ما هي خطة إدارة المخاطر؟ – سبوتو

يعد تخطيط إدارة المخاطر نشاطًا مهمًا في إدارة مخاطر المشروع لأنه يحدد جميع الأنشطة التي يحتاج فريق إدارة المشروع إلى التعامل معها لإدارة مخاطر المشروع وأوجه عدم اليقين في المشروع. إنه الدليل الذي يوفر الإجراءات والأدوات والتقنيات ونماذج الوثائق التي يجب أن يستخدمها فريق إدارة المشروع أثناء إدارة المشروع
منهجية إدارة المخاطر
يجب أن يبدأ تخطيط إدارة المخاطر عند وضع تصور المشروع وينبغي أن يكتمل في وقت مبكر من المشروع. ويبدأ هذا النشاط عادةً بتحديد استراتيجية المخاطر المناسبة ومنهجية إدارة المخاطر التي سيتم استخدامها خلال المشروع.
وتصف استراتيجية المخاطر النهج العام لإدارة المخاطر في هذا المشروع، في حين أن منهجية إدارة المخاطر المحددة بشكل جيد تحدد الأساليب والأدوات ومصادر البيانات المحددة التي سيتم استخدامها لتنفيذ إدارة المخاطر في المشروع.
في الحد الأدنى، يجب أن تحدد منهجية إدارة المخاطر بوضوح علاقة أنشطة إدارة المخاطر في المشروع بالبيئة التنظيمية، والأنشطة الرئيسية لإدارة المخاطر التي سيتم تنفيذها في المشروع، وكيفية ارتباطها بالمنهجية العامة لإدارة المشروع، بالإضافة إلى علاقة عمليات إدارة المخاطر بعمليات إدارة المشروع.
في المنظمات التي تتمتع بمستويات نضج عالية في ممارسات إدارة المخاطر، يجب أن تتضمن منهجية إدارة المخاطر هيكل تقسيم المخاطر الذي سيتم استخدامه في المشروع، واللغة الوصفية للمخاطر، والمنجزات الرئيسية المتوقعة من إجراء أنشطة إدارة المخاطر طوال المشروع.
وينبغي أن يشارك مدير المشروع مع موافقة جميع أصحاب المصلحة المعنيين في تحديد منهجية إدارة المخاطر للمشروع، وعادةً ما يمكن تكييف هذه المنهجية المطورة القائمة على المخاطر مع مشاريع أخرى مماثلة داخل المنظمة.
في المشاريع التي تدار باستخدام نهج التطوير التكيفي، عادة ما يتم تطبيق منهجية إدارة المخاطر التكرارية. فيما يلي مثال على منهجية إدارة المخاطر التي يمكنك استخدامها في مشروعك.
تخطيط إدارة المخاطر: يجب أن تنظر في الأشخاص الذين تحتاج إلى إشراكهم في المشروع ومتى وكم مرة يجب إجراء مهام إدارة المخاطر خلال المشروع.
تحديد المخاطر: يتم تحليل المخاطر والفرص عبر جميع فئات مخاطر الأعمال.
التحليل الكمي للمخاطر: في هذه الخطوة، يجب أن تنظر بشكل موضوعي إلى الاحتمالية والتأثير وتحديد المخاطر الحرجة. وهنا يتم اتخاذ القرار المبدئي بشأن الخطورة المحتملة للمخاطر على المشروع واحتمال تصعيدها إلى قيادة المشروع.
التحليل النوعي للمخاطر: يجب أن يعمل الفريق على تحديد المجالات التي تحتاج إلى وقت وموارد لإدارة المخاطر. ونتيجة لذلك، ينبغي الإجابة على هذا السؤال: ما هي المخاطر الإجمالية مقابل الفائدة من المشروع؟
تخطيط الاستجابة للمخاطر: هنا، يجب على الفريق تحديد ما يمكن القيام به لتقليل احتمالية المخاطر وتأثيرها. بالإضافة إلى ذلك، نبحث في زيادة الاحتمالية والاستفادة من الفرص التي قد تتاح لنا.
مراقبة المخاطر والتحكم فيها: نحن نضع خطة الاستجابة للمخاطر موضع التنفيذ وندير تقدمها والامتثال لها. ويشمل ذلك تنقيح الخطط مع تحديد المزيد من المخاطر، وإجراء المزيد من التحليل النوعي والكمي، والتخطيط لمزيد من الاستجابات للمخاطر.
خطة إدارة مخاطر المشروع
إن وضع خطة إدارة مخاطر المشروع هي عملية تطوير منهجية واستراتيجية إدارة المخاطر الشاملة للمشروع، وتحديد كيفية تنفيذ عمليات إدارة المخاطر، ودمج إدارة مخاطر المشروع مع جميع أنشطة إدارة المشروع الأخرى.
يجب أن يبدأ تخطيط المخاطر عند وضع تصور المشروع وينبغي إكماله في وقت مبكر من المشروع. قد يكون من الضروري إعادة النظر في هذه العملية في وقت لاحق من دورة حياة المشروع، على سبيل المثال عند حدوث تغيير مرحلي كبير، أو إذا تغير نطاق المشروع بشكل كبير، أو إذا حددت مراجعة لاحقة لفعالية إدارة المخاطر أن عملية إدارة مخاطر المشروع تتطلب تعديلاً.
تتطلب الإدارة الفعالة للمخاطر وضع خطة لإدارة المخاطر. وتصف هذه الخطة كيفية تنفيذ عمليات إدارة المخاطر وكيفية توافقها مع عمليات إدارة المشروع الأخرى.
خطة إدارة المخاطر هي أحد مكونات خطة إدارة المشروع التي تصف كيفية تنظيم وتنفيذ أنشطة إدارة المخاطر. قد تتضمن خطة إدارة المخاطر بعض أو كل العناصر التالية: استراتيجية المخاطر، والمنهجية القائمة على المخاطر، والأدوار والمسؤوليات، والتمويل، والتوقيت، وفئات المخاطر، ومدى تقبل أصحاب المصلحة للمخاطر، وتعريفات احتمالية المخاطر وتأثيرها، واحتمالية حدوثها، ومصفوفة التأثير، وأشكال إعداد التقارير، والتتبع.
وعلى مستوى أوسع، تصف خطة إدارة المخاطر العلاقات بين إدارة مخاطر المشروع والإدارة العامة للمشروع وعمليات الإدارة في باقي أجزاء المؤسسة.
ولتحقيق أكبر قدر من الفائدة، يجب أن يتم التخطيط الأولي لإدارة المخاطر في وقت مبكر من التخطيط العام للمشروع، وأن يتم دمج أنشطة إدارة المخاطر المقابلة في خطة إدارة المشروع الشاملة.
وعلى الرغم من أن عمليات إدارة مخاطر المشروع تشكل جزءًا لا يتجزأ من الخطة العامة لإدارة المشروع، إلا أنه ينبغي وضع ميزانية لأنشطة إدارة المخاطر المحددة من أجل تتبع النفقات المقابلة ورصدها والدفاع عنها عند الضرورة في جميع مراحل المشروع.
وينبغي إدراج تكلفة الاستجابة للمخاطر نفسها بشكل مناسب في ميزانية المشروع، في حين ينبغي أن تصف خطة إدارة المخاطر كيفية تقييم هذا الجزء من ميزانية المشروع وتخصيصه وإدارته.
ستحدد خطة إدارة المخاطر طرق مراقبة المخاطر لضمان تتبع النفقات المقابلة بشكل مناسب، وكذلك الشروط التي يمكن بموجبها تعديل الميزانية المعتمدة لإدارة المخاطر.
وينبغي أن يحدد تخطيط إدارة المخاطر نوع ومستوى تفاصيل المخاطر التي ستتم معالجتها وتوفير نموذج لسجل المخاطر الذي سيستخدم لتسجيل المعلومات والسمات المتعلقة بالمخاطر.
يجب أن تشير خطة إدارة المخاطر أيضًا إلى كثافة الجهد والتواتر الذي يجب أن تطبق به عمليات إدارة مخاطر المشروع المختلفة؛ ويعتمد ذلك على خصائص المشروع وكذلك على أهداف إدارة المخاطر المحددة.
ولكي يتم تنفيذ عمليات إدارة مخاطر المشروع بشكل صحيح وفعال، يحتاج فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين إلى معرفة أين ومتى يتوقع منهم المشاركة، ومعايير تحديد النجاح، ومستوى السلطة المخولة لهم، والإجراءات التي يجب اتخاذها بالنسبة للإجراءات أو القرارات التي تتجاوز هذا المستوى.
تحدد خطة إدارة المخاطر أدوار ومسؤوليات إدارة المخاطر في المشروع وتحدد التوقعات المقابلة لكل من الإدارة التنفيذية وموظفي المشروع.
نموذج خطة إدارة المخاطر
خطة إدارة المخاطر هي أحد مكونات خطة إدارة المشروع التي تصف كيفية تنظيم وتنفيذ أنشطة إدارة المخاطر. قد تتضمن خطة إدارة المخاطر بعض أو كل العناصر التالية:
استراتيجية المخاطر: يصف النهج العام لإدارة المخاطر في هذا المشروع.
منهجية المخاطر: تحدد المناهج والأدوات ومصادر البيانات المحددة التي سيتم استخدامها لتنفيذ إدارة المخاطر في المشروع
الأدوار والمسؤوليات: يحدد أعضاء فريق إدارة المخاطر الرئيسيين والداعمين وأعضاء فريق إدارة المخاطر لكل نوع من الأنشطة الموصوفة في خطة إدارة المخاطر، ويوضح مسؤولياتهم.
التمويل: يحدد الأموال اللازمة لتنفيذ الأنشطة المتعلقة بإدارة مخاطر المشروع. يضع بروتوكولات لتطبيق احتياطيات الطوارئ والإدارة.
التوقيت: يحدد متى وكم مرة سيتم تنفيذ تخطيط إدارة المخاطر طوال دورة حياة المشروع ويحدد أنشطة إدارة المخاطر لإدراجها في الجدول الزمني للمشروع.
فئات المخاطر: توفر وسيلة لتجميع مخاطر المشروع الفردية. من الطرق الشائعة لهيكلة فئات المخاطر هي هيكل تقسيم المخاطر، وهو تمثيل هرمي لمصادر المخاطر المحتملة.
مدى تقبل أصحاب المصلحة للمخاطر: يتم تسجيل تقبّل المخاطر لدى أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع في خطة إدارة المخاطر، حيث يتم تسجيلها في خطة إدارة المخاطر، حيث يتم إبلاغ تفاصيل عملية إدارة مخاطر الخطة. وعلى وجه الخصوص، ينبغي التعبير عن شهية أصحاب المصلحة للمخاطر على شكل عتبات مخاطر قابلة للقياس حول كل هدف من أهداف المشروع.
تعريفات احتمالية المخاطر وتأثيراتها: تكون تعاريف احتمالية المخاطر ومستويات التأثيرات خاصة بسياق المشروع وتعكس مدى تقبل المخاطر وعتباتها لدى المنظمة وأصحاب المصلحة الرئيسيين. وفيما يلي مثال على تعريفات احتمالية المخاطر وتأثيراتها.
مصفوفة الاحتمالات والتأثيرات. قد يتم تحديد قواعد تحديد الأولويات من قبل المنظمة قبل المشروع ويتم تضمينها في أصول العملية التنظيمية، أو قد تكون مصممة خصيصًا للمشروع المحدد.
تنسيقات إعداد التقارير. تحدد تنسيقات إعداد التقارير كيفية توثيق نتائج عملية إدارة مخاطر المشروع وتحليلها وإبلاغها.
التتبع. يوثق التتبع كيفية تسجيل أنشطة المخاطر وكيفية تدقيق عمليات إدارة المخاطر.
فئات المخاطر في إدارة مخاطر المشروع
توفر فئات المخاطر وسيلة لتجميع مخاطر المشروع الفردية. إحدى الطرق الشائعة لهيكلة فئات المخاطر هي هيكل تقسيم المخاطر (RBS)، وهو تمثيل هرمي لمصادر المخاطر المحتملة.
في حالة عدم استخدام هيكل تقسيم المخاطر، يمكن للمؤسسة استخدام إطار عمل مخصص لتصنيف المخاطر، والذي قد يأخذ شكل قائمة بسيطة من الفئات أو هيكل قائم على أهداف المشروع. تتضمن أمثلة مخاطر المشروع ما يلي:
المخاطر التقنية. تتضمن أمثلة المخاطر الفنية على سبيل المثال لا الحصر تعريف النطاق وتعريف المتطلبات والقيود.
مخاطر الإدارة. تشمل أمثلة المخاطر الإدارية على سبيل المثال لا الحصر إدارة المشروع وإدارة العمليات والتواصل.
المخاطر التجارية. تشمل أمثلة المخاطر التجارية على سبيل المثال لا الحصر المشتريات الداخلية والمقاولين من الباطن والموردين والبائعين.
المخاطر الخارجية. تشمل أمثلة المخاطر الخارجية على سبيل المثال لا الحصر أسعار الصرف والمنافسة واللوائح التنظيمية.
في الختام، تتمثل أهداف تخطيط إدارة المخاطر في تطوير استراتيجية إدارة المخاطر الشاملة للمشروع، ومنهجية إدارة المخاطر، وتحديد كيفية تنفيذ عمليات إدارة المخاطر، ودمج إدارة مخاطر المشروع مع جميع أنشطة إدارة المشروع الأخرى.
إذا كانت لديك معرفة وخبرة متقدمة في إدارة المخاطر، أو إذا كنت مدير مشروع يركز على إدارة مخاطر المشروع، بما في ذلك المشاريع الكبيرة في البيئات المعقدة، فإن شهادة إدارة المخاطر في إدارة المخاطر من معهد إدارة المشاريع (PMI) هي خيار ممتاز لك.