ما هي جدولة المشروع في إدارة المشاريع؟

جدولة المشروع في إدارة المشاريع تعني تخطيط المهام والمواعيد النهائية والمراحل الرئيسية داخل المشروع. يحتوي هذا الجدول الزمني على تاريخ البدء المخطط له، ووقت التنفيذ، ووقت التسليم، وتفاصيل الموظفين الذين تم تعيين كل مرحلة من المراحل الرئيسية لهم. تعمل جدولة المشاريع على تبسيط عملية إدارة المشروع وتحسين تنفيذ المشروع وتسليمه بشكل عام، مما يؤدي إلى نتائج أكثر نجاحًا للمشروع.
بالنسبة للمهنيين الذين يطمحون لبدء مسيرة مهنية في إدارة المشاريع، يجب أن يبدأوا أولاً بفهم ما هي جدولة المشاريع، وكيف أنها مفيدة لهم وللمؤسسات لضمان التنفيذ والتسليم السلس للمشاريع.
سنناقش هنا الجدولة في إدارة المشاريع، وأهميتها وفوائدها وأدواتها وأفضل الممارسات التي يمكن لمديري المشاريع اتباعها لمراقبة وضمان نجاح تسليم المشروع.
لماذا استخدام الجدول الزمني للمشروع؟
تعد جدولة المشروع في إدارة المشاريع عنصرًا أساسيًا لإنجاز المشروع بنجاح. يمكن أن يساعد الجدول الزمني المخطط والمنظم لإدارة المشروع الشركات على مراقبة وتنظيم مهامها وإدارة الموارد وتحقيق المعالم الرئيسية ضمن الإطار الزمني المحدد. ستقرأ أدناه سبب فائدة جدولة المشروع.
زيادة إدارة الوقت
يمثل الجدول الزمني للمشروع جدولاً زمنياً مناسباً لكل مهمة ومراحل رئيسية يتعين على المرء تحقيقها. وبالتالي، فإن هذا سيساعد الفرق على مراقبة التقدم المحرز في العملية بشكل أكثر فعالية. سيمكن تكامل تقنيات جدولة المشاريع مديري المشاريع من مراقبة مشاريعهم للتأكد من أن هناك مهام معلقة محدودة أو لا توجد مهام معلقة ناتجة عن تنفيذ المشروع. سيكون ما يلي مفيدًا للمؤسسات من خلال تعزيز الإنتاجية وتنمية الالتزام بالمواعيد النهائية، مما يؤدي إلى تجربة أفضل للعملاء.
التخصيص الأمثل للموارد
سيبدأ محترفو إدارة المشاريع في استخدام الموارد المتاحة بطريقة مُثلى من خلال تقنية الجدولة التفصيلية للمشروع. هذا يضمن استخدام جميع الموارد بشكل مناسب وعدم وجود إفراط في الاستخدام؛ كما أنه يوازن بين أعباء العمل للمهنيين ويقلل من التأخير والتعقيدات الناجمة عن نقص الموارد.
تحسين إدارة المخاطر
جانب آخر مهم لجدولة المشروع في إدارة المشاريع هو تحديد المخاطر المرتبطة بإدارة المشروع واتخاذ خطط العمل اللازمة. يمكن أن يساعد هذا الشعور بالرؤية في تحديد المخاطر قبل ظهورها.
تسهيل التواصل
الجدول الزمني لإدارة المشروع هو مسار لربط جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الذين لديهم هدف مشترك، وهو التنفيذ السلس للمشروع. ويشمل ذلك التواصل والتعاون المناسب الذي يُظهر العمل الجماعي السليم والبيئة الشفافة.
التركيز على المنجزات
يمكن أن تساعد المعالم الرئيسية الممثلة بوضوح الفرق على التركيز على تقديم نتائج أفضل. فهو يضمن إكمال المهام بالترتيب الصحيح للمساهمة في تحقيق أهداف المشروع وتوقعاته.
خطوات إنشاء جدول زمني فعال للمشروع فهم نطاق المشروع فهم نطاق المشروع: وصف الهدف من المشروع ومخرجاته والتحديات التي تواجهه. تساعد هذه الخطوات على فهم ماهية جدولة المشروع والتأكد أيضًا من أن جميع المهام محددة لتلبية توقعات المشروع. تقسيم المهام: قسّم المهام بطريقة يمكن لأعضاء الفريق إدارتها. استخدم هيكلاً لتقسيم المهام وذكر المعالم بوضوح للتأكد من تغطية جميع جوانب المشروع. تسلسل المهام: قد تكون كل مهمة مترابطة مع مهمة أخرى. لذا، فإن تحديد تبعيات المهام والترابط بينها أمر بالغ الأهمية. تحدد هذه العملية بوضوح معنى “ما هي الجدولة في إدارة المشاريع” والعلاقة بين كل مهمة وأخرى. تخصيص الموارد: لتجنب التعارض أو التأخير في استخدام الموارد، يمكن أن يساعد استخدام تقويم المشروع في تخصيص الموارد بطريقة مثلى وخلال فترات زمنية منتظمة. تحديد الجداول الزمنية: يمكن الاستفادة من البيانات والاقتراحات والمدخلات السابقة من أعضاء الفريق لتقدير الوقت اللازم لإنجاز المهام. وبهذه الطريقة، يمكن أن يساعد ذلك في تحديد مواعيد نهائية واقعية يمكن للمرء تحقيقها. اعتماد أدوات الجدولة: اعتماد استخدام أدوات الجدولة مثل Primavera P6 وJira وMicrosoft Project لتتبع عملية إدارة المشروع وإدارتها وحتى إعادة جدولتها إذا لزم الأمر. دمج إدارة المخاطر: يعد تحديد المخاطر غير المتوقعة ووضع خطط عمل للتعامل معها جزءًا مهمًا من إنشاء جدول زمني فعال للمشروع. المراجعة والتحديث: تتبع التقدم المحرز في المشاريع، وإعادة جدولة المقاييس عند حدوث تغييرات وإبلاغ الإدارة العليا بالتحديثات للحفاظ على دورة حياة المشروع بشكل سليم.
تضمن الخطوات التالية التي تمت مناقشتها أعلاه تسليم المشاريع بنجاح وتبسيط عملية جدولة المشروع.
راجع ما هي إدارة جدولة المشاريع وخطواتها؟
أدوات جدولة المشروع
أثناء الحديث عن أدوات جدولة المشاريع، هناك العديد من الأدوات المتاحة في السوق الحالية والتي يمكن استخدامها لأنشطة إدارة المشروع. تعمل هذه الأدوات على تسهيل مهمة الجدولة في إدارة المشروع من خلال أتمتة الجدولة، وتنبيه مدير المشروع على فترات زمنية معينة، وتخصيص الموارد، وتتبع الجداول الزمنية.
تتضمن بعض الميزات الرئيسية لهذه الأدوات مخططات جانت، وتحديد الأولويات، وتتبع المهام. الأدوات الأكثر استخدامًا للجدولة هي Asana و Primavera P6 و Jira و Microsoft Project.
وباستخدام أدوات الجدولة هذه، يمكن لمديري المشاريع تتبع مشاريعهم، وضمان التسليم في الوقت المناسب، وإدارة الموارد بشكل مناسب، وتعزيز التعاون والتواصل بين فرقهم.
التحديات الشائعة في جدولة المشاريع
يوضح الجدول أدناه التحديات الشائعة في جدولة المشاريع وحلولها.
اطلع على تحديات جدولة المشاريع وكيفية التغلب عليها؟
أفكار أخيرة
يعد فهم “ما هي الجدولة في إدارة المشاريع” أمرًا أساسيًا لكل متخصص في إدارة المشاريع لضمان تسليم المشاريع في الوقت المناسب. تقدم جدولة المشاريع نهجًا منظمًا لتحديد المشاريع وتخصيص الموارد وتتبع التقدم المحرز ومراقبة المهام للتعامل مع سير العمل بفعالية. يساعد اتباع هذه العمليات مديري المشاريع في تقدير المخاطر والوقت وتحقيق أهداف المشروع والميزانية الإجمالية.
تقدم “سبوتو”، بصفتها مزود تدريب شهير بالشراكة مع معهد إدارة المشاريع (PMI)، برامج مثل الدورة التدريبية لشهادة PMP لتحسين خبرة المهنيين في إدارة المشاريع. وتركز الدورات التي يقودها كبار الخبراء في هذا المجال على تطبيق الأدوات والتقنيات في العالم الحقيقي، مما يجعل المهنيين خبراء في جدولة المشاريع وغيرها من مجالات إدارة المشاريع. سيكتسب الدارسون الثقة في إدارة المشاريع إلى جانب الحصول على شهادة معترف بها في هذا المجال تضيف قيمة إلى حياتهم المهنية.