إتقان تقدير التكاليف في إدارة المشاريع

ما الذي تفعله معظم المؤسسات أو تعتمد عليه عندما يتعلق الأمر بالإشراف على المشاريع من البداية حتى النهاية؟ تضع ثقتها في المديرين، خاصة أولئك الذين لديهم خبرة في إدارة المشاريع. يقوم مديرو المشاريع هؤلاء بتنفيذ مجموعة واسعة من المسؤوليات والإجراءات في المؤسسة. عندما تبدأ الشركات في التقدم، تصبح كل خطوة نحو تنمية الأعمال مهمة للغاية. أحد أهم جوانب إدارة الأعمال التجارية هو وضع الميزانية في إدارة المشاريع.
عندما تقوم بتعيين المعايير الأساسية فيما يتعلق بالمؤسسة، فمن الأهمية بمكان أن تعتني بإنجازات الفريق مثل أهداف البرنامج والوقت المستغرق والميزانية. علاوة على ذلك، يأتي تخطيط التكلفة شاملاً القدرة على التأثير عملياً على جميع العناصر المتعلقة بالمهام. وهذا من شأنه أن يزيد من تقديم العناصر وتقسيمها على مختلف الواجبات الهامة لمسؤولي المهام.
عندما تؤدي عملية وضع الميزانية في إدارة المشاريع إلى استراتيجية استثمار غير فعالة، وافتراضات غير واقعية، ويصبح احتمال انهيار البرنامج وشيكًا. وعلاوة على ذلك، يؤدي إلى سوء التخطيط لتقييم التكاليف. يتم التنبؤ بنجاح البرنامج على الدقة الإجمالية لتكاليفه المتوقعة.
ما المقصود بتقدير تكلفة المشروع؟
يعتبر تقدير تكلفة المشروع عملية حاسمة تنطوي على التنبؤ وإجراء تقدير تقريبي لإجمالي النفقات المرتبطة بالمشاريع المختلفة. التحليل متعدد الأوجه والذي يأخذ في الاعتبار أنواعًا مختلفة من التحليل والجوانب المختلفة. ويشمل كلا الجانبين التنظيمي والتنموي. وباختصار، فإن عمليات تقدير تكلفة المشروع تتنبأ بالتكلفة والكمية والموارد من خلال النظر ببساطة إلى تكلفة المشروع.
تنشئ طريقة تقدير تكلفة المشروع رقمًا نهائيًا يحدد تكلفة البرنامج من خلال حساب كل عنصر أساسي للعملية، بدءًا من التوريد إلى القوى العاملة. قد تساعد التقديرات الأولية للميزانية في تحديد حدود المشروع إذا حصل على الموافقة على التمويل. للبقاء في حدود تمويلها، يمكن للشركة أن تقلل من نطاق المشروع إذا كانت خطة الإنفاق الإجمالية واسعة النطاق. عندما يكون البرنامج قيد التنفيذ، يتم استخدام تقييم الميزانية للتحكم في جميع النفقات المتعلقة بالبرنامج للبقاء ضمن التكلفة.
في البداية، في عملية التطوير، يتم دائمًا استخدام الأرقام المتزايدة ويمكن أن تؤثر على تنفيذ البرنامج من عدمه. يستلزم قرار المنظمة بالمضي قدمًا في تنفيذ البرنامج وضع تقديرات دقيقة ومفصلة للنفقات. يجب تضمين كل من التكاليف الأساسية والثانوية المرتبطة بتنفيذ مشروع ما في تحليل دقيق للتكاليف. قد تشمل هذه النفقات على سبيل المثال لا الحصر نفقات الموظفين ونفقات المواد ورسوم حلول الطرف الثالث.
يستلزم تقدير تكلفة المشروع تقييم نفقات العمالة وتكاليف المواد والنفقات العامة، ويوفر كذلك مخزونًا احتياطيًا للمخاطر والطوارئ المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، نظرًا لأن تقدير التكلفة يتعلق بالتنبؤ بالتكلفة الإجمالية بخلاف حساب التكلفة، فإن هناك عدم يقين أساسي ينطوي على ذلك. بالإضافة إلى ذلك، تتضاعف حالة عدم اليقين بشكل أكبر حيث لا يمكن التنبؤ بالتكلفة المناسبة حتى ينتهي المشروع بالكامل. سنناقش الطرق المختلفة المستخدمة في تقدير تكلفة المشروع لمساعدتك على فهم العملية بشكل أفضل.
تعرف على أنواع إدارة المشاريع
طرق تقنيات تقدير التكلفة في إدارة المشاريع
تؤثر العديد من المتغيرات على كيفية قيام مديري المشاريع بإكمال عملية تقدير تكلفة المشروع. فبعض المؤسسات، على سبيل المثال، تفرض بعض المؤسسات أن يتم تمويل جميع المشاريع وفقًا لإرشادات صارمة. بينما هناك آخرون قد يعتمدون على خبرة مدير المشروع. وبالمثل، قد تعتمد العديد من الشركات على تقديرات تقريبية خلال المراحل المبكرة من تخطيط المشروع بدلاً من الاعتماد على تنبؤات أكثر دقة في وقت لاحق. دعنا نستعرض أربعة من أكثر أساليب تقدير التكاليف انتشارًا أدناه.
تعرف على أدوار ومسؤوليات مدير المشروع هنا.
1. التقدير التناظري
يضمن التقدير التناظري في تقنيات تقدير التكاليف في إدارة المشاريع مقارنة تكلفة المشروع الجديد بمشروع تم إنجازه سابقًا. وتعتمد هذه الميزانية على مزيج من البيانات الموجودة بالفعل والحكم الخبير لقائد المهمة.
ونظرًا لعدم وجود مشروعين متشابهين تمامًا، فمن الصعب إجراء تقدير قابل للمقارنة. وبالتالي، يتم استخدامه عادةً في المراحل المبكرة من المشروع إذا كان التقدير كافياً. يمكن استخدام التقدير التناظري عندما يكون هناك القليل من المعلومات المتعلقة بالمهمة الحالية.
2. التقدير البارامترى
يستخدم التقدير النموذجي البيانات الموجودة والنمذجة الإحصائية لتوفير قيمة نقدية لنفقات البرنامج. ويتم حساب قيمة عنصر البرنامج وبيعه على النحو المطلوب بهذه الطريقة. ومع ذلك، فإنه يتطلب قدراً هائلاً من المواد التحضيرية لتوقع تكاليف المشروع بدقة.
تقدم طريقة تقدير التكاليف هذه ممارسة شائعة في أعمال البناء. على سبيل المثال، يتطلب المنزل الجديد مبلغًا معينًا للقدم المربع الواحد لمستوى قوي من البناء الذي يأتي تحت إشراف مدير البناء. ستستخدم الشركات كذلك التقدير البارامترية لتحديد سعر أقل من الحد المستهدف إذا فهمت سعر السوق ومعدل الخطأ والمساحة اللازمة للبناء الجديد. ومن الأمثلة على ذلك سعر طباعة وتجليد كتاب مدرسي أو تكلفة إنشاء عنصر على الإنترنت.
3. التقدير من الأسفل إلى الأعلى
المشروع الأكثر أهمية هو تقسيم المشروع إلى عدة مكونات أصغر فيما يتعلق بالتقدير. سيكون مدير المشروع مسؤولاً كذلك عن حساب النفقات المختلفة لحزم العمل الأصغر بشكل منفصل. على سبيل المثال، عندما ننظر إلى جزء من العمل الذي يجب تخصيصه بشكل فرعي بين مختلف الأقسام داخل المؤسسة الواحدة، يمكن تخصيص النفقات لكل قسم. وبمجرد احتساب جميع النفقات، سيتم جمعها معًا لتقديم تقدير تكلفة إجمالية واحدة لتكلفة المشروع.
تعتبر طريقة التقدير التصاعدي من الأسفل إلى الأعلى إحدى الطرق الرائعة لتقدير التكلفة التي تمكّن مدير المشروع من النظر إلى الأنشطة الفردية داخل المشروع بمزيد من التفصيل، مما يؤدي إلى عملية تقدير أكثر دقة.
التقدير في ثلاثة أبعاد
يستخدم مديرو المشاريع التقدير ثلاثي الأبعاد لوضع ثلاثة تقديرات متميزة للتكاليف المرتبطة بمهمة ما. هنا تصبح الأمور مثيرة للاهتمام حقًا حيث يتميز التقدير بتصور الناس للأشياء. على سبيل المثال، تُظهر التقديرات المتفائلة أن المهمة قد أُنجزت وأن الأموال تُنفق بأكبر قدر من الفعالية تُظهر التقديرات المتشائمة أن المهمة قد أُنجزت، ولكن الأموال تُنفق بأقل قدر من الكفاءة؛ وتعكس الحالة “الأكثر احتمالاً”، مما يجعل إدارة المشروع ضعيفة
يُظهر كذلك أن المشروع قد تم إنجازه، ولكن يتم إنفاق الأموال بطريقة متوسطة بين أفضل السيناريوهات وأسوأها.
تم إنشاء تقدير ثلاثي النقاط، اعتمادًا على عدة معادلات متدرجة، من خلال تقنية تحليل ومراجعة البرامج (PERT).
ما أهمية تقدير التكلفة في إدارة المشاريع؟
يتألف أساس كل مشروع من ثلاثة مكونات: أداء الجدول الزمني للتمويل
لا يمكن لهذه المشاريع أن تمضي قدمًا إلا بتمويل كافٍ ومزود باستراتيجية قوية تم إعدادها بعناية وتوقعها بدقة من خلال أخذ تقدير الميزانية في إدارة المشاريع بعين الاعتبار.
وبالتالي، فإن إدراك أهمية تقدير سعر البرنامج والتخطيط في المراحل الأولى من المشروع أمر حيوي لمديري المشاريع. ويدرك جميع مديري المشاريع أهمية التخطيط وعواقب عدم دقة الأسعار التي تزيد من التقديرات على نجاح البرنامج في نهاية المطاف.
ماذا يحدث عندما تكون الميزانية غير صحيحة؟
ترتبط جميع عمليات المشروع ارتباطًا جوهريًا بإعداد الميزانية في إدارة المشروع. حيث يتم تحديد استخدام الأصول والإجراءات والعمليات في أي نظام بيئي من خلال مقدار توافر النقد اللازم. عندما يتعلق الأمر بأموال البناء، فإن سوء الفهم، أو الاختيار الخاطئ، أو المراقبة غير الكافية قد يشير إلى عدم اكتمال المشروع.
هناك عدد كبير من الاحتمالات التي قد تؤدي إلى التقليل من نفقات البرنامج، ومعظمها قد يكون ضارًا. هناك عقوبات على الفشل في تلبية متطلبات العميل. قد يكون للأداء غير المرضي في مشروع ما تأثير كبير على سمعتك الشخصية وتقدمك الوظيفي. ومن المحتمل أيضًا أن يضر ذلك بالعلامة التجارية للشركة ومعنويات القوى العاملة بأكملها.
ما الذي يسبب التقدير غير السليم؟
قد يؤدي نقص الفهم أو نقص المهارة في التعامل مع الأرقام إلى تقديرات غير سليمة، مما يؤدي إلى خسارة الأصول. قد يؤدي غياب السيولة النقدية أيضًا إلى انخفاض عدد أفراد الطاقم أو العاملين المستقلين الخارجيين. في نهاية المطاف، يصبح من الصعب تجنب هذه القيود.
ومع ذلك، إذا تقدمت في البرنامج دون إجراء مراجعات كبيرة على التكلفة الإجمالية. التحكم في الميزانية وتخصيص الموارد، يعتبر هذان الجانبان من أهم جوانب إدارة المهام. يتمثل التحدي الأكبر الذي يواجه مدير المشروع في إجراء عدد كبير من التعديلات والتعديلات التي تستهلك الكثير من الوقت والطاقة على البرنامج مما يؤدي إلى حساب رديء.
لهذا السبب، يعد تقدير ميزانية المشروع مهارة يجب تعلمها وممارستها. بالنسبة لأولئك الذين أنهوا تعليم إدارة المشاريع التقليدية، يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل البحث عن المزيد من الفرص لاستكشاف إعداد وإدارة التكاليف، باستخدام المبادئ الموضحة هنا. لتجنب التوتر والقلق وعدم اليقين غير الضروري، من الأفضل البدء بتقنيات تقدير التكاليف في إدارة المشروع للمساعدة في الحفاظ على الوقت والطاقة. وبهذه الطريقة، يمكنك ضمان نجاح مشروعك.
الخاتمة
هناك حاجة إلى التدريب والخبرة العملية على حد سواء لإتقان فن تقنيات تقدير التكاليف في إدارة المشاريع. قد يكون الأمر بسيطًا مثل البحث عن المزيد من الفرص لاستكشاف صياغة الميزانية وإدارتها باستخدام المنهجيات المذكورة أعلاه لأولئك الذين أكملوا بالفعل شهادة PMPO أو الطامحين الذين يسعون للحصول على شهادة إدارة المشاريع.
تتيح أهمية تقدير التكاليف في إدارة المشروع عملية تكرارية وديناميكية تدعم نجاح المشروع بعد الانتهاء من تنفيذه. وعلاوة على ذلك، فإن ضمان توافق إدارة مشروع تقدير التكاليف مع هدف المنظمة لضمان وضع الميزانية على النحو الأمثل حتى النهاية.