ما هي وثائق المشروع التي تحتاج إلى طلب تغيير للتحديث؟
إنه سؤال نسمعه كثيراً من طلابنا في منتديات المناقشة في برنامج PMP® التحضيري لامتحان PMP®. على سبيل المثال، سأل غوناسيلان، “ما هي جميع مستندات المشروع التي تتطلب طلبات تغيير معتمدة لتحديثها؟ كان لدى حسام سؤال مماثل.
دعنا نواجه الأمر: قد تكون متابعة الأعمال الورقية لإدارة المشروع مهمة كبيرة. فهناك المستندات التي يجب إنشاؤها والحصول على توقيعها وتحديثها. وبعد ذلك هناك العثور على المعلومات مرة أخرى عندما تحتاج إلى مراجعتها أو استخدامها… مدير المشروع لا يبتعد أبدًا عن المستند!
ما أريد التركيز عليه في هذه المقالة هو عملية تحديث المستندات، كما يتضمن بعض النصائح لامتحان محترف إدارة المشاريع (PMP) ®. يُعرّف دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide) طلب التغيير على أنه اقتراح رسمي لتعديل أي مستند أو ناتج أو خط أساس. ولكن هل هذا يعني حقًا أنك بحاجة إلى تقديم طلب تغيير في كل مرة تريد فيها إضافة مخاطر جديدة إلى سجل المخاطر؟ قد يستغرق ذلك وقتًا طويلاً حقًا ويضيف الكثير من النفقات الإدارية الإضافية إلى مهمة تحديث مستندات إدارة المشروع.
سنتناول في هذه المقالة متى تحتاج إلى طلب تغيير لتحديث مستند المشروع ومتى لا تحتاج إلى ذلك.
وللأسف ليست الإجابة واضحة تماماً!
ما هي طلبات التغيير
طلبات التغيير موجودة لمساعدتك في الحفاظ على التحكم في المستند. فهي تضمن أنه إذا كان مستند مشروع مهم سيتغير، فإن الجميع يعرف ماهية هذا التغيير وكيف يمكن أن يؤثر على أصول المشروع الأخرى.
على سبيل المثال، إذا قمت بتحديث خطة إدارة الموارد، فقد يكون لذلك تأثير على الجدول الزمني للمشروع أو الميزانية.
تضفي طلبات التغيير الشفافية على هذه العملية وكذلك درجة من الرسمية. يمكن أن يساعد ذلك في منع أصحاب المصلحة من طلب الكثير من التغييرات الصغيرة؛ فحقيقة أنهم يعرفون أن عليهم المرور بعملية رسمية قد تجعلهم يفكرون مرتين!
ما يقوله دليل PMBOK
ما الذي يقوله دليل PMBOK® عن الوثائق التي تخضع لهذه العملية؟ في الواقع، ليس الكثير.
لا يوضح دليل PMBOK® Guide المستندات التي تتطلب طلب تغيير، وبالمثل لا يحدد المستندات التي لا تتطلب طلب تغيير. إنه يقول فقط “أي مستند” ولكن إذا كنت قد عملت في مشاريع ستعرف أن هذا ليس ما يحدث في الحياة الواقعية.
طلبات التغيير مطلوبة للمستندات الخاضعة للرقابة
هناك إرشادات مفيدة في دليل PMBOK® Guide حول أنواع المستندات التي لدينا في المشاريع. وينقسم هذا بين المستندات “الخاضعة للرقابة” وكل شيء آخر – المستندات “غير الخاضعة للرقابة”.
في الأساس، تعتبر خطة إدارة المشروع (مع جميع الخطط الفرعية وخطوط الأساس التابعة لها) وثيقة خاضعة للرقابة، في حين أن جميع الوثائق الأخرى هي وثائق غير خاضعة للرقابة.
وهذا يعطينا قاعدة عامة مفيدة. إذا كان التغيير يتطلب إجراء تعديل على أي من وثائق خطة إدارة المشروع (الوثائق الخاضعة للرقابة)، فيجب إصدار طلب تغيير رسمي.
يجب تقديم هذا الطلب إلى مجلس مراقبة التغيير (CCB) للنظر فيه وربما الموافقة عليه. ومع ذلك، إذا كان التغيير سيؤثر فقط على مستند غير خاضع للرقابة، مثل سجل المشكلات (على سبيل المثال، لأنك تقوم بتحديثه بمشكلة جديدة)، فلا يلزم تقديم طلب تغيير.
ومع ذلك، سيتعين عليك ممارسة حكمك المهني. فقائمة المتطلبات الرئيسية، على سبيل المثال، هي وثيقة مشروع قد لا تندرج ضمن خطة إدارة المشروع الخاصة بك. إذا تمت الموافقة على تغيير في أحد المعالم، فمن المحتمل أن يتطلب ذلك تعديل الجدول الزمني للمشروع، الأمر الذي سيتطلب على الأرجح تغييرًا في خط الأساس للجدول الزمني، والذي يعد جزءًا من خطة إدارة المشروع. إن خطة إدارة المشروع هي وثيقة خاضعة للرقابة، لذا فإن هذا التغيير المحدد سيتطلب طلب تغيير.
تكمن الحيلة في التفكير فيما يجب أن يحدث في كل مرحلة. في حين أن المستند الأول الذي يتم تحديثه قد يكون غير خاضع للرقابة، فمن المحتمل أن يكون هناك تأثير على مستند آخر يجب أن يؤخذ في الاعتبار أيضًا.
ماذا عن ميثاق المشروع؟
ميثاق المشروع ليس مستندًا خاضعًا للرقابة ولا يتغير كثيرًا. ومع ذلك، بدلاً من تحرير النص داخل المستند إذا كنت بحاجة إلى تعديله لأي سبب من الأسباب، يمكنك إضافة ملحق. وهو عبارة عن قسم قصير في الجزء الخلفي يشرح بالتفصيل التحديثات أو التغييرات داخل المستند.
من المفيد الاحتفاظ بها منفصلة لأنها تمنحك القدرة على رؤية ما تغير عن الميثاق الأصلي.
عندما لا تحتاج إلى طلب تغيير
بشكل عام، لا تحتاج عمومًا إلى طلب تغيير لتحديث مستند لا يعتبر “خاضعًا للرقابة”، مثل ميثاق المشروع.
هناك أيضًا حالة واحدة لا تحتاج فيها إلى طلب تغيير لتحديث خطة إدارة المشروع. وذلك عندما تكون الخطة لا تزال قيد التطوير. إذا لم تتم الموافقة على خطتك بعد، فلن تحتاج إلى الحصول على طلب تغيير معتمد من أجل تعديل أي جزء منها. لا بأس! في هذه المرحلة من المشروع عندما تقوم بوضع الخطة، من المحتمل أن تتغير الخطة في كثير من الأحيان، لذلك هذا شيء أقل ما يدعو للقلق!
إن عملية الحصول على الموافقة على خطة إدارة المشروع الخاصة بك هي أول توقيع على هذه الوثيقة، والتي تنشئ خط الأساس. أي تغييرات مستقبلية هي فعليًا انحرافات عن المستند الأصلي الذي تمت الموافقة عليه، وستحتاج إلى طلب تغيير حتى يمكن فهم التأثير والتصرف بناءً عليه.
قد تظهر أسئلة حول المستندات التي تحتاج إلى تحديث، وتلك التي تحتاج إلى طلب تغيير في امتحان PMP.
ستعتمد الإجابة الصحيحة بشكل كبير على السؤال والسياق الذي طُرح فيه السؤال. لذلك، نوصي الطلاب دائمًا بوضع افتراضات معقولة بناءً على جميع المعلومات المتاحة في السؤال. ثم اختر الإجابة الأفضل من بين الخيارات المطروحة. لن تكون الإجابة المثالية دائماً، ولكن يجب أن تكون الخيار الأفضل من بين الخيارات المقدمة.
تذكر أن تفكر في الآثار المترتبة على التغيير على المشروع. في كثير من الأحيان، إذا تم إصدار طلب تغيير والموافقة عليه، فمن المحتمل أن يتم تحديث أنواع مختلفة من مستندات المشروع. فكّر في عدد المرات التي ترى فيها أن “تحديث مستندات المشروع” هو أحد مخرجات إحدى العمليات – إنه كثير!
تساعد وثائق إدارة المشروع على إبقاء مشروعك تحت السيطرة. إن إدارتها وتحديثها والتأكد من توفر الإصدارات الصحيحة للأشخاص المناسبين يقطع شوطًا طويلاً في تقليل الصداع في المشروع. نأمل أن تساعدك هذه النصائح في إدارة الوثائق الخاصة بك، سواء كان طلب التغيير مطلوبًا أم لا.
