خطوات فعالة لتخطيط المشاريع من أجل تنفيذ سلس للمشروع

بصفتك مدير مشروع أو قائد مشروع، قد تكون على دراية بشيء واحد. التخطيط هو الأساس لأي مشروع. دعنا نعتبر أنك مكلف بمسؤولية التعامل مع مشروع ما. الآن، أول شيء عليك القيام به هو تخطيط المشروع. في كثير من الحالات، يفشل قادة المشروع في التخطيط لأنهم في عجلة من أمرهم لبدء العمل. ولكن، عندما تقضي وقتًا في البداية للتخطيط للمشروع بشكل صحيح، يمكن أن يساعدك ذلك في منع العديد من المشكلات. حتى أنه سيمنع خسارة المال والوقت في المستقبل مع تقدم المشروع. لذلك، من الأفضل وضع خطة مشروع بسيطة وعملية في نفس الوقت.
قبل الدخول في خطوات تخطيط المشروع التي تمت مشاركتها هنا، من الأفضل أن تفهم ما هو تخطيط المشروع في المقام الأول:
تعريف تخطيط المشروع:
تخطيط المشروع هو نظام يتناول كيفية إنهاء المشروع في إطار زمني معين. تتبع المنظمات عمومًا مراحل محددة مسبقًا في تخطيط المشروع. حتى أن التخطيط غالبًا ما يشمل الموارد المحددة أيضًا. يتضمن تخطيط المشروع وضع أهداف قابلة للقياس، وتحديد المخرجات، وجدولة وتخطيط المهام.
بصرف النظر عن التخطيط الرئيسي للمشروع، يجب أن تكون هناك أيضًا خطط داعمة. يجب أن تشمل هذه الخطط التخطيط لإدارة المخاطر والاتصالات والموارد البشرية.
المستندات المطلوبة لتخطيط المشروع:
أنت هنا لتتعلم كيفية وضع خطة المشروع. قبل أن تبدأ العملية، من الأفضل أن تتأكد من أنك تحتفظ ببعض المستندات الجاهزة. عندما تكون هذه المستندات في متناول يدك أثناء تنفيذ مشروعك، ستسير الأمور في مكانها الصحيح بكل سهولة:
ميثاق المشروع:
ستوفر هذه الوثيقة فكرة عامة عن المشروع. وستصف أصحاب المصلحة والقيود المفروضة على المشروع وأهداف المشروع وأسبابه.
بيان العمل:
يشار إليها باختصار باسم SOW، والغرض من هذه الوثيقة هو تحديد نطاق المشروع. حتى أنه سيوضح بالتفصيل المهام والمعالم الرئيسية والمخرجات والجدول الزمني.
هيكل تقسيم العمل:
سيتم تقسيم نطاق المشروع. سيحتوي التقسيم على حزم العمل والمخرجات والمشاريع الفرعية والمراحل. كل هذا يؤدي معًا إلى مخرجات المشروع النهائية.
نموذج خطة المشروع:
مرة أخرى، يتم تقسيم هذه الوثيقة إلى أقسام. التقسيم هو لتغطية خطة إدارة التغيير وإدارة الجدول الزمني. وستغطي أيضًا إدارة أصحاب المصلحة وإدارة الموارد وتقييم المخاطر وإدارة الجودة وإدارة النطاق.
الآن، أنت تعرف أن الوثائق التي يجب إعدادها. ستوضح هذه المستندات معًا كل شيء عن مشروعك. الآن، دعنا ندخل في خطوات عملية تخطيط المشروع حول كيفية إنشاء خطة المشروع:
الخطوة 1: البدء بالبحث والتخطيط:
يجب ألا تفكر أبدًا في خطة المشروع كوثيقة جافة تحتوي على تواريخ. إنها أكثر من ذلك. يجب أن تقرأ في الواقع القصة الكاملة لمشروعك. لذا، قبل أن تبدأ، يجب عليك البحث بشكل صحيح:
فهم قيمة المشروع ونطاقه:
لا يمكنك اتخاذ قرار بشأن أفضل عملية لاتباعها إلا عندما تكون على دراية بخصائص المشروع وعمومياته. يجب أن تحكم على العوائق التي يمكن أن تعترض طريق مشروعك. لاكتساب معرفة كاملة، يجب أن تحصل على معرفة أعمق بما يلي:
أهداف المشروع ونتائجه
التبعيات والشراكات الخارجية
المخاطر والمشاكل المحتملة.
في هذه المرحلة، يجب أن تدخل في الاتصالات المناسبة لمشروعك. كما يجب مراجعة نطاق المشروع. علاوة على ذلك، يجب أن تتأكد من أن تكون دقيقاً في بحثك للتعرف على تفاصيل المشروع المهمة. لا تنس أن تطرح أسئلة مدروسة قبل أن تلتزم بأي شيء.
في هذه المرحلة الأولى، يجب عليك أيضًا التحدث مع أصحاب المصلحة. من الأفضل أن تتأكد من أنك تناقش الأمور التالية مع أصحاب المصلحة
كيف تتواصل معهم بفعالية؟
نتائج ونتائج وأهداف المشاريع المماثلة لمشاريع مماثلة لمشروعك
العوامل الدافعة الرئيسية والأهداف والمشاريع والاجتماعات
مشاركة أصحاب المصلحة ومستويات اهتمامهم
من سيكون مسؤولاً عن اتخاذ القرار؟
تعرّف على أعضاء فريقك بدقة
في هذه المرحلة الأولى، يجب أن تجد وقتًا للجلوس مع أعضاء فريقك. تعرّف على خبراتهم وعبء العمل وتوافرهم. تعرف أيضًا على طرق التواصل التي تناسبهم. علاوة على ذلك، تعرف على اهتماماتهم الشخصية.
قد تفكر لماذا يجب أن أعرف عن كل عضو من أعضاء فريقي. سيساعدك فهم هذه الأمور الأساسية عن أعضاء فريقك. نعم، يمكنك وضع خطة مدروسة مع الأخذ في الاعتبار عرض النطاق الترددي وأسلوب عمل كل عضو. تذكر دائمًا أن الفريق السعيد هو الوحيد القادر على تقديم مشاريع أفضل.
الخطوة 2: قم بصياغة مخطط تقريبي لخطة المشروع:
الآن، أصبحت لديك فكرة تقريبية عن المشروع. والآن، حان الوقت لوضع مسودة تقريبية لخطة المشروع. استرجع المناقشات التي أجريتها مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. وبناءً على ذلك، قم بإنشاء خطة يمكن لفريقك اتباعها لتحقيق أهداف المشروع.
عندما تقوم بإنشاء خطة أولية، تأكد من أن لديك تقويمًا قريبًا للتحقق من التواريخ. ابدأ بتحديد الخطوط العريضة لكيفية عمل المشروع على مستوى عالٍ.
يمكنك البدء بطرح الأسئلة التالية
متى سيحقق الفريق المعالم الرئيسية؟
ما هي المخرجات الرئيسية؟
كيف يمكن الوصول إلى تلك المخرجات والمواعيد النهائية؟
وباختصار، يمكنك التأكد من أن مسودتك تحتوي على تفاصيل المخرجات وعملية موافقة العميل. أيضًا، يجب أن تحتوي على الأطر الزمنية المرتبطة بالتسليمات أو المهام. كما يجب أن تتضمن أيضًا أفكارًا عن الموارد المطلوبة للتسليمات/المهام. علاوة على ذلك، يجب أن تحتوي على قائمة بالافتراضات التي تضعها في الخطة. يجب أن تحتوي أيضًا على قائمة بالافتراضات المطلقة لأنها مرتبطة بميزانية المشروع/المخرجات.
عندما تكون في هذه المرحلة، من الأفضل أن تفعل شيئًا واحدًا. يمكنك الحصول على مدخلات من فريقك في مجالات معينة. وهي التوقيت والجهد والعملية. وبما أنهم قد عملوا في العديد من المشاريع في وقت سابق، يمكن لأعضاء فريقك مساعدتك في تأطير هذه الأمور.
الخطوة 3: بناء جدول زمني مفصل للمشروع:
بناءً على الخطوة السابقة، لديك الآن خطة تقريبية. والآن، يمكنك استخدام إحدى الأدوات العديدة المتاحة هذه الأيام والتي ستساعدك على إنشاء جدول زمني متين للمشروع.
عندما تستخدم أداة جيدة لتخطيط المشروع عبر الإنترنت، ستساعدك على إضفاء الطابع الرسمي على أفكارك. وعلاوة على ذلك، ستساعدك على وضع أفكارك في شكل مرئي ومتسق يسهل متابعته وتتبعه. عند استخدام هذا النوع من الأدوات، يجب عليك التأكد من أن خطتك بسيطة. تأكد من وضع التواريخ والمعالم والمهام بوضوح. يجب أن تكون سهلة القراءة والفهم ليتبعها فريقك.
الخطوة 4: قم بإرسال خطتك وتأكيدها:
الآن، لقد قمت ببناء خطتك بنجاح. لذا، حان الوقت لإرسالها والحصول على الموافقة عليها. يمكنك إجراء إضافات على خطتك بكل سهولة. ومع ذلك، يجب عليك التحقق مما إذا كانت صحيحة وقابلة للتنفيذ.
قبل أن تأخذ الخطة إلى أصحاب المصلحة، يجب عليك القيام بشيء واحد. يجب أن تحاول تشغيلها مع فريقك. يجب أن يكون أعضاء فريقك قادرين على تنفيذها. تحقق مما إذا كانوا مرتاحين للالتزام بالخطة. إذا لم يتمكنوا من ذلك، فسيكون ذلك مضيعة للوقت والجهد. عند المناقشة مع فريقك، إليك بعض المجالات التي يجب أن تركز عليها:
التغييرات الرئيسية التي أجريتها بعد مناقشتك السابقة مع فريقك
أي افتراضات قمت بها
الموعد النهائي النهائي
المعالم والاجتماعات والوقت المستقطع
التبعيات
أوقات العمل الجماعي
أوقات المراجعة
بناءً على اقتراحات فريقك، يمكنك إجراء بعض التغييرات المطلوبة. بمجرد أن يصبح كل شيء على ما يرام مع فريقك، يمكنك تقديمها إلى أصحاب المصلحة.
عند تقديم خطة المشروع إلى أصحاب المصلحة، تأكد من تقديم ملخص تنفيذي. يمكن أن يكون في شكل وثيقة مثل ميثاق المشروع أو موجز المشروع. باختصار، يجب أن يحتوي على استعراض صغير لكامل الموارد والمواعيد النهائية. يجب أن يتحدث عن المنهجية والافتراضات وأوقات المراجعة ذات الصلة. وفي المقابل، فإن الخطة التي تعرضها أمام أصحاب المصلحة ستنقل ما تعنيه الخطة ليس فقط للأفراد المعنيين ولكن أيضًا للمشروع بأكمله. عند تقديم خطة المشروع مع أصحاب المصلحة، من الأفضل تغطية النقاط التالية:
الوتيرة العامة للمشروع والعملية
التوقيتات والتسليمات الرئيسية
وقت المراجعة للتسليمات
الوقت الإجمالي للمراحل المختلفة للمشروع
مجال المناورة للتسليم النهائي للمشروع
الخطوة 5: تنفيذ الخطة مع وجود مجال للتعديل:
في هذه المرحلة الأخيرة من بين مراحل تخطيط المشروع، يجب أن تتذكر شيئًا واحدًا. بعض المشاريع تكون إدارتها سهلة وسلسة. ومع ذلك، يتحول بعضها إلى كوابيس. ولكن، عندما يكون لديك خطة جيدة مع أفكار للدفاع ضد المشاكل، يمكنك جعل الأمور سلسة. يجب أن تتذكر أن خطط المشاريع هي وثائق حية. كما أن التغييرات يمكن أن تحدث باستمرار. لذا، كممثل، يجب عليك
مراقبة المخاطر والإبلاغ عنها مع تقدم المشروع
إبلاغ أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق والشركاء بالتغييرات التي تطرأ على المشروع
مع تغير الأمور وتقدم المشروع، قم بتحديث التغييرات بانتظام.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في تقديم الدورات التدريبية الاحترافية في العالم التي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة:
لذا، اتبع هذه المراحل في تخطيط المشاريع. عندما تتبع هذه المراحل بشكل صحيح، يمكنك ضمان التخطيط والتنفيذ السلس للمشروع. تذكّر أن تراقب التغييرات وتُبقي فريقك على اطلاع دائم حتى يظلوا على اطلاع دائم. معًا، يمكنك أنت وفريقك ضمان نجاح المشروع.