الانتقال إلى الرشاقة

تحاول العديد من المؤسسات القفز إلى الرشاقة. وتسعى جاهدة إلى إحداث تحول فوري في ممارساتها وثقافتها التقليدية. لسوء الحظ، عادة ما تكون هذه الاستراتيجية مؤلمة وغالبًا ما تفشل.
ينص دليل سكروم على أن “من السهل فهم سكروم ولكن من الصعب إتقانها”. يمكن إنجاز التدريب الأساسي بسرعة وسهولة في بضعة أيام فقط. ومع ذلك، فإن كونك رشيقًا هو عقلية تتطلب وقتًا للتطور والنضج.
فالرشاقة هي رحلة وليست وجهة. على غرار المساعي الأخرى التي يكون الهدف منها هو الإتقان، كلما تقدمنا واكتشفنا أكثر، كلما أدركنا أن هناك الكثير لنتعلمه. تصف هذه المقالة بعض أفضل الممارسات للتحول إلى الأرشفة وتوجيه هذه الرحلة التحويلية.
نهج رشيق للرشاقة
تتضمن الأجايل نهج التسليم التدريجي والتكراري. يتم تسليم القيمة بشكل تدريجي في دورات محددة. وبناءً على التغذية الراجعة، نقوم بالتكرار لتنقيح وتكييف وتحسين ما تم تقديمه.
يمكننا استخدام نفس النهج في تحولنا الرشيق. تنقل خارطة طريق المنتج الرؤية طويلة المدى وتعمل كدليل إرشادي. تحدد الأعمال المتراكمة للمنتج أولويات التغييرات التي يجب تنفيذها بناءً على قيمتها المتوقعة للمؤسسة. يمكن تقديم ممارسات وطرق عمل جديدة كل بضعة أشهر. يمكن للمؤسسة تكرار وتكييف أساليبها بناءً على الملاحظة والتغذية الراجعة.
من المستحيل التنبؤ بكيفية تغيير إدخال الممارسات الجديدة للبيئة. يمكن استخدام العروض التوضيحية الدورية والمراجعات لتقييم حالة التحول واكتساب البصيرة وتوجيه الخطوات التالية.
يجب استخدام نهج تجزئة السوق لنشر التحول في جميع أنحاء المؤسسة. يجب تحديد ملامح العمليات التجارية وتطبيقاتها التمكينية لفهم الفرص والقيود المرتبطة بها. يمكن لهذه المعرفة أن توجه عملية التخصيص، مما يساعد على ضمان توافق الممارسات مع الاحتياجات.
يمكن استخدام مفاهيم اختبار A/B لتجربة أساليب وممارسات مختلفة. من خلال اختبار الاستجابة للممارسات المختلفة وفعاليتها، يمكن للمؤسسة زيادة معدل التعلم. تكون الأساليب الرشيقة هي الأفضل عندما تكون مصممة خصيصًا، لذا فإن فهم ما يعمل بشكل جيد في مختلف أقسام ومجموعات مؤسستك قد يوفر رؤى قوية.
تهيئة البيئة
تمثل الأجايل تغييراً في ثقافة العديد من المؤسسات. وسيتأثر نجاح التحول بالبيئة وتقبلها للتغيير. تُظهر التجربة أن الثقافات مرنة للغاية وتقاوم التغيير بسهولة، ونادراً ما تكون الهجمات المباشرة فعالة. يمكننا الحد من المقاومة من خلال التقديم التدريجي للممارسات التي لا تشكل تهديدًا وتهيئ الناس نحو الأجايل.
في إحدى الشركات ذات الثقافة التقليدية المتجذرة بعمق، بدأنا بتأهيل المؤسسة قبل عام من إطلاق البرنامج الرسمي. أنشأنا مجموعة عمل من الأشخاص ذوي الخبرة في الأجايل والمهتمين بتعلم المزيد. وحددت المجموعة الإجراءات التي يمكن اتخاذها لإعداد الفرق؛ بما في ذلك:
تحديد موقع مشترك للفريق,
اعتماد اجتماعات المتابعة اليومية,
تطوير معايير الفريق,
تجربة مشعّات المعلومات,
إنشاء فرق تطوير مستمرة,
إجراء عمليات مراجعة دورية وتنفيذ تغييرات في عملية التنفيذ,
تقليل الوقت اللازم للإصدار,
بناء فريق متعدد الوظائف يتمتع بالمساءلة الشاملة عن الإصدار، و
خلق فرص لأعضاء الفريق لتطوير العلاقات والصداقات الشخصية.
وضعنا أهدافاً سهلة وطلبنا من الفرق تنفيذ ثلاثة مسرعات على الأقل خلال الأشهر الستة الأولى. وتتبعنا معدلات التبني لتحديد المتبنين الأوائل المحتملين وأبطال التغيير. كما أنشأنا أيضاً بيئة تشجع الفرق على التجربة. وقد ساعد تشجيع التجريب وجمع الملاحظات على خلق برنامج أكثر فعالية وأجواء أكثر انفتاحاً.
اختيار إطار عمل رشيق
هناك العديد من المنهجيات تحت مظلة أجايل. في حين أن Scrum هو الإطار السائد، إلا أنه لا ينبغي أن يكون الخيار الافتراضي. يجب على المؤسسات والفرق الفردية تقييم احتياجاتها عند اختيار المنهجيات والممارسات التي يجب اتباعها.
Scrum هي منهجية خفيفة الوزن تتيح خفة الحركة. فهي تحتوي على مجموعة محددة من الأدوار والاحتفالات والمصنوعات اليدوية التي توفر السقالات للتغييرات الثقافية المطلوبة. على الرغم من سهولة تبني ممارسات Scrum، إلا أن بعض المؤسسات تقاوم التغيير الثقافي. ظاهريًا هم يتبعون Scrum؛ لكنهم يفوتهم المردود الحقيقي. إنه مثل قيادة سيارة بإطار واحد مثقوب.
يكون Scrum أكثر فعالية في المشاريع التي تحتاج إلى تعاون وثيق ومنتظم بين أصحاب المصلحة ومالك المنتج وفريق التطوير. كما أن إطلاق المنتجات الجديدة والتطبيقات ذات التطوير الكبير لتجربة المستخدم مناسبة تمامًا لسكروم.
كانبان هو إطار العمل الرشيق الرائد القائم على التدفق. يقدم كانبان العديد من المزايا. يمكن تنفيذه بسهولة داخل الهياكل التنظيمية الحالية ويكون أقل اضطرابًا من Scrum. لا يتطلب كانبان أيضًا دورات تسليم ثابتة يمكن أن تكون مقيدة.
يمكن دمج الممارسات الأخرى، مثل التطوير القائم على الاختبار (TDD) و DevOps، في Scrum أو Kanban ويمكن أن تنضج بمرور الوقت. TDD هي الممارسة التي يتم بموجبها توثيق معايير القبول، وكتابة حالات الاختبار قبل الكود البرمجي. يتم إجراء اختبار الوحدة وتكامل التعليمات البرمجية في وقت مبكر من عملية التطوير. DevOps عبارة عن مجموعة من المبادئ والممارسات والتقنيات التي تمكّن من تقديم القيمة بشكل مستمر.
المواءمة مع احتياجات العمل
تتماشى استراتيجية التحول الرشيقة الناجحة مع احتياجات العمل. لا ينبغي أن تكون الأجايل مقاس واحد يناسب الجميع في جميع أنحاء المؤسسة. تتميز عمليات الأعمال والتطبيقات المرتبطة بها بخصائص فريدة يجب أن تسترشد بها الاستراتيجية والممارسات.
تتمثل إحدى طرق مواءمة الاستراتيجية في تقييم وتيرة التغيير المطلوبة والقدرة على استيعاب التغيير. على سبيل المثال، فإن عمليات الأعمال التشغيلية القياسية مثل المحاسبة لديها حاجة وقدرة أقل على استيعاب التغيير. من ناحية أخرى، قد ترغب وظائف المبيعات والتسويق في تغيير ميزات المنتج بسرعة أكبر ويمكنها استيعاب هذا التغيير بسهولة.
سرعة التغيير المطلوبة
ستحتاج المنتجات والعمليات التي توفر للمؤسسات ميزة تنافسية أو تحتاج إلى التكيف بسرعة مع الظروف المتغيرة إلى استيعاب التغييرات المتكررة والمنتظمة. على سبيل المثال، قد توفر القدرة على إطلاق منتج جديد بسرعة ميزة استراتيجية للشركة. وبالمثل، قد تكون القدرة على الاستجابة السريعة لتهديد أمني أمراً بالغ الأهمية.
قد تفضل بعض ممارسات ومنتجات الأعمال القياسية دورات تغيير أبطأ أو أقل تواتراً. على سبيل المثال، قد تتطلب عمليات الموارد البشرية تغييرات على أساس ربع سنوي أو سنوي فقط. قد يحتاج تسجيل المزايا وتقييم الأداء والأساليب المماثلة إلى التحديث مرة واحدة فقط في السنة.
القدرة على استيعاب التغيير
قد يقيد أو يمكّن كل من خصائص الأعمال والتكنولوجيا الخاصة بالتطبيق القدرة على استيعاب التغيير. من السهل تصور الدوافع التكنولوجية التي تسهل القدرة على استيعاب التغيير بسرعة. يمكن تحديث وتعديل التطبيقات المبنية على أحدث الخدمات المصغرة والبنى الممكّنة للسحابة بسرعة أكبر من تلك الموجودة على المنصات القديمة.
قد تكون عمليات الأعمال مقيدة أيضًا في قدرتها على التغيير بسرعة. على سبيل المثال، تعمل العمليات المحاسبية عادةً على دورة شهرية. لا ترغب مجموعات المحاسبة في إجراء تغييرات أكثر من ذلك. قد تتطلب تطبيقات إدارة موارد المؤسسة (ERM) دورات اختبار واجهة واختبار انحدار واسعة النطاق يمكن أن تستوعب بسهولة أكبر دورة إصدار ربع سنوية.
يوفر هذا التحليل معلومات قيّمة عند تطوير استراتيجية أجايل ويساعد على تركيز وتحسين نشر ممارسات أجايل:
التطبيقات التي تحتاج إلى معدل عالٍ من التغيير والقدرة على استيعاب التغيير قد تستفيد أكثر من غيرها من الأجايل وتكون مرشحة جيدة للتبني المبكر.
أما التطبيقات التي لا تتوافر فيها القدرة على التحرك بسرعة ولا الحاجة إلى التغيير، فسيكون مردودها أقل.
أما التطبيقات، حيث توجد حاجة للتغيير بسرعة ولكن القدرة على التغيير بسرعة غير موجودة، فقد تكون المجالات التي تتطلب استثمارات في البنية التحتية كخطوة أولى.
التحول الرشيق هو رحلة. ستؤدي محاولات جعل التحول تنبؤيًا دون اغتنام الفرصة للتعلم والتعديل والتكيف إلى نتائج دون المستوى الأمثل.
© 2019، آلان زوكر؛ شركة Project Management Essentials, LLC
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials
التحول الرشيق – الأمر يتعلق بالأشخاص
قيادة التغيير التنظيمي
رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: البداية
رحلة التغيير التنظيمي على الطريق: الرحلة
سكروم مقابل كانبان: ماذا تختار؟