دليل تخطيط ومراقبة تحليل الأعمال التجارية

تساعد عملية تخطيط تحليل الأعمال محلل الأعمال على تحديد التوقعات من خلال تشجيع المناقشة والاتفاق على كيفية تنفيذ أعمال تحليل الأعمال وتجنب الالتباس فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات أثناء التنفيذ.
تضمن مراقبة تحليل الأعمال أن تظل معلومات المنتج دقيقة من لحظة الموافقة على معلومات المنتج حتى تنفيذه. تتضمن المراقبة إدارة التغييرات التي تطرأ على معلومات المنتج وتحديد الإجراءات الموصى بها للحفاظ على جودة المنتج.
ما هو تخطيط تحليل الأعمال؟
يتضمن إجراء تخطيط تحليل الأعمال الأنشطة التي يقوم بها فريق تحليل الأعمال للحصول على اتفاق مشترك بشأن أنشطة تحليل الأعمال التي سيقوم بها الفريق، وتعيين الأدوار والمسؤوليات ومجموعات المهارات للمهام المطلوبة لإكمال عمل تحليل الأعمال بنجاح.
يتم تجميع نتائج إجراء أنشطة تخطيط تحليل الأعمال في خطة تحليل الأعمال التي قد يتم توثيقها والموافقة عليها رسميًا أو قد تكون أقل رسمية اعتمادًا على كيفية عمل الفريق.
سواء كانت خطة تحليل الأعمال موثقة رسمياً أم لا، يجب أن تؤخذ نتائج عملية التخطيط بأكملها بعين الاعتبار في نهج تحليل الأعمال بشكل عام. قد يؤدي الفشل في اتخاذ قرارات التخطيط إلى اتباع نهج أقل من الأمثل عند تنفيذ أعمال تحليل الأعمال.
ستساعدك عملية تخطيط تحليل الأعمال كمحلل أعمال على وضع تقدير لمستوى الجهد المبذول لأنشطة تحليل الأعمال، وتجميع خطة تحليل الأعمال من مناهج المكونات والتقديرات.
عند وضع الخطة، من الممارسات الجيدة تقديم تفسيرات لخيارات التخطيط المتخذة. على سبيل المثال، بالنسبة للمشاريع التي تستخدم دورة حياة تكيفية، سيتم تخطيط عمق وإيقاع أنشطة التحليل بشكل مختلف عن المشاريع التي تستخدم دورة حياة تنبؤية.
لبدء تخطيط تحليل الأعمال في مشروعك، يجب أن يكون لديك ميثاق المشروع وتقييم أداء تحليل الأعمال. قد تقترح تقييمات أداء تحليل الأعمال طرقًا لتكييف عمليات وتقنيات تحليل الأعمال لتحسين قيمتها في العمل مع مجموعة من أصحاب المصلحة.
يخول ميثاق المشروع رسميًا وجود مكون أو برنامج أو مشروع محفظة أعمال، أو برنامج أو مشروع، ويحدد حدوده، وينشئ سجلًا لبداية المشروع. يوفر الميثاق فهمًا أوليًا للنطاق ويوفر السياق والأساس المنطقي لمبادرة تطوير المنتج. وبالإضافة إلى مناهج تخطيط تحليل الأعمال، يصبح الميثاق الأساس لتحديد جوانب تحليل الأعمال التي ينبغي إجراؤها ولتقدير مستوى الجهد المبذول.
أدوات وتقنيات تخطيط تحليل الأعمال
تتوفر مجموعة من أدوات وتقنيات تحليل الأعمال لتطوير خطة تحليل الأعمال في المشروع، وفيما يلي بعض الأدوات والتقنيات الشائعة الاستخدام
المخططات البيانية
المخطط التنازلي هو تمثيل بياني يُستخدم لحساب الكمية المتبقية من بعض الجوانب القابلة للتتبع في المشروع بمرور الوقت. تساعد المخططات التنازليّة على تصور التقدم أو الجهود المتوقفة أو التراجع حيث تزداد الكمية المتبقية مما يتم تتبعه بمرور الوقت.
عادةً ما تستخدم الفرق التي تعمل ضمن دورة حياة تكيفية مخططًا تنازليًا لتتبع العناصر المتراكمة المتبقية من المنتجات المتراكمة من تكرار إلى آخر. يتتبع بعض ممارسي التكيف ساعات العمل المتبقية أو المهام المتبقية، على الرغم من أن ممارسي التكيف الآخرين قد يشعرون بالقلق من أن التتبع التفصيلي للساعات أو المهام قد يؤدي إلى إدارة دقيقة لعمل الفريق.
بالنسبة للجهود المبذولة باستخدام دورة الحياة التكيفية، من الشائع أن يكشف العمل خلال التكرارات المبكرة عن العديد من التعديلات للمتطلبات وعناصر تراكم المنتج التي ترتبط بها.
تميل المتطلبات الجديدة وعناصر المنتج المتراكمة أيضًا إلى الظهور في التكرارات المبكرة مع معرفة المزيد عن الحل. يضيف هذا العمل الإضافي الذي يتم اكتشافه إلى عدد العناصر المتراكمة للمنتج المتبقية، مما قد يتسبب في حدوث نتوء في مخطط الإنهاك.
نموذج التحلل
هو نموذج تحليل يُستخدم لتقسيم المعلومات الموصوفة على مستوى عالٍ إلى تسلسل هرمي لأجزاء أصغر وأكثر انفصالاً. لأغراض التقدير، قد تتضمن الكائنات النموذجية التي يتم تحليلها غالبًا باستخدام نموذج التحلل النطاق أو منتجات العمل أو النواتج أو النواتج أو العمليات أو الوظائف أو أي أنواع أخرى من الكائنات التي يمكن تقسيمها إلى عناصر أصغر.
بالنسبة لجهود تطوير المنتجات حيث يتم تقدير مهام تحليل الأعمال والمنجزات المنفصلة بشكل منفصل، يمكن استخدام نماذج التحلل لتحديد ما يجب تقديره وتسلسله في نهاية المطاف في خطة عمل تحليل الأعمال.
تقنيات التقدير
يعتمد تخطيط تحليل الأعمال اعتمادًا كبيرًا على تقنيات التقدير، حيث يتم استخدامها لتوفير تقييم كمي للمبالغ أو النتائج المحتملة. يمكن أن تتضمن تقنيات التقدير النموذجية لجهد ما واحدة أو أكثر مما يلي: تقدير التقارب، دلفي، التقدير التصاعدي، التقدير التصاعدي، بوكر التقدير، التقدير النسبي، وتقدير النطاق العريض دلفي.
تراكم المنتج
أثناء تطوير خطة تحليل الأعمال في نهج تكييفي، يجب عليك استخدام تراكمات المنتج. تراكم المنتج هو قائمة بجميع العناصر المتراكمة للمنتج، وعادةً ما تكون قصص المستخدمين أو المتطلبات أو الميزات التي يجب تسليمها للحل. يتم تقدير العناصر الفردية في الأعمال المتراكمة كجزء من اختيار العناصر التي يوشك الفريق على الالتزام بتسليمها في التكرار القادم، وذلك بترتيب أولوياتها.
في دورة الحياة التكيفية، يعتمد توقيت العمل الذي يقوم به الفريق للتخطيط والالتزام بما سيتم تسليمه على النهج التكيفي الذي يستخدمه الفريق. عند استخدام النهج التكيفي، يمكن استخدام إدارة الأعمال المتراكمة ولوحات كانبان كجزء من تخطيط تحليل الأعمال.
التخطيط الموجي المتداول
هذا هو أسلوب تخطيط تكراري يتم فيه التخطيط للعمل الذي سيتم إنجازه على المدى القريب بالتفصيل، بينما يتم التخطيط للعمل في المستقبل على مستوى أعلى.
من من منظور تخطيط تحليل الأعمال، يمكن لمحللي الأعمال الذين يعملون كجزء من دورة حياة تنبؤية أن يكونوا مسؤولين أو يمكن أن يعملوا مع مدير المشروع لإنشاء تقديرات موجية متجددة لمهام تحليل الأعمال على فترات زمنية محددة ضمن الجدول الزمني العام للمشروع.
هيكل تقسيم العمل
أسلوب تخطيط للمشاريع باستخدام دورة حياة تنبؤية. WBS هو عبارة عن تحليل هرمي لنطاق العمل الكلي الذي سيقوم به فريق المشروع لإنجاز أهداف المشروع وإنشاء المخرجات المطلوبة.
في كثير من الأحيان، يتم تقسيم WBS حسب مرحلة المشروع وحسب المكوّن أو الناتج ضمن تلك المرحلة. وتصبح WBS أساسًا لإنشاء جدول زمني يسلسل العمل الذي يجب إنجازه بناءً على التقديرات والأولويات والتبعيات والقيود. بالنسبة للمشاريع التي تستخدم دورة حياة تنبؤية، عادةً ما يتم إنشاء WBS في البداية أثناء تخطيط تحليل الأعمال ثم يتم مراجعتها على فترات زمنية مجدولة بانتظام، مثل بوابات المراحل.
من من منظور تخطيط تحليل الأعمال، يكون محللو الأعمال مسؤولين عن الجزء الخاص بخطة تحليل الأعمال الذي يركز على مهام تحليل الأعمال.
مثال على خطة تحليل الأعمال
قد تكون خطة تحليل الأعمال، إذا تم توثيقها رسميًا، خطة فرعية لخطة إدارة المحفظة أو البرنامج أو المشروع أو قد تكون خطة منفصلة. وهي تحدد منهج تحليل الأعمال من خلال تجميع المناهج الفرعية في جميع مجالات المعرفة.
يمكن أن تتضمن خطة تحليل الأعمال تقديرًا لمستوى الجهد المبذول لأنشطة تحليل الأعمال، وهي تغطي نهج تحليل الأعمال بالكامل، بدءًا من إشراك أصحاب المصلحة إلى القرارات المتعلقة بكيفية إدارة المتطلبات.
وهي أوسع نطاقًا من خطة إدارة المتطلبات التي تركز على كيفية استنباط المتطلبات وتحليلها وتوثيقها وإدارتها. سواء تم توثيقها رسميًا أم لا، توفر الخطة ملخصًا للاتفاقيات التي تم التوصل إليها لجميع مكوناتها.
عندما تكون خطة تحليل الأعمال المكتوبة وثيقة مطلوبة، يجب أن تكون مكتوبة بطريقة يسهل فهمها، لأنها ستتم مراجعتها وقد تحتاج إلى موافقة أصحاب المصلحة الرئيسيين.
يجب أن يقوم محلل الأعمال ببناء الخطة بالتعاون مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لضمان المشاركة وتحقيق المواءمة والحصول على التأييد. التخطيط هو المجال الذي سيجد فيه مديرو المشاريع ومحللو الأعمال أدوارهم متداخلة، خاصة فيما يتعلق بتحديد أصحاب المصلحة وإشراكهم، والتواصل، وتحديد المخاطر، والتقدير، ووضع خطط العمل.
ما هي مراقبة تحليل الأعمال؟
لا يمكننا ذكر مراقبة تحليل الأعمال دون الحديث عن إمكانية التتبع. التتبع هو القدرة على تتبع المعلومات عبر دورة حياة المنتج من خلال إنشاء روابط بين العناصر. تُعرف هذه الروابط أيضًا باسم العلاقات أو التبعيات.
وتوصف إمكانية التتبع في بعض الأحيان بأنها ثنائية الاتجاه، أو إلى الأمام والخلف، لأن المتطلبات يتم تتبعها في أكثر من اتجاه. على سبيل المثال، يتم إجراء التتبع الخلفي من المتطلبات إلى ميزات النطاق وأهداف وغايات العمل التي أدت إلى ظهورها؛ ويتم إجراء التتبع الأمامي من المتطلبات إلى مكونات التصميم والاختبار، وفي نهاية المطاف، المنتج النهائي.
وكجزء من جهود تخطيط تحليل الأعمال في المشروع، يجب تحديد نهج تتبع ومراقبة تحليل الأعمال وتضمينه في خطة تحليل الأعمال.
يحدد نهج تتبع ومراقبة تحليل الأعمال عمليات التتبع وإدارة التغيير للمحفظة أو البرنامج أو المشروع أو المنتج. وينبغي تنظيم كل منها على مستوى شكلي كافٍ لتلبية احتياجات المحفظة أو البرنامج أو المشروع أو المنتج.
يحدد نهج إمكانية تتبع تحليل الأعمال بنية المتطلبات التي سيتم استخدامها لتحديد كيفية ارتباط المتطلبات والنماذج ومعلومات المنتج الأخرى ببعضها البعض، بما في ذلك مكونات معلومات المنتج الأكثر ملاءمة للتتبع وكيفية تتبعها مع بعضها البعض.
يحدد نهج التتبع والمراقبة كيفية تنفيذ أنشطة التتبع وإدارة التغيير في جميع أنحاء المحفظة أو البرنامج أو المشروع. تتضمن مكونات التتبع في النهج أنواع الكائنات التي سيتم تتبعها، وأنواع العلاقات، ومستوى تفاصيل التتبع المطلوبة، ومعلومات حول المكان الذي سيتم تتبع معلومات التتبع فيه.
وتتضمن مكونات مراقبة تحليل الأعمال في النهج كيفية اقتراح التغييرات ومراجعتها، وكيفية توثيق القرارات وإبلاغها، وكيفية إجراء التغييرات على معلومات المنتج الحالية. يصف كلا النهجين الأدوار والمسؤوليات وكيفية تخزين المعلومات.
إدارة التغييرات هي جزء من مراقبة تحليل الأعمال في المشروع. وهي عملية فحص التغييرات أو العيوب التي تنشأ أثناء المشروع من خلال فهم قيمة التغييرات وتأثيرها. ومع الاتفاق على التغييرات، يتم عكس المعلومات حول هذه التغييرات حيثما كان ذلك ضرورياً لدعم تحديد الأولويات وتطوير المنتج في نهاية المطاف.
تستلزم إدارة التغييرات التي تطرأ على المتطلبات ومعلومات المنتج الأخرى الحفاظ على سلامة المتطلبات وما يرتبط بها من مخرجات ومنتجات العمل وضمان توافق كل متطلب جديد مع احتياجات العمل وأهداف العمل.
وتتمثل الفائدة الرئيسية لعملية تغيير المتطلبات في أنها توفر عملية لإدارة التغييرات على المتطلبات المعتمدة مع تقليل مخاطر المنتج والمشروع المرتبطة بالتغيير غير المنضبط وغير المعتمد.
أدوات وتقنيات مراقبة تحليل الأعمال
تتوفر مجموعة من أدوات وتقنيات تحليل الأعمال لإدارة التغييرات ومراقبة أنشطة تحليل الأعمال في المشروع، وفيما يلي بعض الأدوات والتقنيات الشائعة الاستخدام:
إدارة الأعمال المتراكمة
هي تقنية تستخدم في النهج التكيفي للحفاظ على قائمة العناصر المتراكمة التي سيتم العمل عليها خلال المشروع. يتم ترتيب القائمة حسب قيمة الأعمال أو أهميتها بالنسبة للعميل ويتم تحديد حجمها من قبل فريق التطوير بحيث يتم اختيار العناصر الأعلى قيمة وتسليمها في دورة التطوير التالية.
كجزء من مراقبة تحليل الأعمال، تتم إضافة التغييرات المقترحة أو القصص الجديدة إلى أسفل القائمة المتراكمة، حيث يتم وضعها حتى المرة التالية التي يتم فيها إعادة ترتيب أولويات العمل المتراكم. في دورات الحياة التكيفية، تكون إدارة الأعمال المتراكمة هي التقنية المستخدمة لإدارة التغييرات.
أدوات التحكم في التغيير
في المشاريع التي تتبع دورة حياة تنبؤية، يمكن أن تكون أدوات التحكم في التغيير يدوية أو آلية وتستخدم لإدارة طلبات التغيير والقرارات الناتجة عنها. قد تكون هذه الأدوات موجودة بالفعل داخل المؤسسة. عندما يتم إدخال أداة التحكم في التغيير في مشروع ما، يجب مراعاة احتياجات جميع أصحاب المصلحة المشاركين في عملية التحكم في التغيير.
اتخاذ القرارات الجماعية
التقنيات التي يمكن استخدامها في بيئة جماعية للوصول بالمشاركين إلى قرار نهائي بشأن قضية أو موضوع قيد المناقشة. يمكن استخدام تقنيات اتخاذ القرارات الجماعية جنباً إلى جنب مع تقنيات أخرى لتقرير ما إذا كان ينبغي العمل بالتغييرات المقترحة.
تحليل الأثر
تحليل الأثر هو أسلوب يستخدم لتقييم التغيير فيما يتعلق بكيفية تأثيره على العناصر ذات الصلة. عندما يتم اقتراح تغيير في معلومات المنتج، يتم إجراء تحليل الأثر لتقييم التغيير المقترح فيما يتعلق بكيفية تأثيره على مكونات المحفظة والبرنامج والمشروع والمنتج، بما في ذلك المتطلبات ومعلومات المنتج الأخرى.
الخاتمة
في الختام، يجب إجراء أنشطة تخطيط ومراقبة تحليل الأعمال بعناية من قبل محلل الأعمال. سيساعدك تطوير خطة تحليل الأعمال حيث يقوم محلل الأعمال بتجميع جميع مناهج المشروع في مجموعة متماسكة من الاتفاقيات والقرارات حول كيفية إجراء تحليل الأعمال.
يتضمن نهج مراقبة تحليل الأعمال كيفية اقتراح التغييرات ومراجعتها، وكيفية توثيق القرارات وإبلاغها، وكيفية إجراء التغييرات على معلومات المنتج الحالية والأدوار والمسؤوليات وكيفية تخزين المعلومات.
خطة تحليل الأعمال هي خارطة الطريق لجميع مهام تحليل الأعمال اللاحقة. وهي تصف نطاق العمل الذي يجب أن يتضمن هيكل تقسيم العمل، وقد تحتوي على قائمة أنشطة مع تقديرات لهذه الأنشطة. قد يكون ملخصاً أو مفصلاً، اعتماداً على حجم المشروع.
إذا كان ما شرحناه في هذه المقالة جزءاً من عملك اليومي، أو إذا كنت مهتماً بتحسين معرفتك في مجال تحليل الأعمال، ننصحك بشدة بقراءة امتحان شهادة PMI PBA كما يمكنك الاطلاع على منهج دورة التدريب على اختبار PMI PBA عبر الإنترنت.