نصيحة حول اختبار PMP®: شرح التعطل والتتبع السريع

نصيحة حول اختبار PMP®: شرح التعطل والتتبع السريع
يعرف كل مدير مشروع أن الجداول الزمنية تتغير باستمرار. ولسوء الحظ، لا تصبح الجداول الزمنية عادةً أقصر – بل تصبح أطول! أو أن عميلك يريد تسليم المنتج في وقت أقرب. والآن، ما بدا وكأنه جدول زمني مثالي في بداية المشروع أصبح فوضى عارمة ولن تتمكن أبدًا من إكمال مشروعك في الوقت المحدد!
ما لم تتخذ بالطبع إجراءً فوريًا في شكل تعطل أو تتبع سريع.
وهذا ما يدور حوله هذا المقال. سأعلمك كل ما تحتاج إلى معرفته عن كلتا التقنيتين لامتحان محترفي إدارة المشاريع (PMP). حتى أنني سأقوم بتضمين فيديو وعينة من أسئلة الامتحان أدناه. لنبدأ: 1. التحطيم والتتبع السريع هما تقنيتا ضغط الجدول الزمني 2. ما هو التتبع السريع؟ 3. مثال على التتبع السريع 4. ما هو التعقب السريع؟ 5. مثال على التصادم 6. كيف أستخدم التصادم والتتبع السريع في مشروعي؟ 7. شاهد هذا الفيديو التدريبي لبرنامج إدارة المشاريع (PMP) حول التصادم والتتبع السريع 8. نماذج أسئلة امتحان PMP 9. تعرف على المزيد حول التصادم والتتبع السريع 10. ملخص
التعطل والتتبع السريع هما تقنيتا ضغط الجدول الزمني
يتم استخدام ضغط الجدول الزمني عندما تريد تقصير مدة مشروعك دون تغيير نطاق المشروع.
هذا مفيد في تلك الحالات التي تكون فيها متأخرًا عن الجدول الزمني الأصلي وتحتاج الآن إلى “اللحاق بالجدول الزمني”، أو إذا كنت تريد الانتهاء في وقت أقرب لأن أحد المنافسين يعمل على نفس نوع المنتج وتريد أن تكون أول من يصل إلى السوق. قد يكون أيضًا قرارًا استراتيجيًا لإكمال المشروع بسرعة أكبر مما كان مقررًا في الأصل بناءً على عوامل أخرى.
ضغط الجدول الزمني إضافة موارد إلى مشروعك حتى تتمكن من الانتهاء بشكل أسرع. ودائمًا ما ينطوي ضغط الجدول الزمني على تكلفة مالية. التتبع السريع قم بتنفيذ المهام بالتوازي حتى تتمكن من الانتهاء بشكل أسرع. غالبًا ما يؤدي تداخل المهام بهذه الطريقة إلى زيادة المخاطر.
يجب أن يركز ضغط الجدول الزمني دائمًا على المسار الحرج لمشروعك، لأن المسار الحرج يحدد تاريخ انتهاء مشروعك. وإذا كنت ترغب في إنهاء مشروعك في وقت أقرب، فليس من المنطقي ضغط أي أنشطة ليس لها أي تأثير على تاريخ انتهاء مشروعك.
تعريف ضغط الجدول الزمني
تقنية تُستخدم لتقصير مدة الجدول الزمني دون تقليل نطاق المشروع.
ما هو التتبع السريع؟
هو أسلوب ضغط الجدول الزمني الذي يتم فيه تنفيذ الأنشطة أو المراحل التي تتم عادةً بالتتابع بالتوازي لجزء من مدتها على الأقل.
يتم تطبيق التتبع السريع من خلال إعادة جدولة الأنشطة المختلفة داخل المشروع ليتم العمل عليها في وقت واحد بدلاً من انتظار اكتمال كل جزء على حدة. ابدأ دائمًا بهذه التقنية أولاً. لماذا؟ لأنه لا ينطوي على أي تكلفة. أنت في الأساس “تقوم فقط بإعادة ترتيب الجدول الزمني”.
ومع ذلك، لا يمكن استخدام هذه الطريقة إلا إذا كان من الممكن بالفعل تداخل الأنشطة.
على سبيل المثال، من الممكن البدء في بناء نموذج أولي حتى لو لم تكن مواصفات التصميم مكتملة بنسبة 100%. يمكنك تداخلها طالما تم تحديد ما يكفي من المواصفات للبدء في تطوير النموذج الأولي.
الخطر الذي ينطوي عليه التتبع السريع هو أنه يمكن أن تحدث مشاكل إذا كانت الجوانب الموازية للمشروع تتضمن تبعيات. في مثالنا تتمثل مخاطرتك في أنك ستحتاج إلى إعادة صياغة النموذج الأولي إذا تغير التصميم في منتصف العملية. لكن فرصتك هي أن يتم الإنتاج في وقت أقرب بكثير إذا ظل التصميم مستقرًا.
لذا يجب أن يوازن مدير المشروع بين المخاطر والفرصة في مقابل بعضهما البعض.
مثال على التتبع السريع
أنت تقوم بمراجعة الجدول الزمني لمشروعك وتلاحظ أن تاريخ انتهاء المشروع قد تأخر عن تاريخ الانتهاء الموعود. تحتاج إلى إعادة الأمور إلى مسارها الصحيح دون إنفاق أي أموال إضافية.
يُظهر تحليل مفصل أن هناك ثلاث مهام يمكن البدء بها في وقت مبكر من أجل تقصير مدة المشروع: يمكن البدء بتوثيق المستخدم النهائي بعد اختبار التكامل ولكن قبل التوقيع النهائي. يمكن البدء بجلسات تدريب المستخدم قبل إعداد النظام النهائي وتثبيته إذا كان من الممكن تدريب أول 3 جلسات باستخدام نظام الاختبار يمكن البدء بإعداد النظام النهائي وتثبيته قبل ثلاثة أيام من اكتمال الاختبار.
ستعمل كل فكرة من هذه الأفكار على تقصير الجدول الزمني الخاص بك، ولكنها ستضيف أيضًا مخاطر إضافية للمشروع. تقع على عاتقك بصفتك مدير المشروع مسؤولية الموازنة بين الخيارات مقابل بعضها البعض وتحديد أي من هذه الخيارات (أو جميعها) ستطبقها من أجل تقصير الجدول الزمني.
ما هو التقصير؟
هو أسلوب يستخدم لتقصير مدة الجدول الزمني بأقل تكلفة إضافية عن طريق إضافة الموارد.
عند استخدام نهج التقصير السريع، تتم مراجعة أي تكاليف إضافية مرتبطة بتعجيل المشروع مقابل الفوائد المحتملة لإكمال المشروع في جدول زمني أسرع. تتضمن العناصر الإضافية التي يجب أخذها في الاعتبار عند استخدام نهج التعجيل إضافة المزيد من الموارد للمشروع، والسماح بوقت إضافي إضافي، ودفع مبالغ إضافية لتلقي تسليم المكونات المهمة بسرعة أكبر، وما إلى ذلك.
لا ينجح التعطيل إلا عندما تسمح لك الموارد الإضافية بإكمال المشروع في وقت أسرع. على سبيل المثال، لن ينجح التعجيل بإضافة المزيد من الموارد البشرية عندما “يجب أن تجف الخرسانة في الأساس لمدة 3 أيام”.
مثال على التعطل
أنت تقود مشروعًا لتنفيذ لوائح جديدة في مؤسستك. يدخل القانون الجديد حيز التنفيذ في 30 يونيو وكل يوم تأخير سيكلف مؤسستك غرامة تفرضها الحكومة. لقد قمت بالفعل بتعديل الجدول الزمني للمشروع وتبسيطه قدر الإمكان، ولكن يبدو أنه لا يمكن إجراء المزيد من التحسينات دون اتخاذ تدابير جذرية.
في مناقشة مع راعي المشروع، تتفقان على أن إنهاء المشروع في الموعد المحدد هو العائق الأساسي. يجب طلب ميزانية إضافية. تقوم بتحليل المسار الحرج. تحدد جميع المهام التي يمكن اختصارها بإضافة موارد إضافية. يمكنك إجراء عملية حسابية لكل مهمة، وتحديد التكلفة وعدد الأيام التي يمكن توفيرها بإضافة موارد إضافية. تقوم بتحديد النهج الأقل تكلفة. تقوم بتقديم ميزانية تعطل وجدول زمني محدث إلى الجهة الراعية.
كيف يمكنني استخدام التعطل والتتبع السريع في مشروعي؟
لقد استخدمنا كلاً من التتبع السريع والتعطل كوسيلة للوفاء بالمواعيد النهائية. ومع ذلك، فإن هذه الأساليب للوفاء بالمواعيد النهائية تأتي مع التكاليف/الدين التقني الخاص بها. (اقرأ المزيد…)جيرمي باب
تهدف الأمثلة التي قدمناها أعلاه إلى شرح التصادم والتتبع السريع من منظور الكتاب المدرسي. فهي تشرح التطبيق النظري لهذه التقنيات في موقف بسيط من أجل إظهار كيفية عملها. على الورق.
ولكن ماذا عن استخدام هذه التقنيات في المشاريع الفعلية؟ هل يمكن تطبيقها ببساطة على عملية التعقب النصي، أم أن هناك أي رؤى محددة يجب أن نأخذها بعين الاعتبار؟ ما هي الدروس المستفادة من مديري المشاريع الأخرى؟
لقد قررنا أن نمضي قدمًا ونسأل المشاركين في منتديات المناقشة لدينا. فجميعهم مثلك تمامًا هم مديرو مشاريع مسؤولون عن مشاريع جارية والعديد منهم لديهم خبرة في هذه التقنيات. فيما يلي الأسئلة التي طرحناها: كيف استخدمتم تقنية التعطل أو التتبع السريع في مشاريعكم؟ ما هي الدروس المستفادة التي يمكنك مشاركتها معنا؟ وبالطبع… كيف درست هاتين التقنيتين من أجل اختبار PMP الخاص بك؟
تقدمنا بالسؤال في منتدى المناقشة الخاص بنا وتلقينا عددًا كبيرًا من الردود الثاقبة للغاية. يمكنك قراءة كل شيء هنا.
شاهد هذا الفيديو التدريبي لامتحان PMP حول التصادم + التتبع السريع
انقر على الصورة أدناه لمشاهدة الفيديو الذي نشرح فيه كل ما تحتاج لمعرفته حول التعطل والتتبع السريع لامتحان PMP في أقل من 10 دقائق:
نموذج أسئلة امتحان PMP
اختبر فهمك لموضوع التعطل والتتبع السريع مع هذا النموذج من محاكي امتحان PMP:
أنت تدير مشروع تطوير برمجيات. في منتصف المشروع، تكتشف أنك متأخر عن الجدول الزمني المحدد. لقد استثمرت شركتك الكثير في هذا المشروع، وإذا لم تقم بتسليم المشروع في الوقت المحدد، فستكون كارثة كاملة. تقوم بتحليل الجدول الزمني لمشروعك لتعديله حتى تتمكن من إكمال المشروع في الوقت المحدد بالموارد الموجودة. تكتشف أن لديك الكثير من التبعيات التقديرية في الجدول الزمني لمشروعك. ما هي أفضل طريقة لتعديل الجدول الزمني للمشروع حتى تتمكن من إكمال المشروع في الوقت المحدد؟
أ) الحفاظ على التبعيات التقديرية سليمة وتطبيق نظام التكسير
ب) الحفاظ على التبعيات التقديرية سليمة وتطبيق التتبع السريع
C) أ) إزالة التبعيات التقديرية وتطبيق التكسير
د) إزالة التبعيات التقديرية وتطبيق التتبع السريع
إجابة صحيحة: D) إزالة التبعيات التقديرية وتطبيق التتبع السريع.
الشرح: بما أنك تحتاج إلى إيجاد طريقة للخروج من هذه المشكلة بمواردك الحالية، لا يمكنك تطبيق تقنية التعقب السريع. يمكنك فقط تطبيق التتبع السريع بعد إزالة التبعيات التقديرية من المشروع.
مرجع: دليل PMBOK الإصدار الخامس، الصفحة 158
تعرف على المزيد حول التصادم والتتبع السريع
ملخص
التكسير والتتبع السريع هما أسلوبان لضغط الجدول الزمني. يمكنك تطبيقهما من أجل تقصير جدولك الزمني والوصول إلى هدف جدول زمني معين. يعني التتبع السريع تنفيذ نشاطين في نفس الوقت، حتى لو لم يتم القيام بهما عادةً بهذه الطريقة. التتبع السريع مجاني ولكنه يضيف مخاطر إضافية إلى مشروعك. التعطل يعني إضافة موارد إضافية إلى مشروعك. يتطلب التعطيل ميزانية إضافية. لذا فأنت ترغب في تعطل تلك الأنشطة التي تمنحك أكبر قدر من الفائدة مقابل المال، أي أكبر قدر من الضغط على الجدول الزمني بأقل تكلفة. لا يكون كلا الأسلوبين منطقيًا إلا إذا قمت بتطبيقهما على الأنشطة الموجودة في مسارك الحرج.
أخيرًا وليس آخرًا، لا تنسى أن تزور منتدى المناقشة الخاص بنا وتقرأ عن كيفية استخدام مديري المشاريع الآخرين لهذه التقنيات في مشاريعهم وما فعلوه لدراستها من أجل اختبار PMP.