يجب أن تعرف خطة مديري المشتريات لنجاحك في اختبار PMP®

يجب عليك معرفة خطة PMP® لنجاحك في امتحان PMP®
هل أنت في طور الدراسة لامتحان محترف إدارة المشاريع (PMP)؟ هل قرأتَ ما يقوله دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)) عن خطة إدارة المشاريع؟ هل أنت مرتبك؟ إذا أجبت بنعم على أي من هذه الأسئلة، فأنت في المكان الصحيح. سنناقش في هذه المقالة ما هي خطة إدارة المشروع، ولماذا يعد الفهم الكامل لخطة إدارة المشروع أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع ونجاح اختبار PMP®، وما هي الخطط والوثائق الفرعية، وبمجرد الموافقة عليها كيف يتم إجراء التغييرات على خطة إدارة المشروع.
ما هي خطة إدارة المشروع؟
وفقًا لدليل PMBOK® Guide، فإن خطة إدارة المشروع هي “الوثيقة التي تصف كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه”. تشمل أهداف خطة إدارة المشروع توثيق الافتراضات والقرارات، وتوضيح كيفية تنفيذ المشروع، وتوثيق الأهداف والتكاليف والمعالم الرئيسية عالية المستوى. خطة إدارة المشروع هي أكثر بكثير من مجرد وثيقة واحدة يتم إنشاؤها ووضعها جانبًا. فهي تدمج الخطط والوثائق الفرعية، ويتم إنشاؤها خلال مجموعة عملية التخطيط ومن المتوقع أن يتم تحديثها مع تقدم المشروع. إنها وثيقة حية.
لماذا يعد فهم خطة إدارة المشروع أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع ونجاح اختبار PMP؟
ذلك لأنها وثيقة “الذهاب إلى” الوثيقة المستخدمة للإجابة عن الأسئلة أثناء المشروع، وفهم أنواع الأسئلة التي قد تجيب عنها أمر حيوي لنجاح المشروع وامتحان “محترفي إدارة المشاريع” على حد سواء. يجب أن تكون خطة إدارة المشروع قادرة على الإجابة عن سبب رعاية المشروع والمشكلة المتوقع أن يحلها أو القيمة المتوقع أن يضيفها المشروع. وينبغي أن تصف العمل الذي سيتم إنجازه وما هي المخرجات أو المنتجات الرئيسية. وينبغي أن يحدد المشاركين في المشروع ومسؤولياتهم وكيفية تنظيمهم. يجب أن تحدد كيفية تنفيذ العمل من أجل تحقيق أهداف المشروع وكيفية مراقبة أي تغييرات والتحكم فيها. إذا تم تضمين كل ذلك في خطة إدارة المشروع، فستكون قادرًا على الإجابة عن الأسئلة من نوع لماذا وماذا ومن ومتى وكيف ومتى وكيف التي قد تنشأ أثناء المشروع.
ما هي الخطط والوثائق الفرعية؟
هذه غالبًا ما تكون مخرجات عمليات التخطيط الأخرى. على سبيل المثال، خطة إدارة التكاليف هي أحد مخرجات عملية إدارة تكاليف الخطة. وهي تصف كيفية تخطيط تكاليف المشروع وتنظيمها والتحكم فيها. وتعتبر “خطة فرعية” لخطة إدارة المشروع الشاملة. والخطط الفرعية هي جميع مخرجات “الخطة” من عمليات التخطيط التي تشمل إدارة النطاق وإدارة المتطلبات وإدارة الجدول الزمني وإدارة الجودة وتحسين العمليات وإدارة الموارد البشرية وإدارة الاتصالات وإدارة المشتريات وإدارة أصحاب المصلحة. قد يتم تحديد الخطط الفرعية على مستوى عالٍ أو مفصل حسب نوع الخطة والاحتياجات المحددة للمشروع ومتطلبات المؤسسة المنفذة.
الوثائق الفرعية هي خطوط الأساس التي تم تطويرها كجزء من عمليات التخطيط. وهي تشمل خط الأساس للجدول الزمني وخط الأساس لأداء التكلفة وخط الأساس للنطاق. لا تنسَ أن خط الأساس للنطاق يتضمن أيضًا بيان النطاق، و WBS، وقاموس WBS.
كيف يتم إجراء التغييرات على خطة إدارة المشروع؟
يتم إجراء التغييرات على خطة إدارة المشروع من خلال نظام التحكم في التغيير. يتكون هذا النظام من طرق لطلب التغييرات ومراجعتها والموافقة عليها. يتم تقديم الطلبات عادةً باستخدام نموذج، إما ورقي أو إلكتروني. ثم تتم مراجعة الطلبات من قبل مدير المشروع، أو راعي المشروع، أو مجموعة مختارة من أصحاب المصلحة، أو مجلس مراقبة التغيير، أو من قبل أي شخص مكلف بمراجعة الطلبات من قبل المنظمة المنفذة. وبمجرد الموافقة على التغيير، يتم تحديث خطة إدارة المشروع. يجب عدم تنفيذ التغييرات التي لم يتم طلبها من خلال نظام التحكم في التغيير أو الموافقة عليها. سيؤدي تضمين التغييرات غير الموافق عليها إلى خروج المشروع عن السيطرة.
تعد خطة إدارة المشروع موضوعًا واسعًا ولم تخدش هذه المقالة سوى جوانب قليلة. هناك العديد من الجوانب الأخرى مثل المدخلات الأخرى إلى جانب الخطط والوثائق الفرعية، وكيفية استخدامها لتوصيل كيفية تنفيذ المشروع والتحكم فيه، وأهمية واستخدام نظام معلومات إدارة المشروع، وشكلية خطة إدارة المشروع، وكلها جوانب أخرى ضرورية لمعرفتها وفهمها من أجل اختبار PMP. هناك بعض الجوانب الإضافية التي يجب وضعها في الاعتبار عند دراسة خطة إدارة المشروع وهي أنها عادةً ما تكون وثيقة رسمية مكتوبة، وأنها توجه تنفيذ المشروع والتحكم فيه، وأنه يتم الموافقة عليها من قبل أصحاب المصلحة في المشروع، وأنه لا يمكن بدء المشروع حتى تتم الموافقة على خطة إدارة المشروع.
ثم اشرح ما هي خطة إدارة المشروع، وكيف يتم تطويرها، وكيف يتم تغييرها لصديق ليس مدير مشروع. لأنك إذا استطعت أن تشرح له بوضوح، فإنك تفهمه تمامًا بنفسك؛ واستخدم خطة إدارة المشروع لمشاريعك لأن الممارسة تجعلها مثالية عندما يتعلق الأمر بامتحان PMP.