أهداف PRINCE2 الرشيقة الخمسة | أهداف PRINCE2 الرشيقة الخمسة

تقديم الأهداف في PRINCE2 Agile
إن تحول PRINCE2 لتتناسب مع أطر العمل الرشيقة متجذر بعمق في نهج “الإصلاح والمرونة”، المطبق على أهداف الأداء الستة: الوقت والتكلفة والجودة والنطاق والمخاطر والفوائد. هذا النهج ليس مجرد إضافة؛ فهو يمثل ابتعادًا ملحوظًا عن التفكير التقليدي في PRINCE2، حيث يقدم طريقة أكثر قابلية للتكيف والاستجابة.
منطق الأهداف الخمسة
يتم تغليف جوهر ومنطق نهج “الإصلاح والمرونة” في خمسة أهداف متميزة في PRINCE2 Agile. تم صياغة كل هدف بعناية، مع الأخذ في الاعتبار الطبيعة المرنة للمشاريع الرشيقة والحاجة إلى القدرة على التكيف المستمر.
في هذه المقالة، سنشرح في هذه المقالة الأساس المنطقي وراء هذه الأهداف الخمسة، ونقدم رؤى حول القوة التحويلية لنهج PRINCE2 Agile.
الالتزام بالوقت المحدد والوفاء بالمواعيد النهائية
إن الوفاء بالمواعيد النهائية باستمرار وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية ليس مجرد سمة إيجابية؛ بل هو العمود الفقري لإدارة المشاريع الناجحة. ففوائد التسليم في الوقت المحدد متعددة الأوجه، وتمتد إلى ما هو أبعد من الرضا الفوري عن العمل المنجز بشكل جيد.
فوائد الالتزام بالوقت المحدد
تحقيق الفوائد المبكرة
إن التسليم في الوقت المحدد يعني أن أصحاب المصلحة والعملاء يمكنهم الاستفادة بسرعة من مخرجات المشروع، مما يؤدي إلى تحقيق عوائد سريعة على الاستثمار.
كفاءة التخطيط وتخصيص الموارد
عندما تلتزم المشاريع بجداولها الزمنية، يصبح التخطيط للمراحل اللاحقة أبسط، ويمكن استخدام الموارد على النحو الأمثل.
تعزيز الثقة
تعزز عمليات التسليم في الوقت المناسب بطبيعة الحال ثقة أصحاب المصلحة في المشروع، مما يغرس الإيمان بزخمه إلى الأمام.
التعامل مع الضغوط الخارجية
في كثير من الأحيان، تتطلب الظروف الخارجية الالتزام الصارم بالجداول الزمنية، مما يجعل الالتزام بالمواعيد أمرًا بالغ الأهمية.
تجنب تصاعد التكاليف
غالباً ما تؤدي التأخيرات إلى مخاوف تتعلق بالميزانية. يمكن أن يؤدي الالتزام بالوقت المحدد إلى التخفيف من مخاطر النفقات الإضافية.
الحفاظ على السمعة
ينعكس السجل الحافل بإنجاز المشاريع في المواعيد المحددة بشكل إيجابي على المؤسسة، مما يعزز مكانتها في أعين العملاء والمنافسين على حد سواء.
وسواء أكان المشروع سريعًا لمدة أسبوعين، أو مرحلة مدتها شهرين، أو مشروعًا مدته 6 أشهر، فإن مبدأ الالتزام بالمواعيد ثابت، مما يؤكد أهميته العالمية في إدارة المشاريع.
حماية مستوى الجودة
الجودة في الأطر التقليدية
تطمح كل منهجية لإدارة المشاريع إلى تقديم مخرجات عالية الجودة. ومع ذلك، مع نماذج الشلال التقليدية التي تقسم المشاريع إلى مراحل فنية متميزة، فإن الأمر الشائع هو امتداد المراحل السابقة إلى ما بعد الأوقات المخصصة لها. وغالبًا ما يضع هذا الأمر ضغطًا لا مبرر له على المراحل اللاحقة، مما يجبرها على الدخول في سباق مع الزمن.
ومن عواقب هذا الاندفاع هو، على الدوام، التنازل عن الجودة. قد تبدو هذه خطوة رابحة على المدى القصير، لكنها وصفة للمشاكل على المدى الطويل. ومن النتائج النموذجية لذلك اقتطاع مراحل الاختبار لتتماشى مع المواعيد النهائية.
نهج PRINCE2 Agile للجودة
بدلاً من المخاطرة بسلامة المنتج النهائي، تتبنى PRINCE2 Agile نهجاً مختلفاً. تتمحور استراتيجيتها حول ربما تقديم نطاق أصغر أو الاعتماد على معايير جودة غير حاسمة، ولكن ليس على حساب الجودة الأساسية للمنتج. يمكن أن تؤدي الاختصارات في الجودة إلى مجموعة من المشاكل في المراحل النهائية.
المشاكل الناجمة عن المساس بالجودة
انخفاض قابلية الاستخدام
قد لا يلبي المنتج النهائي الذي لم يتم فحصه بدقة من حيث الجودة احتياجات المستخدم.
ارتفاع متطلبات الدعم
غالبًا ما تأتي المنتجات منخفضة الجودة مع عدد كبير من المشاكل، مما يستلزم دعمًا مكثفًا لما بعد البيع.
انخفاض الأداء
بدون إجراء فحوصات صارمة للجودة، قد يكون أداء المنتج النهائي دون المستوى المطلوب، ولا يرقى إلى مستوى التوقعات.
عدم تفاعل المستخدم
إذا واجه المستخدمون منتجًا لا يفي بوعود الجودة، تنخفض مستويات تفاعلهم وثقتهم.
تتجنب PRINCE2 Agile بوعي هذه المزالق. فهي تدعم نهجًا يتم فيه الوفاء بالمواعيد النهائية، ولكن ليس من خلال التضحية بجوهر الجودة. فالفلسفة واضحة: تقديم التميز باستمرار، حتى لو كان ذلك يعني إعادة تقييم النطاق.
احتضان التغيير
حتمية التغيير
كل مشروع عرضة للتغيير. وبدلاً من مقاومة التغيير، فإن المفتاح هو توقعه والتكيف معه وتحويله إلى فرصة. فاحتضان التغيير يمهد الطريق لمنتج نهائي أكثر دقة وصقلًا وأكثر قدرة على تلبية احتياجات المستخدمين.
طيف التغيير
جميع التغييرات ليست متساوية، ومن الضروري تمييز الفروق الدقيقة.
التغييرات الطفيفة
وهي التغييرات على المستوى الدقيق، وغالباً ما لا تعطل الإطار العام للمشروع. مثل هذه التغييرات ذكية ويمكن معالجتها أثناء التنقل بأقل قدر من الضجة. وتتمثل الاستراتيجية الشائعة هنا في تحديد أولويات المتطلبات واستبدال أحدها بمتطلبات أخرى ذات حجم مكافئ. وهذا يسمح بإجراء تصحيحات ديناميكية للمسار دون إرباك المشروع.
التغييرات الرئيسية
هي التغييرات التي تؤثر على الخطوط الأساسية للمشروع. تتطلب معالجة مثل هذه التغييرات نهجاً أكثر تنظيماً. وتدخل عمليات التحكم في التغيير المعمول بها حيز التنفيذ، مما يضمن تقييم كل تغيير رئيسي وفحصه ثم تنفيذه. في بعض الأحيان، يمكن أن تكون هذه التغييرات عميقة لدرجة أنها تثير تساؤلات حول جدوى المشروع نفسه. وفي الحالات القصوى، إذا فقدت دراسة الجدوى موطئ قدمها بسبب هذه التغييرات، فقد يستدعي ذلك وقف المشروع.
يعكس التغيير، بجميع أشكاله، الطبيعة المتطورة للمشاريع. يضمن احتضان التغيير أن المنتج النهائي ليس مجرد انعكاس للخطة الأولية فحسب، بل هو تتويج لكل ما تم تعلمه والرؤى التي تم جمعها على طول الرحلة.
حافظ على استقرار الفرق
لا تقم بإضافة أشخاص إلى الفرق
في الإدارة التقليدية للمشاريع، عندما يتأخر المشروع عن جدوله الزمني، غالبًا ما يكون رد الفعل غير المحسوب هو تعزيز الفريق بموظفين إضافيين. ولكن عند القيام بذلك، غالبًا ما يكون التأثير قصير الأجل هو تمديد الجدول الزمني بينما يتكيف أعضاء الفريق الجدد مع المشروع. لهذا السبب، في PRINCE2 Agile، يتم تعيين تحمل التكاليف (والذي غالبًا ما يُترجم إلى الموارد البشرية) عند الصفر.
منظور أجايل
إن ممارسات أجايل، المعروفة بتركيزها على التواصل غير الرسمي، وهيكلة الفريق المستقل، وتكثيف المهام في فترات زمنية قصيرة يمكن التحكم فيها، حساسة بشكل خاص للتحولات في تكوين الفريق. إدخال أعضاء جدد له عيوب متعددة.
الآثار السلبية لإضافة أعضاء إضافيين في الفريق
النفقات العامة للإلحاق بالفريق
يحتاج أعضاء الفريق الجدد إلى وقت للتعرف على المشروع، مما قد يؤدي إلى إبطاء الأمور في البداية.
تعقيدات التواصل
مع كل إضافة جديدة، تزداد شبكة الاتصالات تعقيداً، مما يجعل تدفق المعلومات أقل كفاءة.
تكاليف الإزاحة المحتملة
عندما يتم سحب عضو جديد من منطقة أو مشروع آخر، قد تتعرض المنطقة الأصلية لانتكاسة.
اضطراب ديناميكيات الفريق
يتمتع الفريق الذي يعمل بشكل جيد بإيقاع معين. يمكن للأعضاء الجدد تغيير هذا التوازن، مما يستلزم فترة من التكيف.
على الرغم من أنه قد تكون هناك أسباب وجيهة للتغييرات في تكوين الفريق على مدى عمر المشروع، إلا أن PRINCE2 Agile تؤكد على أهمية الاستقرار، خاصة في سباقات السرعة قصيرة المدى. وتحذر من استخدام موظفين إضافيين كحل سريع، وتدعو بدلاً من ذلك إلى تحسين قدرات الفريق الحالي.
هل يحتاج العميل إلى كل شيء؟
قوائم الرغبات الشاملة
في خضم الحماسة لإطلاق مشروع جديد، من الشائع أن يقوم أصحاب المصلحة بإعداد قوائم رغبات شاملة من المتطلبات التي تصف ما يريدون أن يقدمه المشروع. ومع ذلك، عند النظر إلى المنتجات شائعة الاستخدام، يصبح من الواضح أن العديد من الميزات لا تزال غير مستخدمة أو غير مستغلة بشكل كافٍ من قبل المستخدمين النهائيين.
تطرح PRINCE2 Agile سؤالاً مثيراً للاهتمام: هل كل شيء في قائمتنا ضروري حقاً؟ وفي كثير من الأحيان، تميل الإجابة نحو “ليس حقاً”.
تقليم الفائض
وفقًا لـ PRINCE2 Agile، فإن ميزات المنتج هي أفضل المرشحين لإجراء تعديلات عند البحث عن الطوارئ. هذا لا يعني أن مشاريع PRINCE2 Agile تبدأ بخطة لتقليص الزوائد. بل على العكس من ذلك، فإن المنهجية تضع أهمية كبيرة على الالتزام بالمواعيد والجودة التي لا تقبل المساومة. ولكن، عند مواجهة القيود، فإنها تفضل إعادة تقويم المنجزات بدلاً من تفويت المواعيد النهائية أو المساومة على جودة المنتج بشكل عام.
مزايا النهج الأصغر حجماً
غالبًا ما يتوج هذا النهج بتسليم “الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق (MVP)” في وقت أقرب مما كان متوقعًا. وعلى الرغم من أن هذا المنتج الأدنى القابل للتطبيق، على الرغم من كونه بسيطًا، إلا أنه يلخص القيمة الأساسية والوظائف التي يسعى العميل إليها حقًا. وبمرور الوقت، مع اكتمال المزيد من التكرارات وإنشاء حلقات التغذية الراجعة، يمكن إضافة المزيد من التحسينات والتحسينات بناءً على احتياجات المستخدم الحقيقية وتفضيلاته، بدلاً من الافتراضات.
في جوهرها، تشجع PRINCE2 Agile المشاريع على التمييز بين “ما يجب أن يكون” و”ما يجب أن يكون” و”ما يمكن أن يكون” و”ما لا يجب أن يكون”، مما يضمن إعطاء الأولوية للأولويات الحقيقية دائمًا.
أهمية الأهداف الخمسة
تعتبر الأهداف الخمسة في PRINCE2 Agile بالغة الأهمية عند تكييف PRINCE2 مع سياق رشيق. تسمح هذه الأهداف بتحقيق التوازن الصحيح بين متطلبات المشروع، وتعزز أهمية الحفاظ على الجودة أثناء إدارة الجداول الزمنية، وتتبنى التغييرات الحتمية التي تحدث أثناء المشروع، وتؤكد على قيمة استقرار الفريق، وتشكك في ضرورة جميع متطلبات المشروع الأولية.
إلى جانب سلوكيات PRINCE2 Agile مثل التعاون، تمكّن الأهداف إدارة المشاريع الرشيقة من زيادة الكفاءة إلى أقصى حد وتقليل الهدر وتقديم القيمة، مما يجعل PRINCE2 Agile أداة قوية لإدارة المشاريع في عالمنا سريع التطور.
في PRINCE2 Agile، الأهداف الخمسة هي المفتاح لتكييف PRINCE2 مع بيئة رشيقة. فهي تسمح لفريق إدارة المشروع بتحقيق التوازن بين متطلبات المشروع المتنافسة، مع الحفاظ على مستوى الجودة المتوقع. كما أنها تمكّن من تبني التغييرات، مما يؤدي إلى تقديم منتجات أكثر قدرة على تلبية احتياجات المستخدمين.
كما أنها تثمن استقرار الفرق من خلال عدم تعطيل عمل الفريق خلال فترة زمنية محددة، وتشكك في افتراض أن العميل يحتاج إلى كل شيء.
إذا أخذنا الأهداف الخمسة لـ PRINCE2 Agile مجتمعة، فإن الأهداف الخمسة لـ PRINCE2 Agile تمكّن المشروع من زيادة كفاءة الفرق، وتقليل الهدر، وتقديم قيمة للعميل في وقت مبكر، وبشكل مستمر طوال فترة المشروع. وهذا ما يجعل من PRINCE2 Agile إطار عمل قوي ومتمرس في التعامل مع التعقيدات والشكوك في عصرنا الرقمي السريع.