كيفية إدارة المشروع والتغلب عليه بنجاح

وفقًا لـ Workamajig ، فإن 2.5 بالمائة فقط من الشركات تكمل مشاريعها بنسبة 100 بالمائة بنجاح. هناك العديد من العوامل التي تؤثر على نجاح المشروع ، ولكن أحد الجوانب التي يمكن أن تكون مكلفة للغاية لإنتاجية المشروع هي التأخير في المشروع.

لسوء الحظ ، نحن نعيش في عالم حيث الانقطاعات أمر لا مفر منه. سواء كان على أحد الزملاء أن ينادي بأنه مريض أو أن العميل يريد إعادة صياغة مخرجاته ، فإن العديد من الأشياء يمكن أن تؤدي إلى التأخير. بينما تريد أن تفعل كل ما في وسعك لمنع هذه الأحداث ، فمن المحتمل أن تضطر إلى إدارة حالة تأخير المشروع. كيف يمكنك التغلب على هذه المواقف بمجرد حدوثها؟ كيف تدير تأخيرات المشروع؟

فيما يلي بعض النصائح حول كيفية التعامل مع تأخيرات المشروع وانقطاعاته.

كن واقعيا بشأن المواعيد النهائية

هناك موعد نهائي مفضل يمكنك الوفاء به إذا لم يحدث خطأ ، ثم هناك تاريخ واقعي من المحتمل أن تنجز كل شيء بحلوله. من المهم أن تضيف مهلة لكل مشروع من مشاريعك قبل وبعد تأخير. إذا كنت مضطرًا للعودة وإعادة صياغة مشروع ما ، فأنت بحاجة إلى أن تكون واقعيًا مع نفسك وفريقك وعملائك بشأن الوقت الذي يمكنك فيه الحصول على مخرجات المشروع على طريقتهم.

يجب أن يأخذ هذا الموعد النهائي بعين الاعتبار الموارد التي لديك ، والقيود ، والمتطلبات المحددة ، والنكسات المحتملة. كلما كنت أكثر صدقًا بشأن المواعيد النهائية ، كانت فرصة أفضل ستمنح نفسك وفريقك للتغلب على التأخير في المشروع وإنتاج منتج يلبي توقعات عملائك.

تعامل مع التأخيرات الأولية بجدية

قبل خروج المشروع بأكمله عن مساره ، من المحتمل أنه بدأ بالفشل في تلبية واحد أو اثنين من المعالم الرئيسية. أفضل طريقة لمعالجة هذه المشكلات هي من خلال إيلاء اهتمام وثيق لإيقاع المشروع ومعرفة مكان بدء ظهور التشققات.

إذا تمكنت من اكتشاف الفشل الأول في الموعد النهائي ، فيمكنك البدء في إعادة التركيز وتحديث عملائك بأي تغييرات أخرى في الموعد النهائي يجب أن تحدث. هذا الموقف هو سبب أهمية إجراء فحوصات مختلفة عندما يتعلق الأمر بإدارة مشاريعك. يمكن أن تعطيك مراقبة كيفية تقدمك عبر المعالم الرئيسية تنبيهاً عن احتمالية حدوث المزيد من التأخيرات الكبيرة

تنفيذ أدوات البرمجيات الصحيحة

لا يمكن للتكنولوجيا أن تحل كل شيء. ومع ذلك ، فإن امتلاك الأدوات والموارد المناسبة سيساعد بالتأكيد. من الصعب تتبع ما لا تقيسه ، وستمكنك تطبيقات البرامج من مواكبة سير الأمور. تمنحك أدوات مثل Asana و Trello و Airtable و Monday.com وغيرها فرصة لتعيين المهام وتحديد المعالم والتواصل مع أعضاء الفريق وتحديد أوقات الاجتماعات. أكملت واحد وستون في المائة من الشركات التي تستخدم أدوات إدارة المشاريع المشاريع في الوقت المحدد. لذلك ، هناك حافز كبير لدمج هذه التطبيقات في عمليات مشروعك.

يمكّنك الاحتفاظ بسجل قوي لكل مكون من مكونات المشروع في أداة إدارة المشروع من عرض أين حدث خطأ وإعادة تنظيم جهودك للتغلب على أي تأخيرات محتملة.

افهم الإيجابيات المرتبطة بالتأخيرات

من السهل جدًا تصنيف كل التأخيرات على أنها غير مواتية. ومع ذلك ، يمكن أن يسمح لك التأخير في الواقع بأخذ دقيقة لإعادة تنظيم نفسك وتحسين جودة مخرجات المشروع. يمكن أن يمنعك التأخير أيضًا من إنتاج منتج رديء ، أو يمكّنك من إعادة صياغة إستراتيجية أو يمنحك الفرصة لإضافة المزيد من الميزات إلى منتج أو خدمة يمكن أن تفيد عميلك وعملائك.

من الضروري أن تقوم بتأطير التأخيرات بشكل واقعي وإيجابي لفريقك ، لذلك لا يعتقدون أنهم يخوضون معركة خاسرة ولكنهم يعملون في مشروع يمكن أن يأتي في الواقع لصالح الشركة والعميل.

يمكن أن يأتي الإجهاد والضغط مع تأخير في المشروع ، ويمكن أن يؤثر على عملية إعادة التنظيم بأكملها. ومع ذلك ، إذا أثبتت التأثير الإيجابي الذي يمكن أن يحدثه هذا الحدث على فريقك وعملهم ، فيمكن أن يساهم في مصلحتك ومنحهم الحافز الذي يحتاجون إليه للعمل نحو الانتهاء.

احصل على جميع البائعين الخارجيين على متن الطائرة

من المحتمل أنك تعمل مع البائعين ومؤسسات الجهات الخارجية للمساعدة في جعل مشروعك يؤتي ثماره. نظرًا لأن هؤلاء الأشخاص ليسوا في فريقك أو في مكتبك مباشرةً ، فمن المحتمل أن يفوتهم المواعيد النهائية وتفاصيل المشروع الحيوية.

على الرغم من أنك قد لا تكون في مكان يتيح لهم الوصول إلى جميع معلومات مشروعك ، فإنك تحتاج إلى إشراكهم في عمليات مشروعك وإبلاغهم بالتأخيرات. قد تعني هذه الخطوة جذبهم إلى الاجتماعات الصباحية أو إضافتهم إلى برنامج تفويض المهام. مهما كانت التغييرات التي تجريها ، لا تنس توصيل هذه المعلومات إلى البائعين لديك.

ضع في اعتبارك كل خياراتك

إذا كنت تواجه تأخيرًا في المشروع ، فلا تنس أن لديك خيارات. تمديد الموعد النهائي ليس الخيار الوحيد لديك. يمكنك تغيير المخرجات ، أو مناقشة جلب موارد إضافية مثل المال أو العمالة ، أو إجراء محادثة مع عملائك حول تغيير نطاق المشروع.

قبل تحديد خيار ، تأكد من الحصول على رؤى من جميع المعنيين. ناقش هذه الخيارات مع فريقك وقيادتك وحتى العملاء أنفسهم. قبل أن تعرف ذلك ، قد تتمكن من تجاوز الاضطرار إلى تأجيل الموعد النهائي.

احصل على الجميع في نفس الصفحة

بمجرد أن تقرر أفضل نهج يمكنك اتباعه مع المشروع ، فإن أفضل خطوة تالية هي إشراك الجميع في نفس الصفحة. يجب أن تتوصل إلى خطة مشروع جديدة تتضمن جميع الأحكام الجديدة. يجب أن يشتمل بشكل خاص على جدول زمني يتكون من الجدول الزمني المنقح الذي يتضمن التأخير.

يجب إبلاغ كل هذه التغييرات للعملاء والقيادة وأعضاء الفريق وجميع موردي الجهات الخارجية الذين يشكلون جزءًا من خطة المشروع. قد ترغب أيضًا في ملء بيانات عملائك إذا كان عليك تعديل إصدار منتج تم الإعلان عنه مسبقًا. لذلك ، فإن إشراك الجميع في نفس الصفحة أمر بالغ الأهمية للوصول إلى خط النهاية.

لا يجب أن تؤدي تأخيرات المشروع إلى عرقلة مشروعك

نعم ، يمكن أن تتأثر الروح المعنوية بالتأكيد إذا واجه فريقك تأخيرًا في المشروع. ومع ذلك ، لا يجب أن تكون هذه نهاية العالم. يمكن أن يتسبب تأخير المشروع في إعادة تقييم منتجك الحالي وتحسينه وحتى تغيير نطاق نجاح المشروع بالكامل. أول شيء عليك القيام به عند التعامل مع هذه القضية هو تسوية كل المشاعر.

من المغري ترك مستوى التوتر يرتفع ، لكن اتباع هذا النهج لن يؤدي إلا إلى المزيد من المشكلات. تأكد من تهدئة فريقك وكن واقعيًا بشأن ما يمكنك وما لا يمكنك فعله بالتغييرات الحالية. من خلال التخطيط والاستراتيجية الصحيحة ، يمكنك التغلب على تأخيرات المشروع لإنتاج مخرجات استثنائية لعملائك.