لطالما كانت مكاتب إدارة المشاريع سمة شائعة في المشاريع في المؤسسات الكبيرة. ومع ذلك، في العقد الماضي أو نحو ذلك، تطورت مسؤوليات مكاتب إدارة المشاريع في العقد الماضي أو نحو ذلك، إلى موجز أوسع بكثير. في الوقت الحاضر، يُتوقع من مكاتب إدارة المشاريع في الوقت الحاضر أن تدعم كلاً من المحافظ والبرامج، بالإضافة إلى موجز إدارة المشاريع التقليدي.
الرشيقة تخلق التغيير
عندما تحاول مؤسسة ما تكييف الممارسات الرشيقة في مشاريعها، فإنها تنطلق في برنامج للتغيير. يمكن أن تؤثر هذه التغييرات على أصحاب المصلحة خارج نطاق المشروع المعتاد. لذلك، لدعم التغيير إلى أجايل، يجب أن يتغير مكتب إدارة المشاريع أيضًا.
مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة القائمة على القيمة
يجب أن تقدم جميع المشاريع القيمة المثلى لأصحاب المصلحة المناسبين في الوقت المناسب. وهدف مكتب إدارة المشاريع هو تمهيد الطريق لتحقيق هذه الأهداف.
تمامًا كما أن أجايل نفسها هي عقلية تركز على العملاء، يجب أن يستند مكتب إدارة المشاريع الرشيق على عقلية التعاون مع العملاء.
يجب على مكاتب إدارة المشاريع أن تصمم الدعم الذي تقدمه للمشاريع وفقًا للظروف الفريدة للمشروع. وبنفس الطريقة، يجب على مكتب إدارة المشاريع الرشيق أن يصمم دعمه الرشيق وفقًا لما يحتاجه كل مشروع لتقديم القيمة التي يتوقعها العميل. قد يحتاج البعض إلى مساعدة محددة في تدريب وتدريب أعضاء الفريق على ممارسات رشيقة معينة. وقد يحتاج البعض الآخر إلى أدوات ونماذج.
تتطلب المرونة تكيف الممارسين بسرعة مع التغيير. ولذلك، يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع الرشيقة على دراية بالعميل لفهم ما يحتاجه حقًا.
بناء مكتب إدارة المشاريع الرشيق
عند البدء في بناء مكتب إدارة المشاريع الرشيقة، من المغري التفكير في فرض مجموعة من الممارسات والقوالب الرشيقة في جميع المشاريع. سيكون ذلك خطأ.
يتطلب التحول إلى منظمة رشيقة أن يفهم الموظفون أنفسهم سبب حدوث التغيير وأن يكون لهم دور كمشاركين فاعلين.
في كثير من الأحيان عندما تفرض المؤسسات تغييراً من الأعلى إلى الأسفل، تفشل المبادرة لأن الموظفين لا يقتنعون بالتغيير.
ولذلك، فإن النهج الأفضل بكثير لبناء مكتب إدارة المشاريع الرشيق هو السماح للمشاركين في المشروع بالقدوم إلى مكتب إدارة المشاريع الرشيق. عند السعي بنشاط للحصول على مساعدة مكتب إدارة المشاريع الرشيق، من المرجح أن يتفاعل هؤلاء الموظفون مع مكتب إدارة المشاريع أكثر بكثير مما لو تم تكليفه من الأعلى إلى الأسفل.
بدء مكتب إدارة المشاريع الرشيق
أحد الأسئلة الرئيسية التي يجب الإجابة عليها هو “كيف نبدأ في بناء مكتب إدارة المشاريع الرشيق؟ ففي نهاية المطاف، إذا كان لمكتب إدارة المشاريع الرشيق أن يحصل على أول عملائه، فيجب أن يكون هناك مشروع أولي يتم فيه تجربة دعمه وتأييده.
يكمن الحل في إيجاد مشروع، ربما يكون صغيراً، يحرص أعضاء الفريق على تجربة أجايل. ثم توفير التدريب والتوجيه والتدريب لتنفيذ ممارسات وأدوات أجايل المعقولة في ذلك المشروع.
يجب أن يقيس الفريق التقدم فقط على أساس قدرته على تقديم منتجات عاملة في وقت مبكر وبشكل منتظم. يجب أن يرتكز الفريق على أشخاص لديهم دوافع ذاتية يتعاونون مع الشركة. لتقليل الهدر، يجب على الفريق أن يبقي الأمور بسيطة. يجب أن يكون لدى الفريق أيضًا عمليات مراجعة منتظمة لتحسين العمليات الرشيقة المستخدمة.
مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة متعددة المهارات
نظرًا لأن نقل المنظمة من منظمة ذات أسلوب وظيفي تنبؤي أكثر إلى منظمة أكثر مرونة يتطلب إدارة التغيير التنظيمي. ولذلك، يجب أن يكون مكتب إدارة المشاريع الرشيقة على دراية بأطر وأدوات وتقنيات إدارة التغيير التنظيمي.
وبالتالي يتطلب ذلك من مكتب إدارة المشاريع وموظفيه أن يصبحوا أكثر من مجرد خبراء في إدارة المشاريع.
مراكز التميز
تتعامل بعض مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة مع تحديات مساعدة المؤسسات على أن تصبح أكثر مرونة من خلال التحول إلى مراكز امتياز تقدم مجموعة من الخدمات. ويصف إطار عمل أفضل الممارسات لمكتب إدارة المشاريع P3O دور ووظيفة مركز التميز لمكتب إدارة المشاريع. يوفر هذا النوع من هيكل مكتب إدارة المشاريع بعض هذه الخدمات:
تطوير وتنفيذ المعايير
توفير قوالب رشيقة مثل قصص المستخدمين، وحالات الاختبار)، وتوحيد استخدام مجموعات الأدوات الرشيقة
تطوير الموظفين
تنسيق التدريب والتوجيه والإرشاد والتوجيه الرشيق لمساعدة أعضاء الفريق وقادة الأعمال على الانتقال إلى العقلية الرشيقة.
إدارة المشاريع المتعددة
تنسيق المشاريع بين فرق أجايل. يمكن القيام ببعض ذلك من خلال مشاركة أشياء مثل التقدم والمشاكل والمخاطر والنتائج والتحسينات بأثر رجعي. وهناك طريقة أخرى من خلال استخدام أطر عمل مناسبة لإدارة المحفظة والبرامج لتوفير الدعم في اتخاذ القرارات الاستثمارية المتخذة على مستوى المحفظة والبرامج.
تسهيل التعلم المؤسسي
جمع وتخزين ونشر مقاييس المشروع ونتائجه بأثر رجعي.
إدارة أصحاب المصلحة
توفير الدعم والتدريب لقادة الأعمال، خاصةً في دور مالك المنتج، على أمور مثل اختبار القبول وكيفية تقييم الأنظمة وإبداء الملاحظات عليها.
الخاتمة
بينما تتصارع المؤسسات مع التحديات التي تواجهها لتصبح أكثر مرونة، هناك وعي متزايد بأن النجاح يتطلب فهم ما هو أكثر من مجرد ممارسات المرونة وإدارة المشاريع.
يتطلب الانتقال إلى مزيد من المرونة أن تفهم المؤسسة أن ما تقوم به في الواقع هو التغيير التنظيمي. ولذلك، يجب على الأشخاص الذين يقودون هذه التغييرات أن يفهموا وأن يكونوا قادرين على تطبيق بعض الأطر والتقنيات والهيئات المعرفية الراسخة التي تشكل مهنة إدارة التغيير.
إن الاعتماد فقط على معلمي الرشيقة لتدريب أعضاء الفريق ليس سوى جزء صغير من أحجية أكبر بكثير تتطلب نهج إدارة التغيير التنظيمي.
مكتب إدارة المشروع الرشيق | مكتب إدارة المشروع الرشيق
About the Author
