ما هي الـ 4 Ps لإدارة المشاريع؟

إدارة المشروع هي مفهوم يشمل أربعة عناصر. وهي العناصر الأربعة لإدارة المشروع. يمكن أن يؤثر المستوى الذي تفهم فيه هذه المبادئ الأربعة وموقعها في دورة حياة المشروع بشكل كبير على نجاح المشروع. يجب أن تفهم هذه المبادئ الأربعة كقائد مشروع أو مدير مشروع. وبصرف النظر عن فهمك أنت، يجب عليك التأكد من فهم فريقك بأكمله لها. وهذا بدوره سيلعب دورًا كبيرًا في القضاء على الاختناقات المحتملة. كما أن فهم هذه المبادئ سيساعدك على تحقيق أهداف مشروعك وغاياته.
فهم دورة حياة المشروع
سوف تشعر بالارتباك حول كيف يمكن أن تكون دورة حياة المشروع واحدة لجميع المشاريع. والسبب هو أن كل مشروع يمكن أن يكون مختلفًا عن المشاريع الأخرى. أيضًا، ستصاب بهذا الشك لأن كل مؤسسة سيكون لها أسلوب عملها الخاص بها. نعم، ما فكرت فيه صحيح. ولكن، عندما تأخذ حالة مشروع نموذجي، فإنه سيمر بترتيب مماثل من المراحل. ويشار إلى هذه المراحل معًا باسم دورة حياة المشروع. وهي مجموعة قياسية من العمليات التي يجب عليك اتباعها لضمان نجاح مشروعك. بشكل عام، يتم تصنيفها إلى أربع مراحل. وهي المفهوم والتخطيط والتنفيذ والإغلاق.
المفهوم:
عندما تأخذ مشروعًا نموذجيًا، ستبدأ بهذه المرحلة. في هذه المرحلة الأولى، يتم تحديد مفهوم المشروع. لذا، يُشار إلى هذه المرحلة باسم مرحلة البدء. يبدأ كل شيء بتحديد الهدف من المشروع. يمكن أن يكون الهدف الذي تحدده مشكلة أو فرصة يجب معالجتها. والحل لهذه المشكلة هو مشروع ذو مخرجات.
في هذه المرحلة من دورة الحياة، يجب عليك الانخراط في دراسة جدوى لتحديد ما إذا كان الحل المخطط له سيلبي الحاجة. حتى أنه يساعد في التحديد المسبق للموارد المطلوبة والمعلومات التي ستكون جزءًا من عقد العمل.
بمجرد موافقة الإدارة العليا على اقتراحك، يمكن البدء في المشروع من خلال إنشاء فريق للعمل على المخرجات. في هذه المرحلة، يقود مدير المشروع الفريق ويحدد النطاق العام للعمل.
التخطيط:
الخطوة الثانية في دورة حياة المشروع هي مرحلة التخطيط. في هذه المرحلة، سيضع فريقك استراتيجية التنفيذ الكاملة للمشروع. وتشمل شرح كل التفاصيل المتعلقة بالمخرجات والموارد والعمليات. كما تشمل أيضًا شرح المواعيد النهائية والمسؤوليات والأنشطة. ويشمل أيضًا تحديد المهمة ونطاق المشروع بدقة.
في هذه المرحلة، يقوم مدير المشروع بتقدير التكاليف المتضمنة والميزانية الإجمالية للمشروع. يمكن لمدير المشروع تخطيط العناصر الأخرى وفقًا لذلك بناءً على هذين الأمرين. وغالبًا ما يشار إلى ذلك باسم إدارة النطاق. وهي المرحلة التي يتم فيها التخطيط الدقيق لكيفية تحقيق أهداف المشروع بدقة. في هذه المرحلة، يجب أيضًا ربط كل نشاط بمتطلبات الموارد.
بمجرد أن يقوم مدير المشروع بإنشاء جدول زمني مفصّل، يحين الوقت لتحديد الاختناقات والتهديدات المحتملة. هذا هو ما تدور حوله إدارة المخاطر. في هذه المرحلة، يصبح من المهم أيضًا وضع استراتيجيات للحد من مخاطر المشكلات. على الأقل، يجب عليك التخطيط لتدابير للحد من تأثير المشكلات. في هذه المرحلة، يجب عليك كمدير أو قائد للمشروع وضع خطة تواصل مفصلة.
التنفيذ:
يمكنك أيضًا تسمية هذه المرحلة بمرحلة التنفيذ في دورة حياة المشروع. في هذه المرحلة، يتم تنفيذ العمل الفعلي للمشروع. يعمل الفريق بنشاط على المهام المتعلقة بالمشروع لتحقيق أهداف المشروع.
بالطبع، من الخطوة السابقة، يكون المشروع قد تم التخطيط له بدقة من قبل مدير المشروع أو قائد المشروع أو كليهما. وحتى بعد هذا التخطيط، في هذه المرحلة من التنفيذ، سيكون هذان الشخصان مشغولان في هذه المرحلة من التنفيذ بالأعمال المتعلقة بالمشروع. وسيتعين عليهم مراقبة التقدم المحرز في المشروع. عندها فقط يمكنهم ضمان نجاح المشروع.
من المهم مراقبة أداء المشروع باستمرار مقارنة بخطة المشروع. في المقابل، يمكن لفريق إدارة المشروع التأكد من أن المخرجات تلبي التوقعات. يجب عليهم القيام بذلك لضمان التزام الفريق بالجدول الزمني المحدد. هذا هو السبب في أهمية تتبع الميزانية بحيث يمكن استخدام الموارد بحكمة.
لنفترض أنه تم العثور على انحرافات أو عوائق في المشروع. في هذه الحالة، سيتعين على مدير أو قائد المشروع اتخاذ إجراءات تصحيحية على الفور. عندما يفعلون ذلك، سيتعين عليهم الحفاظ على خط اتصال واضح. يجب أن يحتفظوا بسجل لجميع البيانات المتعلقة بالمشروع ويجب عليهم تقديمها للتقييم خلال الاجتماعات الدورية.
بالطبع، يجب أن يسير كل شيء حسب الخطة. وحتى ذلك الحين، يجب على مدير المشروع البحث عن طرق لتحسين الموارد والعمليات. تنتهي هذه المرحلة عندما يتم إنتاج جميع المخرجات ومراجعتها وفقًا لمعايير القبول.
الإغلاق:
هذه هي الخطوة الأخيرة في دورة حياة المشروع. لا تسمى هذه المرحلة مرحلة الإغلاق فحسب، بل تسمى أيضًا مرحلة الإنهاء. في هذه المرحلة، يقوم قادة ومدراء المشروع بتسليم المنجزات إلى العميل. يجب أن تتضمن هذه الخطوة إكمال المهام الإدارية. يجب إبقاء أصحاب المصلحة على علم بإغلاق المشروع. أيضًا، يجب إطلاق سراح الموارد حتى يتمكنوا من البقاء على مقاعد البدلاء. وإلا يمكن نقلهم على الفور إلى مشاريع أخرى جارية إذا لزم الأمر. وأخيراً، ينبغي إجراء تقييم شامل للمشروع. يجب تقييم النتائج الرئيسية، مثل ما هي التكتيكات التي نجحت بشكل جيد وما الذي كان ينبغي التعامل معه بشكل مختلف. وفي المقابل، سيساعد ذلك مديري المشروع والقادة على التخطيط للمشاريع المستقبلية وفقًا لذلك.
4P’s لإدارة المشاريع:
أنت هنا لتتعرف على النقاط الأربع لإدارة المشاريع. ولكن، قبل معرفتها، عليك الآن معرفة مراحل دورة حياة المشروع. الأركان الأربعة لإدارة المشاريع الفعالة هي الأشخاص والمنتج والعملية والمشروع. هذه في الواقع أربع ركائز لأي مسعى لإدارة المشروع.
1. الأشخاص:
عندما تنوي شرح 4 P’s لإدارة المشاريع، يجب أن تتحدث عن الأشخاص كأول P. إن تحديد الأدوار التي يجب أن يقوم بها الأشخاص هو الخطوة الأولى لضمان نجاح أي مشروع. بالنسبة لأي مشروع، فإن الأشخاص هم بلا شك الموارد الأساسية لأي مشروع. كما أن الفريق المُدار يمكن أن يزيد بشكل كبير من فرص النجاح. عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، يقوم الأشخاص بأدوار مختلفة. وهم مطورو تكنولوجيا المعلومات، ومحللو الأعمال، وأصحاب المصلحة، والرعاة، وأعضاء فريق المشروع، ومدراء المشروع.
2. المنتج:
يشير هذا “P” في إدارة المشروع إلى نتيجة المشروع. ولضمان نجاح هذه الـ “P”، يجب على مدير المشروع شرح نطاق المشروع لأعضاء الفريق. وفي المقابل، يمكن لكل عضو من أعضاء الفريق أن يكون واضحًا بشأن النتيجة التي تتوقعها الإدارة من المشروع. يشير هذا P إلى كل من المنتجات غير الملموسة والملموسة.
لا يشير هذا P إلى نطاق المشروع فحسب، بل يشير أيضًا إلى المخرجات الفعلية. تندرج الجودة والمواد والموارد وكل شيء آخر يفسر تطوير المشروع تحت هذه الـ P في إدارة المشروع. لا يستطيع مدير المشروع تحديد المخرجات والتحكم فيها طوال دورة المشروع إلا عندما يفهم بوضوح جميع العناصر المتعلقة بالمشروع.
3. العملية:
العملية هي العنصر الثالث من بين العناصر الأربعة لإدارة المشروع. وكما يمكنك الحكم، فهي تتضمن شرح العملية التي يجب اتباعها لتحقيق هدف المشروع. من أجل وضع إطار ناجح للعملية، يجب على مدير المشروع مع أعضاء الفريق وضع منهجية. كما يجب عليهم تخطيط الخطوط العريضة للمنهجية التي سيتم اتباعها. عندما لا تكون هناك عملية محددة بوضوح، سيكون من الصعب على أعضاء الفريق معرفة متى يفعلون ماذا يفعلون. يمكن تجنب هذا العائق من خلال التخطيط السليم للعملية بشكل شامل. زيادة معدل نجاح تنفيذ المشروع عندما يتم تعيين العملية. بطبيعة الحال، ليس فقط مدير المشروع ولكن أيضًا أعضاء الفريق يتطلعون إلى ضمان نجاح مشروعهم. يمكن وضع الأساس الصحيح لنجاح المشروع من خلال التخطيط الصحيح للعملية.
4. المشروع:
يرمز الحرف P الأخير في حرف P الأخير في أربعة حرف P في إدارة المشروع إلى المشروع. يعطي هذا P أهمية قصوى للأدوار التي يقوم بها مدير المشروع. مدير المشروع مسؤول ليس فقط عن التنسيق ولكن أيضًا عن التحكم في المشروع بأكمله. طوال دورة حياة المشروع، سيحتفظ هذا الشخص بنظرة عامة على المشروع. كما سيراقب كل شيء عن كثب. سيضمن حصول جميع أعضاء الفريق على الموارد والبيانات المطلوبة لضمان سير المهام المتعلقة بالمشروع. حتى أن مديري المشاريع يوجهون الفريق بطرق أخرى أيضًا. فهم يحافظون على تحفيز الفريق من خلال مساءلة الأعضاء عن مهامهم. يشرف مدير المشروع على كل نشاط صغير أو تحديثات على المشروع. كما أنه يراقب أيضًا الميزانية ويتابع التسليمات والميزانية في كل مرحلة من مراحل المشروع نحو الهدف النهائي. باختصار، يمكن تفسير هذه الوظيفة بأنها الإطار أو الهيكل الذي يحكمه مدير المشروع لتحقيق هدف المشروع.