مراقبة المخاطر والإبلاغ عنها

تعتمد فعالية إدارة مخاطر المشروع على طريقة تنفيذ الخطط المعتمدة. يجب تنفيذ هذه الخطط بشكل صحيح ومراجعتها وتحديثها بانتظام. إذا تم تنفيذ ذلك بشكل صحيح، فسيتم مكافأة الجهد المستثمر وستستفيد المشاريع المستقبلية من تجربة هذا المشروع.
ما هي مراقبة المخاطر؟
مراقبة المخاطر هي عملية مراقبة تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر المتفق عليها، وتتبع المخاطر التي تم تحديدها، وتحديد وتحليل المخاطر الجديدة، وتقييم فعالية عملية رصد المخاطر طوال فترة المشروع.
وتتمثل الفائدة الرئيسية لعملية مراقبة المخاطر في أنها تتيح اتخاذ قرارات المشروع بناءً على المعلومات الحالية حول التعرض لمخاطر المشروع الإجمالية ومخاطر المشروع الفردية.
من أجل ضمان أن يكون فريق المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين على دراية بالمستوى الحالي للتعرض للمخاطر، يجب مراقبة عمل المشروع باستمرار بحثًا عن مخاطر المشروع الفردية الجديدة والمتغيرة والقديمة وعن التغيرات في مستوى مخاطر المشروع الإجمالية من خلال تطبيق عملية رصد المخاطر.
وينبغي مراجعة فعالية جميع عمليات إدارة مخاطر المشروع أثناء عملية رصد المخاطر من أجل إدخال تحسينات على إدارة المشروع الحالي.
يجب الحفاظ على التواصل الفعال بين مالكي المخاطر ومدير المشروع بحيث يقبل أصحاب المصلحة المعينين المساءلة عن التحكم في النتائج المحتملة لمخاطر محددة.
يجب على مالك إجراءات المخاطر إبقاء مالك المخاطر على علم بحالة إجراءات الاستجابة حتى يتمكن مالك المخاطر من تحديد متى تم التعامل مع الخطر بشكل فعال، أو ما إذا كان هناك حاجة إلى تخطيط وتنفيذ إجراءات إضافية.
يجب إجراء إعادة تقييم المخاطر كجزء من عملية رصد المخاطر. تتمثل الأسباب النموذجية لإعادة تقييم المخاطر في حدوث خطر كبير أو غير متوقع، والحاجة إلى تحليل طلب تغيير معقد، ومراجعة نهاية المرحلة، وإعادة تخطيط المشروع أو وضع خطة رئيسية، والمراجعة الدورية لضمان بقاء المعلومات حديثة.
بالإضافة إلى المراجعات الدورية للحالة، ينبغي إجراء مراجعات دورية لتحديد نقاط القوة والضعف في التعامل مع المخاطر داخل المشروع. وينبغي أن يستلزم ذلك تحديد أي عوائق تحول دون الفعالية أو مفاتيح النجاح في إدارة المخاطر، والتي يمكن أن يؤدي التعرف عليها إلى تحسينات في إدارة المخاطر في المشاريع الحالية أو المستقبلية.
في نهاية المشروع، ينبغي إجراء تحليل متكامل لعملية إدارة المخاطر مع التركيز على التحسينات طويلة الأجل للعملية.
يدمج هذا التحليل نتائج عمليات المراجعة الدورية لتحديد الدروس التي يمكن تطبيقها بشكل عام على نسبة كبيرة من مشاريع المنظمة في المستقبل، مثل المستويات المناسبة من الموارد، والوقت الكافي للتحليل، واستخدام الأدوات، ومستوى التفاصيل، وما إلى ذلك.
عند إغلاق المشروع، يجب أن يتأكد مدير المشروع من تقديم وصف لإغلاق كل خطر في سجل المخاطر، على سبيل المثال: (أ) لم يحدث؛ أو (ب) حدث وتم اللجوء إلى خطة الطوارئ، أو (ج) حدث وأثر على نطاق المشروع (أي الوقت والتكلفة والجودة).
ينبغي توحيد مخرجات التدقيق في عملية إدارة المخاطر مع معلومات محددة فيما يتعلق بمخاطر تجربة المشروع، وينبغي تسليط الضوء على أي مبادئ توجيهية قابلة للتطبيق بشكل عام في المنظمة واقتراح الإجراءات المحتملة لتطبيقها. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحديث أصول العملية التنظيمية المقابلة.
الأدوات والتقنيات شائعة الاستخدام
فيما يلي بعض الأدوات والتقنيات الأكثر استخداماً في عملية رصد المخاطر
تحليل الأداء الفني. كجزء من عملية رصد المخاطر، يقارن تحليل الأداء الفني الإنجازات الفنية أثناء تنفيذ المشروع بالجدول الزمني للإنجاز الفني.
ويتطلب ذلك تحديد مقاييس موضوعية وقابلة للقياس الكمي للأداء الفني، والتي يمكن استخدامها لمقارنة النتائج الفعلية مع الأهداف. وقد تشمل مقاييس الأداء الفني هذه الوزن وأوقات المعاملات وعدد العيوب التي تم تسليمها وسعة التخزين وما إلى ذلك.
تحليل الاحتياطي: طوال فترة تنفيذ المشروع، قد تحدث بعض مخاطر المشروع الفردية مع تأثيرات إيجابية أو سلبية على احتياطيات الطوارئ في الميزانية أو الجدول الزمني.
يقارن تحليل الاحتياطي بين مقدار احتياطي الطوارئ المتبقي ومقدار المخاطر المتبقية في أي وقت من المشروع من أجل تحديد ما إذا كان الاحتياطي المتبقي كافياً. ويمكن الإبلاغ عن ذلك باستخدام تمثيلات بيانية مختلفة، بما في ذلك مخطط بياني متناقص.
يُستخدم تقرير احتياطي المخاطر بشكل كبير في عملية مراقبة المخاطر، فهو يحتفظ برصيد جارٍ للاحتياطي المتبقي ويساعد مدير المشروع على التحكم في الاحتياطي. في هذا التقرير، يتم إضافة المال/الوقت عندما يتم إكمال الأنشطة بشكل أرخص أو أسرع، ويتم خصم المال عندما يتم استخدامه للمخاطر المحددة.
عمليات تدقيق المخاطر عمليات تدقيق المخاطر هي نوع من التدقيق الذي يمكن استخدامه للنظر في فعالية عملية إدارة المخاطر. يكون مدير المشروع مسؤولاً عن ضمان إجراء عمليات تدقيق المخاطر بتواتر مناسب، كما هو محدد في خطة إدارة المخاطر الخاصة بالمشروع.
يمكن إدراج عمليات تدقيق المخاطر أثناء اجتماعات المراجعة الروتينية للمشروع أو قد تشكل جزءًا من اجتماع مراجعة المخاطر، أو قد يختار الفريق عقد اجتماعات منفصلة لتدقيق المخاطر. يجب تحديد شكل تدقيق المخاطر وأهدافه بوضوح قبل إجراء التدقيق.
إعادة تقييم المخاطر: وهي أداة ستعتمد عليها كجزء من عملية مراقبة المخاطر. والهدف الأساسي منها هو ضمان تكرار دورة إدارة المخاطر الكاملة حسب الحاجة لضمان الرقابة الفعالة.
وهي تتضمن تحديد المخاطر، والتحليل النوعي للمخاطر، والتحليل الكمي (إذا لزم الأمر)، وتخطيط الاستجابة للمخاطر. قد تحدث إعادة تقييم المخاطر عند تحديد مخاطر جديدة، وعند حدوث تغييرات في المشروع.
الحل البديل: هو استجابة غير مخطط لها لمخاطر غير محددة تحدث. يشير العدد الكبير من الحلول البديلة في المشروع إلى عدم وجود تخطيط كافٍ للمشروع، ويتم إجراء إدارة المخاطر لتقليل الحاجة إلى الحلول البديلة.
تعتبر الحلول البديلة تفاعلية بينما من المفترض أن تكون إدارة المشروع استباقية. يجب على مديري المشاريع قضاء المزيد من الوقت في تنفيذ خطط الطوارئ والخطط الاحتياطية أكثر من إنشاء الحلول البديلة. تتم إدارة المخاطر لتقليل الحاجة إلى الحلول البديلة.
مراقبة المخاطر وإعداد التقارير
يلزم جمع معلومات عالية الجودة حول المخاطر. وغالبًا ما تكون هذه المعلومات غير متوفرة في أي قاعدة بيانات تاريخية، وينبغي جمعها من خلال المقابلات وورش العمل وغيرها من الوسائل باستخدام حكم الخبراء.
قد تكون البيانات التي يتم جمعها من الأفراد عرضة للإبلاغ أو التحيز المتعمد. وعندما يحدث ذلك، يجب تحديد التحيز ومعالجته حيثما أمكن، أو يجب إيجاد مصدر معلومات مختلف وغير متحيز واستخدامه.
يتحمل مدير المشروع مسؤوليات خاصة فيما يتعلق بعملية إدارة مخاطر المشروع. يتحمل مدير المشروع المسؤولية الشاملة عن تقديم مشروع ناجح يلبي الأهداف المحددة بشكل كامل.
عندما يتعلق الأمر بمراقبة ومراقبة المخاطر في المشروع، يكون مدير المشروع مسؤولاً عن الإدارة اليومية للمشروع، بما في ذلك الإدارة الفعالة للمخاطر.
وقد يشمل ذلك المراقبة المنتظمة وإعداد التقارير عن حالة المخاطر لأصحاب المصلحة الرئيسيين، مع تقديم توصيات لاتخاذ القرارات والإجراءات الاستراتيجية المناسبة للحفاظ على مستوى مقبول من التعرض للمخاطر.
الخاتمة
تتمثل الأهداف الأساسية لرصد المخاطر والتحكم فيها في تتبع المخاطر المحددة، ومراقبة المخاطر المتبقية، وتحديد المخاطر الجديدة، وضمان تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر في الوقت المناسب، وتقييم فعاليتها طوال دورة حياة المشروع.
وبالإضافة إلى تتبع إجراءات الاستجابة للمخاطر وإدارتها، يجب مراجعة فعالية جميع عمليات إدارة مخاطر المشروع لتوفير تحسينات لإدارة المشروع الحالي وكذلك المشاريع المستقبلية.
إذا كان ما شرحناه في هذه المقالة جزءًا من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتمًا بتحسين معرفتك في مجال إدارة المخاطر، فإننا ننصحك بشدة بقراءة امتحان شهادة إدارة المخاطر في إدارة المخاطر من معهد إدارة المشاريع.