أهمية تحليل الأعمال في إدارة المشاريع

تتعلق إدارة المشروع أكثر بإنشاء منتج أو خدمة في المشروع لتلبية أهداف المشروع. يهدف تحليل الأعمال في إدارة المشاريع إلى فهم احتياجات أصحاب المصلحة في المشروع وتحديد خصائص الحل لتلبية تلك الاحتياجات. ويمكن أن يؤدي التكامل بين هذين التخصصين في المؤسسات إلى تحقيق أداء ممتاز للمشروع.
ما هو تحليل الأعمال؟
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، فإن تحليل الأعمال في إدارة المشاريع هو تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات لتحديد المشاكل وتحديد احتياجات العمل؛ وتحديد الحلول القابلة للتطبيق والتوصية بها لتلبية تلك الاحتياجات؛ واستنباط وتوثيق وإدارة متطلبات أصحاب المصلحة من أجل تلبية أهداف العمل والمشروع؛ وتسهيل التنفيذ الناجح للمنتج أو الخدمة أو النتيجة النهائية للبرنامج أو المشروع.
يشير هذا التعريف الواسع لتحليل الأعمال إلى أن تحليل الأعمال في إدارة المشاريع ينطوي على جهد في مجموعة متنوعة من المجالات: من تحديد احتياجات العمل إلى تنفيذ الحلول. ضمن كل مجال من هذه المجالات، هناك سلسلة من مهام وأنشطة تحليل الأعمال الداعمة.
تعمل مهام تحليل الأعمال على تنقيح التعريف الواسع وتوفر معلومات محددة حول الجوانب المهمة الأخرى لتحليل الأعمال، مثل، تسهيل تحديد المشاكل أو تحليل الفرص لاستثمار المحفظة، وفهم السياق البيئي للأعمال والقيود، وتحليل المتطلبات، والتحقق من المتطلبات، وتقييم الحلول، وما إلى ذلك.
تُجرى عملية تحليل الأعمال دعماً للعديد من مبادرات الأعمال، بما في ذلك المحافظ والبرامج والمشاريع، بالإضافة إلى الأنشطة التشغيلية المستمرة، مثل المراقبة والنمذجة والتنبؤ.
أهمية تحليل الأعمال
أظهرت أبحاث معهد مديري المشتريات أيضًا أن تحسين مهارات تحليل الأعمال يمكن أن يؤثر على نجاح المؤسسة، بما في ذلك توفير ميزة تنافسية في السوق. وفي بحث معهد إدارة المشاريع، تم تحديد تحليل الأعمال كمساهم في اكتساب ميزة تنافسية على مدى السنوات الخمس الماضية من قبل 81% من محللي الأعمال الذين ذكروا أنهم يعملون في مؤسسة تعتبر مهارات وممارسات تحليل الأعمال فيها ناضجة للغاية.
بالإضافة إلى تطوير المهارات ونضج عملية تحليل الأعمال، تتخذ المؤسسات أيضًا خطوات لدعم التكامل المحسّن والأقوى بين تحليل الأعمال وإدارة المشاريع، مع الاعتراف بمساهمات كل دور في ضمان نجاح تنفيذ المشروع.
وتعتقد المؤسسات التي تتمتع بمستويات نضج عالية في تحليل الأعمال أن تحليل الأعمال له تأثير كبير على نجاح مؤسساتها. تصنف هذه المؤسسات نفسها في مرتبة أعلى من المتوسط فيما يتعلق بالقدرة على تنفيذ الاستراتيجية وسرعة الأداء وإدارة المشاريع والأداء.
يمكن إجراء عملية تحليل الأعمال عند إنشاء أو تحسين منتج أو حل مشكلة أو السعي لفهم احتياجات أصحاب المصلحة. تشمل قيمة تحليل الأعمال العديد من الصناعات وأنواع المشاريع.
يمكّن تحليل الأعمال الفعال الأفراد والمجموعات من تحقيق نتائج وفوائد أفضل للأعمال. يساعد تحليل الأعمال الفعال على تلبية احتياجات العمل؛ وإدارة عدم اليقين وتقليل إعادة العمل؛ وتقليل عيوب المنتجات، وتقليل ثقة المستهلك؛ وتحقيق معدلات عالية من رضا أصحاب المصلحة.
دور محلل الأعمال
عادةً ما يُطلق على أولئك الذين يقومون بأنشطة تحليل الأعمال اسم محللي الأعمال، ولكن هناك متخصصون في تحليل الأعمال بمسميات وظيفية أخرى يقومون أيضاً بأنشطة تحليل الأعمال.
إن كيفية استخدام المنظمة لموارد تحليل الأعمال؛ ومكان عمل هذه الموارد من الناحية الوظيفية؛ ونوع الصناعة ونوع المشروع ونوع دورة حياة المشروع المستخدمة هي بعض العوامل التي تؤثر على كيفية تسمية المنظمات لأولئك الذين يتحملون مسؤولية تحليل الأعمال في إدارة المشاريع.
هناك أيضًا العديد من الأدوار التي يتم فيها إجراء تحليل الأعمال كجزء من الدور ولكن ليس بالضرورة أن تكون المسؤولية الوحيدة. ومن الأمثلة على ذلك مهندسو المؤسسات والأعمال؛ ومدراء المحافظ والبرامج والمشاريع؛ والمحللون التشغيليون.
يعد تطور دور محلل الأعمال أحد أسباب تنوع المسميات الوظيفية الموجودة اليوم. قبل أن يتم الاعتراف بتحليل الأعمال كتخصص خاص به، كانت الأنشطة المتعلقة بالمتطلبات يتم تنفيذها من قبل أدوار مختلفة، مثل مديري المشاريع ومديري البرامج والمطورين ومحللي المنتجات.
على الرغم من أن دور محلل الأعمال له جذور عميقة في صناعة تكنولوجيا المعلومات، إلا أن أنشطة تحليل الأعمال لا تزال تؤدى من قبل العديد من الأدوار في بيئات غير بيئات تكنولوجيا المعلومات. يمكن إجراء تحليل الأعمال عند إنشاء أو تحسين منتج، أو حل مشكلة، أو السعي لفهم احتياجات العملاء.
تستفيد العديد من الصناعات وأنواع المشاريع من عملية تحليل الأعمال، بما في ذلك البناء والبنية التحتية والرعاية الصحية والتصنيع. قد يُطلق على أولئك الذين يقومون بتحليل الأعمال في مختلف الصناعات ألقاب أخرى مختلفة بدلاً من محلل الأعمال.
قد يتولى محللو الأعمال القيادة، لكنهم لا يشرفون على موارد المشروع؛ فهذا عمل مدير المشروع. قد يشرف محلل الأعمال الرئيسي على عمل محللي الأعمال المبتدئين في الفريق، أو قد يكون مدير تحليل الأعمال مسؤولاً عن إدارة مجموعة من موارد محللي الأعمال. أما على مستوى المشروع، فإن مدير المشروع هو المسؤول عن تخصيص الموارد والجدولة الزمنية وسير العمل، بما في ذلك عمل محللي الأعمال.
مهارات وكفاءات محللي الأعمال
يتمتع محللو الأعمال المحترفون بمجموعة متنوعة من مهارات تحليل الأعمال التي تمكنهم من العمل بنجاح على مستوى عالٍ. وكلما أصبح محلل الأعمال أكثر مهارة في مهارات تحليل الأعمال هذه واكتسب المزيد من الخبرة في المشاريع، يزداد مستوى كفاءة محلل الأعمال.
العديد من المهارات الشخصية التي يستفيد منها مديرو المشاريع لها نفس القدر من الأهمية لممارسة تحليل الأعمال. فيما يلي قائمة جزئية ببعض المهارات والخبرات المهمة لمحلل الأعمال لأي شخص يقوم بأنشطة تحليل الأعمال في إدارة المشاريع: المهارات التحليلية، والوعي الثقافي، والإصغاء النشط، والتيسير، وصنع القرار، ومهارات القيادة والتفاوض، ومهارات التواصل، والوعي السياسي.
يستخدم محلل الأعمال المهارات التحليلية لمعالجة المعلومات من مختلف الأنواع وعلى مختلف مستويات التفاصيل، والنظر إليها من وجهات نظر مختلفة، واستخلاص النتائج، وتمييز ما هو وثيق الصلة بالموضوع من غير ذي الصلة، وتطبيق المعلومات لصياغة القرارات أو حل المشاكل.
يتم استخدام مهارات التواصل لتوفير المعلومات أو تلقيها أو استنباطها من مصادر مختلفة في المشروع. نظرًا لعدد التفاعلات التي يُطلب من محللي الأعمال إدارتها وكمية المعلومات التي يجب تبادلها، فإن هذه المهارات هي من أهم المهارات التي يجب على محلل الأعمال إتقانها.
أخيرًا، تتضمن القيادة تركيز جهود مجموعة من الأشخاص نحو هدف مشترك وتمكينهم من العمل كفريق واحد. ويستفيد محللو الأعمال من هذه المهارات لقيادة مجموعات من أصحاب المصلحة من خلال أشكال مختلفة من الاستنباط، وفرز اختلافات أصحاب المصلحة، ومساعدة الأعمال على التوصل إلى قرارات بشأن المتطلبات والأولويات، وفي النهاية الحصول على التأييد لنقل الحل إلى بيئة الأعمال.
الخاتمة
في الختام، يجب أن تتكامل عملية تحليل الأعمال وإدارة المشروع في جميع مراحل المشروع لتحقيق أداء متفوق للمشروع، ودعم خلق قيمة الأعمال في المؤسسة.
ولكي يتم تنفيذ المشروع بنجاح وتحقيق الإنجازات المرجوة منه والفوائد المتوقعة منه، يحتاج فريق المشروع أولاً إلى فهم الحاجة إلى التغيير التنظيمي، ثم يجب تحديد احتياجات العمل وتقييمها وترتيب أولوياتها وترجمتها إلى مجموعة من المتطلبات (دور محلل الأعمال)؛ وفي الوقت نفسه، يجب تخطيط المشروع وتنفيذه، وخلال المشروع، يجب أن يتكيف فريق المشروع مع الاحتياجات الجديدة التي قد تنشأ من الأعمال.
في مرحلة اختتام المشروع، يتم إصدار المخرجات إلى العمليات التجارية في المؤسسة، ويجب تقييم أداء الحل المنتج لالتقاط القيود والفرص المتاحة لخلق المزيد من القيمة التجارية.
إذا كان ما شرحناه في هذه المقالة جزءًا من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتمًا بتحسين معرفتك في مجال تحليل الأعمال، فننصحك بشدة بقراءة اختبار شهادة PMI PBA . ويمكنك أيضاً إلقاء نظرة على منهج دورة التحضير لامتحان PMI PBA الخاصة بنا.