اجتماعات Zoom أفضل

في أحد فصولي التدريبية، هناك تمرين على عقد اجتماع يومي من أجل الوقوف. يجب ألا تزيد مدة الاجتماع عن 15 دقيقة وأن يكون منظمًا بشكل جيد. في الصف، نتحدى القائد في هذا التمرين بالسلوكيات الشائعة المشتتة وغير المنتجة. شاهد المقطع، وغالبًا ما تكون النتائج مضحكة للغاية.
الاجتماعات المشتتة وغير المنتجة شائعة ولا تحدث في التدريبات العملية. معظم الاجتماعات سيئة! أكثر من 90% من الاجتماعات غير فعالة، وثلاثة أرباع الحاضرين لا ينتبهون. منذ جائحة كوفيد-19، نحضر اجتماعات أكثر وأكبر. أصبحت أيام عملنا أطول بـ 45 دقيقة على الأقل، ويتزايد عدد الأشخاص الذين يبلغون عن إصابتهم بـ “إرهاق التكبير”.
لحسن الحظ، هناك العديد من الأشياء التي يمكننا القيام بها لتحسين الأمور.
الاستعانة بميسّر استباقي
تتطلب الاجتماعات الافتراضية تيسيراً نشطاً. فالدور المنوط به أكثر من مجرد إدارة الوصول وتذكير الأشخاص بكتم الصوت. يتضاءل الانتباه بعد أول 10 دقائق، ويتحمل الميسر مسؤولية الحفاظ على تفاعل المشاركين وإنتاجيتهم.
الميسّرون، كحد أدنى، مسؤولون عن:
الحفاظ على الإطار الزمني للاجتماع;
تعزيز القواعد الأساسية;
ضمان إتاحة الفرصة للجميع للمساهمة، وعدم هيمنة أحد على المناقشة;
مراقبة بنود “اجتماع ما بعد الاجتماع”؛ و
مراقبة “إلمو”.
يجب على الميسر أن يقترح “الاجتماع اللاحق” عندما يتوقف التقدم في موضوع ما. في “الاجتماع اللاحق” يحضر فقط الأشخاص الذين يجب أن يكونوا جزءًا من الحل. أما الآخرون فلهم حرية العودة إلى العمل.
تضع بعض الفرق قاعدة إلمو. هذه ليست شخصية شارع سمسم. إنها تعني “كفى! لنمضي قدمًا.” يمكن للأشخاص إظهار صورة إلمو أو تغيير خلفيتهم للإشارة إلى أن الوقت قد حان للتوقف عن الدوران.
وضع قواعد أساسية
تضع القواعد الأساسية معايير المجموعة. لم يفت الأوان بعد لوضع وتوضيح وتوثيق ما نتوقعه من زملائنا في اجتماعاتنا عبر الإنترنت. يجب علينا أيضًا مراجعة القواعد الأساسية بشكل دوري بناءً على تجاربنا الناشئة.
قد تتضمن القواعد الأساسية العامة ما يلي:
الالتزام بالوقت المحدد. ما يقرب من 40% من الاجتماعات تبدأ متأخرة;
عدم تشتيت الانتباه. إذا كنت تقوم بمهام متعددة، فأنت لا تنتبه;
تشغيل الكاميرات. يشعر الجميع بتفاعل أكبر عندما ننظر إلى الوجوه بدلاً من الأسماء على الشاشة؛ و
استخدم كتم الصوت إذا لم تكن تتحدث.
قد تمتد بروتوكولات كوفيد-19 لتشمل:
استراتيجيات مقبولة للتعامل مع الأطفال والحيوانات الأليفة المشتتة للانتباه؛ و
بروتوكولات تنسيق المناقشة، بحيث تتاح الفرصة للجميع للمساهمة.
اختصر المدة
المدة القياسية للاجتماعات الشخصية هي ساعة واحدة، حيث تكون أول 45 دقيقة هي الأكثر إنتاجية. يجب أن تكون اجتماعاتنا عبر الإنترنت أقصر.
مدة محادثات TED Talks هي 18 دقيقة لأن الأبحاث العصبية وجدت أن هذه المدة هي أفضل مدة لعرض عمل ناجح. فهي طويلة بما فيه الكفاية للمتحدث لتقديم مفهوم ما وقصيرة بما فيه الكفاية للمستمعين لاستيعاب المعلومات.
التحديق في شاشة الكمبيوتر يخلق حالة من التعب. تساعد قاعدة 20:20:20 على تقليل إجهاد العين. كل 20 دقيقة، خذ استراحة لمدة 20 ثانية وانظر إلى شيء ما على بعد 20 قدمًا.
حاول جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت لمدة 20 إلى 25 دقيقة. فهي طويلة بما يكفي لإنجاز الأمور وقصيرة بما يكفي للحفاظ على تركيز الأشخاص. كما أنه يمنح المشاركين استراحة سريعة ويقلل من إجهاد التكبير.
اجعلها صغيرة
وضعت جوجل “قاعدة 10 أشخاص” لاجتماعاتها. أما أمازون لديها قاعدة 2 بيتزا. فرق Agile لديها أقل من 11 شخصاً. حدد اجتماعاتك الافتراضية بأقل من عشرة أشخاص.
الاجتماعات الصغيرة أكثر فعالية. من المرجح أن يساهم الناس بشكل أكبر ويقل احتمال تشتيت انتباههم.
ملاحظتي غير العلمية هي أنه عندما يحضر أقل من اثني عشر شخصًا اجتماع Zoom، فمن الممكن إجراء محادثة. ومع تزايد عدد الاجتماعات، يصبح إجراء مناقشة بناءة أكثر صعوبة.
كن مركزاً
يؤدي وجود هدف وجدول أعمال إلى تحسين إنتاجية الاجتماعات. فبالنسبة لاجتماعاتنا التي تستغرق 20 دقيقة، يجب أن يكون لدينا هدف محدد ومعروف جيداً.
فبدلاً من الاجتماع لمناقشة كل <املأ الفراغ>، قم بعقد سلسلة من الاجتماعات الأقصر لمعالجة الأجزاء المكونة لها. على سبيل المثال، إذا أردنا مراجعة أو عرض ميزات تطبيق جديد، فقم بجدولة جلستين أو ثلاث جلسات مدة كل منها 25 دقيقة بدلاً من جلسة واحدة مدتها ساعتين. ستكون الاجتماعات الأقصر أكثر إنتاجية – مما يولد رؤى أفضل في وقت أقل بشكل عام.
يساهم جدول الأعمال في عقد اجتماع مركّز. ومع ذلك، فإن 37% فقط من الجلسات تستخدم جدول أعمال. يسرد جدول الأعمال الجيد كل من المواضيع، والمقدم، ووقت البدء والانتهاء لكل بند.
الميسر مسؤول عن إبقاء الاجتماع على المسار الصحيح. يجب على الميسر إنهاء بنود جدول الأعمال عند انتهاء الوقت. ويمكنه تذكير المجموعة بالانتقال إلى البند التالي، أو اقتراح “الاجتماع بعد ذلك”، أو عرض إضافة البند إلى الاجتماع التالي، أو السؤال عما إذا كان هذا البند ملحًا بما يكفي لمواصلة المحادثة.
استخدام “صندوق الوقت
“المربع الزمني” هو حد لمقدار الوقت المخصص للنشاط. يمكننا استخدام الصندوق الزمني للتحكم في كل بند من بنود جدول الأعمال والمدة الإجمالية للاجتماع. وهذا يخلق إحساسًا بالإيقاع والإيقاع المتوقع للاجتماع.
ينص قانون باركنسون على أن العمل يتسع لملء الوقت المتاح. ستندهش من مدى إيجازنا عندما يتم تنظيم الوقت المتاح لنا للحديث.
لقد دعوت مدربة رشيقة لمساعدة فريقي القيادي على تبني مبادئ الإدارة المرنة. وبعد أن راقبت اجتماعات الموظفين لدي، اقترحت استخدام مؤقت وتحديد تحديثات الحالة بدقيقتين لكل شخص. قلصنا التحديثات إلى النصف دون أي تأثير سلبي.
استخدام الإشارات المرئية
أكثر من نصف التواصل مرئي. تساعد الإشارات البصرية والإرشادات المرئية الأشخاص على الاستمرار في المشاركة في اجتماعاتنا. يساعد استخدام برنامج PowerPoint حيث تعرض كل شريحة المعلومات الأساسية لبند جدول الأعمال على تركيز الانتباه.
أوصي بشدة أن يكون لدى جميع المشاركين كاميراتهم. فالتحدث إلى وجه شخص ما أكثر جاذبية من التحدث إلى الأحرف الأولى من اسمه على شاشة سوداء. فمنذ الطفولة، ننظر إلى وجوه الآخرين لقياس مدى استحساننا لهم. عندما تكون الكاميرات مغلقة، لا نتلقى أي ردود فعل بصرية، وهو أمر مقلق.
قبل كوفيد-19، كان 80% من فرق المشاريع الرشيقة تضم أعضاءً افتراضيين. وحتى بعد عودتنا إلى “الوضع الطبيعي”، سيظل معظم اجتماعاتنا تضم مشاركين عن بُعد. لقد ساعدتنا التكنولوجيا على إزالة العديد من العقبات. الآن، نحن بحاجة إلى التكيف مع أن نكون أكثر فعالية في “الوضع الطبيعي الجديد”.
تدوين ملاحظات الاجتماعات التعاونية
كم مرة تغادر اجتماعات زووم وأنت تشعر بأنك نسيت شيئاً مهماً، أو تشعر بالحيرة حول ما يجب أن تفعله بعد ذلك بالضبط؟ وينطبق هذا الأمر بشكل خاص على الاجتماعات الافتراضية، حيث يسهل أكثر من أي وقت مضى فقدان المعلومات أو الشعور بأن الأمور تنزلق من بين يديك. أفضل طريقة لحل هذه المشكلة هي تدوين الملاحظات. أوصي بضمان تسجيل القرارات الرئيسية وعناصر الإجراءات. بالنسبة لعناصر الإجراءات، قم بتعيين مالك وتاريخ استحقاق – وبهذه الطريقة يعرف الجميع ما يجب القيام به عند انتهاء الاجتماع. إن استخدام مورد مثل تطبيق Hive Notes لـ Zoom يجعل من السهل على جميع المشاركين التعاون في الوقت الفعلي (بأسلوب مستندات جوجل) من داخل نافذة Zoom مباشرةً. إنها أفضل طريقة للتأكد من أن الجميع يحضرون مستعدين ويحافظون على إنتاجيتهم طوال الاجتماع ويغادرون بخطوات تالية واضحة.
يمكنك تنزيل تطبيق Hive Notes من تطبيق Zoom App Marketplace قبل اجتماعك القادم. قم بإنشاء جدول أعمال، وشاركه مع جميع المشاركين، وستكون بالفعل في طريقك إلى أفضل اجتماع زووم قمت بتجربته على الإطلاق.
© 2021، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في النشرة الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.
مقالات ذات صلة أساسيات إدارة المشاريع:
إجراء اجتماع عصف ذهني ناجح
السيطرة على الاجتماع الجامح
التواصل الفعال = فرق عمل منتجة للمشروع
اجتماع الاستعداد اليومي: أفضل الممارسات