أدوات وتقنيات تحليل الأعمال التجارية

هناك 110 من أدوات وتقنيات تحليل الأعمال الفردية في دليل معهد إدارة المشاريع لتحليل الأعمال. يتم استخدام بعضها مرة واحدة في المشروع، وبعضها يظهر عدة مرات عبر عمليات تحليل الأعمال المتعددة داخل المشروع. سنغطي في هذه المقالة أدوات وتقنيات تحليل الأعمال الشائعة الاستخدام في مجال إدارة المشاريع.
ما هي عملية تحليل الأعمال؟
تصف عمليات تحليل الأعمال الأنشطة التي يتم تنفيذها لإجراء تحليل الأعمال. تنتج كل عملية تحليل أعمال ناتجًا واحدًا أو أكثر من المدخلات باستخدام أدوات وتقنيات تحليل الأعمال المناسبة. يتم تعريف العملية على أنها سلسلة منهجية من الأنشطة الموجهة نحو تحقيق نتيجة نهائية بحيث يتم العمل على مدخل واحد أو أكثر من المدخلات لإنتاج مخرج واحد أو أكثر.
يتم تعريف المدخلات على أنها أي عنصر تتطلبه العملية قبل أن تستمر تلك العملية. وفي الممارسة العملية، إذا كانت هناك مدخلات أفضل متاحة، فيمكن تصميم العملية لاستخدامها. من المهم ملاحظة أن أصول العملية التنظيمية، والعوامل البيئية للمؤسسة، وحكم الخبراء، وخطة تحليل الأعمال تُستخدم عادةً كمدخلات في جميع عمليات تحليل الأعمال.
يتم إنجاز تحليل الأعمال من خلال التطبيق والتكامل المناسبين لعمليات تحليل الأعمال المجمعة منطقياً والمرتبطة بالمخرجات التي تنتجها. تطبق عمليات تحليل الأعمال على مستوى العالم عبر مجموعات الصناعة.
يمكن استخدام العمليات بالتوازي، وتحتوي على أنشطة متداخلة، وتحدث عدة مرات طوال دورة حياة المنتج. في حين أن عمليات تحليل الأعمال ليست مطلوبة، إلا أنه يوصى بكل عملية بمستويات متفاوتة من التفاصيل في ظل ظروف مختلفة.
مجموعة عمليات تحليل الأعمال هي تجميع منطقي لعمليات تحليل الأعمال. وفقًا لمعيار تحليل الأعمال الذي نشره معهد إدارة المشاريع، هناك ست مجموعات لعمليات تحليل الأعمال. كل مجموعة عمليات مستقلة عن مجال التطبيق أو الصناعة التي يتم تنفيذها فيها.
مجموعات العمليات ليست مراحل دورة حياة المشروع؛ ولا يتم تحديد التسلسل والتوقيت. تتم إعادة النظر في مجموعات العمليات حيث يمكن تكرار عملية أو أكثر ضمن مجموعة العمليات على أساس مستمر طوال دورة حياة المشروع. وتعد مجموعة العمليات التنفيذية أحد الأمثلة على ذلك. تكون عمليات الاستنباط مستمرة ويتم تنفيذها لكل تكرار في دورة حياة تكيفية.
أدوات وتقنيات تحليل الأعمال
تصف أدوات وتقنيات تحليل الأعمال طرقاً مختلفة لتنفيذ عملية أو نشاط معين لتحليل الأعمال. هناك المئات من أدوات وتقنيات تحليل الأعمال المستخدمة. تُستخدم بعض التقنيات على وجه التحديد عند إجراء تحليل الأعمال، في حين أن البعض الآخر شائع ويستخدم في العديد من التخصصات.
ويصف معيار تحليل الأعمال الذي نشره معهد إدارة المشاريع أنشطة تحليل الأعمال لجميع دورات حياة المشروع، كما أن تقنيات تحليل الأعمال هي أيضاً عالمية بغض النظر عن نهج التسليم المختار. في حين أن بعض التقنيات قد تكون مفيدة في دورة حياة واحدة أكثر من دورة حياة أخرى، إلا أن معظم هذه الأدوات والتقنيات مفيدة بغض النظر عن دورة الحياة المختارة أو الصناعة التي يتم تنفيذها فيها.
ضمن كل عملية من عمليات تحليل الأعمال، يتم إدراج عينة صغيرة من الأدوات والتقنيات كإرشادات لتسليط الضوء على التقنيات الممكنة التي قد يطبقها محلل الأعمال عند إجراء العملية. يتم تشجيع من يقومون بتحليل الأعمال دائمًا على تعلم تقنيات جديدة أو تكييف التقنيات الحالية مع المواقف الجديدة؛ لذلك فإن أدوات وتقنيات تحليل الأعمال المتاحة للممارسين في تغير ونمو دائم.
وقد تم تجميع أدوات وتقنيات تحليل الأعمال حسب الغرض منها: الاستنباط، والتقدير، وتحديد الأولويات، والتقييم… إلخ. يصف اسم المجموعة الهدف مما يجب القيام به وتمثل الأدوات في المجموعة أساليب مختلفة لتحقيق الهدف.
على سبيل المثال، مخططات تحديد الأولويات هي أدوات وتقنيات تم تجميعها بقصد تحديد أولويات مكونات المحفظة أو البرامج أو المشاريع أو المتطلبات أو الميزات أو أي معلومات أخرى عن المنتج. ومن بين تقنيات تحليل الأعمال التي يمكن استخدامها لتحديد الأولويات التصويت المتعدد وتحديد الوقت والترتيب المرجح.
تقنيات الاستنباط
تُستخدم تقنيات تحليل الأعمال لاستخلاص المعلومات من مصادر مختلفة، وفيما يلي بعض التقنيات الشائعة الاستخدام:
النماذج الأولية
النماذج الأولية هي طريقة للحصول على تغذية راجعة مبكرة حول المتطلبات من خلال توفير نموذج للحل المتوقع قبل بنائه. تُعرف النماذج الأولية أيضًا باسم إثبات المفاهيم (PoC).
نظرًا لأن النماذج الأولية ملموسة، فإن أصحاب المصلحة قادرون على تصور نموذج للمنتج وربما تجربته بدلاً من مناقشة تمثيلات مجردة للمتطلبات. يمكن أن يكون النموذج الأولي نموذجاً للنتيجة الحقيقية، كما هو الحال في النموذج المعماري، أو يمكن أن يكون نسخة مبكرة من المنتج نفسه. بعض الأنواع الشائعة من النماذج الأولية هي التالية: القصص المصورة، والإطار السلكي، والتطوري.
العصف الذهني
العصف الذهني هو أسلوب استنباط يمكن استخدامه لتحديد قائمة من الأفكار خلال فترة زمنية قصيرة – على سبيل المثال، قائمة بالمخاطر أو أصحاب المصلحة أو خيارات الحلول المحتملة. يتم إجراء العصف الذهني في بيئة جماعية ويقودها ميسر. o غالبًا ما يكون الناتج الناتج الناتج من المجموعة أكبر من الناتج الذي يمكن الحصول عليه من نفس المجموعة إذا تم تسجيل الأفكار بشكل فردي.
الملاحظة
توفر هذه التقنية طريقة مباشرة للحصول على معلومات حول كيفية تنفيذ عملية ما أو استخدام منتج ما من خلال مشاهدة الأفراد في بيئتهم الخاصة وهم يؤدون وظائفهم أو مهامهم، وعادة ما يتم تنفيذ الملاحظة مع المراقب الذي يشاهد عامل العملية وهو يؤدي العمل، ولكن يمكن أيضًا أن يتم تنفيذها مع المراقب الذي يختبر أو يؤدي المهمة مباشرة. والهدف من الملاحظة هو الكشف عن المعلومات التي لا يستطيع أصحاب المصلحة أو لا يرغبون في تقديمها واستخدام المعلومات في صياغة متطلبات المنتج.
المجموعات المركزة
تجمع المجموعات المركزة بين أصحاب المصلحة المؤهلين مسبقاً والخبراء المتخصصين للتعرف على توقعاتهم ومواقفهم حول الحل المقترح. توفر المجموعات المركزة فرصة للحصول على تعليقات مباشرة من العملاء و/أو المستخدمين النهائيين.
تقنيات التخطيط
تقنيات تحليل الأعمال المستخدمة لتخطيط أعمال تحليل الأعمال في المشروع، وفيما يلي بعض التقنيات الشائعة الاستخدام
تراكم المنتجات
تراكم المنتج هو قائمة بجميع العناصر المتراكمة للمنتج، وعادةً ما تكون قصص المستخدمين أو المتطلبات أو الميزات التي يجب تسليمها للحل. يتم تقدير البنود الفردية في الأعمال المتراكمة كجزء من اختيار العناصر التي يوشك الفريق على الالتزام بتسليمها في التكرار القادم، وذلك حسب ترتيب الأولويات.
يركز جهد تحليل الأعمال لأي عنصر من العناصر المتراكمة للمنتج على التأكد من أن العناصر المتراكمة للمنتج تفي بتعريف الجاهزية. ويساعد جعل عنصر من العناصر المتراكمة للمنتج جاهزًا الفريق على تحسين فهمه للأعمال المتراكمة لهذا العنصر إلى النقطة التي يمتلك فيها معلومات كافية لبدء التطوير.
في دورة الحياة التكيّفية، يعتمد توقيت العمل الذي يقوم به الفريق للتخطيط والالتزام بما سيتم تسليمه على النهج التكيّفي الذي يستخدمه الفريق. عند استخدام النهج التكيفي، يمكن استخدام إدارة الأعمال المتراكمة ولوحات كانبان كجزء من التخطيط.
التخطيط الموجي المتداول
هذا أسلوب تخطيط تكراري لتحليل الأعمال حيث يتم التخطيط للعمل الذي سيتم إنجازه على المدى القريب بالتفصيل، بينما يتم التخطيط للعمل في المستقبل على مستوى أعلى. من من منظور تحليل الأعمال، يمكن لمحللي الأعمال الذين يعملون كجزء من دورة حياة تنبؤية أن يكونوا مسؤولين أو يمكن أن يعملوا مع مدير المشروع لإنشاء تقديرات موجية متجددة لمهام تحليل الأعمال على فترات زمنية محددة ضمن الجدول الزمني العام للمشروع.
تخطيط القصة
تقنية تحليل الأعمال المستخدمة في التخطيط للمشاريع التي تستخدم دورة حياة تكيفية. يُستخدم تخطيط القصص لتسلسل قصص المستخدمين، استنادًا إلى قيمة أعمالها والترتيب الذي يقوم به المستخدمون عادةً لتنفيذها، بحيث يمكن للفرق التوصل إلى فهم مشترك لما سيتم بناؤه. o من منظور التخطيط لتحليل الأعمال، يمكن أن يساعد تخطيط القصص في اقتراح متى قد يلزم بذل المزيد من الجهد في التحليل.
تقنيات اتخاذ القرارات الجماعية
تُستخدم تقنيات تحليل الأعمال في بيئة جماعية للوصول بالمشاركين إلى قرار نهائي بشأن مشكلة أو موضوع قيد المناقشة، وفيما يلي بعض التقنيات الشائعة الاستخدام
دلفي
تقنية دلفي هي تقنية لجمع المعلومات تُستخدم كوسيلة للتوصل إلى توافق في الآراء من الخبراء حول موضوع ما. يشارك الخبراء في هذا الأسلوب دون الكشف عن هويتهم. يستخدم الميسر استبيانًا لاستخلاص الأفكار حول النقاط المهمة المتعلقة بالموضوع.
يتم تلخيص الردود ثم يعاد تعميمها على الخبراء للحصول على مزيد من التعليقات. قد يتم التوصل إلى توافق في الآراء في بضع جولات من هذه العملية. وتساعد تقنية دلفي على الحد من التحيز في البيانات وتمنع أي شخص واحد من التأثير غير المبرر على النتيجة.
مخططات تحديد الأولويات
تُستخدم تقنيات تحليل الأعمال لتحديد أولويات مكونات المحفظة أو البرامج أو المشاريع أو المتطلبات أو الميزات أو أي معلومات أخرى عن المنتج، وفيما يلي بعض التقنيات الشائعة الاستخدام
تحديد الأولويات
تقنية تحليل الأعمال التي تصنف كل متطلب إلى إحدى المجموعات التالية: يجب أن يكون (أساسي لنجاح الحل)، أو يجب أن يكون (مهم، ولكن نجاح الحل لا يعتمد على المتطلب)، أو يمكن أن يكون (يمكن تركه بسهولة دون التأثير على الحل)، أو لن يكون (لن يتم تسليمه هذه المرة).
شراء ميزة
نوع من الألعاب التعاونية تُستخدم لتمكين مجموعة من أصحاب المصلحة من الاتفاق على تحديد الأولويات من خلال تزويد كل صاحب مصلحة بمبلغ من المال الوهمي لشراء ما يختاره من الميزات، وتقسيم المال المستلم على الميزات، حسب الرغبة.
يتم ترتيب الميزات حسب الأولوية من خلال حساب إجمالي الأموال التي تم إنفاقها لكل ميزة من قبل جميع أصحاب المصلحة. تعتبر الميزات التي تتلقى أكبر قدر من المال من المشاركين هي الميزات الأكثر قيمة والأعلى أولوية.
نموذج محاذاة الغرض
تقنية تحليل الأعمال التي توفر إطار عمل لتصنيف خيارات الأعمال حسب الغرض منها. وهو يدعم مواءمة قرارات العمل مع أغراض العمل. يتم تحديد الغرض من كل خيار من خلال النظر في مدى أهمية المهمة ومدى الميزة التنافسية التي سيوفرها كل خيار للمؤسسة.
في حين أن هذه التقنية تهدف في المقام الأول كأساس لاتخاذ قرارات استراتيجية أو عالية المستوى بشأن المنتج، إلا أن بعض المؤسسات تستخدمها أيضًا لتحليل وتسهيل المناقشات حول متطلبات المنتج والقيمة التي يوفرها كل منها، والتي بدورها تصبح نقطة انطلاق لمناقشات تحديد الأولويات حول ميزات المنتج ومتطلباته.
تقنيات التقدير
تُستخدم تقنيات تحليل الأعمال لتوفير تقييم كمي للمبالغ أو النتائج المحتملة، وفيما يلي بعض التقنيات الشائعة الاستخدام
التقدير النسبي
وهو شكل من أشكال التقدير النسبي، حيث يقوم أعضاء الفريق بتنظيم عناصر المنتج المتراكمة في مجموعات يكون فيها كل عنصر من عناصر المنتج المتراكمة بنفس الحجم تقريبًا، أو حيث يستخدم أعضاء الفريق مفهوم حجم القميص – على سبيل المثال، صغير ومتوسط وكبير وكبير جدًا – كمقياس للتقدير.
بوكر التقدير
أسلوب التقدير النسبي التعاوني التعاوني الذي يوجد فيه مقياس متفق عليه يستخدم للتقديرات النسبية. يتم إعطاء كل شخص مشارك في لعبة بوكر التقدير سلسلة من البطاقات بالمقياس المتفق عليه. وعادةً ما يتقارب أعضاء الفريق على تقدير مرجعي لأحد عناصر المشروع المتراكمة الخاصة بهم، وغالبًا ما يستخدمون نهج دلفي أو دلفي واسع النطاق.
ثم يتم استخدام التقدير المرجعي كأساس لتقديرات نسبية لاحقة لكل عنصر إضافي من عناصر المنتج المتراكمة التي سيتم تقديرها. ويحمل أعضاء الفريق بطاقات تمثل تقديراتهم لمستوى الجهد المطلوب في سياق التقدير المرجعي المتفق عليه، معبراً عنها ضمن المقياس المختار.
يشرح أولئك الذين وضعوا أعلى وأدنى التقديرات الأساس المنطقي الذي استندوا إليه، ثم يقوم الجميع بالتقدير مرة أخرى. تتكرر العملية حتى يتحقق التقارب.
التقدير النسبي
أسلوب لإنشاء تقديرات مستمدة من إجراء مقارنة مع مجموعة مماثلة من الأعمال بدلاً من التقدير على أساس وحدات مطلقة من التكلفة أو الوقت. o التقدير النسبي مشابه للتقدير النسبي ولكنه ليس مطابقًا للتقدير التناظري الذي يستند عادةً إلى بيانات تاريخية.
بالنسبة للتقدير النسبي، يتفق فريق العمل على طريقة ما لتمثيل تقدير لعنصر واحد من عناصر العمل المتراكمة، ثم يقوم بتقدير عناصر العمل المتراكم الأخرى مقارنةً بذلك التقدير المتفق عليه.
تقنيات التقييم
تقنية تحليل الأعمال المستخدمة لتحديد العائد أو القيمة التي سيوفرها أحد الخيارات، وفيما يلي بعض الأساليب الشائعة الاستخدام:
معدل العائد الداخلي
معدل العائد الداخلي (IRR) هو العائد السنوي المتوقع لاستثمار مشروع ما، متضمنًا التكاليف الأولية والجارية. معدل العائد الداخلي هو النسبة المئوية المقدرة لمعدل النمو المتوقع أن يحققه مشروع معين. وغالبًا ما يتم تحديد معدلات العوائق، مثل معدل العائد الداخلي المتوقع، ويجب أن يتجاوز مستوى معين لكي يتم النظر في استثمار المشروع
العائد على الاستثمار
العائد على الاستثمار هو النسبة المئوية للعائد على الاستثمار الأولي للمشروع. يتم حساب العائد على الاستثمار بأخذ المتوسط المتوقع لجميع الفوائد الصافية المتوقعة وقسمتها على التكلفة الأولية للمشروع. لا تأخذ طريقة التقييم هذه في الحسبان التكاليف الجارية للمنتجات أو الخدمات الجديدة، ولكنها لا تزال مقياسًا مستخدمًا على نطاق واسع. وغالبًا ما يكون لدى المؤسسات “معدلات عقبة” يجب أن يتجاوزها عائد الاستثمار المتوقع قبل النظر في اختيار المشروع.
صافي القيمة الحالية
صافي القيمة الحالية (NPV) هي القيمة المستقبلية لفوائد المشروع المتوقعة معبراً عنها بقيمة تلك الفوائد في وقت الاستثمار. تأخذ القيمة الحالية الصافية الحالية في الاعتبار الفوائد الحالية والمستقبلية والتضخم، كما أنها تأخذ في الاعتبار العائد الذي يمكن الحصول عليه من خلال الاستثمار في الأدوات المالية بدلاً من المشروع.
وتعتبر أي قيمة صافي القيمة الحالية أكبر من الصفر استثمارًا مجديًا، على الرغم من أنه يمكن الموافقة على مشروع بقيمة صافي القيمة الحالية أقل من الصفر إذا كانت المبادرة بتكليف من الحكومة على سبيل المثال. ستكون الفوائد المتوقعة المدرجة في تحليل التكلفة والعائد مقاييس قيمة لاستخدامها عند تقييم نتائج البرنامج أو المشروع.
أثناء تقييم الاحتياجات، قد يسلط محلل الأعمال الضوء على مقاييس التقييم الرئيسية كجزء من التوصية. إذا لم يتم تسجيل هذه المقاييس أثناء تقييم الاحتياجات، يتم توثيقها أثناء تخطيط تحليل الأعمال.
الخاتمة
في الختام، هناك قائمة طويلة من أدوات وتقنيات تحليل الأعمال التي يمكن لمحلل الأعمال استخدامها لإجراء عمليات ومهام تحليل الأعمال. الأداة هي عنصر محدد وملموس مثل قالب أو برنامج، يستخدم في تنفيذ نشاط ما لإنتاج منتج أو نتيجة. التقنية هي إجراء منهجي محدد لإنتاج ناتج أو أكثر من المخرجات، والتي قد تستخدم أيضاً أداة واحدة أو أكثر.
بصفتك محلل أعمال، يمكنك الرجوع إلى دليل معهد إدارة المشاريع لتحليل الأعمال كلما أردت معرفة المزيد عن مجموعة متنوعة من أدوات وتقنيات تحليل الأعمال المتاحة التي يمكنك استخدامها في مشروعك أثناء إجراء أنشطة تحليل الأعمال.