رشاقة الأعمال: الشروع في العمل

أصبحت الرشاقة الآن جزءًا من المعجم العام للأعمال. ففي الأخبار، لا ينفك القادة من خارج مجال التكنولوجيا يذكرون الحاجة إلى أن يكونوا “رشيقين” أو “رشيقين”. حتى قادة الصناعات التقليدية، مثل كرة القدم، يستخدمون هذه المصطلحات لوصف نهجهم في التعامل مع مشاكل أعمالهم المعقدة.
ليست “أجايل” سحرية وليس من الصعب تعلمها. تشارك هذه المقالة مبدأين أساسيين هما تمكين الناس وجعل العمل مرئيًا.
بناء فرق عالية الأداء من خلال الميثاق
تعد فرق العمل الممكّنة وذاتية التنظيم حجر الزاوية في رشاقة الأعمال. فالفرق هي الوحدة الأساسية لتنفيذ وإنجاز العمل في جميع المؤسسات. يمكننا إطلاق العنان للطاقة الابتكارية للفرق من خلال خلق بيئة آمنة وتعاونية.
إن عجائب الفرق عالية الأداء موثقة جيدًا. فالناس متحمسون ومتحمسون ويستمتعون بصحبة بعضهم البعض. وتتمثل العوامل التي تساهم في الفرق عالية الأداء في الأمان العاطفي، والقيم المشتركة، ولعب الأعضاء حسب نقاط قوتهم.
حدد بروس توكمان نموذجًا من 5 مراحل يصف مراحل تطور الفريق. عند التشكيل، لا يكون لدى الأعضاء إحساس قوي بالمهمة أو هوية المجموعة. يؤدي إنشاء ميثاق الفريق إلى تسريع عملية تطوير المجموعة. وهذا يتطلب من الفريق صياغة توقعات المجموعة وتوثيقها والموافقة عليها، مما يبني قاعدة للثقة.
خلال مرحلة التشكيل، قد يحتاج القائد الخادم إلى تذكير الفريق باتفاقاته. لقد عملت مع فريق أراد بيئة “تعاونية” و”قائمة على الثقة” و”محترمة”. في أول اجتماع لنا، لاحظت أشخاصًا يجرون محادثات جانبية أو يتصفحون هواتفهم الذكية. ثم قمت بتحديهم. هل كانت هذه السلوكيات متوافقة مع معايير الفريق؟
يمكن أن تتناول المعايير أي جانب من جوانب الحياة الجماعية للفرق؛ بما في ذلك كل شيء من:
الاهتمامات التي تبدو عادية مثل من ينظف إبريق القهوة أو الثلاجة,
الساعات الأساسية وتوقعات الرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، إلى
إدارة النزاعات واتخاذ القرارات.
إدارة الصورة الكبيرة مع لوحات التخطيط
تصوّر لوحات التخطيط بصرياً أنشطة المؤسسة أو عملها المستقبلي. وهي أداة مرنة يمكن تكييفها مع احتياجات متعددة:
وصف خارطة الطريق الاستراتيجية للسنوات العديدة القادمة من خلال إظهار المعالم الرئيسية والأحداث الرئيسية وكيفية دعم الفرق والمشاريع لتلك الجهود؛ و
تنسيق برنامج أو مبادرة استراتيجية ومن خلال مواءمة الفرق للهدف المشترك.
تساعدنا الأدوات المرئية على فهم المعلومات المعقدة بسرعة. يؤدي إنشاء لوحة تخطيط مادية على الحائط إلى إنشاء نقطة محورية قوية. تعتبر الأدوات عبر الإنترنت مثل Mural و Miro بدائل جيدة للفرق الافتراضية.
يمكن للمؤسسات تكوين لوحة البرامج الخاصة بها لتلبية احتياجاتها الفريدة. الهيكل النموذجي هو
أفق التخطيط. يُظهر الصف العلوي الأفق الزمني للتخطيط. قد تعكس لوحات البرامج التي تمتد لسنوات عديدة في المستقبل ممارسات التخطيط التدريجي حيث يتم استخدام فترات أقصر (أشهر) في المدى القريب، وفترات أطول مع امتداد الأفق (أرباع/سنوات);
نقاط التنسيق. تظهر المعالم الرئيسية أو الأحداث المهمة في الصف الثاني. تُنشئ هذه الأحداث نقاطًا محورية، مثل إطلاق المنتج أو المؤتمر الرئيسي أو النواتج الرئيسية;
المشاريع والفرق. تصور الصفوف اللاحقة المشاريع والبرامج والمنظمات التشغيلية المشاركة في المبادرة;
المنجزات والأنشطة. تصور البطاقات المنجزات أو الأنشطة الرئيسية لكل مجموعة. يمكن ترميز البطاقات بالألوان لإظهار نوع العمل أو المبادرة أو الأهمية;
التبعيات. تُظهر اللدغات أو الخطوط أوجه الترابط بين المعالم والمنجزات والأنشطة.
يمكن أن تكون لوحات التخطيط بمثابة خلفية للاجتماعات الدورية لتحديد الأولويات والتنسيق. تتيح لنا رؤية المعالم القادمة والنواتج الرئيسية والترابطات المتبادلة تحديد المخاطر والمشاكل والفرص المحتملة. يمكن مراجعة خرائط الطريق الاستراتيجية وتحديثها كل ثلاثة أشهر مع العملاء والإدارة العليا. ستقوم مكاتب البرامج بمراجعة مجالسها بشكل أكثر انتظامًا لضمان تنسيق الجهود عبر جميع مسارات العمل.
إدارة العمل باستخدام لوحات المهام
لوحات المهام أو لوحات كانبان هي أداة لإدارة تدفق العمل. تم تطوير كانبان في البداية لإدارة المخزون بكفاءة أكبر في مصانع تويوتا لتجميع السيارات. وهي تُستخدم الآن على نطاق واسع من قبل المؤسسات التي تستخدم ممارسات الإدارة المرنة والمرنة.
وتفيد الفرق التي تستخدم اللوحات بزيادة الإنتاجية والمساءلة والتعاون. يزداد العمل المنجز لأن الفرق تركز على الحد من العمل قيد التنفيذ.
يمكن استخدام كانبان في جميع أنحاء المؤسسة. يمكن لفرق المشاريع والفرق التشغيلية على حد سواء استخدام اللوحات لإدارة أعمالهم اليومية. يمكن التحكم في عناصر العمل اللازمة لتفعيل خارطة طريق المنتج في تدفق كانبان. كما يمكن توسيع نطاقها لدعم إدارة محفظة المؤسسة.
الطريقة الأسهل والأفضل لإنشاء لوحة كانبان هي أخذ جدار كبير والبدء في وضع علامات على الأعمدة بشريط لاصق واستخدام الملاحظات اللاصقة لتتبع العمل. تخلق اللوحات المادية علاقة ملموسة مع العمل ويمكن تعديلها بسهولة. هناك العديد من الأدوات عبر الإنترنت تتراوح من الأدوات الأساسية (Trello وMicrosoft Planner) إلى الأدوات المتطورة (Jira و LeanKit).
عند إنشاء لوحة مهام، ابدأ ببساطة، وأنشئ 3 أعمدة:
المهام: قائمة مرتبة حسب الأولوية لجميع الأعمال التي يجب القيام بها;
ما يتم إنجازه: العمل الذي يتم العمل عليه حاليًا؛ و
تم إنجازه: العمل الذي تم إنجازه.
يعد ترتيب العمل حسب الأولوية أمرًا بالغ الأهمية لأنه يفرض مفاضلات واضحة. يتطلب تحديد العنصر الأكثر قيمة أو الذي يوفر أكبر فائدة اتخاذ خيارات صعبة. عندما يكون “كل شيء ذو أولوية”، يكون هناك الكثير من النشاط ولكن يتم إنجاز القليل من العمل.
يجب أن تكون العناصر الموجودة في أعلى قائمة الأعمال المتراكمة صغيرة ومحددة بشكل جيد. أوصي بتحليل العمل إلى أشياء يمكن الانتهاء منها في أقل من أسبوع، حيث يكون الأقصر أفضل. إذا قمنا بتحليل النشاط الذي يستغرق شهرًا واحدًا إلى 4 أو 6 نواتج أصغر، فمن الأسهل تتبع التقدم المحرز.
يقلل تحديد عدد العناصر في عمود “إنجاز” إلى 2-3 لكل شخص من تعدد المهام ويزيد من الإنتاجية. يؤدي التحكم في العمل الجاري إلى زيادة العمل المنجز عن طريق تقليل تعدد المهام.
التحقق من التقدم باستخدام الاجتماعات الاحتياطية
يعد الاجتماع الاحتياطي ممارسة فعالة وكفؤة لإدارة الفريق. حيث يقوم الأعضاء بتحديث الحالة بسرعة وتأكيد الأولويات وتنسيق العمل وتحديد المشكلات. تكون الاجتماعات محددة زمنيًا ويجب ألا تستغرق أكثر من 15 دقيقة.
يمكن تخصيص الاجتماعات حسب احتياجات المؤسسات. تعقد الفرق عمومًا اجتماع المتابعة يوميًا. قد تجتمع اجتماعات القيادة أو المجموعات ذات العمل الأقل ديناميكية أسبوعيًا أو شهريًا.
عقد الاجتماعات أمام لوحة المهام. يستعرض المشاركون عملهم ويجيبون عن الأسئلة التالية:
ما الذي أنجزته منذ آخر اجتماع؟
ما الذي أعمل عليه؟ أو ما الذي سأعمل عليه بعد ذلك؟
ما الذي يعيق أو يعيق تقدمي؟
ضع قائمة بالمشكلات على لوحة “الاجتماع بعد”. بعد الاجتماع، يجتمع الأشخاص المتأثرون بالمشكلة أو الذين يمكنهم المساهمة في الحل. يعود الجميع إلى العمل، مما يساعد على زيادة إنتاجية الفريق إلى أقصى حد.
أجيليتي هي عقلية ترتكز على أساس فرق عمل ذاتية التنظيم وممكّنة تركز على تقديم القيمة لعملائها. إن بناء الفرق، وخلق الشفافية، وإدارة سير العمل هي اللبنات الأساسية لرشاقة الأعمال. ستستفيد جميع المؤسسات، بدءًا من المؤسسات ذات التقنية العالية وحتى المؤسسات غير الربحية، من هذه الممارسات الأساسية والضرورية.
© 2020، آلان زوكر، أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة بـ Project Management Essentials
حوكمة المشاريع الرشيقة: يجب أن تكون سهلة
اتخاذ القرار: 6 طرق لتكون أكثر فعالية
تشكيل فريق؟ التخطيط للنجاح
كانبان 101: تحسين كيفية عملنا
إدارة محفظة المشاريع: تبسيط عملية الاختيار
اجتماع الاستعداد اليومي: أفضل الممارسات