إزالة الغموض عن تخطيط الموارد الاستراتيجية في إدارة المشاريع

هل تعتقد أن تخطيط المشروع هو كل ما يتعلق بتخطيط المهام؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن تخطيط المشروع يعني أكثر من مجرد تخطيط المهام. فهو يعني أيضًا التأكد من أن لديك الفريق المناسب لإكمال المهام. عندما تدير مشروعًا، يجب أن يكون لديك بُعد نظر. هذه البصيرة ضرورية لمعرفة الموارد المطلوبة ومتى تكون مطلوبة.
كما يجب أن يكون لديك أيضًا التنظيم الذي يحدد الجداول الزمنية والالتزامات التي تقيدها. يلعب تخطيط الموارد دورًا حاسمًا في إدارة المشاريع.
تخطيط الموارد – التعريف:
يمكن أن يلعب تخطيط الموارد في إدارة المشاريع دورًا محوريًا. ولكن، يجب أن تفهم أولاً ما هي خطة الموارد.
تخطيط الموارد هو عملية تخصيص المهام لأعضاء الفريق. لن يتم هذا التخصيص لأعضاء الفريق على هذا النحو ولكن بناءً على قدراتهم ومهاراتهم. فكل من تشعر أنه مناسب لمهمة معينة سيحصل على تلك المهمة في المشروع. في المقابل، سيكون من الممكن تحسين كفاءة كل عضو من أعضاء الفريق. ويمكن أن يحدث ذلك من خلال مساعدة الفرق على إدارة قدراتها وميزانيتها.
الآن، أنت تعرف ما هو تخطيط الموارد. إذن، ما هي خطة الموارد؟ يمكنك مقارنتها بوثيقة تحتوي على تخطيط الموارد الكامل الذي قمت به لإدارة المشروع بفعالية. ستحدد خطة الموارد التي تم إنشاؤها بشكل جيد الكميات الدقيقة للموارد الأساسية التي يمكن تخزينها. كما يمكن أن تشير أيضًا إلى الموارد مثل العمالة أو الآلات التي لا يمكن تخزينها.
لماذا يجب أن يكون لديك تخطيط الموارد؟
يتعامل تخطيط الموارد في إدارة المشروع مع العنصر الأساسي في نجاح المشروع – أعضاء الفريق. في الواقع، يمكن أن يكون هذا هو السبب الأكثر أهمية لتخطيط الموارد. ومع ذلك، هناك أربعة أسباب أخرى تجعل تخطيط الموارد أمرًا بالغ الأهمية:
لمنع الاستخدام الناقص:
إن مدى نجاحك في استخدام الموارد كمدير مشروع سيضمن إدارة المشروع بشكل صحيح. فالمورد الذي لا يُستغل هو مورد لا يدرّ أموالاً على مؤسستك. لذا، فإن معدل الاستخدام هو أحد أهم المقاييس التي يجب عليك تتبعها. وهذا يقيس مقدار الوقت الذي يقضيه كل عضو من أعضاء الفريق في العمل القيّم. ويشمل ذلك كلاً من العمل الداخلي والعمل الإداري للمشروع.
معدل الاستخدام هو ساعات العمل مقسومة على إجمالي ساعات العمل المتاحة. هل تتمنى أن تحصل مؤسستك على المزيد من الأموال من نفس الموارد؟ إذا كان الأمر كذلك، يمكنك القيام بأحد الأمور التالية: اجعل الموارد تعمل أكثر فرض رسوم أكثر لكل مورد
الخيار الأول هو الأفضل لمعظم المؤسسات. تضيع معظم الموارد، مثل إنشاء التقارير، الوقت في العمل الذي لا يمكن فوترته. استخدام هذا الوقت لتحسين البرامج والأتمتة سيحسن من فرص كسب المزيد من المال بين عشية وضحاها.
علاوة على ذلك، من الأسهل أيضًا بيعها أكثر من جعل العملاء يدفعون أكثر. تخطيط الموارد يجعل هذا ممكناً. يمكنك المطابقة بين توافر الموارد والأداء، مما يضمن عدم استخدام أي مورد بشكل غير كافٍ.
لمنع الإفراط في تخصيص الموارد:
لنفترض أنك تدير مصنعًا. هناك احتمال كبير أن تصادف حالة أو أكثر تتطلب استخدام جميع أجهزتك بنسبة 100%. ولكن، بصفتك مدير مشروع، يجب أن تتذكر شيئًا واحدًا مؤكدًا. الناس ليسوا آلات. عندما ترهقهم بعمل ضخم، ستواجه انخفاضًا في معنوياتهم. وقد يؤثر ذلك سلبًا على جودة عملهم.
على وجه الخصوص، تواجه المؤسسات التي تعمل في المجال الإبداعي مشاكل مثل الإفراط في التخصيص. والسبب هو أنه من الصعب تقدير العمل الإبداعي. على سبيل المثال، يمكنك تخصيص خمس ساعات من العمل. من ناحية أخرى، يمكن أن يستغرق الأمر 15 ساعة لإكمال العمل من الناحية العملية. في هذه الحالة، سوف يملأ الإبداع الفجوات.
يمكن أن يؤثر التخصيص الكلي للعمل على الروح المعنوية ويؤدي إلى الإفراط في التحسين. لنفترض أن الجميع يعمل بنسبة 95-100% من الطاقة الاستيعابية. عندما يذهب أحد الموارد فجأة في إجازة مرضية أو إجازة، يمكن أن يعاني المشروع بأكمله.
الآن، أنت تعرف ما هي خطة الموارد. يمكن أن تساعد في منع الإفراط في التخصيص. ستقوم بذلك من خلال المراقبة المستمرة لمعدل الاستخدام والتوافر. يمكنك تعيين معيار لاستخدام الموارد بنسبة 80%. عندما تزيد متطلبات الموارد عن هذا الحد، لديك خياران أمامك. وهما توظيف المزيد من الموارد؛ والخيار الآخر هو الاستعانة بمصادر خارجية للعمل.
للتخطيط لتوظيفك:
علاوة على ذلك، تصبح خطة الموارد ضرورية للتخطيط لتوظيفك. يجب أن تقرر نوع الموارد التي ستوظفها. يصبح هذا ممكنًا مع النصائح الواردة أدناه: اختر التوظيف الذي يركز على الاستخدام: باتباع هذا الأسلوب، يمكنك تقييم تخصيص القدرات للمهام المختلفة بناءً على المهارات وأنواع المشاريع. لنفترض أنك وجدت أن نسبة استخدام مصممي الجرافيك في فريقك تقترب دائمًا من 90%. في هذه الحالة، سيكون من الجيد توظيف المزيد من المصممين. التوظيف الذي يركز على المبيعات: عندما تتبع هذا الأسلوب، يمكنك الحكم على المشاريع قيد التنفيذ. وبناءً على ذلك، يمكنك افتراض الطلب والتخطيط للتوظيف. التوظيف الاستراتيجي: من خلال هذا الأسلوب، ستقوم بتوظيف المزيد من الموارد في مجال معين حيث ترغب في توسيع المشروع. على سبيل المثال، يمكنك توظيف المزيد من مهندسي التعلم الآلي/الذكاء الاصطناعي لتوصيف عملك كخدمة متخصصة في الذكاء الاصطناعي. اتبع غريزتك الغريزية يتيح لك هذا النهج اتخاذ القرار بناءً على أداء الأعمال والاستراتيجية العامة واتجاهات الصناعة.
لتقليل تبعيات الموارد والمهام:
نعتبر أن لديك حاليًا أربعة مشاريع تصميم ويب جارية. قبل أن يبدأ المطورون لديك في البرمجة، يحتاج كل مشروع من هذه المشاريع إلى نماذج بالحجم الطبيعي مفصلة.
لنفترض أن جميع مصمميك مشغولون بالكامل. في هذه الحالة، يجب عليك تسليم إنشاء النماذج إلى مصمم واحد. لنفترض مرة أخرى أن هذا الشخص يمرض. لسوء الحظ، عندما يحدث ذلك، ستظل جميع النماذج نصف مكتملة. ستتعطل المشاريع الأربعة في مرحلة ما. يمكن أن ينشأ هذا النوع من المشاكل عندما تعتمد مشاريع متعددة على مورد واحد أو عندما يستخدم أكثر من مشروع واحد النواتج.
بصفتك مدير مشروع، فأنت مسؤول عن تقليل هذه الأنواع من الاعتماد على مورد واحد. تخطيط الموارد يجعل هذا الأمر ممكنًا. يسمح لك شحن جميع الموارد وتوافر المهام باكتشاف نقاط الضعف هذه بسرعة أكبر. من الأفضل إعادة تعيين مورد مفرط في الانتشار أو يعمل على الكثير من المهام. عند القيام بذلك، يمكنك تقليل المخاطر بشكل كبير.
كيف تنشئ خطة الموارد؟
الآن، أنت تعرف أهمية تخطيط موارد المشروع. ولكن، سيكون سؤالك هو كيفية إنشاء أفضل خطة. فيما يلي دليل خطوة بخطوة لإنشاء خطة الموارد:
من الخطة إلى المشروع:
في مرحلة الانتقال من الخطة إلى المشروع، يجب أن تقرر فريق إدارة المشروع الذي يجب أن يتعامل مع المرحلة التالية. وهذا أيضًا هو الوقت الذي ستحدد فيه الموارد المطلوبة للمشروع وتطلبها. إلى جانب قائمة الموارد، سيتعين عليك تحديد كل مهمة متعلقة بالمشروع. أيضًا، في هذه المرحلة، يجب أن تقرر المهام التي ستستغرق وقتًا أطول من غيرها. وأيضًا، حدد المشاريع التي ستستغرق وقتًا أطول من غيرها، إن وجدت.
ما يقرب من 34% من الفرق تعمل أكثر من الساعات الرسمية لإكمال العمل الموكلة إليها بنسبة 80% أو أكثر من الوقت. من الأفضل النظر في كل مهمة مطلوبة لإكمال المشروع حتى لا يُترك أي شيء دون حساب.
عقد اجتماع إدارة الموارد:
الاجتماعات ضرورية لعمليات إدارة الموارد. عندما تفكر في رحلة مكلفة إلى مكان لقضاء عطلة مع أصدقائك، لا يمكنك إنجاحها إلا عندما يتم التخطيط للأمور بشكل صحيح. تنطبق نفس القاعدة على تخطيط الموارد أيضًا.
يعتبر ما يقرب من 62% من القادة أن جدولة الموارد هي التحدي الأكبر في إدارة المشاريع. لذلك، يجب عليك عقد اجتماع لإدارة الموارد لضمان تحرك الجميع في نفس الاتجاه. عندها فقط يمكنك التأكد من أن الجميع يتبع المقاييس المناسبة.
يتضمن ذلك تحديد الموارد المطلوبة للمشروع. إذا كنت تتعامل مع أكثر من مشروع واحد مع العديد من الفرق المتقاطعة، فقد يعني ذلك أنه سيتعين عليك التوصل إلى حل وسط بشأن تخصيص تلك الموارد مع قادة الفرق. عندما تتوصل إلى هذه القرارات، من المهم أن يكون لديك نقطة مرجعية لجميع أصحاب المصلحة المشاركين في تقديم المساعدة في تقنيات إدارة الموارد.
الخلاصة:
يجب أن تشتمل خطة الموارد في إدارة المشروع على عناصر أساسية أخرى مثل مطابقة الموارد مع المهام، ووضع الميزانية، وتتبع الوقت، والتنبؤ بالخطط المستقبلية، وإجراء تحليل ما بعد المشروع. تضمن هذه المكونات استخدام الموارد بكفاءة، وإدارة التكاليف بفعالية، والوفاء بالجداول الزمنية للمشروع. بالإضافة إلى ذلك، فإن الحفاظ على نهج مرن للخطة يسمح بإجراء التعديلات حسب الضرورة، مما يضمن القدرة على التكيف مع متطلبات المشروع وظروفه المتغيرة. من خلال دمج هذه الممارسات في خطة الموارد الخاصة بك، يمكنك تعزيز فعالية إدارة المشروع والمساهمة في نهاية المطاف في نجاح مشاريعك. تقدم “سبوتو” دورات في إدارة المشاريع تغطي هذه الجوانب الهامة، مما يمكّن المهنيين من التفوق في مساعيهم في إدارة المشاريع.