خطط واستراتيجيات الاستجابة للمخاطر

وتحدد عملية تخطيط االستجابة للمخاطر إجراءات االستجابة الفعالة التي تتناسب مع أولوية المخاطر الفردية ومخاطر المشروع ككل.
وهي تأخذ في الاعتبار مواقف أصحاب المصلحة من المخاطر والاتفاقيات المحددة في خطة إدارة المخاطر، بالإضافة إلى أي قيود وافتراضات تم تحديدها عند تحديد المخاطر وتحليلها. هناك العديد من استراتيجيات الاستجابة للمخاطر التي يمكن استخدامها للتعامل مع مخاطر المشروع المحددة مسبقاً.
ما هو تخطيط الاستجابة للمخاطر؟
تخطيط الاستجابة للمخاطر هو عملية تطوير الخيارات واختيار الاستراتيجيات والاتفاق على الإجراءات اللازمة لمعالجة التعرض لمخاطر المشروع بشكل عام، وكذلك لمعالجة مخاطر المشروع الفردية.
وتتمثل الفائدة الرئيسية لعملية تخطيط الاستجابة للمخاطر في أنها تحدد الطرق المناسبة لمعالجة مخاطر المشروع الإجمالية ومخاطر المشروع الفردية. وتخصص هذه العملية أيضًا الموارد وتدرج الأنشطة في وثائق المشروع وخطة إدارة المشروع حسب الحاجة.
يمكن لخطط الاستجابة الفعالة والمناسبة للمخاطر أن تقلل من التهديدات الفردية وتزيد من الفرص الفردية وتقلل من التعرض لمخاطر المشروع بشكل عام. ويمكن أن يكون للاستجابات غير المناسبة للمخاطر تأثير عكسي.
وبمجرد تحديد المخاطر وتحليلها وتحديد أولوياتها، يجب وضع خطط الاستجابة للمخاطر من قبل مالك المخاطر المعين لمعالجة كل خطر فردي من مخاطر المشروع التي يعتبرها فريق المشروع مهمة بما فيه الكفاية، إما بسبب التهديد الذي تشكله لأهداف المشروع أو الفرصة التي توفرها.
يجب على مدير المشروع أيضًا أن ينظر في كيفية الاستجابة بشكل مناسب للمستوى الحالي لمخاطر المشروع بشكل عام. يجب أن تكون خطط الاستجابة للمخاطر مناسبة لأهمية الخطر، وفعالة من حيث التكلفة في مواجهة التحدي، وواقعية في سياق المشروع، ومتفق عليها من قبل جميع الأطراف المعنية، ومملوكة من قبل شخص مسؤول. غالبًا ما يتطلب الأمر اختيار خطة الاستجابة المثلى للمخاطر من بين عدة خيارات.
يجب اختيار استراتيجية االستجابة للمخاطر أو مزيج من االستراتيجيات التي من المرجح أن تكون فعالة لكل خطر. يمكن استخدام تقنيات صنع القرار المنظمة لاختيار الاستجابة الأنسب.
بالنسبة للمشاريع الكبيرة أو المعقدة، قد يكون من المناسب استخدام نموذج رياضي أمثل أو تحليل الخيارات الحقيقية كأساس لتحليل اقتصادي أكثر دقة لخطط واستراتيجيات الاستجابة البديلة للمخاطر.
يتم وضع إجراءات محددة لتنفيذ استراتيجية الاستجابة للمخاطر المتفق عليها، بما في ذلك الاستراتيجيات الأولية والاحتياطية، حسب الضرورة. يمكن وضع خطة طوارئ (أو خطة احتياطية) للتنفيذ إذا تبين أن الاستراتيجية المختارة ليست فعالة تمامًا أو إذا حدث خطر مقبول.
يجب أيضًا تحديد المخاطر الثانوية. المخاطر الثانوية هي المخاطر التي تنشأ كنتيجة مباشرة لتنفيذ خطة الاستجابة للمخاطر. وغالباً ما يتم تخصيص احتياطي طوارئ للوقت أو التكلفة. إذا تم تطويره، فقد يتضمن تحديد الظروف التي تؤدي إلى استخدامه.
استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للتهديدات
يجب إشراك أصحاب المصلحة المتأثرين في تحديد استراتيجيات الاستجابة للمخاطر. بمجرد اختيار الاستراتيجيات، يجب أن توافق عليها الجهة التي توافق على تلك الاستراتيجيات.
ويمكن النظر في خمس استراتيجيات بديلة للاستجابة للمخاطر للتعامل مع التهديدات، على النحو التالي
التصعيد: يكون التصعيد مناسبًا عندما يوافق فريق المشروع أو الجهة الراعية للمشروع على أن التهديد خارج نطاق المشروع أو أن الاستجابة المقترحة ستتجاوز سلطة مدير المشروع.
تتم إدارة المخاطر المتصاعدة على مستوى البرنامج أو على مستوى المحفظة أو الأجزاء الأخرى ذات الصلة من المنظمة، وليس على مستوى المشروع. يقوم مدير المشروع بتحديد الشخص الذي يجب إخطاره بشأن التهديد وإبلاغ التفاصيل إلى ذلك الشخص أو جزء من المنظمة.
التجنب: تجنب المخاطر هو عندما يعمل فريق المشروع على إزالة التهديد أو حماية المشروع من تأثيره. وقد يكون ذلك مناسبًا للتهديدات ذات الأولوية العالية مع احتمال كبير لحدوثها وتأثير سلبي كبير.
قد ينطوي التجنب على تغيير بعض جوانب خطة إدارة المشروع أو تغيير الهدف المعرض للخطر من أجل القضاء على التهديد بالكامل، مما يقلل من احتمال حدوثه إلى الصفر. قد يتخذ مالك المخاطر أيضًا إجراءات لعزل أهداف المشروع عن تأثير الخطر في حال حدوثه.
أمثلة على تجنب الاستجابة للمخاطر
قد تشمل الأمثلة على إجراءات التجنب إزالة سبب التهديد، أو تمديد الجدول الزمني، أو تغيير استراتيجية المشروع، أو تقليل النطاق. يمكن تجنب بعض المخاطر من خلال توضيح المتطلبات أو الحصول على المعلومات أو تحسين التواصل أو اكتساب الخبرة.
التحويل: ينطوي التحويل على تحويل ملكية التهديد إلى طرف ثالث لإدارة المخاطر وتحمّل الأثر في حال حدوث التهديد. وغالباً ما ينطوي نقل المخاطر على دفع علاوة مخاطرة للطرف الذي يتحمل التهديد.
ويمكن تحقيق التحويل من خلال مجموعة من الإجراءات، والتي تشمل على سبيل المثال لا الحصر استخدام التأمين وسندات الأداء والضمانات والكفالات والضمانات وما إلى ذلك. يمكن استخدام الاتفاقيات لنقل الملكية والمسؤولية عن مخاطر محددة إلى طرف آخر.
التخفيف: في التخفيف من المخاطر، يتم اتخاذ إجراءات لتقليل احتمالية حدوث التهديد و/أو تأثيره. غالبًا ما تكون خطة التخفيف من المخاطر في وقت مبكر أكثر فعالية من محاولة إصلاح الضرر بعد وقوع التهديد. ومن أمثلة تخفيف المخاطر اعتماد عمليات أقل تعقيدًا، أو إجراء المزيد من الاختبارات، أو اختيار بائع أكثر استقرارًا
قد تتضمن تقنيات التخفيف من المخاطر تطوير نموذج أولي لتقليل مخاطر التوسع من نموذج على نطاق الاختبار لعملية أو منتج ما.
عندما لا يكون من الممكن تقليل الاحتمال، قد تقلل خطة تخفيف المخاطر من التأثير من خلال استهداف العوامل التي تؤدي إلى زيادة حدة المخاطر. على سبيل المثال، قد يقلل تصميم التكرار في النظام من تأثير فشل المكون الأصلي.
القبول. يقر قبول المخاطر بوجود تهديد، ولكن لا يتم اتخاذ أي إجراء استباقي. قد تكون هذه الاستراتيجية مناسبة للتهديدات ذات الأولوية المنخفضة ويمكن اعتمادها أيضًا عندما يكون من غير الممكن أو الفعال من حيث التكلفة معالجة التهديد بأي طريقة أخرى. يمكن أن يكون القبول إما إيجابيًا أو سلبيًا.
تتمثل استراتيجية القبول النشط الأكثر شيوعًا في إنشاء احتياطي للطوارئ، بما في ذلك مبالغ من الوقت أو المال أو الموارد للتعامل مع التهديد في حال حدوثه. لا ينطوي القبول السلبي على أي إجراء استباقي باستثناء المراجعة الدورية للتهديد للتأكد من عدم تغيره بشكل كبير.
استراتيجيات الاستجابة للمخاطر للفرص
يمكن النظر في خمس استراتيجيات بديلة للاستجابة للمخاطر للتعامل مع الفرص، على النحو التالي:
التصعيد. تعد استراتيجية الاستجابة للمخاطر هذه مناسبة عندما يوافق فريق المشروع أو راعي المشروع على أن الفرصة خارج نطاق المشروع أو أن الاستجابة المقترحة ستتجاوز سلطة مدير المشروع.
الاستغلال: يمكن اختيار استراتيجية الاستجابة لمخاطر الاستغلال للفرص ذات الأولوية العالية حيث تريد المؤسسة ضمان تحقيق الفرصة. وتسعى استراتيجية الاستجابة للمخاطر هذه إلى الحصول على المنفعة المرتبطة بفرصة معينة من خلال ضمان حدوثها بالتأكيد، مما يزيد من احتمال حدوثها إلى 100%.
أمثلة على استغلال الاستجابة للمخاطر
قد تتضمن الأمثلة على استغلال خطط الاستجابة للمخاطر تخصيص أكثر موارد المؤسسة موهبة للمشروع لتقليل الوقت اللازم لإنجازه أو استخدام تقنيات جديدة أو تحديثات تكنولوجية لتقليل التكلفة والمدة.
المشاركة. تنطوي المشاركة على نقل ملكية الفرصة إلى طرف ثالث بحيث يشاركه بعض الفوائد في حال حدوث الفرصة. من المهم اختيار المالك الجديد للفرصة المشتركة بعناية حتى يكون قادراً على اغتنام الفرصة لصالح المشروع. وغالباً ما تنطوي مشاركة المخاطر على دفع علاوة مخاطرة للطرف الذي يستغل الفرصة.
أمثلة على الاستجابة لمشاركة المخاطر
تشمل الأمثلة على إجراءات المشاركة تشكيل شراكات أو فرق عمل أو شركات ذات أغراض خاصة أو مشاريع مشتركة لتقاسم المخاطر.
التعزيز. تُستخدم استراتيجية التعزيز لزيادة احتمال و/أو تأثير الفرصة. غالبًا ما تكون إجراءات التعزيز المبكرة أكثر فعالية من محاولة تحسين المنفعة بعد حدوث الفرصة.
يمكن زيادة احتمال حدوث الفرصة من خلال تركيز الاهتمام على أسبابها. وحيثما يستحيل زيادة الاحتمال، قد تؤدي استجابة التعزيز إلى زيادة التأثير من خلال استهداف العوامل التي تؤدي إلى زيادة حجم الفائدة المحتملة. ومن الأمثلة على تعزيز الفرص إضافة المزيد من الموارد إلى نشاط ما لإنهائه في وقت مبكر.
القبول. قبول الفرصة يعترف بوجودها ولكن لا يتم اتخاذ أي إجراء استباقي. قد تكون هذه الاستراتيجية مناسبة للفرص ذات الأولوية المنخفضة وقد يتم اعتمادها أيضًا عندما لا يكون من الممكن أو الفعال من حيث التكلفة معالجة الفرصة بأي طريقة أخرى. يمكن أن يكون القبول إما إيجابيًا أو سلبيًا.
تنفيذ الاستجابة للمخاطر
تنفيذ الاستجابة للمخاطر هي عملية تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر المتفق عليها. وتتمثل الفائدة الرئيسية لهذه العملية في أنها تضمن تنفيذ الاستجابات المتفق عليها للمخاطر كما هو مخطط لها من أجل معالجة التعرض لمخاطر المشروع بشكل عام وتقليل تهديدات المشروع الفردية إلى الحد الأدنى وتعظيم فرص المشروع الفردية.
إن الاهتمام المناسب بعملية تنفيذ الاستجابات للمخاطر سيضمن تنفيذ الاستجابات المتفق عليها للمخاطر بالفعل.
هناك مشكلة شائعة في إدارة مخاطر المشروع وهي أن فرق المشروع تبذل جهدًا في تحديد وتحليل المخاطر وتطوير الاستجابات للمخاطر، ثم يتم الاتفاق على الاستجابات للمخاطر وتوثيقها في سجل المخاطر وتقرير المخاطر، ولكن لا يتم اتخاذ أي إجراء لإدارة المخاطر.
الخاتمة
يعتمد تخطيط الاستجابة للمخاطر على المعلومات المتاحة حول المخاطر المحتملة ويهدف إلى تحديد المجموعة المثلى من خطط الاستجابة للمخاطر.
ولهذا السبب، يجب أن يشمل ذلك إشراك الخبراء المتخصصين وتوظيف تقنيات الإبداع من أجل استكشاف جميع الخيارات. ثم يلزم بعد ذلك استخدام تقنيات تخطيط وتنفيذ المشروع لتقييم الآثار المحتملة لمختلف الخيارات على أهداف المشروع.
يجب أن يتضمن التعريف الاستراتيجي لخطط الاستجابة للمخاطر معايير قابلة للقياس لنجاح الاستجابة. يجب على مالكي إجراءات المخاطر مراقبة المخاطر المسندة إليهم، واتخاذ الإجراءات المتفق عليها حسب الاقتضاء، وتزويد مالكي المخاطر بالمعلومات ذات الصلة عن حالة المخاطر أو التغييرات التي تطرأ على خصائصها.
يجب على مالكي المخاطر تقييم فعالية أي إجراءات، وتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى إجراءات إضافية، وإبقاء مدير المشروع على علم بالوضع.
إذا كان ما شرحناه في هذه المقالة جزءًا من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتمًا بتحسين معرفتك في مجال إدارة المخاطر، فإننا ننصحك بشدة بقراءة اختبار شهادة إدارة المخاطر في إدارة المخاطر من معهد إدارة المشاريع. ويمكنك أيضاً إلقاء نظرة على منهج دورة اختبار PMI RMP عبر الإنترنت الخاصة بنا لاختبار PMI RMP.