الإدارة الفعالة للتحكم في التغيير: خطوات التنفيذ السلس

عندما تخطط منظمة ما لمشروع ما وتنفذه، يجب أن تبقي مجالاً للتغييرات المتوقعة أو غير المتوقعة. لا يمكن تجنب التغييرات أثناء المشروع. يمكن أن تكون الأسباب متعددة. فقد يحدث التغيير بسبب نقص مفاجئ في القوى العاملة أو الظروف الجوية أو متطلبات العملاء. تحتاج المؤسسات إلى تطوير آلية لإدارة هذه التغييرات ومن ثم اتخاذ قرار بقبولها أو رفضها بناءً على تحليلها. يجب الاستجابة للتغيير الذي يتم استلامه. وهذا يجعل من تطوير نظام إدارة التحكم في التغيير ضرورة. وهذا أمر ضروري لضمان عدم خروج المشروع عن المسار الصحيح وبقائه في حدود الميزانية. وهذا يستلزم إنشاء مسار عمل جديد بالكامل. هنا، سنتعرف أولاً على ما هو التحكم في التغيير في إدارة المشروع ثم سنناقش خطوات التحكم الفعال في التغيير. لذا، دعونا نبدأ بالتحكم في التغيير.
إدارة التحكم في التغيير
التحكم في التغيير هو نهج وطريقة لإدارة التغييرات التي تؤثر على خط الأساس للمشروع ومن المحتمل أن تخرج المشروع عن مساره الصحيح. إنه نهج منهجي يستخدم لإدارة جميع التغييرات التي يتم إجراؤها في سياق المشروع. وهو نظام تستخدمه فرق المشروع لإجراء تغييرات على مشروع تمت الموافقة عليه بالفعل. يمكن أن تتعلق التغييرات بالميزانية (إضافة أو طرح في الميزانية)، والجداول الزمنية، والمعالم الرئيسية. كما يمكن أن يكون التغيير متعلقًا بالفريق، حيث يمكن إضافة أشخاص جدد أو إزالة بعض الأشخاص القدامى مع تقدم المشروع. التحكم في التغيير هو آلية لالتقاط التغيير من النقطة التي يتم تحديدها خلال كل خطوة من دورة المشروع. وتهدف هذه العملية إلى ضمان إجراء تلك التغييرات المطلوبة بالفعل وغير الضرورية فقط أو عدم إجراء التغييرات غير الضرورية. من الواضح أنك لا ترغب في الإخلال بالمشروع لأي سبب غير جيد. إذا قمت بذلك، فسوف تهدر موارد قيمة ووقتًا لا يقدر بثمن. تتأكد إدارة التحكم في التغيير في إدارة المشروع أيضًا من أن جميع أصحاب المصلحة لديهم رأي أو يوافقون على عملية مراجعة العناصر الأساسية للمشروع عند الحاجة. وتكتسب إدارة التحكم في التغيير أهمية خاصة عندما يكون المشروع جزءًا من برنامج أكبر لأنه إذا لم تتم إدارة التغيير يمكن أن تكون التداعيات واسعة النطاق.
يعد التحكم في التغيير جزءًا وعنصرًا متميزًا من إدارة التغيير، ويتم ذلك في سلسلة من الخطوات. وكونه مفهومًا متميزًا، فإنه ينطوي على تقييم التغييرات المقترحة والتأكد مما إذا كان ينبغي تنفيذها. يجب أن يكون التحكم في التغيير فعالاً بحيث يسبب الحد الأدنى من التعطيل. وكما ذكرنا سابقًا، هناك عملية وتسلسل من الخطوات لإدارة التحكم في التغيير. وفيما يلي وصف لخطوات التحكم الفعال في التغيير.
خطوات التحكم الفعال في التغيير
1. تحديد ما يجب تغييره
عادة، يبدأ أي تغيير لتحسين المنتج أو العملية أو تحقيق نتيجة محددة. من الضروري للمؤسسات أن تذكر بوضوح الهدف من عملية التغيير قبل أن تبدأ، وإلا فمن المؤكد أنها ستفشل حتى قبل أن تبدأ. لذا، فإن تحديد نطاق التغيير ضروري حتى يكون الجميع واضحًا بشأن ما يحاولون تحقيقه. عندما يكون جميع أصحاب المصلحة واضحين حول ما يجب تغييره ولماذا وما هو التحسين الذي سيحدثه التغيير، سيكونون أكثر تركيزًا على تنفيذ التغيير وهذا سيبني أساسًا قويًا لتنفيذ التغيير بنجاح. يجب النظر بعناية في جميع هذه الأسئلة قبل الشروع في عملية التغيير. يجب الحرص على ألا يتعارض التغيير المقترح مع رؤية شركتك. فالانحراف عن رؤية المؤسسة وأهدافها قد يكون مكلفاً. لذلك، هذه هي الخطوة الأولى في عملية التحكم في التغيير الفعال.
2. قم بإعداد دراسة جدوى قوية لإشراك جميع أصحاب المصلحة في العملية
من المحظور تمامًا الغوص مباشرةً في عملية إدارة التغيير بمفردك. لن يكون بإمكانك تنفيذ التغيير بمفردك حتى لو كانت لديك الكفاءة والمعرفة التقنية المطلوبة. ستحتاج إلى دعم جميع أصحاب المصلحة لإحداث التغيير. قد يكون أصحاب المصلحة هؤلاء على العديد من المستويات، داخل المنظمة وخارجها. من الإدارة العليا للمؤسسة إلى أبطال التغيير إلى العملاء ثم إلى أولئك الذين نفذوا التغيير بالفعل. يجب استشارة الجميع وأخذ ثقتهم. لذلك، يجب بناء حالة عمل قوية مع الخطة والاستراتيجية الصحيحة. وهذا أمر مهم بشكل خاص لأن كل مجموعة من أصحاب المصلحة قد يكون لها توقعاتها الخاصة التي قد تكون مختلفة عن الآخرين، لذلك، من الضروري إنشاء حالة عمل لإعطاء كل واحد منهم رسالة مصممة خصيصًا لتوقعاتهم مما يجعلهم مهتمين حقًا بتنفيذ التغيير. وعندما يكون جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة، يصبح من السهل الحصول على أي موارد إضافية مطلوبة لتنفيذ التغيير، بما في ذلك التمويل. وبالتالي، هذه خطوة حيوية في عملية التحكم في تغيير المشروع.
3. إنشاء خارطة طريق للتغيير
بمجرد حصولك على موافقة جميع أصحاب المصلحة، فقد حان الوقت لوضع استراتيجية لتنفيذ التغيير. قم بتوثيق خطتك ببلاغة من خلال إنشاء خارطة طريق لتنفيذ التغيير. يجب أن يتضمن ذلك نقطة البداية لعملية تنفيذ التغيير، أي من أين ستبدأ، وخطوات الوصول إلى الهدف، والطريقة التي ستعرف من خلالها أن العملية قد اكتملت بنجاح. يجب أن تذكر خارطة الطريق أيضًا نطاق التغيير وتخصيص الموارد والميزانية. بعد ذلك، قدم ملخصًا للعملية ووصف الخطوات بوضوح، وبيّن ما هي الأهداف القابلة للقياس وكيف ستقيس التقدم المحرز، وكيف تخطط لتحليل النتائج. حدد الأشخاص الرئيسيين الذين سيساعدونك أو يقودون عملية إدارة التغيير. سيساعدون في تنسيق الأنشطة على المستوى الجزئي. كل هذا مهم لأنه سيثبت أن التغيير يتم على خطوات وبطريقة منظمة ولا يتم اتخاذ أي طرق مختصرة لتنفيذ التغيير.
4. جمع البيانات وتحليلها
بمجرد أن يكون لديك خارطة طريق وموافقة أصحاب المصلحة، ضع بعض المعايير التي يمكنك قياس التقدم المحرز على أساسها. مع بدء عملية إدارة التغيير وبدء تنفيذ التغيير، فإن جمع البيانات وتقييمها لقياس وتتبع التقدم الذي تحرزه يثبت أنه مفيد للغاية. استفد من هذا الجانب بشكل كامل للحصول على صورة صحيحة. قد يكون من الممكن قياس بعض التغييرات بسهولة بينما قد يكون قياس البعض الآخر صعبًا بعض الشيء. لكن إعداد تقارير واضحة وتقديمها يمكن أن يساعد بشكل كبير في التواصل الفعال مع جميع المعنيين وقياس التقدم بشكل صحيح. ويساعد ذلك أيضًا في الحفاظ على وتيرة العملية. كما يعد تتبع التقدم المحرز بشكل صحيح أمرًا ضروريًا أيضًا لأنه سيكشف عن أي تأخير والأسباب المتعلقة بالتأخير بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية على الفور. لذا، لا تتردد في جمع البيانات من مصادر متعددة وتحليلها بجدية لإعداد وتقديم تقارير دقيقة تعكس التقدم الفعلي والعوائق التي تعترض طريق العمل إن وجدت.
5. التواصل الفعال
التواصل الفعال هو مفتاح نجاح أي مسعى. وكذلك الحال مع إدارة التحكم في التغيير أيضًا. التواصل المفتوح والقوي مع الجميع هو ما يربط الجميع خلال عملية إدارة التغيير. من الضروري تنمية ثقافة مواتية لتقبل التغيير بأمان. لا يجب التواصل فقط لشرح خططك والسعي للحصول على الموافقات، بل يجب أن يكون التواصل من أجل فهم الآخرين وجعلهم يفهمون المشاكل التي يجب حلها. يجب أن يكون التواصل السليم هو العمود الفقري لإدارة التغيير الفعالة. نعلم جميعًا أن الناس مترددون جدًا في تبني التغيير. لذا، يجب فتح خطوط اتصال فعّالة مع جميع المعنيين في كل مرحلة من مراحل العملية لإزالة أي هواجس أو شكوك. إن التواصل الشفاف بين الجميع سيساعد جميع أصحاب المصلحة على تكوين فكرة واضحة عما يعمل وما لا يعمل. التواصل الواضح ثنائي الاتجاه يعني أن الناس يمكنهم التحدث عن مخاوفهم وتقديم اقتراحاتهم. يمكن للتواصل الفعال أن يصنع المعجزات لتنفيذ التغيير بسلاسة. وبهذه الطريقة أيضًا يصبح الناس أكثر استجابة واستعدادًا لتجربة أساليب أو عمليات جديدة.
6. تتبع المخاطر وإدارتها
أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لمقاومة التغيير هو الخوف من المجهول. وهذا هو أحد المخاطر الرئيسية في إدارة التغيير – مقاومة التغيير. سبب آخر لمقاومة التغيير هو عامل المخاطرة الذي ينطوي عليه التغيير. فعادة ما ينفر الناس من المخاطرة. وهذه استجابة طبيعية تمامًا لأي اقتراح للتغيير. ولكنها يمكن أن تعرقل عملية التغيير بأكملها ويمكن أن تعرض نجاحها بالكامل للخطر. وأفضل طريقة للتعامل معها هي توقع مستوى المقاومة بشكل صحيح والاستعداد لها. ويمكن القيام بذلك من خلال تدريب القيادة وتسليحهم بالأدوات اللازمة لمكافحة المقاومة. وبهذا، سيكونون مجهزين بشكل أفضل للتعامل مع جميع مخاوف وشكوك المشاركين غير الراغبين في تقديم المساهمة المطلوبة منهم في عملية إدارة التغيير. سيؤدي ذلك إلى تعزيز الشفافية وبالتالي التخفيف من هذه المخاطر والتأثير على عملية الانتقال بسلاسة.
7. المراجعة والتحسين المستمر
إدارة التغيير هي عملية مستمرة. لذلك، من الضروري مراقبة تقدم الفريق بانتظام. هل هم على المسار الصحيح؟ هل يتحركون بشكل صحيح نحو الهدف المحدد في خارطة الطريق الخاصة بك؟ علاوة على ذلك، قد تكون هناك حاجة إلى إعادة تعديل استراتيجياتك في منتصف الطريق خلال العملية، وقد يتعين عليك دمج أساليب أفضل في الخطة. لذلك، من المهم أن تتوقف بانتظام وتقيّم مع جميع أصحاب المصلحة مقدار التقدم المحرز وما يمكن تحسينه لتحقيق الأهداف. كما سيساعدك هذا أيضًا على معرفة ما إذا كانت هناك أي عوائق جديدة قد ظهرت وإذا كانت الإجابة بنعم، فكيف يمكن التغلب عليها. من الأفضل دائمًا إنشاء حلقة تغذية راجعة حيث يمكنك المراجعة بانتظام وتحديد التحديات وتعديل خطتك وفقًا لذلك.
8. احتفل بالنجاح
من المهم جدًا الحفاظ على تحفيز الفريق في جميع الأوقات لتجنب الإرهاق أو الملل. إن إدارة التحكم في التغيير عملية صعبة وتظهر الانتكاسات والتحديات طوال الوقت. لذلك من الضروري أن تخصص بعض الوقت للاحتفال بنجاحات الفريق والأعضاء الأفراد. اعترف بإنجازاتهم في مختلف المراحل واحتفل معهم بتلك الإنجازات. فذلك لا يحافظ على تحفيز الفريق وإيجابيته فحسب، بل يساعد أيضًا في الحفاظ على الزخم والحفاظ على الروح المعنوية العالية. يجب منح كل فريق أو عضو فيه مسؤول عن تحقيق إنجاز ما التقدير الواجب، الأمر الذي سيلعب دورًا أساسيًا في تعزيز ثقافة في المؤسسة من شأنها تسهيل التبني السلس لعملية التغيير وتنفيذ التغيير.
إن أفضل الخطط تنحرف عن مسارها بسبب المشاكل والنكسات والعقبات غير المتوقعة التي تجعل من المضي قدمًا أمرًا صعبًا. ولكن من خلال إشراك جميع الأشخاص المعنيين منذ مرحلة مبكرة، وتحديد العملية ونتائج التغيير المقترح بوضوح، يمنحك الهيكل الذي تحتاجه لتنفيذ التغيير بنجاح. إدارة التحكم في التغيير أسهل قولاً من الفعل. ولكن من خلال اعتماد العملية المذكورة أعلاه، يمكنك التعامل مع التغيير وتنفيذه بسهولة إلى حد ما. من خلال دمج خطوات محددة بوضوح في عملية التغيير الخاصة بك، والمرونة في تعديل الاستراتيجيات والنهج، يمكنك جلب ثقافة إدارة التغيير الفعالة إلى مؤسستك.
راجع أيضًا:تحديات إدارة التغيير
الخلاصة
تعد إدارة التحكم في التغيير ضرورية لأي مشروع، مما يضمن بقاءه على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية على الرغم من التغييرات الحتمية. من خلال اتباع عملية منظمة، يمكن للمؤسسات إدارة التغييرات الضرورية وتنفيذها بفعالية. يتضمن ذلك تحديد ما يجب تغييره، وإعداد دراسة جدوى قوية للحصول على موافقة أصحاب المصلحة، وإنشاء خارطة طريق مفصلة، وجمع البيانات وتحليلها، والحفاظ على التواصل المفتوح. بالإضافة إلى ذلك، فإن تتبع المخاطر وإدارتها، والمراجعة المستمرة للتقدم المحرز، والاحتفال بالنجاحات أمر بالغ الأهمية. تساعد هذه الخطوات على خلق ثقافة إدارة التغيير الفعّالة، مما يمكّن المؤسسات من تجاوز التحديات بسلاسة وتحقيق أهداف المشروع بنجاح. تقدم سبوتو تدريباً شاملاً على إدارة التغيير لتزويد المهنيين بالمهارات والمعرفة اللازمة لتنفيذ هذه الاستراتيجيات بفعالية