التواصل الفعال = فرق عمل المشاريع المنتجة

شكراً جزيلاً لأحد مدربي سبوتو الخاصين بنا، آلان زوكر، على إنشاء محتوى هذه المدونة. يمكنك الاشتراك في مدونته والاطلاع على مصادر هذا المحتوى باتباع هذا الرابط: http://pmessentials.us/blog/
التواصل الفعال هو حجر الزاوية للمشاريع الناجحة والفرق المنتجة. يمجد البيان الرشيق فضائل التعاون والتفاعل الفردي والتواصل وجهاً لوجه. تمثل المشاريع قدرتنا على تنسيق عمل العديد من الأشخاص لتحقيق هدف ما. ليس من المستغرب أن يقضي مديرو المشاريع 90% من وقتهم في التواصل.
تُظهر الفرق عالية الأداء سلوكيات تواصل فعالة. فهم يجرون مناقشات مفتوحة ومحترمة. ينخرطون في حل المشاكل البناءة. يستمتعون بصحبة بعضهم البعض.
إن تأثير التواصل الضعيف ملموس وقابل للقياس. فالفرق تنتقد بعضها البعض عبر البريد الإلكتروني. في 30% من المشاريع الفاشلة، كان ضعف التواصل هو السبب الرئيسي في فشلها.
وعلى الرغم من إدراكنا المعرفي لأهمية التواصل، إلا أننا ننخرط في ممارسات تقوض جهودنا. نتجنب المحادثات الشخصية. نستغرق في أحلام اليقظة ونقوم بمهام متعددة. ننظر إلى هواتفنا الذكية أثناء الاجتماعات. لاحظت العديد من الدراسات انخفاضاً في التعاطف والمشاركة الشخصية المرتبطة بإدماننا للهواتف الذكية.
يتطلب تحسين التواصل وزيادة المشاركة بذل الجهد. إليك أربع طرق لتحسين معنويات فريقك وإنتاجيته من خلال التواصل بشكل أكثر فعالية:
إرساء قواعد الفريق
تمر الفرق بعملية التشكيل والعصف ووضع المعايير والأداء. عندما يصلون إلى مرحلة وضع القواعد، يكون الفريق قد وضع قواعد رسمية وغير رسمية للسلوك الفردي والجماعي. وبعبارة أخرى، يعرف الأعضاء ما يمكن توقعه من بعضهم البعض ومن الفريق ككل.
إنها عملية طبيعية أن يتشكل الناس في فرق ويضعون قواعد للسلوك. ومع ذلك، يمكن أن تكون عملية التشكيل فوضوية وتستغرق وقتًا طويلاً – خاصة مع الفرق الكبيرة أو الموزعة.
يعد وضع قواعد المجموعة والسلوكيات المقبولة بشكل صريح أكثر كفاءة من انتظار الحلول العضوية. وغالبًا ما يلعب القائد الرسمي (مثل المدير أو مدير المشروع أو مدير المشروع أو ما إلى ذلك) دورًا في تحديد التوقعات. في فرق الإدارة الذاتية، يمكن لمدير سكروم أو مدرب أجايل تسهيل هذه العملية.
وبغض النظر عن كيفية وضع القواعد، يحتاج الفريق إلى قبولها والموافقة على الخضوع لها. كلما وافق الفريق على القواعد بشكل أسرع، كلما تقدم الفريق بشكل أسرع خلال عملية التشكيل.
قد تتضمن قواعد الفريق ما يلي:
وضع توقعات لسلوكيات الفريق والسلوكيات بين أفراده. كيف نتعامل مع بعضنا البعض؟ ما الذي يعتبر “مقبولاً” أو “غير لائق”؟
وضع عمليات لاتخاذ القرارات وحل النزاعات؛ و
وضع أنماط للاتصالات المنتظمة للفريق. ما الاجتماعات التي نعقدها؟ كم مرة؟ ما هو الهدف؟
تشجيع التواصل وجهاً لوجه
الاتصالات وجهاً لوجه هي الأكثر فعالية. يتحدث البشر وجهاً لوجه منذ آلاف السنين. نحن نعرف كيفية تفسير لغة الجسد والتنغيم وتعبيرات الوجه. هذا هو السبب في أن 93% من الاتصالات غير لفظية. وعلى العكس من ذلك، لا نمتلك الخبرة نفسها تقريبًا مع البريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها.
تؤكد العديد من الدراسات أن التواصل وجهاً لوجه أكثر فعالية بكثير من التواصل الإلكتروني. ففي دراسة أجريت مؤخرًا في كلية مكومبس لإدارة الأعمال، التمس الطلاب مساهمات عبر البريد الإلكتروني والطلبات المباشرة. توقعت مجموعة البريد الإلكتروني أن تكون أكثر فعالية بقليل. ومع ذلك، كانت الطلبات المباشرة أكثر نجاحاً بـ 35 مرة.
ووجدت دراسة أخرى نُشرت في مجلة هارفارد بيزنس ريفيو أن المفاوضات المباشرة وجهاً لوجه كانت على الأرجح تؤدي إلى أفضل النتائج المفيدة للطرفين. وغالباً ما أسفرت المفاوضات عبر الهاتف عن نتائج من جانب واحد. أما المفاوضات عبر البريد الإلكتروني فقد شابتها سلوكيات مدمرة ولم يكن لديها سوى فرصة بنسبة 50% للتوصل إلى اتفاق.
إن بناء ثقافة الفريق حول التواصل المباشر سيؤدي إلى نتائج أفضل وفريق عمل أكثر سعادة، على سبيل المثال:
وضع أنماط وممارسات تشجع على إجراء مناقشات بناءة وجهاً لوجه;
مشاركة الفريق في مكان واحد. خلق بيئة مادية تشجع على التواصل الأسموزي؛ و
تخطيط جيوب من الوقت في الجدول الأسبوعي حيث يمكن لأعضاء الفريق مناقشة القضايا أو ببساطة بناء علاقاتهم الشخصية.
عقد اجتماعات مثمرة
يقضي العاملون في مجال المعرفة الكثير من الوقت في الاجتماعات. في المتوسط، نقضي 15٪ من وقتنا في الاجتماعات – بالنسبة للمديرين المتوسطين تصل النسبة إلى 35٪، أما بالنسبة للإدارة العليا فتصل إلى 50٪. ويعتبر ثلثا هذه الاجتماعات مضيعة للوقت.
تتضمن التقنيات التي يمكن أن تحسن جودة وإنتاجية اجتماعاتك ما يلي:
يجب أن يكون للاجتماع هدف وغرض معلن;
يجب أن يكون هناك جدول أعمال منشور يتم توزيعه قبل الاجتماع;
يجب أن يتضمن جدول الأعمال قائمة بالموضوع الذي سيتم تناوله، والشخص المسؤول، وأوقات البدء والتوقف;
يجب أن تبدأ الاجتماعات وتتوقف في الوقت المحدد. يجب أن تبقى بنود جدول الأعمال ضمن المربع الزمني المخصص لها;
يجب وضع البنود التي تتطلب مزيدًا من المناقشة في “موقف السيارات” ليتم تناولها في منتدى آخر;
يجب أن يكون للاجتماع قواعد للمشاركة والسلوك المقبول.
تُظهر الاجتماعات المنظمة والمنضبطة بشكل جيد الاحترام. وجود هدف وجدول أعمال يدل على احترام وقت بعضنا البعض. إن وضع قواعد المشاركة والالتزام بها يؤسس لاحترام المشاركين. تساعد هذه الإجراءات مجتمعة في خلق بيئة مثمرة.
تتضمن القواعد المشتركة التي تعزز فعالية الاجتماعات ما يلي:
تشجيع الحضور الشخصي. إذا كنت في نفس موقع الاجتماع، فاحضر شخصيًا. إذا كان الفريق موزعاً، فيجب أن يتصل الأعضاء في كل موقع من غرفة واحدة;
حظر تعدد المهام. تحقق من الهواتف المحمولة عند الباب. شجع على عقد مؤتمرات الفيديو المكتبية;
الاتفاق على الالتزام بالوقت المحدد والالتزام بمواعيد بدء جدول الأعمال وتوقفه;
تحدث شخص واحد في كل مرة;
إنشاء عملية لإنهاء النقاش حول مسألة تدور حول قضية ما;
كن مستعدًا لتقديم بند جدول الأعمال أو مناقشة بند عمل؛ و
توثيق القضايا وبنود العمل وإبلاغها لجميع المشاركين بعد الاجتماع بوقت قصير.
تعاون الفريق الموزع
يعمل الكثير منا في فرق موزعة. وفقًا لتقرير حالة أجايل لعام 2017، فإن 86% من الفرق موزعة. مع العلم أن الاتصالات المباشرة وجهاً لوجه هي الأفضل، نحتاج إلى تطوير استراتيجيات تعوض عن الجودة المتدنية للاتصالات عن بُعد.
قواعد آداب المكالمات الجماعية ذات قيمة. فالحضور الذهني والتفاعل أثناء المكالمة يمثل تحدياً دائماً. سيؤدي تجنب المشتتات وتعدد المهام إلى قطع شوط طويل لجعل المكالمات الجماعية أكثر إنتاجية. سيؤدي ذلك إلى التخلص من اللزوم الشائع، “هل يمكنك تكرار ذلك؟
من الممكن في بيئة اليوم استخدام التكنولوجيا لتكملة قدراتنا على التواصل. تساعد المكالمات الجماعية الممكّنة بالفيديو في سد الفجوة. فهي توفر جسرًا منخفض الدقة لفقدان بعض الإشارات غير اللفظية. من الصعب أيضاً القيام بمهام متعددة عندما تكون على الشاشة.
يمكن استخدام أدوات التعاون مثل Slack و Yammer و Hip Chat وغيرها لبناء وأرشفة سلاسل التواصل. ومع ذلك، فإن هذه الأدوات ليست بديلاً عن التواصل المباشر. يجب تشجيع أعضاء الفريق الموزعين على التقاط الهاتف للعمل على حل الأسئلة أو حل المشاكل.
سيؤدي تحسين جودة اتصالات فرقنا إلى تحقيق فوائد متعددة. ستصبح الفرق أكثر تماسكاً وستكون أعلى أداءً. سيتم حل الأسئلة والمشاكل بسرعة أكبر. وسيقل الوقت الضائع. وسيكون الناس أكثر سعادة.
© 2017، آلان زوكر؛ Project Management Essentials, LLC