هل لفيروس كورونا جانب إيجابي؟ دليل للمدير الجديد عن بُعد

لقد غيّرت جائحة فيروس كورونا المستجد ديناميكية ثقافة العمل كما يعرفها الكثير منا. وقد أجبر التباعد الاجتماعي والحجر الصحي عدداً لا يحصى من الموظفين على اقتلاع عدد لا يحصى من الموظفين من بيئاتهم المكتبية وخلق وضع طبيعي جديد في المستقبل المنظور – إن لم يكن بشكل دائم. وهؤلاء هم فقط المحظوظون الذين تمكنوا من الاحتفاظ بوظائفهم.
ومع ذلك، بالنسبة لأولئك الذين أتيحت لهم هذه الفرصة، هناك جانب مشرق.
ولكي نكون واضحين، هذا لا يقلل بأي شكل من الأشكال من خطورة هذه الأزمة العالمية، ولكن لتسليط الضوء على الدروس الخفية التي يمكن أن نتعلمها من العمل عن بُعد إذا تم القيام به بشكل صحيح.
لقد كنت أعمل عن بُعد منذ ما يقرب من عشر سنوات حتى الآن بعد أن تركت وظيفتي في بيئة الشركات. وعلى الرغم من أن الأمر استغرق بعض الوقت لإجراء هذا الانتقال، إلا أنني لا أتخيل العودة إلى الوراء بسبب الفوائد التي اكتسبتها. فيما يلي بعض الطرق المجربة لتحسين التواصل والعمل الهادف وتنمية علاقات الفريق وإنجاز العمل عن بُعد على نطاق واسع، سواء كنت عضوًا في الفريق أو مديرًا أو قائدًا.
*ملاحظة: لقد عرضت روابط لأمثلة من الموارد التي وجدتها شخصياً ذات قيمة. هذا ليس محتوى مدعومًا، كما أنني لست مسؤولاً عن أي من الرسائل على هذه المواقع.
لقيادة نفسك
بالنسبة للكثيرين منا، التحدي الأول هو مجرد إدارة أنفسنا. من العزلة إلى هيكلة اليوم إلى التعامل مع بيئة العمل الجديدة، إليك بعض النصائح لتجاوز هذه التغييرات:
تسجيل الدخول عن قصد. لعل أكثر تحديات الانتقال إلى العمل عن بُعد هو التأقلم مع العزلة. تحقق بانتظام عبر الهاتف أو مكالمات الويب مع الأصدقاء والعائلة والجيران. والآن بما أنه لا يمكنك الاعتماد على مصادفة الناس بشكل طبيعي، اجعل من المهم جدولة أو التواصل معهم. يمكنك حتى أن تتبع أسلوب المدرسة القديمة – تسكع في فناء منزلك الأمامي ولوح بالسلام على جيرانك.
خطط للاتفاق مع عائلتك. يعاني الكثير منا من إلغاء الإجازات وقضاء وقت طويل في المنزل مع العائلة. الألفة يمكن أن تولد الاحتقار، حتى مع من نحبهم أكثر من غيرهم! قم بإجراء محادثة حول كيفية استغلال هذا الوقت معًا، وكذلك بعيدًا عن بعضنا البعض. ما هي احتياجاتك واحتياجاتهم؟ خاصةً مع الأطفال، قم بتمكينهم من الترفيه عن أنفسهم وتحفيزهم ذهنياً. تذكّر أيام طفولتك للحصول على الإلهام، وفكّر في التواصل مع مجتمع الدروس الخصوصية عبر الإنترنت لمساعدة أطفالك على البقاء على المسار الصحيح.
امتلك يومك. من السهل أن تعمل أكثر من اللازم أو لا تعمل بما فيه الكفاية عندما تعمل عن بُعد لأنك قد لا تحصل على التوجيهات في كثير من الأحيان. تجنب هذا الفخ بتحميل نفسك مسؤولية التخطيط لعمل اليوم. ضع بشكل استراتيجي “صخرة أو صخرتين” وأربع إلى خمس “حصى” للعمل عليها تمثل تقدماً ذا مغزى. للمساعدة في التخطيط لنمط حياتك في العمل عن بُعد، اطلع على لوحة العمل عن بُعد هذه.
اعمل على مشاريع أعمق. استغل الوقت الإضافي الذي لا تتنقل فيه الآن أو تتواصل مع زملائك في العمل للتفكير بشكل أعمق. ابدأ بالتفكير في أهداف صورتك الكبيرة وتأمل في أنواع المشاريع الاستراتيجية والإبداعية و”الكينونة”. ما هي كل الأشياء التي كنت ترغب في القيام بها ولكنك تنشغل عنها في المكتب ولا تستطيع التركيز عليها؟ أول ما يكتشفه العاملون عن بُعد في كثير من الأحيان هو مقدار ما يمكنهم إنجازه في المنزل.
حافظ على روتين الرعاية الذاتية. أولئك منا الذين اعتادوا على دورة “القيام” – الاستيقاظ، والذهاب إلى العمل، والذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية، والاعتناء بالأطفال، والغسيل/التشطيف/التكرار – يمكن أن يلاحقنا كل ذلك عندما تتوقف الروتين المعتاد. لذلك، لتجنب الإرهاق الأولي، التزمي بما كان يعمل من قبل. غيّر ملابس النوم، وتناول الطعام الصحي، واستيقظ وتحرك. فالرعاية الذاتية ضرورية للشعور بالتحفيز والنشاط. تجنب الثقب الأسود لنتفليكس (على الرغم من أنه لا تتردد في التخطيط لحفلات نتفليكس). الصالة الرياضية مغلقة؟ ابحث عن تمارينك المفضلة على يوتيوب (أنا شخصياً من أشد المعجبين بـ FitnessBlender).
لقيادة فريق
بالنسبة للبعض منا، لا نحتاج فقط إلى قيادة أنفسنا في المنزل، ولكننا الآن مسؤولون عن إشراك وإدارة فرق العمل عن بُعد. من إرساء معايير جديدة إلى إدارة الاجتماعات عن بُعد إلى تعلم طرق جديدة لبناء الثقة والتواصل، إليك بعض الممارسات الأكثر أهمية التي يجب أن نؤسسها منذ البداية:
إعادة تأسيس معايير الفريق. إذا وجدت نفسك فجأة تدير فريقاً خارج الموقع، فمن الضروري أن تتوصلوا بشكل جماعي إلى تفاهم حول أفضل السبل للعمل معاً. ما هي منصات التواصل التي ستستخدمونها للوصول إلى بعضكم البعض؟ ما هي التوقعات من حيث طرق التواصل وساعات العمل؟ ما هو الإيقاع المنتظم لعمليات تسجيل الوصول؟ كيف ستدعمون بعضكم البعض لتحقيق أهدافكم؟ اغتنموا هذه الفرصة لإعادة تقييم ديناميكيات الفريق، فليس كل ما ينجح في العمل ينجح من المنزل. إليك مورداً رائعاً لتبدأ به: https://bunch.ai/blog/going-remote-covid-19/
تعلّم إدارة الاجتماعات الافتراضية. قم ببناء قدرتك على إدارة اجتماعات الفريق الافتراضية بفعالية. قم بتشغيل مقاطع الفيديو أثناء المكالمات الجماعية عبر الإنترنت. تأكد من وجود نظام لمشاركة الجميع لأفكارهم من خلال التحقق من كل شخص لمعرفة ما وصلوا إليه. استخدم هذا الوقت كذريعة لتعميق روابط الفريق من خلال مشاركة القليل عن حياتك المنزلية – سواء كان ذلك بتقديم حيوان أليف أو أحد أفراد العائلة، أو تناول وجبة إفطار أو غداء “افتراضية” معاً. نشر دون بونتفراكت مجموعة أدوات رائعة للعمل عن بُعد للمساعدة في اجتماعات الفريق.
المشاركة في وضع التوجيهات والمساءلة – تعد سلاسل الدردشة الجماعية طريقة مفيدة للشعور بالتواصل، ولكن الاجتماعات الفردية لا تقل أهمية لمنع إخراج أي شيء عن سياقه. اعملوا وجهاً لوجه لوضع خطط العمل وسير العمل للتواصل بشأن التقدم المحرز والدعم المطلوب. توسيع نطاق الثقة. اجعل الثقافة أولوية لتجنب الشعور بالرضا والعزلة.
لقيادة المنظمة:
بالنسبة لمجموعة أقل منا، يمتد عملنا عبر المؤسسة. من إنشاء أنظمة العمل عن بُعد إلى التواصل والتعلم من هذا التحدي، إليك كيفية زيادة الإمكانات في هذا الوضع الصعب:
إنشاء الأنظمة الأساسية. بالنسبة للعديد من المؤسسات، قد تكون هذه هي المرة الأولى التي يُسمح فيها للعاملين بالعمل عن بُعد. هناك ثلاثة عناصر أساسية يجب معالجتها في أقرب وقت ممكن: الأمن السيبراني، وبرامج الاتصال عن بُعد، واحتياجات المكتب المنزلي. تأكد من أن الموظفين لديهم المعرفة اللازمة للعمل باستخدام شبكة واي فاي آمنة وأدوات لمنع الهجمات الإلكترونية. أحضر تقنية مؤتمرات الويب القوية مثل Zoom أو WebEx أو Google Hangouts لتمكين الاتصالات عن بُعد. وأخيراً، معالجة مخاوف المكاتب المنزلية. لن يكون لدى الجميع مكتب منزلي مجهز – كيف تدعم الشركة القوى العاملة؟ للمزيد، اطلع على مقالة SHRM للحصول على بعض النصائح الأولية.
تدرب على التواصل بشفافية. كما تم تسليط الضوء عليه في مقال HBR هذا من إيمي إدمونسون، فإن التركيز على التواصل الدقيق للموقف هو المفتاح للحفاظ على مشاركة القوى العاملة لديك بشكل إيجابي. إن الطريقة التي تتواصل بها أنت وقيادتك أثناء فيروس كورونا يمكن أن تضع معياراً جديداً لكيفية التعامل مع الأزمات المستقبلية وحتى التغييرات اليومية في العمل.
كن مثالاً يُحتذى به. إذا كنت لا تشعر بالراحة في العمل عن بُعد وأن تكون فعّالاً بنفس القدر من الفعالية التي تعمل بها شخصياً، فلن تشعر القوى العاملة لديك بالراحة أيضاً. يمكن للعادات التي تحددها الآن أن تزيد من فعاليتك في المكتب. على سبيل المثال، إليك قصة الرئيس التنفيذي الذي رد على كل بريد إلكتروني بـ “اتصل بي” لمدة أسبوع ووجد مكاسب مذهلة في التعاطف وقيادة الفريق.
كن مبتكراً. تعامل مع الأمر على أنه تجربة حقيقية في مستقبل العمل ودوّن ملاحظاتك مع تقدم الموقف. ما هي المقاومة التي واجهتها مؤسستك في الماضي للعمل عن بُعد، إن وجدت؟ ما هي المكاسب التي ستجنيها من خلال العمل عن بُعد بالكامل؟ ما الذي خسرته؟ ما هي الفوائد التي تود أن تجنيها من كلا العالمين بمجرد مرور هذا الوقت العصيب؟
بطانة فضية
في أوقات الاضطرابات، يمكن أن يتحول الاضطراب إلى شيء جيد. من الأهمية بمكان الحفاظ على عقلية النصف الممتلئ من الكوب الممتلئ واغتنام الفرص التي يمكن أن تنبع من ذلك. وعلى الرغم من أن هذه المصاعب غير المتوقعة، إلا أنها أيضاً وقت مثالي للتجربة. نحن جميعًا في هذا الأمر معًا، ومجتمعك يريدك أن تنجح.
استغل هذا الوقت للتعرف على أسلوبك في العمل وربما تعلم طرقاً جديدة للشعور بالتفاعل والفعالية يمكنك أن تأخذها معك وأنت تعيش في العمل. لقد رأيتُ شخصياً بالفعل أشخاصاً يتواصلون مع بعضهم البعض أكثر مما كنا عليه عندما كنا متواجدين فعلياً – إمكانية الأفضل هنا! دعونا نحول التباعد الاجتماعي إلى تضامن اجتماعي يمكننا أن نعيده إلى العمل في المستقبل.
© 2020، كريستال كاداكيا؛ إنفاتي للاستشارات، ذ.م.م.
اسمع المزيد من كريستال
قريبًا: دورة تدريبية عبر الإنترنت من تأليف كريستال كاداكيا، إدارة جيل الألفية وجيل Z: إزالة الغموض وإشراك المواهب الحديثة