منتجات الإدارة | منتجات إدارة PRINCE2

تساعد منتجات إدارة PRINCE2 فريق إدارة المشروع على تخطيط المشروع وإدارته والتحكم فيه. قد تكون مستندات أو عروض تقديمية أو جداول بيانات أو بعض المخرجات الأخرى التي تم إنشاؤها بواسطة أداة برمجية. يمكن أن تأخذ أي شكل مناسب لاحتياجات المشروع، مثل الورقية أو الإلكترونية أو الشفهية أو حتى المكتوبة على “مشعاع معلومات” مكتوب على السبورة البيضاء.
هناك ثلاثة أنواع من منتجات الإدارة في PRINCE2. هذه هي خطوط الأساس والتقارير والسجلات.
يتم إنشاء منتجات الإدارة والحفاظ عليها ضمن عمليات PRINCE2. يتم وصف مسؤوليات إنشائها وصيانتها والموافقة عليها في ممارسات PRINCE2.
عند التحضير لامتحاناتك للحصول على شهادة PRINCE2، كن على علم أنه بالنسبة لمؤسسة PRINCE2 يجب أن تكون قادراً على تذكر الغرض من كل منتج إداري. أما بالنسبة لممارس PRINCE2، يجب أن توضح كيف يمكن تكييف كل منتج من منتجات الإدارة مع سيناريو معين.
في دليل PRINCE2، يتم سرد منتجات الإدارة بالتفصيل في الملحق أ. للحصول على مجموعة كاملة من القوالب الخاصة بمنتجات الإدارة، يمكن تنزيلها من صفحة قوالب PRINCE2.
منتجات الإدارة الأساسية
منتجات إدارة خط الأساس هي تلك التي تحدد جوانب المشروع وبمجرد الموافقة عليها، تخضع لمراقبة التغيير. عادةً ما يكون لمنتجات خط الأساس رقم إصدار مخصص لها لتحديد خط الأساس.
تتطور معظم منتجات إدارة خط الأساس أثناء مرحلة ما قبل المشروع وأثناء مرحلة البدء. ويرد أدناه وصف لمنتجات إدارة خط الأساس لـ PRINCE2. ويشكل العديد منها جزءاً من وثائق بدء المشروع (PID) الموضحة أدناه أيضاً.
نهج إدارة الفوائد
حالة العمل
نهج إدارة التغيير
نهج إدارة الاتصالات
نهج الإدارة التجارية
نهج الإدارة الرقمية وإدارة البيانات
نهج إدارة المشكلات
الخطة (المشروع، المرحلة، الفريق، الاستثناء)
وصف المنتج
موجز المشروع
وثائق بدء المشروع
وصف منتج المشروع
نهج إدارة الجودة
نهج إدارة المخاطر
نهج إدارة الاستدامة
وصف حزمة العمل
نهج إدارة المنافع (جزء من تعريف المشروع)
يتمثل الغرض من نهج إدارة المنافع في تحديد إجراءات إدارة المنافع والمراجعات التي سيتم تنفيذها لضمان تحقيق نتائج المشروع والتأكد من تحقيق المنافع.
حالة العمل
تحتوي دراسة الجدوى على جميع المعلومات اللازمة للأعمال لتقرير ما إذا كان المشروع المقترح مرغوباً فيه وقابلاً للتطبيق وقابلاً للتحقيق.
تعتبر دراسة الجدوى بمثابة الأساس المنطقي المستمر للمشروع، ويجب أن تستمر صلاحيتها طوال دورة حياة المشروع بأكملها. وعادةً ما يتم تطوير الخطوط العريضة لحالة العمل من قبل المدير التنفيذي، ثم يتم تنقيحها بمزيد من التفصيل من قبل مدير المشروع خلال مرحلة بدء المشروع، والذي يحافظ عليها بعد ذلك طوال مدة المشروع.
نهج إدارة التغيير (جزء من PID)
يعتبر نهج إدارة التغيير بمثابة مخطط للحالة التنظيمية المستهدفة المطلوبة للمشروع لتحقيق أهدافه ويصف كيفية انتقال العمل من الحالة الحالية إلى الحالة المستقبلية.
نهج إدارة التواصل (جزء من PID)
يصف نهج إدارة التواصل الاتصالات الاتصالات مع أصحاب المصلحة، سواء داخل المشروع أو خارجه، طوال مدة المشروع. ويعزز هذا النهج مشاركة أصحاب المصلحة من خلال تنظيم تبادل منظم وثنائي الاتجاه للمعلومات.
نهج الإدارة التجارية (جزء من إدارة المشاريع)
يصف نهج الإدارة التجارية أي عمليات ومعايير وتقنيات سيتم استخدامها، ومسؤوليات الإدارة التجارية، بما في ذلك أمور مثل إدارة المشتريات والعقود.
نهج الإدارة الرقمية وإدارة البيانات (جزء من تحديد الهوية الشخصية)
يصف نهج الإدارة الرقمية وإدارة البيانات كيفية إدارة البيانات عبر المشروع وبعد إغلاق المشروع.
نهج إدارة المشكلات (جزء من تعريف المشروع)
يصف نهج إدارة المشكلات عمليات إدارة المشكلات، وكيف سيتم التحكم في التغييرات التي ستطرأ على خط الأساس للمشروع.
الخطة (خطة المشروع وخطط المراحل وخطط الفريق وخطط الاستثناءات)
توفر الخطة لمحة عامة عن الأهداف، وكيف سيتم تحقيقها، ومتى سيتم إنجازها، وبأي موارد. تحدد الخطة نطاق العمل والمنتجات التي سيتم تسليمها والأنشطة والموارد المسؤولة عنها. توصي PRINCE2 بثلاثة مستويات من الخطة – خطة المشروع، وخطة (خطط) المرحلة، وخطة (خطط) الفريق.
وصف المنتج
يتم إنشاء وصف المنتج أثناء التخطيط. يتم إرفاقها في الخطط ويتم كتابتها على مستوى التفاصيل التي تتطلبها الخطة. على سبيل المثال، بالنسبة لخطة الفريق، سيكون وصف المنتج مفصلاً، ولكن بالنسبة لخطة المشروع، لن يحتوي على نفس المستوى من التفاصيل.
وغالبًا ما تتم كتابة وصف المنتج لكل منتج مرفق بهيكل تقسيم المنتج.
موجز المشروع
موجز المشروع هو ملخص قصير للمشروع ويستخدمه مجلس إدارة المشروع لإجازة مرحلة بدء المشروع. ويتم تجميعه أثناء عملية بدء المشروع من قبل مدير المشروع. ثم يتم استخدام موجز المشروع في عملية بدء المشروع كأساس لإنشاء وثائق بدء المشروع.
إذا كنت على دراية بدليل PMBOK®، فإن ميثاق المشروع يخدم غرضًا مشابهًا لموجز المشروع.
وثائق بدء المشروع
تحدد وثائق بدء المشروع (PID) المشروع وتمكن مجلس إدارة المشروع من تقييم الأداء العام للمشروع. وهي تحدد نطاق المشروع واتجاهه وتشكل مع خطة المرحلة “العقد” بين مدير المشروع ومجلس إدارة المشروع.
وصف منتج المشروع
هناك وصف واحد لمنتج المشروع يحدد النواتج الرئيسية التي تم إنشاؤها بواسطة المشروع. يتم إنشاؤه من قبل مدير المشروع بمساعدة كبير المستخدمين ويصف ما سيقدمه المشروع للحصول على القبول.
نهج إدارة الجودة (جزء من PID)
يحدد نهج إدارة الجودة استراتيجية ضمان الجودة في جميع مراحل المشروع. ويتضمن عمليات وأساليب ومعايير ومعايير ومسؤوليات محددة للجودة لأنشطة الجودة. يتم وضع نهج إدارة الجودة في مرحلة بدء المشروع، ويشكل جزءًا من وثائق بدء المشروع.
نهج إدارة المخاطر (جزء من وثائق بدء المشروع)
يحدد نهج إدارة المخاطر الإجراءات الخاصة بإدارة المخاطر ويغطي كيفية تحديد المخاطر وتقييمها والتحكم فيها والإبلاغ عنها في المشروع، والمسؤوليات الخاصة بتنفيذ أنشطة إدارة المخاطر. يتم وضع نهج إدارة المخاطر في مرحلة بدء المشروع، ويشكل جزءًا من وثائق بدء المشروع.
نهج إدارة الاستدامة (جزء من وثائق بدء المشروع)
الغرض من نهج إدارة الاستدامة هو تحديد الإجراءات والمراجعات والضوابط اللازمة لضمان تحقيق أهداف أداء الاستدامة للمشروع.
وصف حزمة العمل
وصف حزمة العمل هو اتفاق بين مدير المشروع ومدير الفريق حول العمل الذي سيقوم به الفريق لتقديم المنتجات المطلوبة. ويحتوي وصف حزمة العمل على وصف واحد أو أكثر للمنتج، والتقنيات المتخصصة التي سيتم تنفيذها، والتفاوتات المسموح بها للتكلفة والوقت والنطاق والمخاطر، ومتطلبات إعداد التقارير لمدير الفريق.
ينقل وصف حزمة العمل المسؤولية الرسمية عن تسليم المنتجات إلى مدير الفريق. وهي تشكل الواجهة بين العمل الذي يمثله مدير المشروع والمورد الذي يمثله مدير الفريق.
التقارير
تشكل التقارير لقطات من التقدم المحرز تحتوي على معلومات حول حالة المشروع في وقت معين. هناك سبعة تقارير موصى بها من قبل PRINCE2، ولكن اعتمادًا على كيفية تصميم الطريقة، يمكن استخدام عدد أقل من التقارير في المشروع. التقارير الموصى بها موضحة أدناه.
تقرير نقطة التحقق
تقرير نهاية المشروع
تقرير نهاية المرحلة
تقرير الاستثناءات
تقرير تسليط الضوء
تقرير المشكلة
تقرير الدروس المستفادة
تقرير نقطة التدقيق
يتم كتابة تقرير نقطة التدقيق من قبل مدير الفريق للإبلاغ عن التقدم المحرز في حزمة العمل إلى مدير المشروع. وهو يلخص التقدم المحرز مقارنة بما تم الاتفاق عليه في وصف حزمة العمل. يتم الاتفاق على شكل وتكرار تقارير نقاط التدقيق عندما يقبل مدير الفريق حزمة العمل من مدير المشروع.
يستخدم مدير المشروع تقرير نقطة التدقيق لتحديث التقدم المحرز ضمن خطة المرحلة الحالية.
تقرير نهاية المشروع
يتم إنشاء تقرير نهاية المشروع أثناء عملية إغلاق المشروع من قبل مدير المشروع. ويستخدمه مجلس إدارة المشروع لتقييم المشروع قبل التصريح بإغلاقه. وهو يلخص أداء المشروع من خلال مقارنته بالأهداف الواردة في وثائق بدء المشروع الأساسية.
كما أنه يؤكد قبول المنتجات وتسليمها للمستخدمين ويلخص أي دروس مستفادة خلال المشروع.
تقرير مرحلة النهاية
في كل مرة تصل فيها مرحلة إدارية (باستثناء المرحلة النهائية) إلى نهايتها، يقوم مدير المشروع بإنشاء تقرير مرحلة النهاية. يقارن هذا التقرير أداء المرحلة الحالية مقابل الأهداف في خطة المرحلة الأصلية. ويلخص المشاكل والمخاطر الحالية، وأي فوائد تحققت حتى الآن، ويحتوي على توقعات للمرحلة التالية.
ويحتوي تقرير نهاية المرحلة (وخطة المرحلة التالية) على جميع المعلومات التي يحتاجها مجلس إدارة المشروع لاتخاذ قرار بشأن مواصلة المشروع أو إغلاقه.
تقرير الاستثناءات
يقوم مدير المشروع بإنشاء تقرير استثناءات عندما يطلبه مجلس إدارة المشروع في حالة توقع تجاوز خطة المرحلة أو خطة المشروع حدود التحمل. يقدم التقرير خيارات لحل الاستثناء ويوصي بأفضل طريقة للمتابعة. ويستخدم مجلس إدارة المشروع المعلومات التي يتضمنها التقرير لتحديد خطواته التالية.
تقرير تسليط الضوء
يتم كتابة تقرير تسليط الضوء من قبل مدير المشروع على فترات منتظمة خلال المرحلة. ويحتوي على ملخص للتقدم المحرز في المرحلة. يلخص التقرير التقدم المحرز خلال الفترة التي يتم الإبلاغ عنها ويعطي إنذارًا مبكرًا بأي مشاكل قد تسبب استثناءات في المستقبل.
يمكّن التقرير المميز مجلس إدارة المشروع من “الإدارة حسب الاستثناءات” بين نهاية كل مرحلة.
تقرير المشكلة
بالنسبة لكل مشكلة في سجل المشكلات، يتم إنشاء تقرير مشكلة من قبل مدير المشروع لوصف المشكلة بالتفصيل.
يحتوي تقرير المشكلة على معلومات لتحديد المشكلة بشكل فريد ونوعها وتاريخ إثارتها والشخص الذي أثارها وتقييم تأثيرها على أهداف المشروع وإجراءات حلها والشخص (الأشخاص) المسؤول (المسؤولين) عن هذه الإجراءات وتاريخ الإغلاق.
تقرير الدروس المستفادة
يوثق تقرير الدروس المستفادة أي دروس قد تكون ذات قيمة في وقت لاحق في المشروع الحالي أو للمشاريع المستقبلية. يتم إنشاؤه من قبل مدير المشروع إما في نهاية المرحلة و/أو في نهاية المشروع.
والغرض من تقرير الدروس المستفادة هو الشروع في اتخاذ إجراءات لتمكين المنظمة (أو المشروع) من تجنب أي دروس سلبية في المستقبل وتضمين أي دروس جيدة في أساليب عمل المنظمة أو المشروع.
السجلات
السجلات هي منتجات إدارة ديناميكية تستخدم للحفاظ على معلومات الحالة المنتظمة حول المشروع. لا تحتاج السجلات إلى الاحتفاظ بها تحت مراقبة الإصدار لأنه يتم تحديثها باستمرار لتعكس تقدم المشروع.
ويشار إليها مجتمعة باسم سجل المشروع وتحتوي على العناصر المدرجة أدناه.
سجل المشروع
يُستخدم سجل المشروع لتسجيل جميع المعلومات المتغيرة باستمرار حول المشكلات والدروس والمنتجات والجودة والمخاطر وأي إجراءات أو أحداث غير رسمية أخرى. ولأنه ديناميكي فإنه يحتوي على كل من السجل الحالي والتاريخي لتقدم المشروع.
السجل اليومي (جزء من سجل المشروع)
يتم استخدام السجل اليومي من قبل مدير المشروع لتسجيل الملاحظات وأي مشاكل غير رسمية وملاحظات وملاحظات ومعلومات لم يتم تسجيلها في منتجات الإدارة الأخرى.
قد يكون لمديري الفرق أيضًا سجل يومي خاص بهم لتسجيل المعلومات حول حزمة العمل الخاصة بهم.
سجل المشكلات (جزء من سجل المشروع)
يُستخدم سجل المشكلات لتسجيل المشكلات الرسمية وإدارتها. ويحتوي سجل المشكلات على معلومات مثل معرّف المشكلة الفريد ونوع المشكلة وتاريخ إثارتها والجهة التي أثيرت بها ووصفها وحالتها وتاريخ إغلاقها.
سجل الدروس المستفادة (جزء من سجل المشروع)
يسجل سجل الدروس المستفادة جميع التجارب المفيدة (الجيدة والسيئة على حد سواء) التي قد تكون مفيدة في وقت لاحق في هذا المشروع، أو لمشاريع أخرى. يتم دمج المعلومات من سجل الدروس في تقارير الدروس.
سجل المنتجات (جزء من سجل المشروع)
سجل المنتجات هو قائمة بالمنتجات المطلوبة للخطة وحالتها.
سجل الجودة (جزء من سجل المشروع)
يقوم سجل الجودة بتسجيل جميع أنشطة الجودة خلال المشروع التي تم التخطيط لها أو إكمالها. يحتوي سجل الجودة على معلومات مثل المعرف الفريد لنشاط الجودة، ومعرف المنتج، وطريقة الجودة، وتواريخ النشاط، والمسؤوليات، ونتائج النشاط، وأي سجلات أخرى مرتبطة بالنشاط.
سجل المخاطر (جزء من سجل المشروع)
يلتقط سجل المخاطر ويحتفظ بمعلومات حول جميع مخاطر المشروع. ويحتوي على معلومات مثل المعرف الفريد للمخاطر، والوصف، والاحتمال، والتأثير، ومدى القرب، والسرعة، والاستجابة (الاستجابات) للمخاطر، ومالك المخاطر، ومالك إجراء المخاطر، والتواريخ ذات الصلة.