إدارة المشاريع الظرفية

إدارة المشاريع الظرفية
الشيء الوحيد الذي يعجبني حقًا في إدارة المشاريع هو كيف يمكن أن تكون أيامي غير متوقعة في بعض الأحيان. آتي إلى المكتب في الصباح بخطة واضحة لما سأقوم به ثم يحدث شيء ما. أنا أحب هذا التحدي لأنني كمدير مشروع، يتوجب عليّ الآن إعادة تقييم الوضع وتغيير خططي وفقاً لذلك.
ولكن هناك ما هو أكثر من مجرد الاستجابة برد فعل غير محسوب. تتطلب هذه الأوقات وعيًا ظرفيًا، وتحتاج إلى مهارة وبراعة للتعامل مع المتطلبات المتغيرة بفعالية. يعد الوعي الظرفي مهارة مهمة يجب اكتسابها كمدير مشروع، وفي هذه المقالة سنلقي نظرة على ماهيته وكيف يمكنك استخدامه في مشاريعك.
تستند هذه المقالة إلى مقابلة قمت بتسجيلها مع أوليفر ليمان، ماجستير في إدارة المشاريع، PMP. لقد أجرينا المقابلة لأن “إدارة المشاريع الظرفية” تمت إضافتها مؤخرًا إلى مخطط محتوى اختبار محترفي إدارة المشاريع (PMP)®، وقد نشر أوليفر كتابًا حول هذا الموضوع (انظر الرابط في النهاية). لذلك إذا كنت حاليًا في منتصف مرحلة التحضير لامتحان PMP، فيمكنك أن تتوقع رؤية أسئلة حول إدارة المشاريع الظرفية في امتحانك. لذلك ليس المقصود من هذه المقالة أن تكون مراجعة لكتاب ولكن كمقدمة للموضوع.
ما هو الوعي الظرفي؟
يرتكز الوعي الظرفي على ملاحظة بسيطة للغاية: الأدوات والممارسات والسلوكيات والمناهج الناجحة في موقف ما قد تفشل في موقف آخر. قد تتطابق أفضل الممارسات البسيطة أحيانًا مع الموقف الذي تجد نفسك فيه وتحقق نتائج رائعة، وأحيانًا أخرى قد تؤدي إلى كارثة.
يجب أن تسأل نفسك دائمًا هل أفعل الشيء الصحيح للموقف واللحظة والسياق البيئي الذي أنا فيه الآن؟
تبدأ إدارة المشاريع الظرفية بنفس الملاحظة. قد يؤدي سلوك أو أداة أو أسلوب واحد إلى النجاح في مشروع ما في موقف معين ويفشل في موقف مختلف. يمكن لأفضل مديري المشاريع تحليل المواقف وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
ما هي القيادة الظرفية؟
القيادة الظرفية هي أيضًا شيء ستستخدمه في مشاريعك. وهي تشير إلى تطبيق مهاراتك القيادية بطريقة تتناسب مع الموقف. استخدم مبدأ الوعي الظرفي الخاص بالأداة المناسبة للموقف المناسب واتخذ قراراتك القيادية بشكل مناسب.
قد تضطر إلى القيام بذلك لأنه من المستحيل التخطيط “الآن” في مشروعك. ربما تقوم بأخذ الأمور خطوة بخطوة وتتخذ القرارات أثناء سيرك بناءً على نتائج أفعالك.
بعض حالات القيادة هي العكس، حيث يمكنك أن ترى المستقبل بعيدًا وتقوم بتخطيط مشروع طويل الأجل بشكل كبير. بشكل أساسي، عليك أن تستعرض أسلوبك بما يتناسب مع المشروع واللحظة الراهنة.
كيفية تطبيق الوعي الظرفي
ما يعنيه هذا حقًا في الممارسة العملية هو أن اتباع منهجية ما بإخلاص ليس الطريق الأكثر فعالية للنجاح. فأنت تطبق حكمك المهني على كل قرار تتخذه في كل مشروع، وتضمن أنك تتخذ أفضل الخيارات في ذلك الوقت، في ضوء الظروف.
من المحتمل أنك تقوم بذلك بالفعل، ربما ليس بشكل منهجي ولكن عن طريق الغريزة، أو بناءً على “مشاعرك الغريزية”. من أجل القيام بذلك عليك أن تكون على دراية بسياق مشروعك والوضع الذي تعمل فيه.
دعنا نلقي نظرة على مثال. تضمن مشروعان حديثان للسكك الحديدية في ألمانيا بناء محطتين رئيسيتين جديدتين: واحدة في برلين والأخرى في شتوتغارت. وقد حقق أحد المشروعين نجاحاً كبيراً، بينما واجه المشروع الآخر صعوبات كبيرة. أدارت المشروعين نفس المؤسسة، وهي شركة السكك الحديدية الألمانية (دويتشه بان). واستخدمت نفس المنهجيات والأساليب وحتى نفس مدير المشروع. فلماذا كان العمل ناجحاً في إحدى المدينتين وغير ناجح في مدينة أخرى؟
كانت محطة برلين الرئيسية عبارة عن مشروع حقل أخضر باستخدام المساحة المفتوحة التي كانت تشير إلى الفجوة بين برلين الشرقية والغربية. فقد كان من الممكن البناء هناك دون الحاجة إلى أخذ أصحاب المصلحة المحليين في الاعتبار بشكل كبير. أما محطة شتوتغارت فقد تم بناؤها في وسط المدينة، حيث كان من الضروري إشراك أصحاب المصلحة المحليين بشكل كبير، خاصة وأن الناس أصبحوا خائفين على منازلهم عندما بدأ حفر النفق. لم يكن مدير المشروع مستعداً للتعامل مع أصحاب المصلحة المحليين، وهذا هو ما تسبب أساساً في أزمة ذلك المشروع. وأدى الافتقار إلى الوعي الظرفي والقيادة الظرفية إلى اضطراب محلي كلف المشروع بشكل كبير.
كيفية إجراء تقييم للوضع
إذا وجدت نفسك في موقف متغير في مشروعك، فخذ لحظة لتقييم الموقف والتفكير. اسأل نفسك: ما هو الموقف الذي أنا فيه حاليًا؟ فكر في المشروع والمشكلة التي تواجهها وبيئة المشروع الأوسع نطاقًا. فكر في متطلبات الموقف عليك كمدير للمشروع وعلى راعي المشروع وعلى أصحاب المصلحة المهمين الآخرين.
هل يمكنك تفسير سلوكك؟ تأكد من أنه إذا طلب منك شخص ما أن تكتب سبب اتخاذك لتلك الخيارات واستخدامك لذلك السلوك، تأكد من أنك تستطيع تبرير ذلك. من المهم بشكل خاص أن تتأكد من أنك لست عاطفيًا وأن تفكر في أسباب سلوكك وأغراضه.
هل هذه الاختيارات متوافقة مع احتياجات المشروع؟ أخيرًا، تحقق من أنك تتخذ قرارات في هذا الموقف مسموح بها في سياق عملك. ضع في اعتبارك اللوائح ومتطلبات عميلك ومديرك والممارسات العادية المتوقعة في هذا الموقف.
القيادة الظرفية: تطوير الفريق
القيادة الظرفية هي طريقة رائعة لتطوير فريقك أيضًا. فكّر في كيفية دعم احتياجات التعلم لأعضاء فريق مشروعك الذين يشكلون فريقك الأساسي. مثل أي مدير فريق آخر، هؤلاء الأشخاص هم فريقك القيادي.
يتمحور تطوير فريق القيادة حول تزويد فريق مشروعك الأساسي بالمهارات التي يحتاجونها لأداء الأنشطة الموكلة إليهم في المشروع، وأنت كقائد ظرفي ستكون قادرًا على الحكم على ما هو مطلوب في أي لحظة زمنية معينة.
أحد الأمور الأساسية التي يجب التركيز عليها هو المساعدة في الحد من التهاون في الفريق. عندما يفعلون شيئًا ما من قبل ويحققون النجاح، فإن القائد الظرفي سيتحداهم بسؤالهم عما إذا كان ذلك ناجحًا هذه المرة. لا تدع فريقك يفشل لأنهم فشلوا في أن يكونوا على دراية بالموقف.
إجراء تقييم الموقف الأخلاقي
إن تقييم الموقف في مشروع ما يعني أن تكون على دراية بالظلال الرمادية، والتي ربما تكون قد اختبرتها في مشاريعك الخاصة.
هناك لحظة واحدة يجب أن تكون فيها حازماً جداً في معتقداتك وهي عندما يتعلق الموقف بنزاهتك المهنية. عندما يتعلق الأمر بمسائل الرشوة أو الفساد أو التمييز على أساس الجنس أو لون البشرة أو الدين أو أيًا كان، يجب أن تكون “غير ظرفية”.
استخدم معرفتك بمدونة الأخلاقيات والسلوك المهني لمعهد إدارة المشاريع (PMI) ® PMI لمساعدتك في اتخاذ القرار الصحيح، أو تحدث إلى مرشدك أو أي زميل مهني آخر تثق به للحصول على المشورة.
تطوير وعيك الظرفي
كلما زادت خبرتك كمدير مشروع، كلما كان من الأسهل عليك إصدار الأحكام المناسبة عند التعامل مع المواقف المتغيرة في مشاريعك. ومع ذلك، فإن التدريب القوي هو اختصار جيد لهذا الأمر عندما لا يكون لديك الوقت للانتظار حتى تكتسب 30 عامًا من الخبرة العملية.
كتاب إدارة المشاريع الظرفية: ديناميكيات النجاح والفشل من تأليف أوليفر ليمان متاح على موقع أمازون.