إدارة وقت المشروع: دليل شامل

من بين أصعب جوانب إدارة المشروع هو إدارة الوقت بفعالية، مع الأخذ في الاعتبار أن لديك بالفعل مهام مختلفة كمدير للمشروع. فكثيراً ما تكون هناك جداول أعمال متضاربة عليك أخذها بعين الاعتبار، دون أن ننسى متطلبات فريقك ومتطلبات أصحاب المصلحة والعملاء. يمكن أن يكون كل شيء مرهقًا إلى حد ما.
تستلزم إدارة وقت المشروع تقييم ووضع جدول زمني وإطار زمني لإكمال المشروع. تعمل تقنيات إدارة الوقت المقننة بمثابة حاجز ضد أشياء مثل الاختناقات غير المتوقعة والأطر الزمنية الخاطئة للمشروع. وتحدد خطط إدارة الوقت هذه الأنشطة التي يجب تغييرها وكيفية تخصيص الموارد وإدارتها خلال المشروع.
أهمية إدارة وقت المشروع
قد تكون المشاريع مخيفة. هناك الكثير مما يجب القيام به، ولكن لا يوجد عادةً ما يكفي من الوقت أو المال لإنجازها. لا توجد مساحة للأخطاء التي قد تكون مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً. يقدّر أصحاب المصلحة القدرة على التنبؤ، وعلى الرغم من أنه لا يمكنك ضمان أن كل شيء سيسير بسلاسة، إلا أنه يمكنك بذل قصارى جهدك للتعامل مع الوقت.
تؤثر إدارة الوقت في المشروع بشكل كبير على نطاق المشروع وجودته وتكلفته، مما يجعله من بين أهم مجموعات المعرفة في إدارة المشروع. تساهم إدارة الجدول الزمني في تنفيذ المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. كما أنها تحدد المدة الزمنية التي سيستغرقها المشروع، والأطراف المعنية (خارجيًا وداخليًا) التي ينبغي إشراكها في المشروع، ومتى ينبغي إشراك مهاراتها. ينشئ هذا النهج أساسًا لتوليد تسلسل الأنشطة ومدد الأنشطة وتقديرات الموارد وكيفية تناسبها جميعًا مع استراتيجية إدارة المشروع الأكبر.
تسمح لك إدارة الوقت في إدارة المشروع بتقسيم المشروع إلى أجزاء أكثر قابلية للهضم، وتسمى أيضًا المهام. تعمل إدارة وقت المشروع مع إدارة المشروع والموارد لتحقيق هدف محدد. من خلال تخصيص الوقت لكل نشاط في مشروعك، يمكنك التحكم في الجدول الزمني للمشروع والوفاء بالمواعيد النهائية. يمكنك مراقبة التقدم من خلال تحديد أولويات الأنشطة، وتحديد التبعيات، وتحديد المعالم باستخدام قائمة المهام أو أدوات إدارة المشروع الأكثر تعقيدًا.
عمليات إدارة وقت المشروع – كيف تنجز المشروع في الوقت المحدد؟
وضع خطة المشروع
التخطيط عنصر حاسم في إدارة المشروع. بصفتك مدير مشروع، فأنت مسؤول عن تحديد نطاق إدارة المشروع. وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، تسرد خطة المشروع كيفية تنفيذ المشروع والإشراف عليه وإدارته وإنجازه. وهي تحدد نطاق المشروع وأهدافه وتعمل كنقطة مرجعية رسمية لفريق المشروع والمؤسسة الأوسع وإدارة المشروع في أصحاب المصلحة. إن صياغة استراتيجية متينة ستوفر عليك وعلى فريقك الكثير من الوقت والضغط مع تقدم المشروع.
إدارة الجدول الزمني للمشروع
يختلف الجدول الزمني للمشروع عن التقويم. فهو يحدد الجدول الزمني للمشروع والموارد التنظيمية اللازمة لإنجاز كل نشاط. يجب أن تكون إدارة الجدول الزمني للمشروع متاحة لكل عضو من أعضاء الفريق. والهدف منه هو نقل المعلومات الحيوية إلى الفريق. وبالتالي، يجب أن تكون شاملة وسهلة الفهم. ترتبط عدة مراحل في إنشاء الجدول الزمني للمشروع مباشرة بالوقت م
مما يجعل العملية بأكملها مترابطة. يمكننا تطوير إجراءات جدولة سلسة باستخدام أفضل أدوات جدولة المشروع.
تحديد أنشطة المشروع
يمكن أن يكون هذا أمرًا أساسيًا مثل إنشاء قائمة مهام للمهام التي يجب القيام بها لإنجاز مشروعك. في حالة المشاريع المعقدة، قد يكون من المفيد تنظيم هذه الأنشطة باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS). يساعد مخطط إدارة المشاريع هذا في تصور المشاريع ومهامها الفرعية.
تحديد التبعيات
إذا كنت قد حددت جميع مهام المشروع، فقم بتلخيص كل مهمة منها بدقة لمعرفة الأنشطة التي تعتمد على بعضها البعض ليتم تنفيذها. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتشييد مبنى، فلا يمكنك وضع السقف قبل اكتمال الأساسات. من الضروري تحديد جميع التبعيات الخاصة بالمشروع بشكل مناسب لتقدير وتقليل التعطيلات بنجاح.
تسلسل الأنشطة
يمكنك تسلسل أعمالك بمجرد تحديد التبعيات الخاصة بها. لم تقم بتعيين أي إطار زمني لمهامك فيما يتعلق بساعات العمل أو تواريخ الموعد النهائي. بدلاً من ذلك، أنت تركز على التسلسل الذي يجب أن تكتمل فيه جميع مهام المشروع لتوليد التدفق الأكثر فعالية.
تقدير الموارد والمدة الزمنية
استخدام المعلومات من عمليات سابقة مماثلة هو أفضل أسلوب للتنبؤ بالمدة الزمنية. إذا لم تكن هناك بيانات متاحة للعمل بها ولا يوجد معيار صناعي يمكنك الاعتماد عليه، فقم بتخمين مدروس، مع أخذ متوسط الاحتمالات الأكبر والأسوأ والأكثر احتمالاً. قدّر مقدار الوقت والموارد المطلوبة لكل نشاط من أنشطة المشروع.
سيؤثر تخصيص الموارد على جدولك الزمني؛ إذا كان نفس عضو الفريق مسؤولاً عن العديد من المهام، فلا يمكن القيام بها في وقت واحد، مما يؤثر على جدولك الزمني.
وضع أساليب فعالة لإدارة الوقت في مكانها الصحيح
لقد بدأت بداية جيدة إذا خططت بعناية واستخدمت أساليب إدارة المشروع الصحيحة. حان الوقت للبدء في دمج استراتيجيات إدارة الوقت في إدارة مشروعك. ضع قائمة مهام
قم بإعداد قوائم مهام خاصة بك تختلف عن قائمة مهام مشروعك (على الرغم من أهمية ذلك)، وشجع زملاءك في العمل على القيام بالمثل. من المثالي أن تضع قائمة مهام لفترة زمنية محددة، خاصةً إذا كانت ليوم واحد فقط. تحديد الأولويات
كان آيفي لي خبيرًا في العلاقات العامة في الولايات المتحدة الأمريكية؛ ومع ذلك، فإن النهج الذي يحمل اسمه يتعلق بالإنتاجية. إن طريقته المكونة من خمس خطوات لإنجاز المهام بسيطة، وقد ساعدت الأفراد على مدار قرن تقريبًا في شطب المهام من قوائم المهام. دوّن الأشياء الستة (فقط) الأكثر أهمية التي تحتاج إلى إنجازها في اليوم التالي بعد يوم العمل. رتب المهام حسب أهميتها. عندما تعود إلى العمل في اليوم التالي، ركز على المهمة 1. اعمل على المهمة رقم 1 حتى تنتهي منها قبل الاستمرار في المهمة رقم 2. كرر ما سبق بالنسبة للمهمة رقم 2 وهكذا دواليك أسفل قائمة الأولويات. إذا كنت مشتتًا بسبب حالة طارئة حقيقية، عد إلى العمل في أقرب وقت ممكن. أنشئ قائمة بستة أهداف ليوم العمل التالي بعد انتهاء اليوم، وقم بتحويل أي مسائل عالقة. ابتعد عن المشتتات.
كما ذكرنا سابقًا، الانتباه ضروري لإنجاز الأمور والتحكم في وقتك بفعالية. خصص وقتًا للعمل المركّز على مشاريعك. يمكنك جدولة المواعيد في جدولك الزمني حتى يعرف فريقك أنك متاح. يمكن استخدام حلول إدارة المشاريع من Google لإدارة المشاريع المتصلة بالتقويمات هنا. التفويض
إذا لم يكن هناك وقت كافٍ لإكمال قائمة العمل الخاصة بك، ففكر في تفويض المسؤوليات لأعضاء الفريق الآخرين. أن تكون مدير مشروع فعّال لا يعني أن تقوم بكل العمل بنفسك. بل يستلزم ضمان إنجاز المهمة وإنجازها بفعالية، بغض النظر عمن يقوم بها. تحديد الاختناقات
إذا كان فريقك متأخرًا باستمرار عن الوقت المحدد، فقم بمراجعة العملية الخاصة بك لتحديد مكان العقبات. عندما يشعر أعضاء فريق معينون بأنهم مثقلون بالأعباء، فهذا سبب سائد.
استخدام حلول إدارة الوقت المناسبة
لقد توسعت إدارة المشاريع الرقمية بشكل كبير على مدى السنوات القليلة الماضية، مما أتاح لمديري المشاريع العديد من الموارد للمساعدة في إدارة البرنامج والوقت.
فيما يلي بعض التقنيات لمساعدتك في إدارة وقتك في إدارة المشاريع: أنظمة كانبان
وهو نوع من أنواع إدارة المشاريع المرئية التي تمكّن جميع أعضاء الفريق من رؤية المشروع ومسؤولياته في لمحة سريعة. يرمز لكل مهمة ببطاقة تحتوي على معلومات مهمة، مثل الشخص المخصص للعمل والموعد النهائي. حافظ الوقت
يتطلب كل جزء من مشروعك وقتًا، ولكن عندما تكون في النهاية، قد يكون من الصعب تحديد من استثمر الوقت في أنشطة محددة عندما تنظر إلى لوحات معلومات المشروع. إذا كان لديك مشروع قابل للمقارنة قادم، فقد تعتقد أنه يجب أن تفهم مقدار الجهد المخصص لكل مهمة ومرحلة من المشروع؛ ولكن إذا لم يكن فريقك قادرًا على قياس وقته من قبل، فإن الأمر أشبه بلعبة تقدير.
يساعدك متتبع وقت المشروع الكفء في إعداد الفواتير الدقيقة وإدارة الفريق بذكاء والتخطيط الدقيق. أداة التعاون
تهدر العديد من الفرق الوقت بسبب تقنيات التواصل غير الفعالة. في كثير من الأحيان، يصعب استخدام الأدوات؛ وفي أحيان أخرى، هناك العديد من قنوات الاتصال، ويفشل الأفراد في تحديدها جميعًا. قد تستغرق مراجعة جميع المنافذ (البريد الإلكتروني، والرسائل النصية القصيرة، والرسائل الفورية، والبريد الصوتي) الكثير من الوقت. يعد توحيد خطوط الاتصال لفريقك إحدى فوائد أدوات التعاون الجيدة في المشروع. يمكنك استخدام برنامج إدارة المشاريع الذي يتضمن جميع الميزات المطلوبة لإدارة مشاريعك بفعالية.
الخاتمة
الدور الأساسي لمدير المشروع هو إدارة الوقت في إدارة المشروع. يجب أن يكون مدير المشروع على دراية جيدة في إدارة الوقت وأن يكون لديه حسّ عالٍ بالإلحاح. تم تضمين مناهج إدارة الوقت المختلفة في المناهج النظرية وأفضل الممارسات. على سبيل المثال، يمتلك أسلوب إدارة المشاريع الرشيقة/كروم في إدارة المشاريع أدوات إدارة الوقت الخاصة به. وعلاوة على ذلك، لإتقان إدارة الوقت بشكل أعمق، يمكنك التسجيل في برنامج تدريبي يدرِّسه أحد أشهر وأشهر مدربي إدارة الوقت. تقدم SPOTO دورات تدريبية في إدارة المشاريع، وتوفر تدريباً شاملاً وموارد لتعزيز مهاراتك وكفاءتك في إدارة المشاريع، بما في ذلك تقنيات واستراتيجيات إدارة الوقت.