دورة حياة إدارة المشروع | مراحل دورة حياة المشروع

بغض النظر عن حجم المشروع الذي تعمل عليه، من الضروري وضع أساس متين لنجاح المشروع. ولكن، قد يكون من الصعب فهم من أين وكيف نبدأ. يمكن أن تكون الخطوة الأساسية نحو النجاح هي فهم دورة حياة المشروع: مجموعة من المراحل التي يمر بها المشروع من الداخل والخارج.
حافظ على تنظيم المشاريع وسيرها على المسار الصحيح مع البدء في مراحل دورة حياة المشروع حتى الانتهاء منها. بغض النظر عن حجم المشروع، من مشروع صغير إلى مشروع كبير متعدد الأقسام، فإن دورة حياة المشروع مفيدة لكل فريق.
ما هي دورة حياة المشروع؟
تساعد دورة حياة المشروع مديري المشاريع على إلقاء نظرة عامة على المنافسة الناجحة لمشاريعهم بنهج منظم. وهي تتكون من جميع المراحل المطلوبة للمشروع.
بمجرد فهم مديري المشاريع لمراحل المشروع المختلفة، يمكنهم فهم كيفية التعامل مع كل مرحلة والقيادة لتحقيق نتائج أفضل. من خلال تقسيم كل مرحلة، سيكون المشروع أبسط، وسيتمكن مديرو المشروع من التنبؤ بما هو قادم.
وهذا مفيد لهم لتتبع التقدم المحرز وتأمين نجاح المشروع. من المهم استخدام الأساليب والأدوات المناسبة لإدارة الفريق بفعالية. يمكن لمديري المشاريع استخدام هذا النهج المنظم لإنشاء وتنفيذ وإنهاء المشروع بنجاح.
تتألف دورة حياة المشروع من خمس مراحل رئيسية: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. كل مرحلة مهمة في تحقيق الهدف التنظيمي وإنجاز المشروع المتميز.
مراحل دورة حياة المشروع الخمسة
تصف دورة حياة المشروع مسار المشروع من البداية إلى النهاية. تُعلمك هذه المراحل باحتياجات المشروع والتقدم المحرز فيه. تقدم الدورة نظرة شاملة لتوسيع المشروع وتضمن لك تحقيق إنجاز مهم.
وطوال هذه المرحلة، يقوم مديرو المشروع بمراقبة جهود الفريق والتحكم فيها، وتعديل العمل حسب الحاجة، وتتبع التقدم المحرز، ومواءمة المشروع ضمن الميزانية وفي الوقت المحدد.
على الرغم من أن حجم المشروع أو عدد مراحله قد يختلف، إلا أن المراحل الثلاث ستبقى دائماً مشتركة. وهي التخطيط والتنفيذ والإغلاق. المظهر الرئيسي هو أن المشروع يجب أن يكون له نمط منظم يساعد الفريق على إدارة الموارد وجدول الأعمال والتسليمات عندما ينتقل المشروع من مرحلة إلى أخرى.
فيما يلي مراحل دورة حياة المشروع الخمسة:
1. البدء
سيقوم مدير المشروع والفريق بتحديد المشروع خلال مرحلة البدء. سيقومون بتقييم أهداف المشروع وتحديد نطاقه وفهم الموارد المطلوبة. كما سيحددون أيضًا ما هي الأدوار التي يجب فصلها في الفريق وكيف سيتم ذلك.
تحليل توقعات أصحاب المصلحة للمشروع. ما هو هدف المشروع؟ ما الذي يريد تحقيقه، ولماذا؟ سيساعد ذلك على تحفيز الفريق وأن تكون لديه رؤية واضحة.
هذه مرحلة أساسية لنجاح المشروع. فبدون الدقة، سيكون من الصعب فهم احتياجات المشروع والنتائج المرجوة منه والمخاطر التي يواجهها.
هناك بعض الخطوات التي تتضمنها مرحلة البدء: التواصل مع أصحاب المصلحة لفهم الهدف والنتائج المرجوة من المشروع التعرف على نطاق المشروع تنظيم أهداف SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنيًا) فهم الموارد مثل الميزانية والمواعيد النهائية تحديد حجم الفريق والأدوار التي سيتم تعيينها تحديد مشاركة أصحاب المصلحة وأدوارهم خلال المشروع
2. التخطيط
تعد مرحلة التخطيط من المراحل المهمة؛ وهنا يحدد الفريق خطوات إنجاز أهداف المشروع وكيفية إكمال المشروع بنجاح.
يقوم الفريق بتحديد الميزانيات والمواعيد النهائية والمعالم الرئيسية والمواد المصدرية والوثائق المطلوبة. تتضمن هذه الخطوة أيضًا حساب المخاطر وتوقعها، وبدء عملية التغيير في المؤسسة، ورسم بروتوكولات التواصل.
بمجرد أن يكمل فريقك مرحلة البدء، ستبدأ مرحلة التخطيط تلقائيًا بأفضل طريقة ممكنة.
فيما يلي بعض خطوات مرحلة التخطيط: اختتام الاختراق لتحديد هامش إنجاز الهدف وضع جدول زمني للمهام، مع الوقت المقدر والوقت المؤقت المحتمل (إذا لزم الأمر) تنفيذ عمليات التغيير فهم عدد مرات التواصل مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة صياغة وتوقيع الوثائق مثل اتفاقيات عدم الإفصاح (NDAs) أو طلبات تقديم العروض (RFPs) تحليل المخاطر وتخفيفها من خلال إنشاء مذكرة مخاطر بدء اجتماع لبدء المشروع
اعرف أيضاً خطوات تخطيط المشروع
3. التنفيذ
في هذه المرحلة، يتم وضع خطتك موضع التنفيذ، ويتم تتبع الفريق. وعادةً ما يقوم المدير بتتبع وقياس التقدم المحرز، وتخفيف المخاطر، وإدارة الميزانية، واستخدام البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة.
دعنا نلقي نظرة على الخطوات: استخدام أدوات لتتبع تقدم المهمة التعرف على المخاطر واتخاذ الإجراءات اللازمة حسب الحاجة تتبع التكاليف تشجيع أعضاء الفريق على التحفيز على المهمة إبلاغ أصحاب المصلحة بالتقدم المحرز
4. المراقبة والتحكم
لا يكفي فقط تخطيط المشروع وتنفيذه، بل يجب على المرء أن يراقب ويراقب في الوقت المناسب لمراجعة تقدم المشروع وأداء الفريق للتأكد من أن كل شيء يسير وفق خطة المشروع.
في هذه المرحلة، يقوم مدير المشروع بتشخيص أي تقلبات في الخطة والميزانية وفهم السبب لاتخاذ الإجراءات التأديبية.
تسهّل أدوات مثل تقارير الحالة وتتبع الوقت وتقارير الميزانية وخطط إدارة المخاطر فهم الفعالية. ولإجراء تغييرات في المشروع، يحتاج أعضاء الفريق إلى إرسال طلب تغيير للتأكيد.
5. الإغلاق
لا تقتصر المرحلة الختامية من دورة حياة المشروع على إنهاء أنشطة المشروع وتسليم المنتج أو الخدمة النهائية. إنها لحظة للتفكير في الرحلة، والاعتراف بالعمل الشاق الذي قام به الفريق، والاحتفال بإنجازاتهم. هذا التقدير والاحتفال بجهودهم لا يجعلهم يشعرون بالتقدير فحسب، بل يحفزهم أيضًا على المشاريع المستقبلية.
الخطوات التي تتضمنها المرحلة الختامية هي الإشراف على المعلومات القديمة وتدوين الملاحظات حول التغييرات التي يمكن تجهيزها في المشاريع المستقبلية تحديث أصحاب المصلحة بتقرير الأثر في نهاية المشروع فهم وجهة نظر المالك الجديد حول المشروع صياغة تقرير إغلاق المشروع
فوائد دورة حياة المشروع
تعمل إدارة دورة حياة المشروع بشكل مناسب على تنظيم العملية بطرق عديدة:
تعزيز رؤية المشروع: يمكن لفرق العمل ضمان تحقيق النتائج في الوقت المناسب وبأفضل جودة من خلال إزالة العقبات الاستباقية.
تحسين إدارة المخاطر: يمكن للفرق التنبؤ بالكشف المبكر عن المخاطر واتخاذ الاحتياطات اللازمة وفقًا لذلك. تضمن عمليات التحقق من المخاطر في الوقت المناسب التزام المشاريع بالوقت المحدد وتجنب الفشل والتأخير.
تواصل أفضل: من خلال التحديثات الروتينية والتقارير المرحلية والاجتماعات، يبقى الفريق على اطلاع ومشاركة طوال دورة حياة المشروع، مما يساعد على إنشاء تواصل أفضل في المؤسسة.
الأفكار النهائية
إن المعرفة العميقة بدورة حياة المشروع ومراحلها ستعمل على تطوير مشروعك وإظهار كفاءتك كمدير مشروع في المؤسسة. يمكن أن يؤدي تعلم الخطوات والأدوات المستخدمة في عملية تطوير المشروع إلى الارتقاء بمهارات مشروعك. يمكن للمنظمة متابعة مراحل دورة حياة المشروع وتحقيق الاستفادة القصوى منه. سيساعدك الالتحاق بدورات تدريبية مثل التدريب على شهادة PMP® وإكمالها على معرفة المزيد عن إدارة المشاريع ودورة حياة المشروع وغير ذلك.