ما هي سمات مديري المشاريع الناجحين؟

يتطلب أن تكون مدير مشروع ناجحاً أن تكون مدير مشروع ناجحاً أن تتحلى بالعديد من الصفات المختلفة.
التواصل الجيد؟ تحقق.
قائد منظم ومسؤول؟ تم التحقق.
معرفة كيفية التفويض والإلهام؟ تم التحقق.
ولكن ماذا تعني كل هذه الصفات حقًا؟ وكيف تبنيها في نفسك؟
لدينا في “سبوتو” فريق من مديري المشاريع المحترفين الذين يتمتعون بسنوات وسنوات من الخبرة، ونحن متحمسون لمشاركة ما نعرفه معك.
وسواء كنت مدير مشروع جديد على وشك العمل مع فريقك الأول أو كنت محترفًا متمرسًا مهتمًا بالتعرف على بعض النصائح، فنحن متحمسون للتواجد معك هنا.
لقد قمنا بتلخيص بعض أهم السمات التي يشترك فيها جميع مديري المشاريع. دعنا نتعمق فيها!
القيادة القوية
قد تكون القيادة واحدة من أصعب السمات في هذه القائمة لتحديدها. فماذا يعني أن تكون قائدًا قويًا؟
يصف مؤلف كتاب Good to Great، جيم كولينز أقوى القادة بأنهم يتمتعون بمزيج من “التواضع الشخصي والإرادة المهنية”. فالقائد القوي هو القائد الواعي بذاته. هذا القائد يدرك ويفهم نقاط قوة الفريق ونقاط ضعفه ويكون قادرًا على تكييف قدرات الفريق لتلبية متطلبات المشروع.
يستمع القائد القوي إلى الفريق ويمكنه التعامل بمرونة مع الظروف غير المتوقعة التي تنشأ – أحداث مخاطر المشروع. ويساعد القائد الفريق على تعديل الخطط لمراعاة تلك الأحداث التي تنطوي على مخاطر.
تعرّف على كيفية ترجمة موضوع القيادة إلى مشاريع أفضل – راجع دراستنا لمدراء مشاريع ألفا – ما يعرفه أفضل 2% من مدراء المشاريع ولا يعرفه الآخرون.
إذا كنت مهتمًا بالتعمق أكثر في ما يتطلبه الأمر لتحسين مهاراتك القيادية، اطلع على دورتنا التدريبية عبر الإنترنت من مدير مشروع جيد إلى قائد عظيم. يمكنك أيضًا تصفية دوراتنا وحزمنا التدريبية التي تزيد عن 80 دورة تدريبية حسب “القيادة” أو ببساطة انقر هنا. بالإضافة إلى ذلك، توفر دورة القيادة التي يقودها مدربنا فرصة لمساعدة فريقك على اكتشاف أساليب القيادة الخاصة بهم وكيفية الاستفادة من ذلك ليصبحوا أكثر نجاحاً كمديري مشاريع.
التفويض
التفويض السليم هو حقاً مهارة تأتي مع الخبرة. فمدير المشروع القوي سيتعرف على أعضاء فريقه وقدرات كل منهم، ويعرف مقدار عبء العمل الذي يمكنهم التعامل معه بنجاح دون إضاعة الوقت أو الإصابة بالإرهاق.
في المشاريع التنبؤية، من المتوقع أن يقوم مدير المشروع بإنشاء صناديق رمل واضحة لأعضاء الفريق وتفويض المهام بشكل منتظم. ومع ذلك، في الفرق الأكثر تكيفًا (مثل Scrum أو أجايل)، يقوم قائد المشروع بالتدريب أكثر من التفويض. يحدد الفريق بشكل جماعي من يقوم بماذا.
الكاريزما
ليس من الضروري أن تكون صديقًا مقربًا لأعضاء فريقك – ولكن من المهم أن تكون قائدًا يثقون به ويحترمونه. فكّر في آخر مدير كان لديك ولم تكن تستمتع بالتواجد معه – هل عانى عملك أحيانًا نتيجة لذلك؟
الجانب الآخر من هذه العملة هو أنك لا تريد أن تكون صديقًا حميمًا جدًا لمن تديرهم. فأنت في النهاية مدير المشروع. التوازن الصحي في الشخصية سيحافظ على إلهام فريقك وتركيزه.
فالقائد ذو الشخصية الكاريزمية يلهم أعضاء فريقه ويزيد من الإنتاجية من خلال جعل فريقه يشعر بالثقة في نفسه، وهذه أداة قوية.
التخطيط والتنظيم
قد يبدو وضع خارطة طريق لمشروعك قبل البدء به بوقتٍ كافٍ مفهومًا بديهيًا، ولكننا نريد حقًا أن نؤكد على مدى أهميته.
لن تكون قادرًا على معرفة إلى أين أنت ذاهب أو ما إذا كنت ستصل إلى هناك في الوقت المحدد إذا لم يكن لديك خطة. إذن، كيف يمكنك أن تخبر أعضاء الفريق بما يجب عليهم فعله إذا كنت لا تعرف حتى ما يجب فعله؟
الأمر متروك لمدير المشروع لجمع كل البيانات والملاحظات الموضوعة للمشروع القادم وتنظيمها جميعًا في خطة متماسكة ومفهومة ليتم اتباعها. قم بإشراك الفريق أثناء الاتفاق على النطاق ووضع التقديرات والجداول الزمنية والميزانيات والتخطيط للمخاطر. من خلال القيام بذلك، ستضع التوقعات المناسبة للفريق والعميل.
إذا تجاوزت توقعاتك، فقد يبدو الأمر رائعًا على الورق. ولكن في كثير من الأحيان، تصطدم في كثير من الأحيان بحواجز في الطريق، وتتأخر في الإنجاز، وتتجاوز الميزانية، وتجد نفسك أمام مشروع مخيب للآمال وفاشل. لذا، ابدأ بالتخطيط والتنظيم.
وجود استراتيجية
هناك العديد من المنهجيات المختلفة لإدارة المشاريع تحت تصرفك. تعتمد المنهجية التي تستخدمها على المشروع، لذا قم بتحليل البيئة المحيطة واختر المنهجية الأفضل.
نحن نقدم العديد من الدورات الأساسية التي تساعد في تحديد الاختلافات في المنهجيات الرشيقة والتقليدية (مثل هذه الدورة!). كما أننا نناقش مواضيع أجايل في العديد من المدونات الصوتية الخاصة بنا. كان أحد تدويناتنا الصوتية “إدارة هذا البودكاست” مع ستيف كراوس حول موضوع هل أجايل مناسبة لي؟
تأكد من أن استراتيجية أو نهج إدارة المشروع مناسب للبيئة والفريق ونتائج المشروع ولك – مدير المشروع!
المرونة والحدس
حسنًا، لقد تحدثنا عن مدى أهمية وجود خطة، ولكن أن تكون مرنًا وقادرًا على التفكير بسرعة البديهة هو أمر مهم أيضًا.
أن تكون مرنًا يسير جنبًا إلى جنب مع وجود خطة. ثق بنا؛ من الأسهل بكثير أن تكون قادرًا على مجاراة التيار إذا كنت تتحول إلى خطة بديلة أو خطة بديلة بدلاً من مجرد الارتجال.
على سبيل المثال، وجود جدول زمني تتبعه أمر ضروري، وهذا الجدول الزمني سيخدمك بشكل أفضل إذا وضعت خطط طوارئ. وينطبق الأمر نفسه على الميزانية. ضع في الحسبان وخطط لتلك الحالات الطارئة المحتملة في الميزانية مسبقًا، وسيكون لدى راعيك ثقة أكبر بكثير في خطة المشروع.
التواصل الإيجابي
إن إقامة تواصل إيجابي والحفاظ عليه هو مفتاح نجاح المشروع. وهذا يتجاوز المديرين الوظيفيين أو رؤساء الأقسام. يجب على مدير المشروع إنشاء قنوات اتصال واضحة عبر الأقسام، ومع المقاولين، ومع الإدارة، ومع العميل، والأهم من ذلك كله مع أعضاء الفريق الآخرين.
قاد براد مشروعًا كبيرًا لتطوير الأراضي، ووصف دوره كمدير مشروع بأنه محور عجلة الدراجة الهوائية. كان المقاولون وأعضاء الفريق الآخرون هم المتحدثون الذين يغذون هذا المحور ويخرجون منه – جميعهم يزودون براد بالمعلومات المتعلقة بمسؤولياتهم المحددة في المشروع. كان على براد أن يحدد ما هي المعلومات المهمة لمن. كان يعلم أن الكثير من المعلومات سيتم تجاهلها. قام براد بتكييف البيانات والتقارير مع أصحاب المصلحة المناسبين لإبقاء الجميع على نفس الصفحة ومحدثين وراضين عن تقدم المشروع. (استمع إلى المقابلة مع براد في هذه الدورة التدريبية).
التواصل الجيد يقلل من سوء الفهم والسهو. هل تشعر أن مهاراتك في التواصل تحتاج إلى بعض العمل؟ جرب دورة التميز في التواصل أو الدورات الأخرى التي لدينا والتي تركز بشكل كبير على هذا الموضوع.
رباطة الجأش
في بعض الأحيان، حتى في المشاريع المخطط لها جيداً، قد تصبح الأمور مرهقة قليلاً. وقد يصاب أعضاء فريقك بالتوتر والإحباط.
لكن الاستجابة السيئة للتوتر ليست رفاهية يمكن لمدير المشروع تحملها.
قد يكون لديك مواعيد نهائية تقترب أسرع قليلاً من المتوقع أو عميل ليس من السهل العمل معه.
الأمر متروك لمدير المشروع لالتقاط الأنفاس والقدرة على البقاء متزنًا في هذه المواقف. يجب أن تكون قادرًا على اتخاذ قرارات مسؤولة عندما تصبح الأمور فوضوية لأن هذا هو دور مدير المشروع.
أحد الاقتراحات التي نقدمها لتطوير رباطة جأشك هو أن تقوم بجرد نفسك – ما الذي يزعجك حقًا في بيئة مهنية؟ يمكن أن يساعدك الاعتراف بنقاط ضعفك في التغلب عليها.
يجب أن يكون مدير المشروع هو الشخص الذي يمكن لبقية الفريق اللجوء إليه للحصول على التوجيه والتحفيز الإيجابي. فأنت تريد أن تكون قادرًا على التواصل بثقة مع فريقك والتخفيف من ذعرهم وليس زيادة ذعرهم.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن القيادة في أوقات الأزمات، اطلع على هذا البودكاست مع مات هاربر، الذي كان يخدم على متن المدمرة الأمريكية كول في أكتوبر 2000 عندما تم قصف السفينة.
التفاوض والتسوية
يتمثل هدفك كمدير مشروع في تقديم مشروع ناجح مع محاولة إرضاء الجميع… العميل، وراعي المشروع، والإدارة، والأقسام الأخرى… والقائمة طويلة للغاية.
ماذا لو لم تكن احتياجات العميل واقعية ضمن الجدول الزمني المحدد؟ ماذا لو أراد الراعي خفض الميزانية دون أن يتزحزح عن أي شيء آخر؟ أو ماذا لو أدرجت مجموعة الصيانة متطلبات جديدة لم تكن ضمن النطاق الأصلي؟ ماذا لو تعرض الفريق للإرهاق؟
سيواجه مدير المشروع الجيد واحدًا أو أكثر من سيناريوهات “ماذا لو” هذه في المشاريع. ويتعلم مدير المشروع الماهر كيفية التفاوض وإيجاد الحلول المربحة للجانبين للحفاظ على سير قطار المشروع على القضبان نحو الإنجاز.
في بعض الأحيان، ينحرف أعضاء الفريق عن مسارهم مع بعضهم البعض أو مع العميل أو مع المقاول. ومرة أخرى، يتعلم مدير المشروع الحكيم كيفية التفاوض ببراعة في هذه المواقف.
إن امتلاك القدرة على الاستماع إلى طرفي المشكلة وتوجيههما إلى حل وسط هو مهارة لا تقدر بثمن ضرورية لتكون مدير مشروع ناجح.
كتب المؤلف نيل ويتن هذه الدورة التدريبية الذاتية حول مهارات التفاوض الفعال. تعلّم النصائح من واحد من الأفضل!
في الختام
بشكل عام، هناك العديد من الصفات المختلفة التي تصنع مدير مشروع ناجح. وكل مدير مشروع مختلف عن الآخر.
وتعتمد طريقة تعاملك مع كل مشروع مختلف عليك وعلى أسلوبك. ولكن هناك بعض السمات المشتركة في مديري المشاريع الجيدين.
التخطيط المسبق. اعرف أين تقود فريقك وأخبرهم مسبقًا بما تتوقعه منهم ومتى.
استمع إلى فريقك. فهم يمتلكون المعرفة في مجالات تخصصهم ولديهم الحكمة فيما يتعلق بأدواتهم وكيفية المضي قدمًا بكفاءة في المشروع.
الهدوء في الأزمات. كن ذا حضور قوي وثابت في رياح الفوضى، شخصًا يمكن لفريقك أن يتطلع إليه.
تعلّم. أنجح مدراء المشاريع هم الذين يكرسون أنفسهم للتعلم المستمر. حاول أن تتعلم كل يوم شيئًا جديدًا عن مشروعك أو عن أعضاء فريقك.
وإذا كنت تستمتع بالتعلّم، تحقق من موقع SPOTO.com، حيث لدينا مجموعة واسعة من المواد لتوسيع مهاراتك في إدارة المشاريع. نحن نقدم دورات تدريبية بقيادة مدرب موجهة لتعليم فريقك العديد من جوانب إدارة المشاريع، ومواد ودورات عبر الإنترنت يمكنك الالتحاق بها بالسرعة التي تناسبك، وبودكاست بعنوان Manage This، حيث نتحدث إلى محترفين متمرسين عن تجاربهم في القوى العاملة.
حتى أكثر مديري المشاريع نجاحاً ما زالوا يتعلمون – كلنا كذلك. في سبوتو، نريد أن نحرص على أن تتاح لك جميع الفرص لتتعلم المزيد عن مهنتك.
يتطلب الأمر شخصًا شغوفًا ليكون مدير مشروع، وهذا بالضبط ما نحن عليه: شغوفون.