارج المؤسسة.
تطوير الفريق:
يعد هذا الجزء أكثر صعوبة من التخطيط والتقدير والحصول على الموارد لأنه ينطوي على البشر. فتطوير الفريق وإدارته وتحفيزه ليس بالمهمة السهلة. ولكن هذا هو بالضبط ما هو مطلوب لإنجاز المشروع بنجاح. لذا، قم برعاية الظروف التي تمكن الأشخاص من تقديم أفضل أداء لهم. وتلعب التوصيفات الوظيفية الواضحة والتوقعات من أفراد الفريق دورًا مهمًا في ذلك. قم بتوفير التدريب لهم إذا لزم الأمر، واكتشف كيف يمكنك الحفاظ على تحفيزهم ومنحهم الشعور بالأمان، وشجعهم على التواصل بحرية حتى تتمكن من الحصول على الملاحظات الصحيحة مع تقدم المشروع. يبحث معظم الناس عن العمل المجزي وفرص النمو الوظيفي. لذا، أظهر لهم الجوانب الإيجابية للمشروع. احتفل معهم كلما تم الوصول إلى معلم بارز أو تحقيق إنجاز آخر. يعد تطوير معارف ومهارات الفريق أثناء المشروع طريقة أخرى لإبقائهم متحمسين لأنهم سيرون فرصة للتعلم الجديد.
إدارة الفريق:
لا شك أن فريق المشروع يلعب دورًا مهمًا في إنجاز المشروع ونجاحه. إن تتبع ومراقبة وقياس أداء الفريق ككل وأداء الأعضاء بشكل فردي أمر مهم سواء من وجهة نظر نجاح المشروع أو تعزيز إنتاجية الفريق. وهذا أمر حيوي أيضًا لإدارة الموارد بكفاءة. يساعد ذلك أيضًا في تحديد أي حاجة إلى مزيد من التدريب أو التدريب لأي عضو من أعضاء الفريق لتعزيز الأداء. لذلك، تعتبر إدارة فريق المشروع عنصراً مهماً وعملية رئيسية لإدارة موارد المشروع.
تقييم الموارد ومراقبتها باستمرار:
في بداية كل مشروع جديد، يبدأ الجميع بإيجابية في بداية كل مشروع جديد. عادة ما يكون الجميع متحمسًا عند بدء شيء جديد. ولكن بمجرد أن يبدأ العمل الفعلي وتصبح في خضم جميع الأنشطة وتنهال عليك طلبات واستفسارات أصحاب المصلحة، تظهر الحاجة إلى المقاييس. إن التقييم المستمر لكيفية أداء الموارد لا يقل أهمية عن الموارد نفسها. تحتاج إلى تقييم ما إذا كان يتم استخدام الموارد بكفاءة بانتظام وما إذا كانت الموارد تُستخدم بكفاءة بانتظام وما إذا كانت تقوم بالعمل الذي تم نشرها من أجله. ولهذا، فإن إجراءات الرقابة المنتظمة والمستمرة مطلوبة. كما أن إلقاء نظرة منتظمة على خطة إدارة الموارد سيضمن استخدام الموارد وفقًا للخطة. يتم إجراء تحليل التكلفة والعائد والتحليل البديل لتوفير الاستخدام الأمثل للموارد.
كل مشروع فريد من نوعه في حد ذاته. يختلف كل مشروع عن غيره، سواء كان تطوير حل مبتكر لتكنولوجيا المعلومات أو إطلاق حملة تسويقية أو إنشاء منتج أو خدمة جديدة. ولكن هناك شيء واحد مشترك بين جميع المشاريع وهو الإدارة الفعالة لموارد المشروع. فمع النوع الصحيح من إدارة موارد المشروع، يصبح تنفيذ المشروع بنجاح أمرًا سهلاً كالنزهة في الحديقة. من ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي سوء إدارة الموارد إلى تحويل مشروعك إلى فوضى. لذلك ، استخدم عمليات إدارة موارد المشروع الموضحة أعلاه بحكمة وتأكد من أنك لا تستطيع فقط إكمال المشروع بنجاح ولكن أيضًا تعلم أشياء قيمة.
الخلاصة:
إدارة موارد المشروع هي العمود الفقري للتنفيذ الناجح للمشروع، مما يضمن استخدام الموارد بفعالية. وهي تشمل تحديد الموارد وتخطيطها والحصول عليها وإدارتها طوال دورة حياة المشروع. فالموارد البشرية والمالية والمادية والأدوات والمعدات والمرافق ضرورية لنجاح المشروع. يحدد دليل إدارة المشاريع PMBOK ست عمليات أساسية: تخطيط إدارة الموارد، وتقدير موارد النشاط، والحصول على الموارد، وتطوير الفريق، وإدارة الفريق، والتقييم المستمر. من خلال تنفيذ هذه العمليات بجدية، يمكن لمديري المشاريع تحسين تخصيص الموارد وتعزيز أداء الفريق وتخفيف المخاطر. تعد الإدارة الفعالة لموارد المشروع ذات أهمية قصوى لتحقيق أهداف المشروع وضمان التسليم في الوقت المناسب وتعظيم الموارد التنظيمية. نحن في “سبوتو” ملتزمون بمساعدتك على تحقيق كامل إمكاناتك كمدير مشروع. سجّل في دوراتنا في إدارة المشاريع اليوم واتخذ الخطوة الأولى نحو التقدم في حياتك المهنية وتحقيق أهدافك المهنية.