مجلس إدارة مشروع PRINCE2 – الأدوار والمسؤوليات الرئيسية

يركز مجلس إدارة مشروع PRINCE 2 على دعم المكتب التنفيذي الأعلى، أي كبار الملاك المسؤولين، في إدارة المشروع وتوجيهه. يجب أن يطور مجلس إدارة المشروع معرفة متعمقة بمفهوم المرونة، مع التركيز على النطاق الديناميكي وطريقة إدارة المتطلبات.
تم إنشاء منهجية إدارة المشروع لأول مرة في عام 1989 من قبل الوكالة المركزية للكمبيوتر والاتصالات السلكية واللاسلكية. وقد استندت في الأصل إلى المنهجية التي تستخدمها حكومة المملكة المتحدة، والمعروفة باسم تقنيات تخطيط إدارة تنظيم موارد المشروع. بدأت PRINCE2 باسم PRINCE فقط؛ وهنا تم استخدام التكرارات لإدارة المشاريع.
في أوقات سابقة، وجد مديرو تكنولوجيا المعلومات أن تقنيات PRINCE يمكن تطبيقها على أي مشروع؛ وبعد ذلك، أزالوا أي ذكر للمصطلحات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات. ثم تم إطلاق PRINCE2 في عام 1996.
هيكل مجلس إدارة مشروع PRINCE2
يظل مجلس مشروع PRINCE 2 مسؤولاً عن نجاح المشروع أو فشله. وهذا يوفر التوجيه المناسب لمدير المشروع فيما يتعلق بمكان المشروع ويساعد على تزويد المشروع بالموارد. مجلس إدارة المشروع هو المسؤول الوحيد عن تفويض أموال المشروع ويوفر أيضًا قيادات مستدامة ومرئية للمشروع.
يتم إنشاء هيكل مجلس مشروع PRINCE 2 وفقًا لمتطلبات المتطلبات التالية. إذا لم يتم استيفاء هذه المتطلبات فإن قيادة المشروع ستكون غير فعالة. هذه هي المتطلبات مثل المصداقية القدرة على تفويض السلطة لإنجاز الأمور التوفر لمساعدة مدير المشروع.
PRINCE 2 أعضاء مجلس إدارة المشروع مشغولون دائماً ويعملون بمفهوم الإدارة بالاستثناء. مدير المشروع مسؤول عن إبقائهم على اطلاع دائم بحالة المشروع وأي قرارات رئيسية يتخذونها. يقوم مدير المشروع بإعداد التقرير المميز للتواصل مع مجلس إدارة المشروع وتقديم مقاييس التقدم في المرحلة الحالية.
مجلس إدارة مشروع PRINCE2 هو فريق إدارة المشروع، ويتألف من ثلاثة أعضاء رئيسيين: المدير التنفيذي وكبير الموردين وكبير المستخدمين. وهم يلعبون دورًا أساسيًا في إدارة المشروع وهم مسؤولون عن تخصيص الموارد، وإجازة الأموال، وحتى إعطاء المشاريع الإشارة الخضراء لبدء العمليات.
هنا، يمكن أن يكون فرد واحد هو المسؤول التنفيذي، بينما يتم إسناد أدوار كبار الموردين وكبار المستخدمين إلى العديد من الأفراد. يمتلك المدير التنفيذي حالة العمل ويمتلك سلطة إعطاء الكلمة الأخيرة في جميع القرارات. كما أن مجلس الإدارة ليس له طبيعة ديمقراطية.
أدوار ومسؤوليات مجلس إدارة مشروع PRINCE2
يتم تخصيص أدوار قيادية لأعضاء مجلس إدارة مشروع PRINCE2 في إدارة المشروع. لديهم الكثير من العمل على عاتقهم، من فهم خطط المشروع إلى تتبع التقدم المحرز مقابل الخطط الموضوعة. كما أنهم يساعدون في وضع معايير مديري المشاريع في العملية.
ويتعين على المديرين فهم العوامل المذكورة والعمل على أساسها لضمان التنفيذ السلس للمشروع.
دعونا نفهم أدوار ومسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة المهمين، مثل المدير التنفيذي يحتل المدير التنفيذي أعلى مرتبة في مجلس إدارة المشروع. وهو المسؤول الوحيد عن ضمان عدم فقدان المشروع لأهدافه وغاياته الأساسية. ويشمل دوره مراقبة التقدم المحرز في تسليم المنتجات، حيث يمكنك رؤية الفوائد التي توقعها المدير في البداية. يقدم الفرد المساءلة المناسبة. يكون المسؤول التنفيذي مسؤولاً عن تصميم المنتج وتعيين فريق إدارة المشروع، والذي يشمل أعضاء مجلس إدارة المشروع ومدير المشروع. المسؤول التنفيذي مسؤول عن إنشاء دراسة الجدوى في المرحلة الأولية للمشروع. وهم يمتلكون دراسة الجدوى، والتي تتعلق بالقيمة مقابل المال الذي لا بد أن يعود به المشروع من خلال عملياته. تقع مسؤولية التحديث على عاتق مدير المشروع حالة العمل، ولكن الملكية تقع على عاتق المدير التنفيذي. فالمدير التنفيذي هو واجهة المشروع أمام الأشخاص الخارجيين المشاركين في المشروع. المدير التنفيذي مسؤول عن نقل إجراءات المشروع ومقاييسه إلى أصحاب المصلحة الخارجيين وفرق الإدارة الأخرى. المالك المسؤول الأول
المالك المسؤول الأول هو المالك المسؤول عن تغيير الأعمال بالكامل وهو المسؤول عن التسليم النهائي للمشروع. عندما يتم تسليم المشروع بنجاح، فهم أول من يتم الاعتراف بهم. وهم يمثلون رئيس مجلس الإدارة ولديهم مسؤوليات معينة. يخصص الفرد دور مدير المشروع ويفوض السلطة. يقوم الفرد بالتوقيع والموافقة على وثيقة بدء المشروع وموجز المشروع أو ما يعادلها، مما يؤدي إلى الموافقة على جميع الخطط الرئيسية المتعلقة بالمشروع. يقومون بتفويض التغييرات الرئيسية من خطط المرحلة التي تم الاتفاق عليها مسبقاً. ينقلون المعلومات الضرورية ذات الصلة بالمشروع وأصحاب المصلحة والمنظمات. يضمنون توفر الموارد المطلوبة للاستخدام حيث يعملون كوسيط يقوم بحل النزاعات بين فريق المشروع والمورد والعميل ووكيل التسليم. وهم مسؤولون عن الموافقة على تحمل المشروع من حيث الجودة والوقت والتكلفة. يركزون على تقديم التوجيه الاستراتيجي في كل مشروع يتولونه ووضع خطة مضمونة لإدارة المخاطر. يضعون ترتيبات ضمان الجودة التي تتسم بالكفاءة الكافية لإعطاء التوجيهات وتقديم المشورة لمدير المشروع. وهم مسؤولون عن تخطيط مراجعة ما بعد المشروع باستراتيجية مناسبة وحل أي عقبات تؤثر على الخطط المقررة. كبير المستخدمين
يلعب المستخدم الأقدم دورًا مهمًا في إدارة المشاريع حيث يقدمون القيادة إلى المدير التنفيذي وهم مسؤولون عن الأغراض التالية ضمان تلبية المشروع للتوقعات المرجوة من المشروع. ضمان اتساق المشروع حسب منظور المستخدم. الحفاظ على التركيز وتعزيزه للحصول على نتائج المشروع المتوقعة. تقع على عاتق المدير مسؤولية ضمان توفر موارد المستخدم الضرورية. إذا لم تكن متوفرة، فقم بتوفيرها. إنهم يعطون الأولوية لقرارات المستخدم على قرارات مجلس الإدارة ويساهمون في المشروع ويجعلونه فعالاً أيضاً. وبناءً على ذلك، يقدمون وجهة نظر من وجهة نظر المستخدم وتوصياته أيضًا. ابدأ بإطلاع إدارة المستخدم على كل جانب من الجوانب ذات الصلة بالمشروع.
4. كبار الموردين
يركز كبار الموردين على تمثيل المصمم وكذلك ميسري المشروع الذين يلعبون دورًا مهمًا في إدارة المشروع وبدء المشروع. ويتحملون مسؤوليات رئيسية مثل التركيز على الموافقة على الأهداف الخاصة بأنشطة الموردين ضمان أن يكون التقدم موازياً للاتساق وفقاً لوجهة نظر المورد. الترويج والتركيز على مخرجات المشروع المتوقعة والتركيز عليها. التأكد من توفر موارد كافية للموردين لاستخدامها كما يجب أن يتم التوقيع على المنتجات عند اكتمالها. كما أنه يساهم في إبداء آراء الموردين حول قرار مجلس الإدارة؛ كما أنه يقوم بحل النزاعات المتعلقة بأولويات الموردين.
ما أهمية مجلس إدارة المشروع في PRINCE2؟
مجلس إدارة المشروع مهم للغاية في هيكل إدارة مشروع PRINCE2. يقود مجلس المشروع المشروع لأنه يميل إلى الموافقة على أفكار المشروع وهو مسؤول عن نتائج المشروع.
يتحمل مدير المشروع المسؤولية الكاملة عن النجاح أو الفشل بغض النظر عن التعليمات التي يتلقاها من الشركة وإدارة المشروع. مجلس إدارة المشروع هو المسؤول عن وضع المعايير وتحديد القيود التي يُطلب من مدير المشروع العمل في إطارها ويتوقع منه العمل ضمنها للحصول على نتائج عالية.
تعمل بعض المنظمات باستمرار على مشاريع مختلفة وتنفذها باستمرار، وقد يكون تتبع التقدم المحرز فيها أمرًا صعبًا للغاية. يتحمل مجلس إدارة المشروع مسؤولية سد الفجوة وضمان سير المشاريع بفعالية.
لقد حددنا هنا بعض الأسباب التي تجعل لوحة المشروع إلزامية في كل شركة، بغض النظر عن حجمها أو صغرها، مثل تعمل لوحة المشروع كوسيلة مساعدة مرئية لأصحاب المصلحة والأعضاء الآخرين الذين يمكنهم التواصل بسهولة وسرعة مع الإجراءات في المجالات المختلفة للمشاريع. تساعد لوحة المشروع الموثوقة في الحفاظ على التقدم المحرز والمتابعة مع أصحاب المصلحة، كما أنها تعرف متى وكيف تتدخل. تسمح المساعدة من لوحة المشروع لأعضاء الفريق بمعرفة حالة المشروع في تلك النقطة المحددة، وما هي الخطوات التالية، وما الذي يجب القيام به قريبًا. كما أنها تسمح بإدارة المشروع ومنع انحرافه عن مساره من خلال المراقبة المستمرة، حيث تعد لوحة المشروع جزءًا رئيسيًا من عملية العمل التي تعتمد على التغذية الراجعة المستمرة وتساعد على تحديد مشاكل المشروع. الجانب الأكثر أهمية في لوحة المشروع هو تشجيع التحديثات في الوقت الفعلي والتركيز أيضًا على إجراء تغييرات في إدارة العملية.
راجع أيضًا:
الخاتمة
إدارة المشاريع هي واحدة من المسؤوليات ذات السمعة العالية في عالم الشركات. لنفترض أنك تتطلع إلى أن تصبح عضوًا في إدارة المشروع أو عضوًا في مجلس إدارة المشروع. في هذه الحالة، من الضروري أن تتعلم كل شيء بعمق، من العمليات إلى الإجراءات، وفقًا لإدارة المشاريع.
لدى SPOTO أفضل الدورات التدريبية والشهادات في مجال PRINCE2 لإدارة المشاريع. يمكنك أن تتعلم كل شيء بالتفصيل، من الأساسيات إلى المفاهيم المتقدمة، وكيفية تطبيقها في أي إطار عمل للاحتفاظ بأفضل النتائج. تعلم المهارات وتقدم في حياتك المهنية مع دورات سبوتو. سجّل الآن.
الأسئلة الشائعة
ما هي لوحة مشروع PRINCE 2؟
مجلس مشروع PRINCE 2 هو أحد الهيئات الإدارية الأساسية. وهو المسؤول الوحيد عن توفير التوجيه وصنع القرار وضمان الحفاظ على نتائج المشروع طوال دورة حياته.
ما هي الأدوار الرئيسية داخل مجلس إدارة المشروع؟
يتألف مجلس إدارة المشروع من ثلاثة أدوار رئيسية رئيسية هي: التنفيذي وكبار المستخدمين وكبار الموردين. المدير التنفيذي هو المسؤول الوحيد عن نجاح المشروع بشكل عام، بينما يعرض كبير المستخدمين اهتمامات إدارة المشروع وكبير الموردين اهتمامات الموردين.
كيف يضيف مجلس إدارة المشروع إلى نجاح المشروع؟
يركز مجلس إدارة المشروع على المواءمة مع أهداف العمل، ووضع استراتيجيات فعالة لإدارة المخاطر، وإدارة أصحاب المصلحة، وضمان مراقبة الجودة منذ بدء المشروع وحتى اكتماله، وكل ذلك يساهم في نجاح المشروع.