بصفتك مدير مشروع، لديك العديد من المخاوف التي تدور في ذهنك، ولديك خطط للتعامل معها. تعمل خطة المشروع كدليل إرشادي خلال المشروع. وهي تغطي كل شيء تقريبًا حول المشروع، من تخطيط الموارد إلى الجدولة الزمنية إلى المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية. ولكن هناك شيء واحد يضيع في دوامة خطة المشروع. وهو الجودة، والتي لا تقل أهمية. لا يمكن التأكيد على أهمية الجودة في إدارة المشروع بما فيه الكفاية. قد يكون لديك أفضل برنامج تخطيط للمشروع، وربما تكون قد وصلت إلى كل المراحل، وأنجزت كل الجداول الزمنية، وسلمت المشروع في إطار الميزانية المخصصة. تهانينا على ذلك!
ولكن إذا لم تفي المخرجات بمعايير الجودة المحددة للمشروع، فإن كل هذا سيذهب هباءً. تستلزم الإدارة الفعالة للمشروع أن يقدم الفريق منتجات أو خدمات عالية الجودة. ولهذا السبب يتم إيلاء أهمية كبيرة لإدارة جودة المشروع. في الواقع، كان مفهوم الجودة في إدارة المشاريع في الثمانينيات والتسعينيات. ولكن اليوم، أصبحت إدارة المشاريع اليوم مدفوعة بالجودة. جميع أصحاب المصلحة والعملاء لا يريدون فقط تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، ولكنهم يريدون تسليم مشروع عالي الجودة. واليوم، يستثمر عدد كبير من الشركات في محترفي إدارة الجودة للتأكد من أن المشروع الذي يتم تسليمه هو مشروع عالي الجودة.
دعونا أولاً نفهم إدارة جودة المشروع.
تعريف إدارة جودة المشروع
كما هو واضح جدًا من الاسم، فإن الأمر كله يتعلق بإدارة الجودة. في سياق إدارة المشروع، فإن تحقيق الجودة المطلوبة هو الهدف. لذا، فإن إدارة جودة المشروع هي عملية التأكد من أن جميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع تعمل بفعالية وكفاءة فيما يتعلق بأهداف المشروع. إنها مجموعة من العمليات والأنشطة التي تفهم مخرجات المشروع وتحقيقها وفقًا لمعايير الجودة المحددة. يتم الحفاظ على جودة المشروع طوال فترة المشروع بمساعدة هذه العمليات والأنشطة. وهنا قد يتم الخلط بين الجودة والكمال. لكن الأمر ليس كذلك. فالأمر يتعلق بالحفاظ على اتساق الجودة في جميع مراحل المشروع. ومع ذلك، يتم تحديد ما يعتبر جودة من قبل أصحاب المصلحة والعملاء وما يريدونه من المشروع ويعتمد على ذلك. كما تقرر القيم والمعايير التنظيمية أيضًا معايير الجودة في بعض الأحيان. لذلك، قد يختلف معنى الجودة من مشروع لآخر. ولكن هناك شيء واحد مشترك هو أنها تتكون من عملية قياس أو تقييم مستمر لجودة جميع أنشطة المشروع مقابل المعايير المحددة واتخاذ الإجراءات التصحيحية حيثما دعت الحاجة لتحقيق الجودة المطلوبة. واليوم، تكمل إدارة المشروع وإدارة الجودة بعضهما البعض. وتوفر عمليات إدارة جودة المشروع نهجًا لوضع المعايير وطرق تحقيق تلك المعايير وتأكيدها.
تتألف إدارة جودة المشروع من العمليات والأنشطة التي تحدد سياسات الجودة وأهدافها ومسؤوليات المشروع بحيث يلبي المتطلبات التي يتم تنفيذه من أجلها. تُستخدم هذه العمليات والأنشطة لتنفيذ أنظمة إدارة الجودة الخاصة بالمؤسسة في سياق المشروع.
ما هو الغرض من إدارة جودة المشروع؟
تقع مسؤولية تنفيذ خطة إدارة الجودة على عاتق مدير المشروع. الغرض الرئيسي من إدارة جودة المشروع هو تلبية المواصفات التي وضعها أصحاب المصلحة والعملاء. إنه لضمان تحقيق توقعات العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. ولكن لتحقيق ذلك، يجب أن يكون لديك فهم لمفاهيم إدارة جودة المشروع. هناك ثلاثة من هذه المفاهيم موضحة أدناه.
إرضاء العميل:
دائمًا ما يكون إرضاء العميل هو الهدف الرئيسي لكل مشروع. وتقديم الجودة المطلوبة من قبل العميل أمر بالغ الأهمية لإرضاء العميل. كما ذكرنا سابقًا أيضًا، حتى إذا تم الوفاء بجميع المخرجات ولكن الجودة النهائية ليست وفقًا لمواصفات أو معايير العميل، فستكون هناك مشاكل. الجودة هي كل ما يتعلق بتلبية تطلعات العميل وتوقعاته وبناء منتج يلبي متطلبات العميل ويمكن استخدامه للغرض الذي تم إنشاؤه من أجله. مما لا شك فيه أن المشروع الذي تم تسليمه يجب أن يتطابق مع المتطلبات؛ وإلا فإن المشروع سيعتبر فاشلاً، وهذا هو بالضبط السبب في أن إدارة الجودة تشمل كلاً من الأشخاص والعمليات. إن التفاعل المنتظم والمستمر مع العميل وأصحاب المصلحة والحصول على ملاحظاتهم من شأنه أن يقطع شوطًا طويلاً في التخفيف من المشاكل التي قد تظهر لاحقًا، ولا شك أن ذلك سيرفع مستوى رضا العملاء.
الوقاية على التفتيش:
إن أفضل طريقة لتحقيق الجودة هي من خلال تضمينها في المنتج أو الخدمة أو العملية منذ البداية. لذا، يجب التخطيط للجودة وتصميمها منذ البداية. هناك دائمًا تكلفة مرتبطة بالجودة. وهناك نوعان من هذه التكلفة: تكلفة المطابقة وعدم المطابقة. تكلفة المطابقة هي نوع من التكلفة الوقائية. يتم تكبد هذه التكلفة على تدريب الأشخاص على جوانب الجودة، والحصول على المعدات اللازمة للحفاظ على الجودة ومراقبتها، والوقت الذي سيخصص لضمان الجودة. أما تكلفة عدم المطابقة فتشمل تكلفة أي إعادة عمل أو أي حالات رفض. يمكن أن تأتي المزيد من التكاليف في شكل خسارة العمل إذا لم يتم الوفاء بمعايير الجودة أو الحفاظ عليها. ولذلك، من الأفضل دائمًا التخطيط للجودة وبناءها في العمليات أو المنتجات مباشرةً بدلاً من فحصها لاحقًا.
التحسين المستمر:
يعتمد هذا المفهوم لإدارة جودة المشروع على بذل الجهود بشكل مستمر لمعالجة التحسينات المطلوبة في المخرجات أثناء سير المشروع. هناك دائمًا فرصة لإجراء تغييرات صغيرة أو كبيرة يمكن أن تحسن العمليات أو المنتجات بشكل عام. وسيتضمن ذلك المراقبة المستمرة وتوثيق الانحرافات التي تمت ملاحظتها والتصحيحات التي تم إجراؤها عليها بحيث يمكن استخدامها في أي مشاكل قد تظهر في المستقبل. ومن خلال هذا النهج، تزداد كفاءة المشروع وتُحفظ من تكرار الأخطاء.
المراحل المختلفة في إدارة جودة المشروع:
الآن بعد أن فهمت المفاهيم الثلاثة لإدارة جودة المشروع، يمكنك الآن تنفيذ خطة جودة المشروع. يرغب كل مدير مشروع في بناء أفضل منتج أو خدمة ممكنة. ومع ذلك، بدون خطة مناسبة لإدارة جودة المشروع، قد لا ينجح أمهر الأشخاص الذين يمتلكون أفضل الأدوات والمعدات. لذا، فإن الخطوات الثلاث الموضحة أدناه هي ثلاث مراحل لبناء الجودة في العملية أو المنتج أو الخدمة منذ بدايتها وضمان تلبية توقعات العميل وأصحاب المصلحة. فيما يلي العمليات الثلاث لإدارة جودة المشروع.
تخطيط إدارة جودة المشروع:
تتمثل العملية الأولى في تحديد متطلبات الجودة والمعايير الخاصة بمخرجات المشروع وكيفية إدارتها. يتم إنشاء خطة لهذا الغرض. تحتوي خطة جودة المشروع على الأهداف المرجوة للمشروع. يجب أن تكون أهداف الجودة هذه معروفة لجميع أصحاب المصلحة. سيكون هذا بمثابة دليل ويوفر التوجيه حول كيفية إدارة الجودة والتحقق من صحتها حتى اكتمال المشروع. يتم الاتفاق على طريقة توثيق العملية وتوصيل المعلومات. يتم العمل على كيفية ضمان المعايير المطلوبة. وهنا، يجب الحرص على مراعاة توقعات الجودة لأصحاب المصلحة. ثم يتم إسناد المهام المناسبة للأشخاص المناسبين. وهكذا، يتم البدء في خطة جودة المشروع.
راجع أيضًا:ما هي خطة إدارة المشروع؟
ضمان الجودة:
هذه عملية واحدة تستمر طوال دورة حياة المشروع. وكما يوحي الاسم، تضمن هذه العملية الحفاظ على الجودة طوال المشروع. تحتوي العملية على بعض الأنشطة المخططة والمنظمة التي تضمن تلبية متطلبات الجودة. ضمان الجودة هو دليل لأصحاب المصلحة على أن جميع الأنشطة المتعلقة بالجودة يتم تنفيذها على النحو المحدد والملتزم به. ومن المؤكد أنه سيتم الوفاء بجميع التوقعات المتعلقة بالجودة وسيتم توفير ضمانات لضمان ذلك. الغرض من ضمان الجودة هو التقييم المستمر لما إذا كان المشروع يتقدم بشكل صحيح نحو معايير الجودة المطلوبة. لا يتم ضمان الجودة ليس للمنتج أو الخدمة التي يقدمها المشروع ولكن لتلك العمليات المستخدمة في تنفيذ المشروع وإدارته. وهناك طريقتان للقيام بذلك من خلال قائمة تدقيق أو تدقيق إدارة المشروع. يتم وضع نظام من المقاييس لتحليل ما إذا كانت خطة إدارة الجودة تسير في الاتجاه الصحيح وما إذا كان يتم الحفاظ على الجودة ضمن المعايير المحددة. وتساعد الاختبارات أو عمليات تدقيق الجودة التي يتم إجراؤها على هذا النحو في التحقق مما إذا كان يتم تحقيق الأهداف والمعالم وتحديد أي إجراءات تصحيحية يجب اتخاذها.
مراقبة الجودة:
لتشغيل عملية ما بسلاسة، هناك حاجة دائمًا إلى منفذ لضمان اتباع المعايير وتحقيق الجودة المطلوبة. وتقوم مراقبة الجودة بذلك على وجه التحديد. وهنا، يتم استخدام التقنيات التشغيلية لضمان تحقيق معايير الجودة. وفي مراقبة الجودة، يتم تحديد المشاكل المتعلقة بالجودة وتحليلها وتصحيحها. والفرق بين ضمان الجودة ومراقبة الجودة هو أنه في حين أن ضمان الجودة يحدث قبل حدوث المشكلة، فإن مراقبة الجودة تأتي في الصورة بمجرد تحديد المشكلة وتوفر طرقًا لتصحيحها. فإذا لم يتم تنفيذ خطة إدارة جودة المشروع بالطريقة التي ينبغي أن تكون عليها، يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية. تهدف مراقبة الجودة إلى مراقبة مخرجات المشروع المحددة وضمان الامتثال لمعايير الجودة المحددة. تكتشف مراقبة الجودة أيضًا عوامل الخطر في المشروع وطرق التخفيف من حدتها. ويمكن إجراء مراقبة جودة المشروع من خلال مراجعات واختبارات الأقران.
الجودة هي أحد أهم جوانب أي مشروع. وهذا أمر حيوي بشكل خاص في ظل المنافسة الشديدة اليوم وظروف السوق الديناميكية والتطورات السريعة. ولا يمكن لإدارة جودة المشروع، إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، أن تقدم منتجات عالية الجودة فحسب، بل ستؤدي إلى زيادة رضا العملاء. كما أنها تعزز إنتاجية الفريق وكل هذا يؤدي إلى تحقيق مكاسب مالية لإعادة التنظيم. ولكن المهم هنا هو استخدام الأدوات المناسبة لإدارة الجودة. من خلال اعتماد مفاهيم إدارة جودة المشروع، يمكنك إنشاء خطة قوية لجودة المشروع. من خلال الالتزام بالعمليات الثلاث لإدارة جودة المشروع، يمكنك تلبية توقعات أصحاب المصلحة وتقديم مشروع عالي الجودة.
الخلاصة:
في الختام، تعتبر إدارة جودة المشروع ضرورية لضمان تلبية مخرجات المشروع لتوقعات أصحاب المصلحة أو تجاوزها. وهي تنطوي على نهج منظم لتخطيط وضمان ومراقبة الجودة طوال دورة حياة المشروع. من خلال تضمين الجودة في كل مرحلة – من التخطيط إلى التنفيذ والمراقبة – يمكن لمديري المشاريع تحقيق معايير عالية وتحسين رضا العملاء وتعزيز إنتاجية الفريق. إن اعتماد ممارسات إدارة الجودة لا يضمن فقط الإنجاز الناجح للمشاريع في حدود الوقت والميزانية المحددة، بل يساهم أيضًا في النجاح المالي العام للمؤسسة. تؤدي الإدارة الفعّالة لجودة المشاريع إلى نتائج متسقة وموثوقة وعالية الجودة، مما يضع أساساً للنجاح على المدى الطويل. تقدم SPOTO دورات شاملة في إدارة المشاريع تزود المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة للتفوق في إدارة جودة المشاريع والجوانب الهامة الأخرى لإدارة المشاريع
إزالة الغموض عن إدارة جودة المشروع: ما تحتاج إلى معرفته
About the Author
