حكمة حدود WIP

أثناء استعدادك لامتحان PMI-ACP، من المحتمل أن تصادف بعض مفاهيم الإدارة اليابانية. في الواقع، تستعير “أجايل” الكثير من فلسفات الإدارة اليابانية، حيث يمكن أن تكون العملية مهمة بقدر أهمية النتيجة النهائية. وهذا يمكن أن يتعارض مع المناهج الغربية التقليدية.
أحد المجالات التي اقتبست فيها أجايل من الشرق (وهناك الكثير منها) هو محاولة الحد من العمل الجاري (WIP). في المشاريع التقليدية، تعتبر محاولة الحد من عدد الأشياء التي يقوم بها عضو الفريق في وقت واحد محاولة للحد من عدد الأشياء التي يقوم بها عضو الفريق في وقت واحد بمثابة إدارة دقيقة لعمله. في ظل نظام أجايل، هذا ليس سيئًا تمامًا.
السبب الحقيقي وراء عدم اعتبار المزيد من WIP أفضل هو أنه عندما تتطاير (أو تدور) الكثير من التفاصيل، فإن الأمور ستتعطل حتمًا على مستوى ما. البشر لا يقومون بمهام متعددة بشكل جيد كقاعدة عامة. ينشغل الناس بأشياء كثيرة جدًا، ويتفاقم هذا الأمر عند إضافة المزيد من الأشخاص والمزيد من WIP. سوف يفوتك شيء ما. ستنخفض الجودة. وكما قال المهندس المعماري الشهير، ميس فان دير روه، “الأقل هو الأكثر”.
من خلال الحد من WIP، يكون لدى كل عضو من أعضاء الفريق عدد أقل من الأشياء التي يجب عليه تتبعها، وهذا يخلق بيئة لجودة أفضل، ولكن كيف يحد الفريق من WIP بالضبط؟ أولاً، يوافق الفريق على أن يكون لكل عضو عدد معين فقط من قصص المستخدمين في WIP في أي وقت. من المحتمل أن يكون عدد 1 قليل جدًا (قد يكون من المنطقي أن يكون هناك بحث عن شيء ما بينما يتم تجميع شيء آخر)، ولكن قد يكون عدد 5 قصص كثيرة جدًا. من الأفضل وضع هذه الحدود وتطبيقها من قبل الفريق. بعد ذلك، يتم جعل كل شيء مرئيًا على لوحة كانبان. تجذب اللوحة التركيز بشكل عام بحيث أنه حتى لو قرر شخص ما العمل على شيء ما في الخفاء، فلن يحصل على نفس الأولوية التي يحصل عليها ما هو مرئي للعامة.
وتتعلق حدود WIP بثقافة المشروع أكثر مما تتعلق بقاعدة صارمة وسريعة، ولكن عند استخدامها بحكمة يمكن أن تساعد في الإنتاجية والكفاءة الإجمالية بقدر ما تفيد جودة المنتج.