تفاصيل كاملة عن إدارة تكامل المشاريع: الدليل الكامل

تعد إدارة المشروع صعبة، خاصة عندما يتعين على عدة أقسام التعاون فيما بينها. نظرًا لأن كل قسم يعمل في مشروع ما، فمن المرجح أن يستخدم أسلوبًا مألوفًا له لتحقيق النتائج المرجوة. وقد تؤدي الاختلافات في النهج والتقنية إلى صعوبة التعاون في المشروع بين الأقسام.
تنشأ مشاكل المشروع عند العمل على مشروع أكبر مع العديد من الأجزاء المتحركة التي يجب تنسيقها في النهاية. إذا لم تتم مواءمة هذه المكونات بشكل صحيح، فقد يتباطأ المشروع ويصبح أقل كفاءة، بل وقد يصل إلى طريق مسدود. تعمل إدارة تكامل المشروع على تعزيز الانسجام بين أقسام المشروع وأقسامه المتعددة.
تتضمن إدارة تكامل المشروع التنسيق بين جميع أجزاء المشروع. يندرج تحت هذه الفئة تنسيق الأنشطة والقدرات وأصحاب المصلحة وأي أجزاء أخرى من المشروع، بالإضافة إلى حل النزاعات بين مختلف مجالات المشروع، وتحديد المفاضلة بين المطالب المتضاربة، وتقييم الموارد. على سبيل المثال، إذا كان المشروع متأخرًا عن الجدول الزمني للمشروع، فقد تضطر إلى الاختيار بين تجاوز خطة الإنفاق أو إنجازه في وقت متأخر. أحد المكونات المهمة لإدارة تكامل المشروع هو تقييم المشكلة واتخاذ خيار مدروس. لا يتم الحفاظ على المشاريع بالتوازي مع الإدارة المتكاملة للمشروع. فهي لا تأخذ في الاعتبار فقط كيفية ارتباط المجالات المختلفة لمشروعك ببعضها البعض، ولكن أيضًا كيفية تفاعل الأقسام الأخرى في المؤسسة مع مشروعك. لا تخفى أهمية إدارة تكامل المشروع على مديري المشاريع ومشاريعهم.
ما هي إدارة تكامل المشروع فيما يتعلق باحتياجات المؤسسات؟
المشاريع معقدة، مع العديد من الأجزاء المتحركة التي يجب التعامل معها. فعلى سبيل المثال، يجب أن يكون مدير المشروع، على سبيل المثال، مسؤولاً عن الأمور التي تشمل التغييرات والمخاطر والتكلفة والجودة والجدول الزمني والنطاق والموارد وأصحاب المصلحة. قد يكون من الصعب محاولة تتبع كل شيء وفهم كيفية تأثير أحد العناصر على العناصر الأخرى. ومع ذلك، إذا لم يتم ذلك بشكل صحيح، فقد يؤدي ذلك إلى فشل المشروع. على سبيل المثال، كيف يمكنك إدارة تغيير النطاق إذا كنت لا تعرف كيف سيؤثر ذلك على الجدول الزمني والنفقات ومتطلبات الموارد؟ إنه يزيد من احتمالية عدم كفاية العمال، أو تجاوز الميزانية، أو التأخر في تنفيذ مشروعك، أو حتى الثلاثة معاً. قد يكون للقرارات المتعلقة بمشروعك تداعيات على مبادرات وأجزاء أخرى من المؤسسة. ماذا لو احتجت بشكل غير متوقع إلى مهندس برمجيات للعمل على مشروعك لمدة شهر إضافي؟ قد يكون من الصعب تحديد كيفية تأثير ذلك على العمل دون إدارة التكامل في جميع أنحاء المؤسسة. هل من المتوقع أن يعمل هذا المورد على مشروع آخر في نفس الوقت؟ هل من المتوقع أن يغطي إجازة شخص ما خلال هذا الوقت؟ بدون إدارة التكامل، من الصعب توقع الخلافات ومعرفة كيفية معالجتها.
عمليات إدارة تكامل المشروع
قبل أن تتمكن من تطوير إجراءات إدارة التكامل، يجب أولاً فهم الأنظمة والعمليات والتقنيات الحالية التي يستخدمها كل فريق في المشروع. مع تقدم المشروع، هناك سبع عمليات رئيسية لإدارة التكامل ومعالم رئيسية لإدارة التكامل مع المخرجات المرتبطة بها:
تطوير ميثاق المشروع- عادةً ما يتم كتابة ميثاق المشروع من قبل راعي المشروع أو مدير المشروع ويؤدي العديد من الأهداف طوال دورة حياة المشروع. تمنح هذه الوثائق رفيعة المستوى مدير المشروع التفويض لتنفيذ المشروع ومن غير المرجح أن تتطلب المراجعة مع تقدم العمل. كما تحدد الأهداف ومخرجات المشروع، بالإضافة إلى الأدوار والواجبات الأصلية لجميع أعضاء الفريق.
كتابة بيان النطاق- هذه الوثيقة ليست نهائية، وسيتم تعديلها وتحديثها كجزء من عملية إدارة النطاق. يحدد بيان النطاق ما هو مدرج وما هو غير مدرج في المشروع. وهو يحدد جميع الأنشطة التي سيتم إنجازها خلال دورة حياة المشروع. وبعبارة أخرى، فإنه يحدد مخرجات المشروع ويحدد معايير النجاح الكمية. تفي بيانات النطاق بواحد من أهم مكونات المشروع: فهي تحدد كل ما هو مدرج في المشروع. فهي تحدد هيكلًا لجميع الأنشطة، والفرق التي تقوم بتنفيذها، والمخرجات المطلوبة. وعلى الرغم من أن بيانات النطاق هذه قد تتغير طوال فترة المشروع، إلا أنه من المهم جعلها دقيقة قدر الإمكان منذ البداية لتقليل زحف النطاق إلى أدنى حد ممكن.
وضع خطة إدارة تكامل المشروع- تجمع خطة إدارة تكامل المشروع جميع مكونات عملية التخطيط في ورقة واحدة. وهي تتكون من أهداف المشروع ونطاقه وهيكل تقسيم العمل والمخاطر واستراتيجية إدارة أصحاب المصلحة وخطة إدارة التغيير. يجب عدم تغيير هذه الاستراتيجية المحددة مسبقًا حتى يتم تقديم طلب تعديل رسمي. يصف تطوير استراتيجية الإدارة كيف يمكن أن تتعاون عمليات المشروع العديدة من أجل زيادة الكفاءة والإنتاجية
سيتم استخدام هذا البيان الرسمي للمساعدة في قيادة الخطة والتحكم فيها وتنفيذها. يقوم مدير المشروع بتطوير خطة إدارة تكامل المشروع، والتي تتضمن خطط إدارة مختلفة مثل خطة إدارة الجودة، وخطة إدارة المشتريات، وخطة إدارة النطاق، وخطة تحسين العمليات، وخطة إدارة التكاليف، وخطة الموارد البشرية، وخطة إدارة الاتصالات، وما إلى ذلك. سيتم تضمين خطوط الأساس مثل خط الأساس للنطاق وخط الأساس للجدول الزمني وخط الأساس لأداء التكلفة. لن يتم تغيير خط الأساس إلا إذا تم تقديم طلب تغيير قياسي.
بعد مرحلة التخطيط ولكن قبل اكتمال المشروع، ستكون هناك اجتماعات إطلاق المشروع. تم تصميم هذه المنصة لشرح التزامات أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع.
توجيه عمل المشروع وإدارته- الخطوة التالية هي توجيه تنفيذ المشروع والإشراف عليه. لقد بدأ المشروع، ويتم توليد النتائج. هذا هو الإجراء الخاص بإدارة المكونات الفنية والتنظيمية للمشروع. وهو يعزز التنفيذ السلس لنشاط المشروع. يتم تقسيم تنفيذ المشروع إلى ثلاث مراحل: التنفيذ والإدارة وإعداد تقارير الحالة.
هذه هي الطريقة التي يتم بها تحقيق أهداف المشروع. يتم إنشاء المخرجات من خلال خطة إدارة المشروع. يتم استخدام طلبات التغيير لتحسين أداء العمل. يتم أخذ الاعتبارات البيئية في الحسبان. يتم تقييم أصول العملية التنظيمية، ويتم مراجعة خطة إدارة المشروع لتعكس ذلك.
خلال هذه العمليات الخاصة بإدارة تكامل المشروع، تقوم فرق العمل بأغلب الأعمال المرتبطة بمشروع معين. ويشمل ذلك إدارة الموارد وتنفيذ المهام وإجراء التعديلات حسب الحاجة. طوال دورة حياة المشروع، قم بتقييم التقدم المحرز مقابل أهداف المشروع لإجراء التعديلات المطلوبة والحفاظ على سير الأمور على المسار الصحيح. التواصل والتزام الصدق مع جميع الفرق والأقسام المعنية للحد من زحف النطاق. لتلبية الهدف الأصلي للمشروع، استخدم بيان النطاق كنقطة إرشادية.
إجراء التحكم المتكامل في التغيير- تستمر إدارة التغيير طوال مدة المشروع. يعتمد هذا الإجراء التكراري بشكل كبير على استراتيجية المشروع وأهدافه وبيان نطاقه. لا تعرّض أهداف المشروع الأساسية للخطر من خلال التعديلات التي يتم إجراؤها خلال هذه العملية، واتخذ إجراءات تصحيحية إذا انحرف أي تغيير عن المخطط. لمنع زحف النطاق، قم باقتراح وتسجيل أي تعديلات من خلال عملية معتمدة وتجنب التعديلات المخصصة. يختار مدير المشروع أعضاء مجلس مراقبة للمساعدة في تقييم طلبات التغيير وتحديد الإجراءات المستقبلية.
مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه- يحتاج عمل المشروع إلى أكثر من مجرد الإدارة والتحكم؛ فهو يتطلب مراقبة المشروع والتحكم فيه. وهذا يشمل إدارة التغيير، بالإضافة إلى العملية والأدوات والاستراتيجيات المستخدمة لإدارة النمو والتغيير بفعالية.
يمكن السعي إلى التغيير طوال دورة حياة المشروع، ومع ذلك، يجب مراقبة هذه التعديلات وتنظيمها لضمان عدم تعريض قيمة المشروع للخطر. ونتيجة لذلك، يجب تكليف شخص أو فريق بالإشراف على التغيير وتنفيذه من أجل تنظيم التغيير.
خلال هذه المرحلة، يتم النظر في طلبات التغيير ومعالجتها وتسجيلها. يتم تشكيل مجلس مراقبة التغيير لتقييم هذه الطلبات وتحديد ما إذا كان سيتم قبولها أم لا. يتوخى مدير المشروع الدقة في البحث عن المجالات التي قد ينحرف فيها المشروع عن خطة المشروع، وإذا كان الأمر كذلك، يتم اتخاذ إجراءات علاجية.
إغلاق المشروع أو المرحلة- أخيرًا، بعد اكتمال المشروع، يجب إغلاقه. يستلزم هذا الإجراء تقييم الطرق العديدة المستخدمة وتصنيفها بناءً على نجاحها أو فشلها. يجب تسجيل كل شيء بدقة من أجل بناء أرشيف يمكن أن تستخدمه المشاريع المستقبلية لإصدار أحكام حول كيفية تحقيق أهدافها وعملياتها. ونتيجة لذلك، من المهم في نهاية كل مرحلة من مراحل المشروع إعداد ورقة تحدد الدروس المستفادة.
وتستلزم هذه المرحلة مراجعة مختلف مكونات المشروع وتوثيق النتائج في مستودع مرجعي. وفي اجتماع رسمي لمراجعة ما بعد الوفاة، يرى العديد من فرق المشروع أنه من المفيد أن يقوم كل عضو من أعضاء الفريق بتقييم تنفيذ المشروع وإدارته.
تعتبر عمليات إدارة تكامل المشروع بالغة الأهمية عندما تتقاطع في مشروع ما. فهي توفر الاستمرارية في جميع مراحل المشروع، من التخطيط إلى إعداد التقارير، ويمكن استخدامها جنبًا إلى جنب مع عملية التخطيط طويل الأجل للكشف عن الاحتمالات. هذا هو المكان الذي تنتهي فيه المشاريع الناجحة. من الأهمية بمكان إنشاء قنوات اتصال مفتوحة مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة لضمان تبادل المعلومات وإجراء دراسات تأثير كافية لتحديد نقاط الالتقاء أو الترابط. كما يمكن أن يؤدي استخدام برامج أو حلول إدارة التكامل إلى تحسين احتمالات نجاح مشروعك. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن هذه الأنظمة يمكن أن تساعدك في تحديد نقاط التكامل والمشاكل.
الخلاصة
تعد إدارة تكامل المشروع ضرورية لضمان التعاون السلس بين مختلف الأقسام داخل المشروع. يمكن لمديري المشاريع الحفاظ على المواءمة والكفاءة من خلال تنسيق الأنشطة وحل النزاعات واتخاذ قرارات مستنيرة. تساعد هذه العملية على إدارة تعقيدات المشاريع الكبيرة وتضمن عمل جميع الأجزاء معًا بسلاسة. ويكمن نجاح إدارة تكامل المشروع في فهم الأنظمة والعمليات والتقنيات الحالية التي يستخدمها كل فريق، والمراقبة المستمرة لأعمال المشروع والتحكم فيها لمنع الانحرافات. للحصول على تدريب شامل على إتقان هذه المهارات، استكشف دورات سبوتو في إدارة المشاريع.