إدارة المشاريع في المشاريع الصغيرة

التركيز على إنجاز المشروع
تتمثل إحدى الحجج ضد استخدام منهجيات إدارة المشاريع في أنها تتمحور حول العمليات بشكل كبير مما يؤدي إلى إنتاج كميات هائلة من الوثائق التي هي ببساطة غير عملية أو مرغوبة في المشاريع الصغيرة. هذه حجة قوية، وأي طريقة تركز على إنتاج الوثائق على حساب تقديم فوائد العمل الحقيقية للمشروع ستكون عائقاً بدلاً من أن تكون ذات فائدة. ففي النهاية، اسم اللعبة في إدارة المشاريع هو تحقيق أهداف العمل وليس إنتاج رزم من الوثائق.
هناك نقاش مستمر ونشط داخل مجتمع تطوير البرمجيات حول أفضل طريقة لإنتاج البرمجيات. في الآونة الأخيرة، دعا بعض المتخصصين في مجال البرمجيات إلى اتباع أساليب أكثر مرونة في إنتاج البرمجيات بدلاً من الأساليب التقليدية الثقيلة التي تركز على إنتاج كميات هائلة من الوثائق.
تركز الأساليب الرشيقة على تسليم البرمجيات بدلاً من التوثيق. مع أخذ ذلك في الاعتبار، أعتقد أن مديري المشاريع في كل مكان يمكنهم تعلم شيء ما من الأساليب الرشيقة المستخدمة في تطوير البرمجيات. وباختصار، يقودنا هذا إلى التركيز على التسليم بدلاً من التوثيق، على الرغم من أن الخيار الحاسم الذي يحتاج مديرو المشاريع في كل مكان إلى اتخاذه هو ما هو مقدار التوثيق الضروري حقاً؟
تطبيق أفضل الممارسات
أنا من أشد المؤمنين بإنتاج القدر المطلوب فقط. لا أكثر ولا أقل. والقاعدة الأساسية البسيطة هي: إذا كانت مفيدة في مساعدتنا على تحقيق أهداف العمل في المشروع فقم بإنتاجها، وإذا لم تكن مفيدة في مساعدتنا على تحقيق أهداف العمل فلا تضيع الوقت في إنتاجها. مع وضع ذلك في الاعتبار، أعتقد أنه من الأفضل في جميع المشاريع، كحد أدنى، تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع.
دعونا ننظر في هذه الممارسات الفضلى بالتناوب ونرى ما إذا كانت النفقات العامة الضائعة في تطبيقها تستحق الفوائد التي يمكن الحصول عليها أم لا.
تحديد الأهداف والنطاق والفوائد
تتمحور أولى أفضل ممارساتنا في إدارة المشاريع حول تحديد الأهداف والنطاق والفوائد (النتائج الإيجابية التي يتم الحصول عليها مقابل الاستثمار) في حالة العمل. حتى في أصغر المشاريع ستكون هناك أهداف يجب تحقيقها. وبصفتك مديراً للمشروع، من مصلحتك تحديد ماهية هذه الأهداف حيث من المرجح أن يتم تقييمك على أساس ما إذا كان المشروع يلبي تلك الأهداف. تقع على عاتقك مسؤولية ضمان تحقيق المشروع لتلك الأهداف وأنت مسؤول عن ذلك. باختصار، يتوقف الكتاب عليك.
الآن لنفترض أنك لم تحدد وتكتب ما هي الأهداف، فستكون دائمًا تحت رحمة أي مدير يقرر أنه سيحاسبك. إن مجموعة الأهداف المحددة والموثقة هي بوليصة التأمين الخاصة بك ضد راعي المشروع الذي سيأتي لاحقًا ويقول أنك لم تحقق الأهداف.
وبالمثل مع تحديد النطاق. يشكل النطاق حدود مشروعك. إذا لم تحدد ماهية هذا النطاق، فمن المحتمل أن ينمو ويكبر مع تقدم المشروع، وعلى الرغم من أنك ربما تكون قد بدأت في إدارة مشروع صغير جدًا، إلا أنه قد يصبح مشروعك أكبر بكثير مما كان عليه عندما بدأت.
لا تزال بحاجة إلى توثيق من هم أصحاب المصلحة في مشروع صغير أيضًا. من خلال تحديد من هم هؤلاء، يمكنك التأكد من أنك تغطي جميع احتياجاتهم عند تحديد الأهداف والمخرجات.
تحديد المخرجات
سيتعين على شخص ما تنفيذ العمل الفعلي لإنتاج كل ما يتم تسليمه من مشروعك. حتى لو كانت المخرجات قد تكون صغيرة ولا تستغرق الكثير من الوقت لإنتاجها، فلا يزال ينبغي تدوينها. من خلال توثيق هذه الأشياء ثم مراجعتها من قبل الآخرين يسمح باكتشاف الأخطاء. يجب أن يكون هدفك هو توثيق مجموعة مفصلة بما فيه الكفاية من أوصاف المنتجات التي سيتم تسليمها.
سيتم استخدام هذه الأوصاف بعد ذلك من قبل الأشخاص الذين سيقومون بإنتاج المخرجات. حتى لو كانت هذه الأوصاف لا تستغرق أكثر من صفحة من النص، فمن المهم كتابتها بطريقة واضحة لا لبس فيها. إذا لم تقم بكتابة الوصف، فهذا يعني أن الشخص الذي سيقوم بإنتاج الناتج يمكن أن يفسر المطلوب بطرق غير متوقعة مما سيؤدي إلى القيام بعمل لاحق لتصحيح الأخطاء. لذا، فإن تحديد وتوثيق المخرجات دائمًا هو ثاني أفضل ممارسات إدارة المشروع.
تخطيط المشروع
ثالث أفضل ممارسات إدارة المشاريع لدينا هو التخطيط. إذا كنت ستصعد جبل إيفرست، فلن تفعل ذلك أبدًا بدون قدر كبير من التخطيط. حتى لو كنت تمشي إلى أعلى التل في الجزء الخلفي من منزلك، فمن المحتمل أن يكون هناك بعض التخطيط: في أي وقت تذهب؟ ما الذي يجب أن تأخذه معك؟ وينطبق الأمر نفسه على أصغر المشاريع، حيث ستظل بحاجة إلى تحديد الأنشطة المطلوبة لإنتاج ما يمكن إنجازه، وتقدير المدة التي ستستغرقها الأنشطة، وتحديد عدد الموظفين والموارد المطلوبة، وتعيين الأنشطة والمسؤوليات للموظفين.
يجب تدوين كل هذه الأمور وتوصيلها بشكل فعال إلى أعضاء الفريق. لقد رأيت الكثير من الأشخاص يتعثرون لأنهم يعتقدون أنهم بحاجة إلى استخدام نوع من برامج تخطيط إدارة المشاريع مثل Microsoft Project. هذه نفقات غير ضرورية. لقد رأيت الكثير من الأشخاص يضيعون الكثير من الوقت في جعل مخططات جانت الخاصة بهم في Microsoft Project تبدو جميلة، وبالتالي يغفلون عن سبب استخدامهم لهذه الأداة.
بدلاً من ذلك، بالنسبة للمشاريع الصغيرة، أجد أن إنشاء مخطط شريطي في Microsoft Excel هو الأفضل. فهو بسيط وأكثر من كافٍ للمشاريع الصغيرة. فقط املأ صفًا من الخلايا في الأعلى بتواريخ مشروعك، ثم اكتب مهامك في العمود الأول، واملأ الخلايا لتمثيل الوقت الذي يستغرقه النشاط.
بالإضافة إلى المخطط الشريطي، ستحتاج إلى توثيق المعالم البارزة في المشروع. المعالم البارزة هي التواريخ التي تحتاج فيها إلى تسليم أشياء معينة، أو قد تكون التاريخ الذي ينتهي فيه نشاط رئيسي. يجب أيضًا توثيق مسؤوليات كل عضو من أعضاء المشروع في خطة المشروع.
تخطيط الاتصالات واتصالات المشروع
حتى في أصغر فريق مشروع يتألف من مدير المشروع وشخص آخر فقط، سيظل مدير المشروع بحاجة إلى إسناد المهام والمسؤوليات إلى الشخص الآخر. لا يمكن افتراض أنهم سيعرفون ما يجب عليهم القيام به دون أن يتم إبلاغهم به بشكل فعال من مدير المشروع. إذا لم يكلفهم مدير المشروع بأنشطة محددة، فمن المحتمل أن يمضوا قدماً ويعملوا على أشياء لا يحتاجها المشروع. لذا، إما أن ينتهي المشروع بتسليم أشياء خاطئة، أو أن المشروع سيتأخر لأن الوقت سيتعين إنفاقه لاحقًا على القيام بالأنشطة التي كان ينبغي القيام بها في وقت سابق.
يمكنك توصيل الخطط عبر البريد الإلكتروني، أو إعطاء نسخة مطبوعة من الخطة لأعضاء فريق المشروع، أو الأفضل من ذلك، عقد اجتماع ومراجعة الخطة مع أعضاء الفريق. تذكر أنه إذا تغيرت الخطة، فستحتاج أيضًا إلى توصيل التغييرات إلى فريقك أيضًا. لذا فإن تخطيط اتصالات المشروع هو التالي من أفضل ممارسات إدارة المشروع.
تصف خطة اتصالات المشروع بشكل أساسي احتياجات المعلومات لكل صاحب مصلحة طوال مدة المشروع. يجب أن تتكون خطة اتصالات المشروع الخاصة بك من مصفوفة تسرد أصحاب المصلحة، واحتياجاتهم من المعلومات، وأسماء الأشخاص الذين يقدمون هذه المعلومات، وتكرار وطريقة التواصل. على سبيل المثال، قد يطلب راعي المشروع تقريراً شفهياً عن حالة المشروع من مدير المشروع يتم تقديمه في اجتماع تنفيذي شهري. وبالتالي فإن تخطيط اتصالات المشروع يساعد على ضمان حصول الجميع على المعلومات المناسبة في الوقت المناسب من الشخص المناسب.
تتبع المشروع
تتمثل أفضل الممارسات التالية لإدارة المشروع في تتبع التقدم المحرز – عادةً التكلفة الفعلية والجدول الزمني والنطاق، مقابل التوقعات – وإجراء التعديلات. إذا كنا لا نزال نفكر في فريق المشروع المكون من شخصين – مدير المشروع وشخص آخر – سيحتاج مدير المشروع إلى معرفة التقدم المحرز في الأنشطة التي يعمل عليها الشخص الآخر. ويمكن أن يتم ذلك بعدة طرق: رسالة بريد إلكتروني يومية قصيرة توضح بالتفصيل العمل المنجز، والعمل المتبقي لإنجازه، وقائمة بأي مشاكل/مشاكل. سيكون هذا كافياً في معظم الحالات.
وبدلاً من ذلك، يمكن أن يؤدي لقاء قصير لمدة 15 دقيقة وجهاً لوجه إلى تحقيق نفس الشيء. أو قد يكون الجمع بين الأمرين هو الأفضل. على أي حال، يجب أن يكون مدير المشروع على دراية تامة بالتقدم الذي يتم إحرازه حتى يمكن تتبع التقدم المحرز بشكل فعال.
إدارة التغيير
تعد إدارة التغييرات من أفضل ممارسات إدارة المشاريع التي نحتاج إلى تنفيذها في المشاريع الصغيرة. حتى في مشروعنا المكون من شخصين، من المحتمل أن تحدث تغييرات. عادةً ما تأتي طلبات التغيير من أصحاب المصلحة، وتقع على عاتقك كمدير للمشروع مسؤولية تقييم تأثير قبولها في المشروع. وللقيام بذلك، تحتاج إلى تقدير جيد للأثر الذي سيحدثه التغيير من حيث الجهد الإضافي والتكلفة المترتبة عليه. سيؤثر ذلك غالبًا على الجدول الزمني أيضًا، لذلك من خلال فهم واضح لكيفية تأثر الجدول الزمني والميزانية يمكنك اتخاذ القرار بشأن قبول التغيير من عدمه.
في مشروع صغير، لا ينبغي أن تكون هناك حاجة إلى أي مجلس مراقبة تغيير فاخر لتقرير ما إذا كان التغيير مقبولاً أم لا. يجب أن تكون المناقشة السريعة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين كافية للتوصل إلى قرار شريطة أن تكون قد حددت التأثير على التكلفة والجدول الزمني.
شيء واحد يجب ألا تفعله أبدًا هو قبول التغيير ببساطة. حتى لو كنت تعتقد أن التغيير صغير، يجب ألا تقبل أبدًا أي تغيير (تغييرات) دون أن تفهم تمامًا تأثيره على التكلفة والجدول الزمني. هذه وصفة لما نسميه “زحف النطاق” حيث يكبر المشروع أكثر فأكثر مع إضافة المزيد والمزيد من التغييرات. وقبل أن تدرك ذلك، سيصبح مشروعك الصغير مشروعاً أكبر بكثير، وستفشل حتماً في الالتزام بالميزانية والجدول الزمني الأصلي.
إدارة المخاطر
آخر أفضل الممارسات التي يجب أن نطبقها في المشاريع الصغيرة هي إدارة المخاطر. ستكون هناك مخاطر حتى في المشاريع الصغيرة. تأكد من أنك قد فكرت في جميع المخاطر المحتملة في بداية المشروع، وراقب أهم عشرة مخاطر كل أسبوع (أو أهم خمسة مخاطر إذا كان عدد المخاطر صغيرًا) واستمر في البحث عن مخاطر جديدة. يعد الفشل في إدارة المخاطر بشكل صحيح أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشاريع.
النفقات العامة في إدارة المخاطر منخفضة للغاية. في مشروع حديث، وضعت قائمة بما اعتبرته جميع المخاطر في المشروع. وقد وصلت إلى حوالي 10 مخاطر إجمالاً. وكانت خمسة منها مخاطر جسيمة. وضعت خطة لتجنب أو تقليل كل خطر منها. وإجمالاً، استغرق مني الأمر أكثر من ساعتين بقليل للقيام بذلك. ثم، في كل أسبوع في المشروع، كنت أقضي نصف ساعة مثلاً في مراجعة جميع المخاطر والتفكير في أي مخاطر جديدة. وفي نهاية المشروع، في حين أن بعض المخاطر قد تحققت بالفعل، لأنني كنت قد حددت خطة في بداية المشروع لتقليل تأثير هذه المخاطر، إلا أن تأثير هذه المخاطر على المشروع كان ضئيلاً للغاية.
لذلك، مع القليل من الجهد المقدم والجهد المستمر، ستحصل على مردود كبير إذا قمت بإدارة المخاطر طوال المشروع.
الخلاصة
إذن فقد أظهرت هذه المقالة أن تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع على المشاريع الصغيرة يمكن أن يتم دون خلق الكثير من الأعمال الورقية أو النفقات العامة. إن أفضل الممارسات هي الأشياء التي قام بها عدد لا يحصى من مديري المشاريع في آلاف المشاريع وتعتبر “أفضل الممارسات” لأنها تميل إلى مساعدتك على تحقيق نتائج أفضل بشكل أكثر اتساقًا.
لا تظن أنه لمجرد أنك تدير مشروعًا صغيرًا يمكنك الإفلات من العقاب بعدم تطبيق أفضل الممارسات لأنك إذا فعلت ذلك، فسوف تندم لاحقًا عندما يقع مشروعك في فوضى.
إذا لم تكن على دراية بأفضل ممارسات إدارة المشاريع، أنصحك بحضور دورة في إدارة المشاريع. ستعلمك دورة PRINCE2 على وجه الخصوص أفضل ممارسات إدارة المشاريع في شكل منهجية ناجحة لإدارة المشاريع.