الإبحار في التغيير: مبادئ إدارة التغيير الأساسية

لا ينبغي أن يكون من المفاجئ معرفة أن التغيير يمكن أن يؤثر على جميع أنواع المؤسسات الموجودة هناك. فالتغيير أمر حتمي، ويمكن أن يحدث التغيير إما بسبب تغير الصناعة أو داخلياً. التغيير ليس ضروريًا لبقاء الشركة فحسب، بل إنه ضروري أيضًا للحفاظ على قدرتها التنافسية مع مرور الوقت. وقد تم الإبلاغ عن أن المؤسسات التي تميل إلى اتباع ممارسات قوية في إدارة التغيير من المرجح أن تتفوق على منافسيها (ما يقرب من 3.5 مرات تقريبًا). علاوة على ذلك، فإن المؤسسات التي تمارس التغيير ستتمكن بسهولة من التغلب على العوائق التي تواجهها وستستمر في النمو على مدى فترة طويلة، حيث إنها تقدم أدوات جديدة وتحوّل الإجراءات الحالية.
يتمثل الجانب الرئيسي لأي نوع من مبادرات إدارة التغيير الناجحة في وجود قادة في المؤسسة يتمتعون بكفاءة عالية ولديهم عقلية تبني التغيير نحو الأفضل. نظرًا لأن التغيير التنظيمي لا يمكن التنبؤ به على الإطلاق، فقد يحدث في أي وقت. وبالتالي، يجب أن يتحلى جميع القادة التنظيميين بالمرونة ويجب أن تكون لديهم الرؤية للتعرف على التغيير خاصةً عندما يكون ضروريًا. علاوة على ذلك، يجب أن يكون هؤلاء القادة قادرين أيضًا على اتخاذ الإجراءات التي يمكن أن تساعد الشركة بأكملها بشكل مباشر على دعم التغيير باستمرار.
ماذا تعني بمبادئ إدارة التغيير؟
مبادئ إدارة التغيير هي تلك المبادئ أو الممارسات التي تساعد في توجيه قادة الأعمال لمتابعة وإدارة التغييرات والتحولات وكذلك الاضطرابات داخل المؤسسة بفعالية.
يجب أن تعلم أن التغييرات يمكن أن تكون داخلية أو خارجية. تشمل التغييرات الداخلية الانتقال إلى نظام أو برنامج جديد بينما تشمل التغييرات الخارجية تهديدات الصناعة أو الاتجاهات أو الفرص الجديدة. من خلال إدارة هذه التغييرات أو التحولات بكفاءة من خلال المبادئ المقررة لإدارة التغيير، يمكن للمؤسسات تحقيق اعتماد التغييرات بشكل أسرع وناجح.
لماذا تعتبر مبادئ إدارة التغيير ضرورية؟
على الرغم من أن التغيير أمر حتمي، إلا أن ما يقرب من 70 في المائة من جميع مبادرات إدارة التغيير تفشل فشلاً ذريعاً. وهذا هو السبب في أن إدارة التغيير يجب أن تكون استراتيجية ومتعمدة وجهداً متكاملاً.
يمكن للشركات التي لديها بيئة تساعد في دعم التغيير أن تشهد عمليات انتقالية ناجحة وسلسة، مع وقت أقل للتعديلات. بالإضافة إلى ذلك، سيكون الموظفون أيضًا أكثر أمانًا وسعادة في النهاية.
ما هي العناصر التي يمكن أن تمنع التغيير؟
حتى الخطط الموضوعة بشكل مثالي يمكن أن تتعرض للتشاؤم والتدقيق من الأشخاص في مؤسستك. وبالتالي، عليك فهم أي مقاومة للتغيير والاعتراف بها ومعالجتها.
ستكون هناك أيضًا لحظات ستصطدم فيها بالحواجز الثقافية في المؤسسة، ولهذا السبب عليك أن تكون مرنًا بما يكفي للتكيف مع الظروف والاستمرار في العملية حتى تصل إلى النهاية.
المبادئ الرئيسية لإدارة التغيير
1. التعرف على المشكلة
قبل أن تقرر تنفيذ أي تغييرات، تحتاج إلى تحديد المشكلة. ابتكر تاييتشي أوهنو، الذي كان أحد رواد نظام تويوتا للإنتاج، تقنية لتحديد المشاكل. في هذه التقنية، كان يأخذ عملية ما ويطرح خمسة أسئلة بشأنها. سيكون السؤال الأول هو معرفة أسباب عدم تقديم العملية للنتائج المتوقعة، والتي بدورها ستؤدي إلى الأسئلة الأربعة الأخرى. ونتيجة لذلك، ستشير المحادثة في النهاية إلى حل المشكلة.
يمكن تنفيذ مثل هذا الإجراء بسهولة على نطاق واسع بمساعدة الاستبيانات وأنظمة التغذية الراجعة بحيث يمكن تحديد المشاكل والمشكلات.
2. يجب أخذ الثقافة التنظيمية في الاعتبار
يجب أن تكون التغييرات مرتبطة بالثقافة التنظيمية الحالية للشركة. فثقافة المنظمة هي الطريقة التي يتصرف بها موظفو الشركة ويتفاعلون مع بعضهم البعض ويعملون معًا في تناغم وثيق. ولذلك، يجب أن تكون التغييرات ضمن نطاق هذه الثقافة التنظيمية، بحيث يمكن التعامل مع أي مقاومة بسرعة.
3. البدء من القمة
لكي تكون أي تغييرات ناجحة تمامًا، يجب أن يكون جميع المسؤولين التنفيذيين في الشركة على مستوى الإدارة العليا متحدين لتحقيق نفس الهدف. يجب الإجابة على أي استفسارات أو شكوك لدى الإدارة وتسويتها حتى يكون الجميع على نفس الصفحة.
4. المشاركة التنظيمية الكاملة
عندما تخطط لتطبيق التغييرات في شركتك، يجب أن يبدأ الأمر من الأعلى إلى العاملين في المستويات الأدنى. يجب أن يشارك كل مستوى من مستويات الموظفين في عملية الانتقال. وعندما يكون هناك عمل جماعي، فمن المتوقع أن تكون عملية إدارة التغيير سلسة.
على سبيل المثال، سيتمكن الموظفون من المستوى الأدنى من تقديم أي مخاوف تقنية أو لوجستية لن يعرفها المديرون التنفيذيون من المستوى الأعلى. وبالمثل، يمكن لموظفي المستوى المتوسط حل المشكلات التي تؤثر على موظفي المستوى الأدنى، بحيث يمكن ملاحظة التدفق السلس للعمليات.
5. التعليمات المناسبة
يجب على القادة التنظيميين تقديم تعليمات واضحة للموظفين حول التغييرات التي يتم تنفيذها في الشركة. وينبغي تقديم الأسباب المنطقية لذلك، بطريقة بسيطة وسهلة الفهم، حتى يتمكن الموظفون من تنفيذ التغييرات بسهولة. وقد تشمل هذه العملية دورات تدريبية واجتماعات وما إلى ذلك.
6. التواصل الواضح
أحد أهم جوانب إحداث التغيير هو التواصل. لضمان نجاح عملية إدارة التغيير، يجب على قادة الشركة الحفاظ على مستوى مناسب من التواصل الشفاف مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين. يجب اتخاذ كل قرار من خلال إبلاغ الموظفين المعنيين. وبخلاف ذلك، يمكن أن تكون هناك أسباب للمشاعر السلبية والذعر داخل عقلية الموظفين. لا ينبغي إخفاء أي شيء عند تنفيذ التحولات التنظيمية.
7. التدريب الفعال
يجب أن يسير التدريب دائمًا جنبًا إلى جنب مع التواصل. يجب إدراك أن إعداد الموظفين للتغييرات سيستغرق الصبر والوقت. وبالتالي، يجب تنفيذ برنامج تدريبي شامل من قبل القادة التنظيميين، حتى يتمكن جميع الموظفين من المشاركة. وتساعد عملية التدريب الموظفين على التعرف على التقنيات والمبادئ الجديدة، وفي الوقت نفسه تكون بمثابة مصدر للأسئلة والأجوبة للإجابة على أي أسئلة عالقة.
8. معالجة أي مخاوف أو أسئلة
عندما يحدث تغيير في مؤسسة ما، لا بد أن تظهر مخاوف وتساؤلات. لذلك، يجب على قادة الأعمال والمديرين معالجة جميع الأسئلة والمخاوف المتعلقة بموظفيهم. يمكن تنفيذ هذه العملية إما عبر تقنيات الباب المفتوح أو عبر الإنترنت. عندما يتم توضيح شكوك الموظفين أو الإجابة عن أسئلتهم أو استفساراتهم، يمكنك عندئذٍ توقع الاستمتاع بعملية انتقال أكثر سلاسة.
9. الحصول على المساءلة
يجب على القادة التنظيميين المسؤولين عن عملية إدارة التغيير التأكد من أن الموظفين من كل مستوى يجب أن يكونوا مسؤولين عن الخطوات التي يتخذونها. لهذا السبب يجب على قادة الشركة وضع قواعد وتوقعات محددة فيما يتعلق بعملية الانتقال بأكملها لجميع أصحاب المصلحة الداخليين. عندما يخضع أصحاب المصلحة الداخليين للمساءلة عن أفعالهم، فإن ذلك سيمنحهم شعوراً بالملكية. ونتيجة لذلك، سيكونون أكثر استثمارًا في التغييرات التي تحدث.
10. الاستعداد لما هو غير متوقع
يجب أن تتذكر أنه لن تسير أي عملية لإدارة التغيير وفقًا للخطة الموضوعة لها. لهذا السبب، يجب على القادة التنظيميين أن يكونوا دائمًا استباقيين في كل خطوة من خطوات عملية التغيير، حتى يمكن اتخاذ تلك القرارات الصحيحة وحل المشاكل. ستضمن هذه الخطوة أن تحافظ عملية التحول على الزخم المناسب حتى يتم تحقيق النتائج.
11. التقدير الكافي
نظرًا لأن التغيير يمكن أن يكون صعبًا ومرهقًا لبعض الموظفين، يجب على قادة الشركة دائمًا أن يقدروا الخطوات التي يتخذونها نحو الهدف، بشكل إيجابي. يمكن أن تؤدي كلمة “شكرًا” بسيطة إلى قطع شوط طويل في جعل الموظفين يعرفون أن جهودهم لا تمر دون أن يلاحظها أحد. يمكن أن يكون هذا التقدير بمثابة حافز خالص للموظفين أيضًا.
12. التقييم والتقييم والتحسين المستمر
نظرًا لأن التغيير عملية مستمرة، يجب إجراء تقييم وتقدير مناسبين للوضع. ويجب أن يكون ذلك جزءًا من الإجراءات والسياسات المنتظمة. في نهاية المطاف، سيساعد هذا التقييم في حل أي عوائق محتملة وبالتالي التحرك نحو التحسين المستمر من خلال التعديلات والتغييرات الطفيفة. سيضمن التقييم السليم أن الشركة لن تضطر إلى التعامل مع الإخفاقات في وقت لاحق.
13. استخدام التكنولوجيا
نظرًا لأننا نعيش بالفعل في عالم رقمي، لذلك من الضروري الاستفادة من التكنولوجيا التي لديك تحت تصرفك. يمكن استخدام التكنولوجيا بعدة طرق مختلفة وسيساعد هذا الاستخدام بالتأكيد في تعزيز معدل كفاءة عملية إدارة التغيير.
سبوتو هي إحدى الشركات الرائدة في مجال التدريب على الشهادات الاحترافية في العالم والتي تقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشروع. نحن نقدم العديد من الدورات التدريبية المتعلقة بالمشاريع مثل التدريب على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، والتدريب على تقنيات إدارة المشاريع، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2® التأسيسية، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2®، والتدريب على شهادة مشارك معتمد في إدارة المشاريع (CAPM®)، والتدريب على شهادة مؤسسة PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة ممارس PRINCE2 Agile®، والتدريب على شهادة Primavera P6 v 20.12، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile Foundation وشهادة الممارس، والتدريب على شهادة PRINCE2 Agile®، والتدريب على أساسيات إدارة المشاريع وغير ذلك الكثير. تقدم SPOTO التدريب لكل من الأفراد ومجموعات الشركات من خلال الفصول الدراسية التي يقودها المدرب والجلسات الافتراضية عبر الإنترنت.
الخلاصة
على الرغم من ثبات التغيير، إلا أن ذلك لا يجعل من السهل التعامل مع هذه العملية، خاصةً من الناحية العاطفية. يجب أن يكون معروفًا أن البشر دائمًا ما يقاومون التغيير، وبما أننا نميل إلى مواجهة المزيد من الاضطرابات في حياتنا اليومية، بسبب الآثار المستمرة لجائحة كوفيد-19، فإن التغييرات تصبح أكثر صعوبة في تقبلها.
أفضل طريقة للتعامل مع الموقف هي ممارسة التعاطف في جميع أنحاء المؤسسة بأكملها. قد تمر لحظات يتفاعل فيها الموظفون مع التغييرات بطريقة مختلفة عن المعتاد لأنهم يعانون من تشبع ذهني في عدد التغييرات التي يتعرضون لها. مثل هذه الأوقات هي الأوقات التي يجب أن يقوم فيها القادة التنظيميون بمسؤوليتهم في الاعتراف بصعوباتهم والاستماع إليهم حتى يمكن تقليل توترهم. وذلك لأنه، في نهاية المطاف، إذا لم يكن الموظفون راضين عن التغيير فلا فائدة من تنفيذ التغيير.