هيكل مكتب إدارة المشاريع | هيكل مكتب إدارة المشاريع

هناك 4 مستويات يمكن أن يعمل فيها مكتب إدارة المشاريع:
مستوى المؤسسة – مكتب إدارة المشاريع (إدارة المحافظ);
مستوى القسم (إدارة المحافظ وإدارة البرامج);
مستوى وحدة الأعمال (إدارة البرامج وإدارة المشاريع);
مستوى المشروع (إدارة المشاريع).
وضمن كل مستوى من هذه المستويات، قد يكون هيكل مكتب إدارة المشاريع الذي يتم إنشاؤه دائمًا أو مؤقتًا أو مزيجًا من الاثنين.
النقطة الأساسية حول مكاتب إدارة المشاريع هي أنه لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع يصلح لجميع المؤسسات. فلكل مؤسسة هيكلها وثقافتها وأهدافها التجارية ومواردها وسياساتها وظروفها الفريدة. عند تصميم هيكل مناسب لمكتب إدارة المشاريع، من المهم مراعاة جميع هذه العوامل.
مثال على نموذج P3O
يقترح إطار عمل P3O (مكاتب المحفظة والبرامج والمشاريع)[1] مثالاً لنموذج مكتب إدارة المشاريع الموضح في الرسم البياني أدناه.
مثال مكتب برنامج أولمبياد لندن 2012
كان مكتب برنامج أولمبياد لندن 2012 مثالاً[2] على تطبيق ناجح لمكتب إدارة المشاريع. قدم مكتب إدارة المشاريع هذا ضمانًا للهيئات الحكومية رفيعة المستوى. كما وفر دورًا إشرافيًا لأربعة أهداف رئيسية للبرنامج.
وتمثل دوره الرئيسي في العمل بمثابة “عين ناقدة” من خلال توفير التدقيق والمراجعة والإبلاغ عن الأداء، ومراقبة وقياس التقدم المحرز مقابل خطط تنفيذ البرنامج، والتحدي الاستباقي للمخاطر والمشاكل والتغييرات في البرنامج.
واستخدم المكتب معايير مشتركة لإعداد تقارير الأداء للحكومة ولوحات المتابعة الإدارية لهيئات الحوكمة. وكان مكتب إدارة المشاريع يرفع تقاريره إلى المالك المسؤول الأول عن البرنامج، وكان مخولاً بالتحدي على أعلى المستويات. وكان يهتم بشكل أساسي بوضع الإطار الصحيح، بدلاً من فرض معايير صارمة.
وتم توفير مهام السكرتارية وإدارة المكتب والمالية والاتصالات الاستراتيجية من خلال فرق منفصلة ولكن مترابطة. وقد سمح ذلك لمكتب إدارة المشاريع بتوفير “العين الناقدة” دون الحاجة إلى القلق بشأن الوظائف التشغيلية اليومية.
أدوار ومسؤوليات مكتب إدارة المشاريع
فيما يلي أدوار ومسؤوليات مكتب إدارة المشاريع على مستوى المشروع.
رئيس مكتب إدارة المشاريع
الهدف هو إدارة مكتب إدارة المشاريع. يتطلب هذا الدور مهارات قيادية وإدارية قوية، ومعرفة قوية بإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع.
المسؤوليات
تطوير وتنفيذ اختصاصات المشاريع;
العمل مع الآخرين لتحديد وتنفيذ إطار عمل الحوكمة للمشاريع;
العمل مع أصحاب الأعمال ومدراء المشاريع وفرق العمل على وضع استراتيجيات لتخطيط المشاريع ومراقبتها وتنفيذها بفعالية;
دعم مدير المشروع عند إغلاق المشاريع;
ضمان عدم وجود تداخلات مع المشاريع الأخرى التي تشكل جزءاً من نفس البرنامج;
تحديد التبعيات بين المشاريع;
توفير فحص مستمر لصحة المشاريع من خلال التأكد من استمرارها في تحقيق أهدافها;
الإبلاغ عن التقدم المحرز إلى مدير المشروع ومجلس إدارة المشروع باستخدام لوحات المعلومات الإدارية;
إبلاغ المشاريع عندما تتغير الاستراتيجية;
تحمل مسؤولية التحسين المستمر لمكتب إدارة المشاريع;
إدارة موظفي مكتب إدارة المشاريع.
أخصائي المشروع
الهدف هو تقديم الدعم العملي المتخصص لمدير (مدراء) المشروع.
يوفر الدور الاستشارات لمجلس (مجالس) المشروع أو مدير (مديري) المشروع في شكل مشورة وتوجيه أو ورش عمل ميسرة. وقد تشمل ورش العمل تقديم المشورة بشأن بدء المشروع، وتحليل المخاطر، وتحديد النطاق، والتخطيط، وتكييف الأساليب.
في بداية المشروع يعمل هذا الدور مع مدير المشروع لتحديد المستوى المناسب لحوكمة المشروع والإدارة المنظمة للمشروع.
المسؤوليات
توفير مركز للخبرة وتطوير معايير وإجراءات متسقة ونماذج وإرشادات تفصيلية. وينبغي أن تغطي هذه المعايير والإجراءات
بدء المشروع;
تحليل المخاطر;
تحليل المشكلات والتحكم في التغيير;
إدارة التهيئة;
تقنيات التخطيط;
الأساليب والأدوات;
ضمان الجودة;
الهياكل التنظيمية للمشروع.
إحاطة مجلس إدارة المشروع وأعضاء ضمان المشروع بأدوارهم ومسؤولياتهم;
توفير خدمة دعم سريع للمشروع;
تصميم ودعم إعداد تقارير المشروع;
بناء سجل للدورات التدريبية المعتمدة والحفاظ عليه;
بناء وصيانة مستودع لوثائق المشروع الجيدة.
مسؤول/منسق/مدير مشروع/مسؤول مشروع
الهدف هو تحسين عملية التخطيط والتنفيذ من خلال جمع البيانات والحفاظ عليها في شكل متسق.
المسؤوليات
تنفيذ المبادئ التوجيهية والإجراءات والنماذج لجمع البيانات المتسقة والحفاظ عليها;
تسهيل إنشاء خطط المشاريع وتحديثها;
تنفيذ التقارير المرحلية المنتظمة ورصد التقدم المحرز في المشروع;
مساعدة مدير المشروع في تجميع أبرز التقارير;
إنشاء نظام إدارة المعلومات والحفاظ عليه;
وضع عمليات ونماذج للتحكم في المخاطر والمشاكل والتغيير ومراقبة التغيير ومساعدة موظفي المشروع في تنفيذها;
إدارة أو تيسير عملية مراجعة الجودة;
توفير خدمة التنسيق للمشروع.
الأدوار الوظيفية
بالإضافة إلى الأدوار المذكورة أعلاه، هناك العديد من الأدوار الوظيفية التي يمكن أن يؤديها أخصائي المشروع أو مسؤول المشروع. وهذه الأدوار هي
الفوائد والقيمة – لضمان وجود نهج متسق لإدارة الفوائد والقيمة في المشاريع;
الشؤون التجارية – لضمان أن تعمل المؤسسة “كعميل مستنير” عندما يتعلق الأمر بالمشتريات والعقود التجارية;
الاتصالات وإشراك أصحاب المصلحة – لضمان الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة;
إدارة المعلومات – أن يكون أميناً على جميع النسخ الرئيسية لمعلومات المشروع;
الاستشارات وإدارة الأداء – تقديم الاستشارات الداخلية والخبرة في عمليات إدارة المشاريع;
الشؤون المالية – إنشاء رقابة مالية احترافية داخل المشاريع;
الإصدار – التأكد من وجود عمليات فعالة للتحكم في المشكلات في المشاريع;
مراقبة التغيير – ضمان وجود عمليات فعالة لمراقبة التغيير في المشاريع;
التخطيط والتقدير – تسهيل تطوير وصيانة خطط المشاريع وتبعياتها;
ضمان الجودة – ضمان قدرة منتجات المشاريع على تحقيق الفوائد المتوقعة;
إدارة الموارد – التأكد من أن المشاريع الحالية والمستقبلية لديها الموارد البشرية المناسبة ذات المهارات المناسبة في الوقت المناسب وضمان استخدام تلك الموارد بكفاءة;
المخاطر – التأكد من أن المشاريع لديها عمليات فعالة لإدارة المخاطر;
إعداد التقارير – جمع البيانات وإعداد التقارير لمختلف أصحاب المصلحة;
السكرتارية/الإداري – توفير الدعم الإداري للمشروع;
خبير أدوات – توفير الخبرة في أدوات البرمجيات التي يمكن أن تدعم بيئة التغيير.
المراجع
[1] أكسيلوس (2013). مكاتب المحافظ والبرامج والمشروعات. نورويتش: TSO. ص8.
[2] أكسيلوس (2013). مكاتب المحافظ والبرامج والمشروعات. نورويتش: TSO. الصفحات 149-150.P3O® علامة تجارية مسجلة لشركة أكسيلوس المحدودة، وتستخدم بموجب إذن من أكسيلوس المحدودة. جميع الحقوق محفوظة.