أدوار ومسؤوليات PRINCE2 | أدوار ومسؤوليات PRINCE2 | أدوار ومسؤوليات PRINCE2

يصف برنامج PRINCE2 سبعة أدوار متميزة لفريق إدارة المشاريع، كل منها مكلف بمجموعة محددة من الواجبات. ومن المتوقع أن يقوم الممارسون بتخصيص هذه المسؤوليات لتتماشى مع المتطلبات المحددة لمشاريعهم ومنظماتهم. وغالباً ما يتضمن التخصيص تقاسم الأدوار بين عدة أفراد أو دمج عدة أدوار.
بشكل جماعي، تتحمل جميع أدوار فريق إدارة المشروع مسؤولية تطبيق مبادئ PRINCE2 في جميع ممارسات وعمليات مشروع PRINCE2.
وكجزء من الدورة التدريبية في برنامج PRINCE2، يتعرف الطلاب على تعقيدات أدوار إدارة المشروع. في اختبارات PRINCE2، يتم تكليف طلاب PRINCE2 Foundation بتوضيح أدوار ومسؤوليات فريق إدارة المشروع، والتي تشمل المسؤوليات المتعلقة بإنشاء منتجات الإدارة والموافقة عليها وصيانتها.
من ناحية أخرى، يُطلب من طلاب برنامج PRINCE2 Practitioner أن يُظهروا فهماً شاملاً للأدوار والمسؤوليات ضمن كل عملية من العمليات والممارسات، مما يمكنهم من تكييف هذه الأدوار حسب الحاجة.
من بين الأدوار التي يمكن تقاسمها في PRINCE2 أدوار المستخدم الرئيسي وكبير الموردين وضمان المشروع ودعم المشروع وأدوار مدير الفريق.
أما الأدوار التي لا يمكن دمجها فتشمل الدور التنفيذي أو دور ضمان المشروع مع دور مدير المشروع أو مدير الفريق أو دور دعم المشروع.
دور مجلس إدارة المشروع
دور مجلس إدارة المشروع هو المسؤول عن نجاح المشروع. وله سلطة توجيه المشروع ضمن الحدود التي تحددها طبقة الأعمال والمحددة في تفويض المشروع.
يشرف مجلس إدارة المشروع على التواصل بين فريق إدارة المشروع وطبقة الأعمال.
واعتماداً على حجم المشروع وتعقيده وأهميته ومخاطره، يمكن لأعضاء مجلس إدارة المشروع تفويض مهام ضمان المشروع إلى أفراد آخرين.
المسؤوليات
تأكيد تفاوتات المشروع مع طبقة الأعمال.
التصريح ببدء التشغيل والبدء ومراحل الإدارة وإغلاق المشروع.
توفير الإرشاد والتوجيه العام للمشروع.
يوافق على منتجات الإدارة الرئيسية بما في ذلك موجز المشروع وخطط المراحل وخطط الاستثناءات ووثائق بدء المشروع والتغييرات (ما لم يتم تفويضها) والمنتجات المنجزة وتقرير نهاية المشروع وعقود الموردين (عند وجود علاقات تجارية بين المشروع والمورد).
اتخاذ القرارات بشأن المسائل المتصاعدة.
التواصل مع أصحاب المصلحة.
تقديم المشورة لمدير المشروع عند الحاجة.
التأكد من تتبع المخاطر وإدارتها بفعالية.
تقديم ضمانات بأن جميع المنتجات قد تم تسليمها بشكل مُرضٍ، وأن معايير القبول قد تم استيفاؤها.
تأكيد قبول منتج المشروع.
اعتماد توصيات إجراءات المتابعة التي سيتم توزيعها على طبقة الأعمال.
نقل المسؤولية عن نهج إدارة المزايا المحدَّثة إلى طبقة الأعمال
الكفاءات والمهارات
سلطة اتخاذ القرارات والموافقة على الخطط.
سلطة تخصيص الموارد للمشروع.
القدرة على تمثيل مصالح الأعمال والمستخدمين والموردين.
القدرة على البقاء في المشروع طوال مدته.
اتخاذ القرارات.
التفويض.
القيادة.
التفاوض.
حل النزاعات.
المدير التنفيذي
المسؤول التنفيذي للمشروع هو المسؤول في نهاية المطاف عن نجاح المشروع. ويتلقى المدير التنفيذي في دوره هذا الدعم من كبير المستخدمين وكبير الموردين. يتطلب هذا الدور تركيز المشروع على تحقيق أهدافه وتقديم منتج يتماشى مع الفوائد المتوقعة. في المشاريع غير التابعة لـ PRINCE2، يُطلق على هذا الدور عادةً اسم راعي المشروع.
ويتمثل دور المسؤول التنفيذي في ضمان أن يحقق المشروع عائداً على الاستثمار. وهو مسؤول عن ضمان اتباع نهج فعال من حيث التكلفة للمشروع، مع تحقيق التوازن بين احتياجات العمل والمستخدم ومصالح الموردين.
يتحمل المسؤول التنفيذي للمشروع مسؤولية حالة العمل طوال دورة حياة المشروع. المدير التنفيذي، هو صانع القرار الرئيسي في مجلس إدارة المشروع ويعتمد على مشورة كبار المستخدمين وكبار الموردين عند اتخاذ القرارات.
المسؤوليات
يقوم بتصميم وتعيين فريق إدارة المشروع.
يشرف على إعداد موجز المشروع وحالات العمل التفصيلية والمخطط التفصيلي.
يضمن توافق المشروع مع استراتيجيات العمل.
يؤمن تمويل المشروع.
يحاسب كبير المورّدين على جودة المنتجات التي يقدمها.
يحاسب كبير المستخدمين على تحقيق الفوائد المتوقعة للمشروع.
ينقل المسؤولية عن مراجعات فوائد ما بعد المشروع إلى الأعمال.
يراقب ويتحكم في تقدم المشروع على المستوى الاستراتيجي.
يقوم بتصعيد المشاكل والمخاطر إذا كان من المتوقع تجاوز الحدود المسموح بها للمشروع.
يضمن تحديد مخاطر حالة المشروع وتقييمها والتحكم فيها.
يتخذ القرارات بشأن المسائل المتصاعدة.
يضمن ضمان ضمان الأعمال الشاملة للمشروع بحيث يظل المشروع على المستوى المستهدف لتقديم المنتجات المناسبة لتحقيق الفوائد المتوقعة، في حدود الحدود المسموح بها المتفق عليها.
كبير المستخدمين
كبير المستخدمين هو المسؤول عن تحديد احتياجات أولئك الذين سيستخدمون منتجات المشروع، وإنشاء اتصال ثنائي الاتجاه بين المستخدم وفريق إدارة المشروع، وضمان توافق الحل مع متطلبات المستخدم.
يجسّد دور المستخدم الكبير مصالح أولئك الذين سيستخدمون منتجات المشروع (بما في ذلك فرق العمليات والصيانة)، وأولئك الذين ستحقق المنتجات هدفًا لهم، وأولئك الذين سيستخدمون المنتجات لتحقيق الفوائد.
ويلتزم كبير المستخدمين بموارد المستخدم اللازمة لخطط المرحلة ويراقب المنتجات التي يتم تسليمها مقابل متطلباتها. يمكن أن يقوم بهذا الدور أكثر من فرد واحد.
المسؤوليات
يوفر توقعات الجودة الخاصة بالعميل ويحدد معايير قبول المشروع.
يحدد نتائج المشروع المطلوبة.
يضمن إنتاج المشروع للمنتجات اللازمة لتحقيق النتائج المرجوة وتلبية متطلبات المستخدم.
يضمن تحقيق الفوائد المتوقعة.
يحل متطلبات المستخدم المتضاربة.
يضمن توفير موارد المستخدم للمشروع عند الحاجة.
يتخذ القرارات بشأن المسائل المتصاعدة، لضمان حماية الفوائد المتوقعة.
يقدم الملخصات والمشورة للمستخدمين حول المشروع.
يحافظ على سير العمل كالمعتاد عند انتقال المشروع إلى البيئة التشغيلية.
يقوم بتنفيذ ضمان المستخدم وتفويض أنشطة ضمان المشروع للمستخدمين.
يحدد دور كبير المستخدمين الفوائد المتوقعة ويتحمل مسؤولية تحقيقها. وربما يتطلب تحقيق ذلك التزاماً يتجاوز عمر المشروع.
كبير الموردين
يمثل كبير الموردين مصالح أولئك الذين يقومون بتصميم منتجات المشروع وتطويرها وشرائها وتنفيذها. هذا الدور مسؤول عن جودة المنتج وضمان السلامة التقنية للمشروع. إذا كان ذلك مطلوباً، قد يمثل هذا الدور عدة أفراد.
اعتمادًا على سياق المشروع، قد تقوم الشركة بتعيين فرد أو فريق مستقل لتوفير ضمان جودة منتجات المورد، وذلك اعتمادًا على سياق المشروع. وهذا هو الحال بشكل خاص إذا كانت هناك علاقة تجارية بين الشركة والمورد.
المسؤوليات
تقييم وتأكيد جدوى نهج المشروع.
يضمن أن تكون مقترحات التصميم والتطوير واقعية.
يقدم المشورة بشأن أساليب التصميم والتطوير والقبول.
يضمن توفير موارد المورد عند الحاجة.
يبت في المسائل المتصاعدة، مع التركيز على حماية سلامة الحل.
يحل متطلبات الموردين والتعارضات ذات الأولوية.
يطلع الإدارة غير الفنية على وجهات نظر الموردين في المشروع.
يضمن استخدام أساليب الجودة الصحيحة بشكل صحيح، بحيث تلتزم المنتجات بالمتطلبات.
يتولى ضمان الموردين وتفويض أنشطة ضمان المشروع.
مدير المشروع
يأخذ مدير المشروع التوجيهات من مجلس إدارة المشروع ومن ثم إلى المدير التنفيذي. يتمتع مدير المشروع بسلطة إدارة المشروع يوماً بعد يوم في حدود التفاوتات التي يحددها مجلس إدارة المشروع.
وتتمثل مسؤوليته الرئيسية في ضمان أن يحقق المشروع المخرجات المطلوبة في حدود التفاوتات المحددة من حيث الوقت والتكلفة والجودة والنطاق والفوائد والاستدامة والمخاطر. كما أن مدير المشروع مسؤول أيضاً عن ضمان قدرة نتائج المشروع على تحقيق الفوائد المحددة في دراسة الجدوى.
المسؤوليات
يقوم بإعداد منتجات الإدارة الأساسية (باستثناء خطط الفريق)، بمساعدة ضمان المشروع.
يقوم بإعداد جميع التقارير (باستثناء تقارير نقاط التدقيق).
يحتفظ بسجل المشروع والسجلات والسجلات المكونة له.
يقوم بتكييف الطريقة بما يتناسب مع سياق المشروع وتوثيقها في بطاقة تعريف المشروع.
ينسق مع الموردين التجاريين.
يقود فريق إدارة المشروع.
يدير تدفق المعلومات بين مستويات الإدارة.
يدير عملية إنشاء المنتجات واختبارها وقبولها.
يراقب التقدم العام للمشروع واستخدام الموارد ويبدأ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة.
يضع ويدير إجراءات المشروع المتفق عليها.
يضع ويدير ضوابط المشروع للمراقبة وإعداد التقارير.
يجيز حزم العمل.
يبلغ مجلس إدارة المشروع بأي انحرافات عن الخطط.
يقوم بأدوار مدير الفريق وأدوار دعم المشروع ما لم يتم تعيين أشخاص آخرين.
الكفاءات والمهارات
التخطيط.
إدارة الوقت.
إدارة الأفراد.
حل المشكلات.
الاهتمام بالتفاصيل.
التواصل.
التفاوض.
إدارة النزاعات.
مدير الفريق
تتمثل المسؤولية الأساسية لهذا الدور في ضمان التزام إنشاء المنتجات المتفق عليها في وصف حزمة العمل بمواصفات الجودة المتوقعة، ضمن الأطر الزمنية المتفق عليها، وبالتكلفة المتفق عليها مع مجلس إدارة المشروع. يرفع مدير الفريق تقاريره إلى مدير المشروع ويتلقى التوجيهات منه.
المسؤوليات
يعد خطط الفريق لوصف حزمة العمل المتفق عليها.
يقوم بإعداد تقارير نقاط التحقق لمدير المشروع.
يقوم بتخطيط ومراقبة وإدارة عمل الفريق.
يراقب تقدم الفريق واستخدام موارد الفريق ويتخذ الإجراءات التصحيحية، وفقاً لتوجيهات مدير المشروع.
يحدد أي مشاكل ومخاطر مرتبطة بحزمة العمل ويقدم المشورة لمدير المشروع بشأنها.
يبلغ مدير المشروع بأي انحرافات في خطة الفريق ويوصي بالإجراءات التصحيحية المناسبة.
يقوم بتسليم المنتجات المعتمدة إلى مدير المشروع.
ينسق مع كل من قسم ضمان المشروع وقسم دعم المشروع.
يضمن تخطيط أنشطة الجودة وتنفيذها بشكل صحيح وإتمامها ضمن الحدود المسموح بها.
يضمن تحديث سجل الجودة بشكل صحيح.
يدير المشاكل والمخاطر وفقاً لتوجيهات مدير المشروع.
يساعد مدير المشروع عند دراسة المشاكل والمخاطر.
ضمان المشروع
يضمن ضمان المشروع مصالح أصحاب المصلحة الرئيسيين من الأعمال والمستخدم والمورّد بأن المشروع تتم إدارته بشكل صحيح. يجب أن يكون هذا الدور مستقلاً عن مدير المشروع، لذلك يجب ألا يعهد مجلس إدارة المشروع بأي من مسؤوليات الضمان إلى مدير المشروع.
المسؤوليات
التأكد من أن الاتصال بين الشركة والمستخدمين والموردين يعمل بفعالية.
يضمن السيطرة على المخاطر بشكل استباقي.
يضمن قيام الأشخاص المناسبين بكتابة أوصاف المنتج.
يضمن مشاركة الأشخاص المناسبين في أنشطة الجودة في الوقت المناسب، وأن أنشطة الجودة يتم تطبيقها بشكل صحيح.
يضمن أن يكون أي تفصيل مناسب لسياق المشروع.
يضمن التعامل مع إجراءات متابعة مراقبة الجودة بشكل صحيح.
يضمن تطوير حل مقبول، وعدم تغيير نطاق المشروع دون أن يلاحظه أحد.
يضمن عمل الاتصالات الداخلية والخارجية.
يضمن استخدام المعايير المعمول بها.
يتأكد من مراعاة احتياجات المصالح المتخصصة (مثل الأمن).
الكفاءات والمهارات
قادر على تمثيل أصحاب المصلحة من الأعمال أو المستخدمين أو الموردين.
يتمتع بالمصداقية الكافية لضمان اتباع النصائح والتوجيهات.
لديه المعرفة الكافية بمجالات الأعمال أو المستخدم أو المورد من أصحاب المصلحة.
أن يكون متاحاً للمشروع طوال الوقت.
الدبلوماسية.
الدقة.
الاهتمام بالتفاصيل.
التواصل الجيد.
دعم المشروع
يقوم مدير المشروع افتراضياً بدور دعم المشروع ولكن يمكن أيضاً تفويضه لأفراد آخرين.
وغالباً ما يتم تنفيذ دور دعم المشروع من قبل مكتب إدارة المشروع (PMO).
المسؤوليات
إعداد ملفات المشروع والحفاظ عليها.
يضع إجراءات مراقبة الوثائق.
يجمع البيانات حول الأرقام الفعلية والتوقعات.
يقوم بتحديث الخطط.
يدير أو يساعد في عملية مراجعة الجودة واجتماعات مجلس إدارة المشروع.
يساعد في كتابة التقارير.
يوفر الخبرة في استخدام الأدوات والتقنيات المتخصصة (مثل التخطيط).
يحتفظ بالسجلات (بما في ذلك جميع السجلات والسجلات).
يدير إجراءات التحكم في التغيير.
الكفاءات والمهارات
المهارات الإدارية والتنظيمية.
المعرفة بالأدوات والتقنيات المتخصصة.
المعرفة بمعايير العمل التي تنطبق على المشروع.
طبقة الأعمال
توفر طبقة الأعمال تفويض المشروع الذي يطلق عملية PRINCE2 الأولى “بدء المشروع”. وهي تعين الدور التنفيذي للمشروع وتوافق على تعيين أعضاء مجلس إدارة المشروع. وتحدد التفاوتات المسموح بها للمشروع وتقرر الاستثناءات على مستوى المشروع التي يتم تصعيدها من قبل المدير التنفيذي.
وبعد إغلاق المشروع يكون مسؤولاً عن نشر وتوزيع الدروس المستفادة وتوصيات إجراءات المتابعة القابلة للتطبيق على المنظمة الأوسع نطاقاً. وهو مسؤول أيضًا عن نهج إدارة الفوائد المحدثة بعد إغلاق المشروع.
لا يعتبر هذا الدور جزءاً من فريق إدارة مشروع PRINCE2.