تقنيات التقدير الفعال للمشاريع من أجل تخطيط ناجح

إن العمل كمدير مشروع هو فخر واعتزاز، ولكنه في الوقت نفسه عمل شاق. فمدير المشروع هو الشخص الذي يتولى القيادة الكاملة للمشروع ويكون مسؤولاً عن اتخاذ كل قرار رئيسي للمشروع. من بين جميع الصعوبات التي يواجهها مدير المشروع، فإن أبرزها هو تقدير أو وضع ميزانية مشروع معين.
يعد تقدير المشروع مهمة محفوفة بالمخاطر حيث أن الخطوة الخاطئة في التقدير يمكن أن تسبب أضرارًا جسيمة للمشروع. لهذا السبب يجب أن يتم إجراء التقدير بإخلاص ومقاييس مناسبة لجميع المخاطر التي ينطوي عليها المشروع. يجب على كل مدير مشروع أن يأخذ في الاعتبار الوقت الذي سيستغرقه المشروع، والموارد المطلوبة للمشروع، والمخاطر التي قد تسبب التأخير، والتكلفة الأساسية للمشروع، وأخيرًا نطاق المشروع قبل الخوض في تقديره.
أثبتت العديد من تقنيات تقدير المشروع أنها توفر تقديرات دقيقة لأنواع مختلفة من المشاريع.
5 تقنيات رائعة لتقدير المشروع لمشروعك التالي
تقنية التقدير من أعلى إلى أسفل
الأسلوب الأول في القائمة هو أسلوب التقدير الأكثر شيوعًا ونجاحًا الذي يستخدمه مديرو المشاريع المحترفون. يبدأ التقدير من الأعلى إلى الأسفل بصورة أشمل للمشروع حيث يقوم المدير بتقسيمه إلى تفاصيل أصغر لإنشاء تقدير منه. تعني النظرة الشاملة للمشروع النطاق والنتائج المتوقعة من المشروع.
عندما يتم تحديد النطاق والنتائج، يقوم مدير المشروع بعد ذلك بتقسيم حجم العمل والتكلفة والوقت اللازمين لإكمال هذا المشروع، ولكي يعمل تقدير المشروع هذا بطريقة مثالية، يجب أن يتم ذلك في المرحلة الأولى من المشروع وفي المشاريع التي يعمل فيها العديد من المجهول بالنسبة لهذا المشروع.
يمكن أن يكون التقدير من الأعلى إلى الأسفل مفيدًا جدًا في إسقاط النتيجة النهائية للمشروع للأشخاص الذين يعملون فيه لجعلهم يفهمون ما هو متوقع منهم في أي فترة زمنية. من خلال هذه التقنية، يمكن تقديم عرض لمستثمر أو صاحب مصلحة من طرف ثالث للاستثمار في المشروع.
وعادةً ما يهتم المستثمرون أو أصحاب المصلحة برؤية الصورة الأوسع للمشروع، وهم أقل اهتمامًا بكيفية تنفيذ المشروع ولكنهم يريدون النتيجة الموعودة في نهاية المشروع. وتعطي هذه التقنية الخاصة بتقدير المشروع قدراً لا بأس به من الحرية في التقدير، حيث يتبين أنها أكثر أو أقل دقة مع فارق بسيط. هذا هو السبب في استخدام تقنية التقدير من أعلى إلى أسفل على نطاق واسع لأنها أقل خطورة وتوفر نفوذاً كبيراً لفريق العمل ومدير المشروع.
تقنية التقدير من الأسفل إلى الأعلى
هذه التقنية هي عكس التقنية الأولى تمامًا من أعلى إلى أسفل. هنا، يتم إجراء التقدير مع جميع الاحتياجات والتفاصيل الصغيرة للمشروع لإعطائه الشكل المناسب. تُستخدم تقنية التقدير من أسفل إلى أعلى عندما لا تكون هناك صورة أشمل للمشروع، ويكمن إنشاؤها في التفاصيل الصغيرة للمشروع، والتي تبني المشروع بأكمله.
يمكن البدء بالتقدير من خلال هذه التقنية من خلال إعداد قائمة بالتفاصيل الصغيرة ومتطلبات المشروع. عندما تكون القائمة جاهزة، يجب استدعاء الفريق الذي من المفترض أن يعمل على المشروع لتقديم تقدير تلك التفاصيل الصغيرة. من خلال تقدير كل تفصيل صغير من تفاصيل ذلك المشروع، يمكن بسهولة الحصول على تقدير دقيق وإجمالي للمشروع بأكمله.
تعمل التقنية التصاعدية بشكل رائع في التنبؤ بالتكلفة الإجمالية للميزانية. أهم فائدة لهذه التقنية هي أنك كمدير مشروع، ستتمكن كمدير مشروع من فهم كل عنصر صغير من عناصر المشروع بطريقة أكثر تفصيلاً. سيحصل مدير المشروع أيضًا على معرفة مقدار تقدير كل عنصر من عناصر المشروع على المستوى الجذري.
مع وجود الكثير من المهام، تحتاج هذه التقنية إلى قدر كبير من الوقت لتقدير المشروع بأكمله. وهي تتضمن إنشاء قائمة بالتفاصيل الصغيرة للمشروع، والحصول على تقدير كل تفصيل أو عنصر، وأخيرًا حسابهم جميعًا معًا في مشروع واحد كامل.
تقنية التقدير التناظري
يتمتع مديرو المشاريع الذين لديهم خبرة في عدد من المشاريع تحت حزامهم بأفضل استخدام لهذه التقنية. دائمًا ما يكون لدى مديري المشاريع ذوي الخبرة مشاريع تم تنفيذها في الماضي حيث قاموا بالفعل بتقدير عدد المشاريع في الماضي. ترتبط تقنية التقدير التناظري بالخبرة السابقة لمديري المشاريع مع التقدير.
هذا هو أسهلها جميعًا. في هذه التقنية، من المفترض أن يقوم مدير المشروع برسم تقدير للمشروع مع تقديراته السابقة لمشاريع مماثلة. وبمساعدة الجدول الزمني لأي مشروع مماثل سابق، والتكلفة، ونطاق العمل، والموارد المطلوبة، يمكن إجراء تقدير دقيق للمشروع الجديد. إنه مفيد للغاية حيث يسهل عليك الوصول إلى كل المعلومات والتفاصيل الخاصة بالمشاريع المماثلة.
يمكنك فقط إجراء بعض التعديلات في التقدير فيما يتعلق بالسيناريو الحالي الذي يتم فيه بدء المشروع وكيف تغيرت الأمور منذ المشروع المرجعي. هناك فائدة أخرى مهمة لهذه التقنية وهي أن لديك خبرة مفيدة بالأشياء التي لم تسر على ما يرام في المرة السابقة أو السبب في أن الأمور لم تكن على المسار الصحيح، لذا يمكنك هذه المرة أن تعرف ذلك بالفعل.
لذلك يمكنك القيام بعمل أفضل هذه المرة وإنتاج عمل رائع لمشروع ناجح ومقدر بدقة. لقد ثبتت أهمية هذه التقنية الخاصة بالتقدير لمديري المشاريع المحترفين، وقد ساعدتهم على توفير الكثير من الوقت. نظرًا لأن معظم المعلومات متوفرة بالفعل، فما على مدير المشروع سوى إجراء تعديلات على تلك البيانات مع وضع السيناريوهات الحالية في الاعتبار.
تقنية التقدير ثلاثي النقاط
يحتوي هذا التقدير الخاص بالمشروع على نهج رياضي لإنتاج تقدير المشروع. يجب وضع بعض القيم والبيانات المحددة في معادلة للحصول على النتيجة كتقدير لذلك المشروع. تساعد تقنية التقدير ثلاثي النقاط في إنشاء احتمال توزيع مع ثلاث نتائج متوقعة من المعلومات أو البيانات أو القيم المعطاة للمعادلة.
في هذه التقنية بالذات أيضًا، هناك دور للخبرات السابقة في تقدير المشروع. يمكن لمدير المشروع الذي يتمتع بخبرة كافية في تقدير المشروع أن يعمل بهذه التقنية فقط ويمكنه أن يخرج تقديرًا للمشروع الجديد. لا توفر هذه التقنية تقديرًا دقيقًا ولكنها تعطي نطاقًا من التقديرات من خلال أفضل التخمينات التي قام بها مدير المشروع بخبرته السابقة في تقدير المشروع.
وهي تتضمن ثلاثة تخمينات من مدير المشروع وهي مذكورة أدناه أ = أفضل تقدير للحالة ب = أسوأ تقدير للحالة م = التقدير الأكثر احتمالاً
من خلال بيانات a و b و m من خلال التخمينات التي قام بها مدير المشروع، يمكن وضعها في المعادلة التالية
E = (أ + 4 م + ب) / 6
باستخدام البيانات أو القيم المقدمة لهذه المعادلة، من المرجح أن يحصل مدير المشروع على تقدير دقيق للمشروع. أفضل جزء في هذه التقنية هو أنه لا توجد معلومات مأخوذة أو معطاة من قبل شخص ثالث مثل زميل الفريق الذي قد لا يعطي معلومات دقيقة من أجل الحصول على مزيد من الوقت والتكلفة للمشروع.
تقنية التقدير البارامترية
من بين جميع تقنيات تقدير المشروع، فإن تقنية التقدير البارامترية لديها الطريقة الأكثر واقعية لتحديد التقدير. سواء كان ذلك التكلفة أو الجدول الزمني أو الموارد المطلوبة للمشروع، ويعطي التقدير البارامتري تقديراً أكثر دقة من أي تقنية تقدير أخرى بسبب طريقة حسابه. في هذه التقنية، يتم استخدام الجدول الزمني والتكلفة لعنصر واحد من المشروع لتحديد تقدير المشروع بأكمله.
على سبيل المثال، إذا كان الأمر يتعلق بتشييد مبنى على مساحة 2000 قدم مربع. فسيتم تقدير وقت وتكلفة بناء مساحة قدم مربع واحد. سيتم ضرب التقدير الناتج عن 1 قدم مربع من هذا المبنى في 2000 مرة للحصول على تقدير عملية البناء بأكملها.
شيء واحد يجب أن يؤخذ في الاعتبار أثناء استخدام هذه التقنية، يجب على المرء دائمًا مراعاة 10٪ من التقدير في زائد أو ناقص المشروع بأكمله. لذلك يُقترح ترك هامش 10% زائد أو ناقص على كل من تقدير الوحدة الواحدة وتقدير المشروع بأكمله.
كون هذه الدقة، يجب تنفيذ أسلوب التقدير البارامتري من خلال أخذ بعض الأمور في الاعتبار. يجب على المرء دائمًا مراعاة وفورات الحجم وعوامل المخاطرة وقيود الموارد. ومع مراعاة هذه العوامل الثلاثة بشكل صحيح، يكون التقدير البارامتري هو الأكثر دقة في التنفيذ.
كلمات أخيرة
يعد تقدير المشروع جزءًا حاسمًا من أي مشروع، ويمكن أن يؤدي التقدير الخاطئ للمشروع إلى إعاقة المشروع بأكمله وأحيانًا العمل بأكمله. لهذا السبب يجب على كل مدير مشروع اتخاذ جميع التدابير أثناء تقدير المشروع. يلعب اختيار النوع الصحيح من طرق تقدير المشروع دورًا مهمًا أيضًا في كل مشروع، ويأتي ذلك بسهولة من خلال حضور دورة شهادات إدارة المشاريع. هناك أنواع مختلفة من المشاريع لها متطلبات خاصة، وهناك أسلوب منفصل لتقدير المشروع الذي سيكون حيويًا لذلك المشروع.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم والتي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم “سبوتو” التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها مدربون والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.