التنقل بين أصحاب المصلحة في إدارة المشاريع

يشكل أصحاب المصلحة جوهر أي مشروع. عندما تلبي نتيجة المشروع احتياجات أصحاب المصلحة، يعتبر المشروع ناجحاً. ولكن من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟ في إدارة المشاريع، أصحاب المصلحة هم الأفراد الذين لديهم مكاسب شخصية من نتائج المشروع. فهم يشاركون بفعالية في عمل المشروع أو يستفيدون أو يخسرون بسبب المبادرة.
إذن، من هم أصحاب المصلحة في المشروع في أي مشروع معين؟ صاحب المصلحة هو راعي المشروع، وعادةً ما يكون مسؤولاً تنفيذياً في الشركة مسؤولاً عن توزيع الموارد وفرض خيارات المشروع. يمكن اعتبار العملاء والمقاولين من الباطن والموردين وحتى الحكومة من أصحاب المصلحة. يشمل أصحاب المصلحة مدير المشروع وأعضاء فريق المشروع والمديرين من مختلف الأقسام داخل الشركة. من المهم تحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع في وقت مبكر. قد يؤدي إهمال أصحاب المصلحة الرئيسيين أو دور أقسامهم وعدم إدراك الخطأ حتى يتم إنجاز المشروع إلى أن يصبح المشروع بعيدًا عن التنفيذ إلى قتل المشروع.
سيواجه مديرو المشاريع صعوبة في توجيه مشاريعهم خلال دورة حياة المشروع بسبب كثرة أصحاب المصلحة الذين يجب عليهم التعامل معهم. وقد يتسبب أي من هؤلاء الأفراد في انهيار المشروع.
يجب على مديري المشاريع التعامل مع أفراد من خارج الشركة والبيئة الداخلية، وهو أمر أكثر تعقيدًا بكثير مما يواجهه المدير الداخلي. قد يتسبب الموردون الذين يتأخرون في تسليم المكونات الحرجة في تأخر المشروع عن الجدول الزمني. ومما يزيد الطين بلة، أن معظم مديري المشاريع لا يملكون سلطة مباشرة على أي من هؤلاء الأشخاص أو لا يملكون سلطة مباشرة على الإطلاق. وهذا سبب إضافي يجعل إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشروع أمرًا ضروريًا.
فيما يلي بعض الأفكار للعمل مع الإدارة العليا: خلال مرحلة وضع الاستراتيجيات والمرحلة اللوجستية للمشروع، ضع مخططًا تفصيليًا مدروسًا وأهدافًا مهمة يجب أن توافق عليها الإدارة العليا. تعرّف على متطلبات الشفافية في عمل الإدارة العليا لمشروعك. قم بإنشاء جدول زمني لتحديثات الحالة. أطلعهم باستمرار على المخاطر والاحتمالات التي ينطوي عليها المشروع.
فريق إدارة المشروع
يتكون فريق المشروع من أولئك الذين يكرسون أنفسهم لمشروع معين. وبصفتك مديراً للمشروع، تحتاج إلى فهم شخصية وسلوك كل عضو من أعضاء الفريق من أجل التعامل معهم بشكل مناسب. من الضروري أن تحترم خبراتهم، والأهم من ذلك أن تتعلم منهم أيضًا. إن الموقف الدائم من التقدير والاعتراف بجهودهم سيقطع شوطاً طويلاً في المساهمة في نجاح المشروع.
بعض القيود التي يمكن أن تصادفها أثناء تفاعلك مع أعضاء فريق المشروع: نظرًا لأن أعضاء فريق المشروع متعاقدون ولا يقدمون تقاريرهم إليك، فقد يكون لديهم أولويات أخرى. قد يتلاعبون بالعديد من المشاريع بالإضافة إلى عملهم بدوام كامل ويكافحون من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية. قد تكون هناك صدامات شخصية. قد تنتج هذه الخلافات عن اختلافات في الأسلوب الاجتماعي أو المُثُل، أو قد تنتج عن تجربة سيئة عندما عمل الأفراد معًا في السابق. قد لا يتم اكتشاف المواعيد النهائية الفائتة إلا بعد فوات الأوان. هناك حاجة إلى مهارات التعامل مع الآخرين لإدارة أعضاء فريق المشروع. إليك بعض الأفكار لتبدأ بها: شارك في تخطيط المشروع مع أعضاء فريقك. ضع خططًا للاجتماع مع كل عضو من أعضاء الفريق بشكل شخصي وغير رسمي على عدة فترات خلال المشروع، ربما على الغداء أو القهوة. كن متاحًا في جميع الأوقات للاستماع إلى مشاكل زملائك في الفريق. شجع أعضاء الفريق على المشاركة في العمل حسب الحاجة. قم بإجراء تقييم لأداء الفريق.
المناصب الإدارية
في العديد من الأماكن، يكون المدير هو من يقرر بالضبط نطاق المشروع. فهو الذي يقرر من سيتحمل المسؤولية في مشروع معين. لذلك، تحتاج إلى كسب ثقة المدير وكسب دعمه وثقته. إذا جعلت المدير يشعر بالراحة حولك، فسيكون من الممكن لك أن تتفاعل معه/معها بطريقة هادفة. بعض الطرق التي يمكنك من خلالها القيام بذلك هي: تحديد نمط التقييم الخاص بك. اطلب التوجيه إذا احتجت إليه ومتى احتجت إليه. إبلاغ مديرك بتقدمك باستمرار. التواصل بشكل متكرر.
راجع أيضًا :أدوار مدير المشروع ومسؤولياته
إدارة الموارد
يتحكم المديرون الآخرون في مواردهم لأن مديري المشاريع في وضع يسمح لهم باستعارتها. ونتيجة لذلك، فإن تفاعلاتهم الشخصية أمر بالغ الأهمية. إذا كانت لديهم اتصالات قوية، فقد يتمكنون بانتظام من الحصول على أفضل الأشخاص والمعدات لمشاريعهم. أما إذا لم تكن لديهم اتصالات قوية، فقد لا يتمكنون من تأمين الموظفين أو المعدات المناسبة للعمل.
العملاء من داخل المنظمات
العملاء الداخليون هم الأفراد من داخل الشركة الذين هم عملاء للمبادرات التي تلبي الطلبات الداخلية. يقبل العميل عملك أو يرفضه. التفاوض وتوضيح وتسجيل معايير المشروع وتسليماته في وقت مبكر من الشراكة. بعد بدء المشروع، يجب أن يكون مدير المشروع على دراية بمشاكل العميل والتحديات التي تواجهه وإبقائه على اطلاع دائم.
عند العمل مع العملاء الداخليين، فإن بعض العقبات الأكثر شيوعًا هي عدم اليقين فيما يتعلق برغبات العميل الدقيقة عدم كفاية التوثيق للنتيجة المرجوة مطالب العميل بجداول زمنية أو ميزانيات أو متطلبات غير واقعية تخوف العميل من التوقيع على المشروع أو قبول المسؤولية عن الخيارات تعديلات نطاق المشروع
احرص على القيام بما يلي لتلبية مطالب العميل أو العميل أو المالك: تعرف على الكلمات الرئيسية والثقافة والأعمال الخاصة بشركة العميل. قم بتوضيح جميع احتياجات المشروع في اتفاقية رسمية. إنشاء طريقة لتغيير الأشياء. في منظمة المشروع، اجعل مدير المشروع هو العميل الرئيسي من خارج المنظمة
في الحالات التي يتم فيها إسناد جزء معين من المشروع أو المشروع ككل إلى وكالة خارجية، تصبح هذه الوكالة عميلاً خارجياً وصاحب مصلحة.
الحكومة
تكون قطاعات/صناعات محددة منظمة للغاية. يجب أن تكون هذه الصناعات على اتصال دائم بالمسؤولين الحكوميين على جميع المستويات، من المحلي إلى المركزي. يجب على مدير المشروع في مجالات مثل الطب والجيش وما إلى ذلك أن يكون على دراية بهذه المشاركة.
المقاولون من الباطن والموردون والمقاولون
يجب ملاحظة أنه لا يمكن الحصول على جميع الموارد والمهارات اللازمة لإكمال المشروع من داخل المؤسسة. وهذا هو السبب في إشراك الأفراد والوكالات الخارجية للحصول على خبراتهم. وهذا يشمل مقاولي البناء وموردي المواد الخام وما إلى ذلك.
قد يتسبب المقاولون والمقاولون من الباطن في مجموعة واسعة من المشكلات: القدرة على الإتقان في العمل تجاوز تكاليف المشروع عدم مواكبة الجداول الزمنية
تعتمد العديد من المبادرات على عناصر الطرف الثالث. خاصةً في مشاريع البناء، تعتمد جميع الأعمال على توريد العمالة والمهارة والمواد الخام من أطراف ثالثة مختلفة. قد تتعرّض جودة المشروع وإنجازه في الوقت المناسب للخطر بسبب مشاكل مثل رداءة جودة المواد، والتكاليف الزائدة للمواد وما إلى ذلك.
يجب على المدير أن يعطي الأولوية بوضوح لإدارة العلاقات السليمة مع المقاولين والموردين. قد يتعين على المدير أيضًا أن يكون بارعًا في مهارات التعامل مع الآخرين لتحقيق هذا الهدف.
فوائد إشراك أصحاب المصلحة في إدارة المشروع:
بعد فهم الأنواع المختلفة من أصحاب المصلحة، قد يتساءل المرء بوضوح، ما الذي سيفعله أصحاب المصلحة في المشروع في متابعة المشروع؟ كما ذكرنا سابقًا، يتم تحديد نجاح كل مشروع من خلال سعادة أصحاب المصلحة. إن فهم متطلبات وتوقعات أصحاب المصلحة أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. تعتبر إدارة أصحاب المصلحة في إدارة المشروع مهمة للأسباب التالية:
جلب ثروة من المعرفة إلى طاولة المفاوضات:
غالبًا ما يوفر أصحاب المصلحة المعرفة الأساسية للمشروع. فهم لديهم وعي شامل بالعمليات الضرورية وكيفية عمل القطاع. ومن شأن خبراتهم أن تمكّنهم من توفير مجموعة من المخاطر والفرص التي ينطوي عليها المشروع والتي قد لا يكون مدير المشروع على دراية بها.
المساعدة في تحديد المخاطر:
الطريقة الوحيدة للحد من المخاطر هي التعرف عليها مسبقاً. وفي مثل هذه الحالات، من المهم إشراكهم في بداية المشروع للحصول على آرائهم حول الأخطار المحتملة.
فهي تساعد في زيادة احتمالية إنجاز المشروع في الوقت المناسب وبكفاءة:
يوفر إشراك المهتمين بالمشروع منذ مرحلة مبكرة جدًا صورة واضحة جدًا لتوقعات المشروع. كما أنه يبقي الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بتوقعات المشروع، خاصة مع تقدم المشروع. قد تؤدي التغذية الراجعة المستمرة من أصحاب المصلحة إلى زيادة اهتمامهم بالمشروع ومشاركتهم فيه.
الخاتمة
إن تحديد أصحاب المصلحة في المشروع وفهم توقعاتهم أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. ويؤثر أصحاب المصلحة، بما في ذلك الرعاة والعملاء والموردين وأعضاء فريق العمل، على المشاريع بشكل إيجابي أو سلبي. تتضمن الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة التواصل المفتوح وإدارة التوقعات ومعالجة المخاوف على الفور. يمكن أن يؤدي الفشل في إشراك أصحاب المصلحة إلى انتكاسات المشروع أو فشله. من خلال إشراك أصحاب المصلحة بفعالية طوال دورة حياة المشروع، يخفف مديرو المشاريع من المخاطر ويعززون النتائج. تقدم سبوتو دورة في إدارة المشاريع مصممة لتزويد المهنيين بالمهارات اللازمة لتحديد أصحاب المصلحة في المشروع وإدارتهم بفعالية، مما يضمن نجاح المشروع.