استراتيجيات مثبتة لتجنب زحف النطاق في إدارة المشاريع

عندما تبدأ البحث للعثور على إجابة للسؤال عن أسباب زحف النطاق، ستجد أن ذلك يحدث لأسباب مختلفة في المشاريع. عندما تأخذ حالة أي مشروع، فإن المديرين التنفيذيين على مستوى الجهة الراعية لا يبدون اهتمامًا بالمشاركة في كل قرار. لذا، فإنهم يسلمون المسؤوليات بالكامل إلى فرق المشروع. عندما يشعرون أن بعض التغييرات صغيرة، تعتقد فرق المشروع أن بإمكانهم اتخاذ القرار بشأنها ولا حاجة لإجراء التغيير المطلوب على المستوى التنفيذي. ويعملون على التغيير دون اتباع عملية إدارة التغيير الرسمية. عندما لا تتقدم الأمور كما هو متوقع من قبل فريق المشروع، يمكن أن يؤدي ذلك إلى زحف النطاق. حتى أن عملية التحكم في التغيير الصارمة وغير المرنة التي تتبعها العديد من المؤسسات يمكن أن تساهم في إضافات غير مصرح بها إلى نطاق المشروع.
تكمن المشكلة في فرق المشروع في أنهم في بعض الأحيان يرغبون في تجاوز التوقعات، وبالتالي يقررون تقديم المزيد من القيمة للعميل. وبهذه النية، يضيفون وظائف غير مطلوبة. ولكن، غالبًا ما يفشل مديرو أقسام تكنولوجيا المعلومات في طلب المزيد من الميزانية والوقت عند التعامل مع طلبات الوظائف الإضافية. وهذا يمكن أن يؤدي إلى زحف النطاق.
قائمة أسباب زحف النطاق:
كما ذكرنا سابقًا، ستحصل على قائمة طويلة من الإجابات على سؤالك عن أسباب زحف النطاق. فيما يلي قائمة قدمها معهد إدارة المشاريع كأسباب لزحف النطاق. من هذه القائمة، ستحصل على فكرة أفضل عن العوامل المختلفة التي تساهم في زحف النطاق:
عدم كفاية وضوح وعمق المواصفات الأصلية للمشروع.
السماح بالتواصل غير المدار والمباشر بين المشاركين في الفريق والعملاء.
محاولة العملاء الحصول على المزيد من العمل بنفس السعر دون دفع مبالغ إضافية مقابل وظائف إضافية
الشروع في تصميم وتطوير شيء ما قبل إجراء تحليل كامل للمتطلبات وتحليل التكلفة والعائد.
عمل فريق المشروع على ميزات جديدة دون أي تخطيط وتبصّر
سوء تحديد المتطلبات الأولية
وعود الإدارة بتقديم المزيد للعملاء وإجبار المطورين على إنتاج شيء مستحيل في إطار زمني ضيق.
هذه بعض العوامل القليلة التي تتسبب في تسلل زحف النطاق إلى المشاريع، مما يجعل نجاح المشروع صعبًا تمامًا. هل أنت مدير مشروع؟ إذا كان الأمر كذلك، فسيكون سؤالك الآن هو كيفية تجنب زحف النطاق. دعنا نجد الإجابات هنا. ولكن، قبل أن تجد طرقًا لتجنب ذلك، يجب أن تعرف لماذا يجب اتخاذ خطوات لمعالجة زحف النطاق بشكل استباقي.
لماذا معالجة زحف النطاق بشكل استباقي؟
بصفتك مدير مشروع، يجب أن تكون بعيد النظر في التعامل مع زحف النطاق للأسباب التالية:
يمكن أن يساهم زحف النطاق في حدوث تجاوزات كبيرة في التكلفة
يمكن أن يؤدي إلى نقص التواصل بين أعضاء الفريق.
يمكن أن يساهم في عدم كفاءة إدارة الوقت في الفريق
زحف النطاق يمكن أن يساهم في الإرهاق السريع داخل الفريق و
يمكن أن يساهم في عدم الوضوح الكافي بشأن المنجزات النهائية
الآن، يمكنك أن تفهم أن زحف النطاق يمكن أن يجلب آثارًا سيئة على الفريق سواء من حيث الإنتاجية أو الرفاهية العامة للمؤسسة ككل. لذا، يجب أن تجد الإجابة على سؤال حول كيفية منع زحف النطاق حتى قبل بدء المشروع.
طرق منع زحف النطاق:
نظرًا لأنك تتساءل عن كيفية تجنب زحف النطاق في إدارة المشاريع، فإليك بعض النصائح الرئيسية التي ستساعدك في منع زحف النطاق:
1. توثيق متطلبات المشروع:
أول وأهم شيء عليك القيام به عندما تنوي تجنب زحف النطاق هو توثيق متطلبات المشروع بوضوح. عندما تحدد متطلبات المشروع بوضوح، يمكنك تحديد نطاق المشروع بوضوح أيضًا. قبل بدء المشروع، تحدث إلى المستخدمين وأصحاب المصلحة في المشروع لمعرفة ما يريدونه بالضبط من المشروع. عند التحدث مع أصحاب المصلحة والعملاء إذا كانت لديهم أفكار مختلفة، فمن الأفضل التحدث إلى محكم لتحديد ما هو متوقع من المشروع. يمكنك الحصول على فهم أفضل من المثال أدناه:
إذا كان مشروعك يتضمن تصميم موقع إلكتروني، حيث يريد عميلك أن يكون الموقع الإلكتروني بخلفية حمراء، بينما يريد صاحب المصلحة أن يكون باللون الأزرق، فمن الأفضل أن يكون هناك شخص ما يحكم بين هذين الشخصين لاتخاذ قرار نهائي. عندما يكون لديك متطلبات المشروع مكتوبة، تأكد من تحديد الأولويات. والسبب هو أنه لا يمكن لفريقك العمل عليها جميعًا في نفس الوقت.
بالطبع، قد يستغرق الأمر وقتاً طويلاً لتسجيل كل ما يقوله أصحاب المصلحة. ولكن، من المهم تسجيل كل متطلبات أصحاب المصلحة والعملاء في المستند. يشار إلى هذه المسودة باسم خطة إدارة المتطلبات. بصرف النظر عن متطلبات أصحاب المصلحة والعملاء، يجب أن تحتوي هذه الوثيقة أيضًا على المعلومات المطلوبة لإدارة متطلبات المشروع بفعالية. يمكن أن تكون المعلومات مثل كيفية تتبع المتطلبات والعملية التي سيتم اتباعها لتغيير المتطلبات. وعلاوة على ذلك، من الأفضل التأكد من أن هذه الوثيقة محفوظة على الإنترنت بحيث يمكن لكل عضو في فريق التطوير الوصول إليها عند الحاجة.
2. الحصول على موافقة العميل:
بصفتك مديراً للمشروع، فأنت مسؤول عن التأكد من أن نطاق المشروع قد تم إبلاغه بوضوح للعملاء. وبدوره، يجب أن يكون العميل في وضع يسمح له بفهم ما هو جزء من النطاق وما هو ليس كذلك. بالطبع، كنت سترسل للعملاء مستندًا يحدد المخرجات. ومع ذلك، فإن ذلك ليس كافياً؛ يجب عليك إشراكهم مباشرةً في المشروع. تأكد من أنك تتواصل معهم بانتظام وتطلعهم على جميع المخرجات والمعايير بدقة. يمكنك طرح أسئلة مثل “هل أنت واضح بشأن ما ستحصل عليه؟” و “ما الذي ستحصل عليه كمسلمات؟” والتي يمكن أن تساعدك على التأكد من أن عملائك لديهم فكرة واضحة عما سيحصلون عليه كمسلمات.
3. خطط للتغييرات مقدماً:
من السيء أنه لا يمكنك التنبؤ بجميع المخاطر. ولكنها حقيقة واقعة ولا يمكن منعها. لا يمكن تجنب التغييرات في المشروع أثناء المضي قدمًا. في الواقع، تعد التغييرات التي يتم إجراؤها على نطاق المشروع دون توثيقها بشكل صحيح أحد الأسباب المهمة لزحف النطاق. لذلك، يجب عليك التأكد من وضع إجراءات التحكم في التغيير وإدارته قبل بدء المشروع مباشرة. أيضًا، يجب أن تخطط لبعض المساحة للتعديلات المحتملة أيضًا. يجب عليك التأكد من أن عملية إدارة التغيير تركز على أهداف المشروع. تأكد أيضًا من توثيق الخطوات اللازمة لاتخاذ قرار بشأن تعديل نطاق المشروع بشكل صحيح.
4. استضف اجتماع الانطلاق:
الآن، أصبح لديك نطاق عمل مفصّل وخطة احتياطية في مكانها الصحيح. لذا، قبل بدء المشروع، ادعُ إلى عقد اجتماع استهلالي. سيساعدك هذا الاجتماع على جمع جميع أصحاب المصلحة في المشروع في مكان واحد. سيوفر هذا الاجتماع فرصة للمراجعة النهائية لنطاق المشروع قبل بدء المشروع. في هذا الاجتماع، يمكنك أيضًا تحديد معالم المشروع والمساءلة والأدوار وتحديد عملية للتحقق من حالة المشروع وإبلاغ أصحاب المصلحة بحالة المشروع.
5. لا تخف من قول لا للتغييرات في نطاق المشروع:
أنت في منصب مسؤول عن إدارة مشروع في مؤسستك. لذلك، بطبيعة الحال، سيكون من المخيف بالنسبة لك أن تقول لا عندما يطلب العميل بعض التغييرات في المشروع. ومع ذلك، في بعض الأحيان، يكون قول لا هو أفضل طريقة لمساعدة عميلك على تحقيق أهدافه. حتى أنه يمكن أن يتحول إلى أداة رائعة بالنسبة لك لتجنب زحف النطاق. عندما تتلقى طلب تغيير من العميل، تحقق مما إذا كان ذلك سيخرج المشروع عن مساره الصحيح. إذا كان الأمر كذلك، يجب ألا تتردد في الرفض. ولكن، احرص على إجراء محادثة مع العميل ومشاركة تفاصيل الصعوبات التي تواجهك في المشروع مع العميل وإعلان الرفض كمحادثة وليس كإعلان. كما يمكنك مناقشة الخيارات مع العميل حول أفضل طريقة للمتابعة.
6. ضع سعرًا للتغيير:
يمكنك تقليل عدد متطلبات التغيير من العملاء عندما تفرض رسومًا على الميزات الإضافية التي يريد فريقك إضافتها إلى المشروع. بصرف النظر عن زيادة إيراداتك، ستساعد هذه الخطوة في تثبيط طلبات التغيير غير المرغوب فيها من العملاء. هناك خيار ذكي آخر يمكنك اختياره وهو لعبة المحصلة الصفرية. وهذا يعني أنه إذا تمت إضافة ميزة إلى ميثاق مشروع ما، فاحرص على الحصول على شيء ما. عند القيام بذلك، يمكنك الحفاظ على ثبات الموارد والوقت الذي ستحتاج إلى إنفاقه على مشروع معين.
مع هذه النصائح، قد تكون الآن على دراية بكيفية منع زحف النطاق. تذكّر أن زحف النطاق بصرف النظر عن جلب الآثار السيئة على المشروع المناسب يمكن أن يؤثر أيضًا على النمو التنظيمي العام بشكل غير مباشر. لذا، تأكد من اتخاذ التدابير المناسبة لمنع زحف النطاق من الإضرار بمشاريعك.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم التي تقدم دورات متعددة متعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم “سبوتو” التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها مدربون والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.